Выбытие активов помимо воли учреждения, в том числе при выявленных недостачах, хищениях, имеют свои нюансы. Они существуют и при отражении сумм в учете.
Л. Ю. Симонова, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»
В хозяйственной жизни учреждения, например в результате инвентаризации, может быть выявлен факт отсутствия как финансового, так и нефинансового актива. Если это не случайность, то правомерно признать, что в учреждении совершено хищение.
Убедившись в пропаже объекта имущества, учреждение вправе обратиться в органы внутренних дел с заявлением, которое послужит основанием для возбуждения уголовного дела (п. 1 ст. 140 УПК РФ).
Обращение в органы внутренних дел подтверждает факт хищения, что является необходимым для начала оперативно-розыскной деятельности по установлению виновных в краже лиц и поиску пропавшего имущества, а в деятельности учреждения — основанием для отражения в учете соответствующих операций.
Инвентаризация
В соответствии со статьей 11 Закона № 402‑ФЗ все активы и обязательства подлежат инвентаризации. Общие требования к организации инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности (далее — Общие требования), установлены СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки».
Открытый перечень оснований для обязательного проведения инвентаризации приведен в пункте 81 СГС «Концептуальные основы». В их числе — установление фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества.
Таким образом, вне зависимости от того, как было выявлено отсутствие объекта, этот факт фиксируется инвентаризацией. Порядок проведения инвентаризации имущества учреждения утверждается в рамках учетной политики (подп. «в» п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»).
Согласно пункту 23 Общих требований, в случае выявления расхождений данных об объектах инвентаризации, отраженных в регистрах бухгалтерского учета, и данных об их фактическом наличии инвентаризационной комиссией обеспечивается обоснованная квалификация отклонений. К отклонениям при инвентаризации, в частности, относится определение объектов имущества, по которым не представляется возможным установить их местонахождение (утраченное имущество), информация о которых отражена в регистрах бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации и по которым выбытие активов (объектов инвентаризации) в бухгалтерском учете не отражено (далее — недостача).
Данные о наличии объектов инвентаризации и результаты их сопоставления с данными регистров бухгалтерского учета содержатся в документах инвентаризации (п. 22 Общих требований). Для оформления проведения и результатов инвентаризации применяются унифицированные формы документов, утвержденные Методическими указаниями № 52н, № 61н.
На основании Инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087, 0510466), Инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088, 0510467) составляется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835, 0510463), Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0504836), которые подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем учреждения. При выявлении по результатам инвентаризации расхождений (в случае недостач они будут) к документу прилагается Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).