Отпуск каждый год
Работодатель в соответствии со статьей 2 Трудового кодекса обязан обеспечить каждому работнику право на отдых, включая предоставление оплачиваемого ежегодного отпуска. Как правило, расчет отпускных не вызывает больших трудностей. Но если допущена ошибка, то ее последствия могут неблагоприятно сказаться на правильности отражения расходов в бухгалтерском (бюджетном) учете.
Документы на отпуск
Любой факт хозяйственной деятельности учреждения сопровождается оформлением первичных учетных документов. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ). Документ составляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При составлении графика отпусков важно учитывать права сотрудников, имеющих преимущество определять период своего отпуска в одностороннем порядке. К таким работникам, в частности, относятся:
- работники в возрасте до 18 лет (в удобное время);
- один из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности (в удобное время);
- лица, работающие по совместительству (одновременно с отпуском по основной работе);
- участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, иные участники Великой Отечественной войны (в удобное время);
- Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (в удобное время);
- Герои Социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (в удобное время);
- лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (в удобное время);
- супруги военнослужащих (по их желанию одновременно с отпуском военнослужащих);
- мужья в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.
При оформлении ежегодного отпуска работнику кадровой службы государственного учреждения необходимо издать приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 (далее — Приказ Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам по форме Т-6а (далее — Приказ Т-6а) и внести сведения в карточку Т-2.
Также отпуск необходимо отразить в следующих документах:
- табель учета рабочего времени (ф. 0301008);
- расчетная ведомость (ф. 0301010);
- платежная ведомость (ф. 0301011);
- записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425).
Формы первичных документов утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 173н).
ВНИМАНИЕ
Трудовой кодекс устанавливает дополнительные гарантии работникам, находящимся в отпусках. Например, не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период пребывания работника в отпуске и в период его временной нетрудоспособности.
В календарных и рабочих
Одной из составляющих расчета оплаты за отпуск является его продолжительность. В статье 115 Трудового кодекса указано, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. В то же время законодательством предусмотрены отпуска продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск), на которые имеют право некоторые категории работников.
Ежегодный основной отпуск предоставляется в календарных днях, а удлиненный может быть учтен как в календарных днях, так и в рабочих. Это зависит от положений нормативно-правовых актов, определяющих право на такой отпуск.
Право на удлиненный отпуск, в частности, имеют:
- работники в возрасте до 18 лет (31 календарный день, ст. 267 ТК РФ);
- инвалиды (не менее 30 календарных дней, ст. 23 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации);
- педагогические работники (42 и 56 календарных дней в зависимости от места работы и должности, ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 1 октября 2002 г. № 724);
- работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также работники организаций, работа которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека (36 рабочих дней, постановление Минтруда России от 8 августа 1996 г. № 50).
Вопрос от порядке исчисления общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска, расчет которого производится по правилам, установленным статьей 139 Трудового кодекса, рассмотрен в письме Минтруда России от 1 февраля 2002 г. № 625-ВВ. В письме указано, что дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском, и приведена методика перевода рабочих дней дополнительного оплачиваемого отпуска в календарные дни отпуска.
То есть, если отпуск, предоставляемый работнику, исчисляется (полностью или частично) в рабочих днях (например, отпуск, предоставляемый за прошлое время, дополнительный отпуск за вредные условия труда и др.), продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска следует исчислять следующим образом:
- от даты начала отпуска отсчитывается определенное количество дней основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней);
- от даты, следующей за последним днем основного отпуска, отсчитывается определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на шестидневную рабочую неделю (например, 12 рабочих дней отпуска за вредные условия труда) и определяется дата последнего дня отпуска:
- общий период отпуска переводится в календарные дни.
Это и будет общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска (с учетом дополнительного отпуска).
