Инвентаризация — важная составляющая бухгалтерской деятельности любого учреждения. О возможностях программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для оформления инвентаризации унифицированными электронными документами расскажет К. В. Сергеева, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы «1С».
Приказом № 61н утверждены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета для проведения и оформления результатов инвентаризации и методические указания по их формированию:
- Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) (далее — Решение (ф. 0510439));
- Изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447);
- Инвентаризационные описи;
- Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).
Важной особенностью формирования новых документов является то, что одни документы заполняются на основании других, чтобы исключить повторный ввод данных.
Так, на основании Решения (ф. 0510439) заполняются инвентаризационные описи, на основании которых, в свою очередь, заполняются соответствующие приложения к Акту о результатах инвентаризации (ф. 0510463), а затем документы по отклонениям — по оприходованию излишков, списанию недостач, уничтоженных и пришедших в негодность НФА, обесценению и изменению стоимости НФА, списанию или восстановлению задолженности на счетах учета расчетов.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 (далее — БГУ2) все вышеперечисленные формы составляются как электронные документы. При этом предусмотрено предзаполнение документов на основании ранее проведенных.
В документах Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439), Изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0410447) (далее — Решение) предусмотрена возможность группового формирования на их основании документов, предназначенных для оформления инвентаризационных описей (далее — Описи).
При групповом формировании Описей из Решения данные отражаются по строкам Решения в соответствии с параметрами, заданными в них: КФО, Счет, Сотрудник, Место инвентаризации, На дату, Период, по, Номер комиссии, Номер рабочей комиссии, Примечание, Код формы. При этом предусмотрена возможность формирования части описей, указанных в Решении.
Также можно объединить несколько строк Решения — по счетам и (или) местам инвентаризации для включения в одну Опись.
При формировании Описей проверяется, не создана ли уже ранее соответствующая Опись с такими же параметрами, и, если такая Опись уже есть, повторно она не формируется. Сформированные Описи запускаются далее по бизнес-процессу для оформления.
При электронном документообороте и разветвленной сети учреждений, обслуживаемых, например, в Централизованной бухгалтерии, при разных часовых поясах, на момент формирования раздела 1 «по данным бухгалтерского учета» Описи в нее могли попасть не все документы, оформленные в учреждениях. Также при проведении инвентаризации, например, НФА по состоянию на 1 января датой 10 января фактически могут быть отклонения, поскольку за это время могли произойти изменения (приход или расход НФА). Аналогичная ситуация и для других объектов учета.
В БГУ2 непосредственно в Описи предусмотрено формирование реестра документов, проведенных в программе в период «до» и «во время» проведения инвентаризации.
Реестр документов к проводимой инвентаризации можно формировать из следующих документов:
- Инвентаризационная опись БСО и денежных документов (ф. 0510465);
- Инвентаризационная опись по объектам НФА (ф. 0510466);
- Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468);
- Инвентаризационная опись расчетов с контрагентами (ф. 0510469).
На основании полностью оформленных и подписанных Описей формируются и заполняются приложения к Акту о результатах инвентаризации (ф. 0510463), а также документы, которыми на счетах учета отражаются отклонения.