Пополнение библиотечного фонда

Библиотеки могут быть как самостоятельным юридическим лицом, так и подразделением учреждения. Например, любого образовательного или научного. Собрание документов в библиотеке, независимо от того, в каком виде — бумажном, аудиовизуальном, электронном — они представлены, составляют библиотечный фонд. В инструкциях по учету1 объект «библиотечный фонд» часто упоминается как исключение из общих правил.

Как учитывают книги, поступившие в библиотеку, — общей суммой или каждый экземпляр в отдельности? Какое количество книг указывать при оприходовании и принятии к учету? В каких случаях применяется групповой учет?

Учет библиотечного фонда имеет специфический порядок. Его можно разделить на два вида — библиотечный и бухгалтерский.

Библиотечный учет

Учет библиотечного фонда ведется в соответствии с приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» (далее — Порядок № 1077). Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда и является основой отчетности планирования деятельности библиотеки (п. 1.1, 1.2 Порядка № 1077).

Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета. Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет — годовой комплект и название.

Дополнительными единицами учета фонда являются годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица); для электронных документов — единица памяти данных.

Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления — в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.

Порядком № 1077 предусмотрены индивидуальный и суммарный учеты. Их ведут структурные подразделения библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделения, обеспечивающие хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки (п. 1.6 Порядка № 1077). Учет документов, соответственно, ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде (п. 1.5 Порядка № 1077).

Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.

Суммарный учет — это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:

  • «Поступление документов в библиотечный фонд»,
  • «Выбытие документов из библиотечного фонда»,
  • «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2. Порядка № 1077).

Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость (п. 4.3.1 Порядка № 1077).

При поступлении в библиотеку документов в книге суммарного учета делают записи в первую часть «Поступление документов в библиотечный фонд». Сведения вносят партиями, поступившими по одному документу. Причем количество книг (или иных документов) значения не имеет. Каждой партии присваивается свой порядковый номер (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1). Также в регистр вносятся следующие данные: источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость. Внизу каждой страницы после ее заполнения подводят постраничные итоги, где суммируют поступления, записанные на странице; итоги переносят на первую верхнюю строку следующей страницы. В конце каждого квартала и года подводят квартальные и годовые итоги, отдельно по первой и второй частям книги, и затем переносят их в третью часть книги суммарного учета, где данные о выбытии вычитают из данных о поступлении. Полученная разность показывает фактическое наличие книг в библиотеке к концу каждого квартала или года.

Индивидуальный учет — это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

После операций суммарного учета документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету (п. 4.4 Порядка № 1077). Каждый документ из поступившей партии получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. (п. 1.5.1 Порядка № 1077). Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.

Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке (4.4.2 Порядок № 1077).

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет библиотечного фонда осуществляется в зависимости от правового положения учреждения в соответствии с Инструкциями № 157н, 162н, 174н, 183н. В пункте 3 письма Минфина России от 14 апреля 2014 г. № 02-06-10/17029 также указывается, что принятие к учету объектов основных средств, в том числе объектов библиотечного фонда, осуществляется, если иное не установлено Инструкцией № 157н, на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом).

В соответствии с положениями пункта 38 Инструкции № 157н материальные объекты имущества, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и учитываются на счете 0 101 07 000 «Библиотечный фонд». В то же время объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости уникальный инвентарный порядковый номер не присваивается (п. 46 Инструкции № 157н), так как экземплярам библиотечного фонда присваиваются регистрационные номера при их индивидуальном учете в библиотеке. Они подлежат групповому учету. Для этого открывается Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032), которая регистрируются в Описи инвентарных карточек по учету основных средств (п. 54 Инструкции № 157н).

Согласно положениям приказа Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 52н) она открывается на основании Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) и закрывается при выбытии объектов учета на основании Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144). Для объектов библиотечных фондов открывается Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой. В Приказе № 52н не оговаривается, что в Инвентарной карточке группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) указывается количество экземпляров в партии, однако на практике эти данные бухгалтера вносят в регистры учета, чтобы избежать расхождений с данными библиотечного учета.

Если в учреждение поступает документ (книга, альбом) стоимостью свыше 40 000 рублей, то его целесообразно учитывать обособленно. Для этого формируется отдельная Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0504031) и начисляется амортизация в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами, исходя из срока полезного использования (п. 92 Инструкции № 157н).

Как начислять амортизацию на объекты библиотечного фонда, если сумма приобретения составляет более 40 000 рублей?

Правила амортизации библиотечного фонда отражены в пункте 92 Инструкции № 157н. Согласно им на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100 процентов балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 рублей амортизация начисляется линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы амортизации с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

Таким образом, если приобретена партия экземпляров на сумму свыше 40 000 рублей, но стоимость каждого документа не превышает указанной величины, то амортизация начисляется в размере 100 процентов балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию.

Если же поступил экземпляр, стоимостью свыше 40 000 рублей, то на него в соответствии с положениями Инструкции № 157н начисляется амортизация.

В какие сроки следует объекты библиотечного фонда вводить в эксплуатацию?

Решение о сроке ввода в эксплуатацию библиотечного фонда учреждение вправе принимать самостоятельно. Учитывая, что при выдаче объекта в эксплуатацию амортизация начисляется в размере 100 процентов балансовой стоимости (п. 92 Инструкции № 157н), соответствующее решение следует закрепить в учетной политике.

Выдача в эксплуатацию объектов библиотечного фонда оформляется Требованием-накладной (ф. 0504204).

Поэтому, по нашему мнению, объекты библиотечного фонда после проведения необходимых учетных операций сразу передаются в эксплуатацию.

1 — от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н);
— от 6 декабря 2010 г. № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 162н);
— от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 174н);
— от 23 декабря 2010 г. № 183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 183н).
Реклама