В случае переноса либо неиспользования дополнительного отпуска, а также увольнения право на указанный отпуск реализуется в порядке, установленном трудовым законодательством для ежегодных оплачиваемых отпусков. В частности, продление или перенесение дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день осуществляется по правилам статьи 124 Трудового кодекса, замена денежной компенсацией — по нормам статьи 126 Трудового кодекса, а реализация права на данный вид отпуска при увольнении — по правилам статьи 127 Трудового кодекса.
Пример 1
Сотрудник написал заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска с 30 июня 2014 года продолжительностью: основной отпуск — 28 календарных дней, дополнительный отпуск — 10 рабочих дней.
Общая продолжительность отпуска будет состоять из двух частей.
Период ежегодного основного оплачиваемого отпуска (28 календарных дней) — с 30 июня по 27 июля 2014 года.
Определяем период ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.
Для этого от даты, следующей за последним днем основного отпуска (28 июля 2014 года), отсчитываем 10 рабочих дней дополнительного отпуска по календарю шестидневной рабочей недели.
Получаем период с 28 июля по 7 августа 2014 года. Полученный период дополнительного оплачиваемого отпуска переводим в календарные дни. Его продолжительность составляет 11 календарных дней.
Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника составит 39 календарных дней: с 30 июня по 7 августа 2014 года.
Дополнительные отпуска
Согласно статье 116 Трудового кодекса ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам:
- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- работникам, имеющим особый характер работы; работникам с ненормированным рабочим днем;
- работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- в других случаях, предусмотренных законодательством.
Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено законодательством. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Основанием для предоставления работнику дополнительного оплачиваемого отпуска служат обстоятельства, связанные либо с выполнением конкретной трудовой функции (например, работа в определенных условиях труда, за пределами установленной законодательством продолжительности рабочего времени, в тяжелых и неблагоприятных природно-климатических условиях; повышенная нагрузка и др.), либо с исполнением семейных обязанностей. Такие отпуска призваны компенсировать воздействие неблагоприятных факторов на здоровье работника в процессе труда (например, отпуск занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда), носят стимулирующий характер (например, отпуск за выслугу лет, продолжительный стаж работы в конкретном учреждении), а также являются дополнительной гарантией для лиц с семейными обязанностями.
Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней.
Порядок и условия предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, — органами власти субъекта РФ, в организациях, финансируемых из местного бюджета, — органами местного самоуправления (ст. 119 ТК РФ). Эта же норма приведена в статье 45 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон № 79-ФЗ).
В случае если служащему, имеющему ненормированный служебный день, дополнительный отпуск не предоставляется, то с его письменного согласия исполнение им должностных обязанностей за пределами нормальной продолжительности служебного времени оплачивается как сверхурочная работа (п. 4 ст. 45 Закона № 79-ФЗ).
В настоящее время действуют Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утвержденные постановлением Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. № 884.
При предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска один раз в год производится единовременная выплата в размере:
- двух месячных окладов денежного содержания федеральному гражданскому служащему;
- в соответствии с законодательством субъекта РФ — гражданскому служащему субъекта РФ (п. 11, 12 ст. 46 Закона № 79-ФЗ).
Расчет отпускных
Расчет оплаты ежегодного отпуска, независимо от количества дней, а также дополнительного оплачиваемого отпуска производится в соответствии с правилами, установленными:
- постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее — Постановление № 922);
- постановление Правительства РФ от 6 сентября 2007 г. № 562 «Об утверждении Правил исчисления денежного содержания федеральных государственных гражданских служащих» (далее — Постановление № 562).
В пункте 10 Постановления № 562 есть оговорка, что указанные правила не распространяются на гражданских служащих, оплата труда которых производится в зависимости от показателей эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности, для которых может устанавливаться особый порядок оплаты труда.
В формуле расчета любого отпуска обязательной величиной является размер средней заработной платы (среднего заработка). Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления № 922).
При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28?е (29-е) число включительно).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
ВНИМАНИЕ
Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). В то же время выплата денежного содержания гражданскому служащему за период ежегодного оплачиваемого отпуска должна производиться не позднее чем за 10 календарных дней до начала указанного отпуска (п. 10 ст. 46 Закона № 79-ФЗ).
Исключаемые периоды
При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством (п. 5 Постановления № 922).
Если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с пунктом 5 Постановления № 922, то средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному.
Пример 2
Сотрудница учреждения находилась сначала в отпуске по беременности и родам, а потом по уходу за ребенком с 15 августа 2011 по 4 июля 2014 года. Ей предоставляется очередной отпуск с 7 июля 2014 года. В расчетном периоде с 1 июля 2013 по 30 июня 2014 года у сотрудницы нет отработанного времени и начисленной заработной платы. Поэтому согласно пункту 6 Постановления № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы за период с 1 августа 2010 по 31 июля 2011 года.
Неполный рабочий день
По соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и впоследствии могут устанавливаться неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя. При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ.
Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав (ст. 93 ТК РФ).
Пример 3
Сотруднику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 7 по 20 июля 2014 года (на 14 дней). В расчетном периоде (июль 2013 — июнь 2014 года) с 1 июля по 31 декабря 2013 года он работал на условиях неполного рабочего времени с заработной платой 30 000 рублей в месяц. С 1 января по 30 июня 2014 года сотрудник перешел на полный рабочий день с зарплатой 45 000 рублей в месяц.
Поскольку в рассматриваемом случае в течение расчетного периода у работника нет исключаемых в соответствии с пунктом 5 Постановления № 922 периодов времени, средний дневной заработок для оплаты отпуска рассчитывается путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3):
30 000 × 6 + 45 000 × 6 = = 450 000 руб. — заработная плата за расчетный период;
450 000 : 12 : 29,3 = 1 279,86 руб. — средний дневной заработок;
1 279,86 × 14 = 17 918,04 — сумма оплаты ежегодного отпуска.
При наличии исключаемых периодов
А если в расчетном периоде были рабочие дни и, соответственно, начислялась заработная плата, но один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью и из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 Постановления № 922, то средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Формула определения среднего дневного заработка
Сдз = Зп(ф) : (29,3 × Кпм +
+ Кднм),
где:
Сдз — среднедневная заработная плата;
Зп(ф) — заработная плата фактическая;
Кпм — количество полных календарных месяцев;
Кднм — количество календарных дней в неполных календарных месяцах.
Формула определения количества календарных дней в неполных календарных месяцах
Кднм = 29,3 : Окдм × Ккдом,
где:
Окдм — общее количество календарных дней этого месяца;
Ккдом — количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Пример 4
Сотрудник учреждения уходит в отпуск с 30 июня 2014 года на 28 календарных дней. В расчетном периоде (июнь 2013 — май 2014 года) были исключаемые периоды в связи с временной нетрудоспособностью:
с 1 по 13 августа 2013 года, с 21 по 29 октября 2013 года, с 7 по 14 апреля 2014 года.
Фактически начисленная заработная плата в расчетном периоде составила 523 458 рублей.
Для расчета отпускных воспользуемся указанными выше формулами. Из двенадцати месяцев расчетного периода девять отработаны полностью. Для трех других месяцев (август и октябрь 2013 года, апрель 2014 года) надо сделать расчет, чтобы определить количество календарных дней в неполных календарных месяцах:
август: 29,3 : 31 × 18 = 17,01 календарного дня;
октябрь: 29,3 : 31 × 22 = 20,79 календарного дня;
апрель: 29,3 : 30 × 22 = 21,49 календарного дня.
Учитывая размер фактической заработной платы 523 458 руб., рассчитаем среднедневную заработную плату с учетом неполных календарных месяцев:
523 458 руб. : (29,3 × 9 + 17,01 + 20,79 + 21,49) = 1 620,66 руб.
Оплата отпуска:
1 620,66 × 28 = 45 378,48 руб. •