Смена (увольнение) главного бухгалтера — дело непростое

Л. А. Емельянова

Главный бухгалтер, как и любой другой работник учреждения, согласно трудовому законодательству имеет право уволиться по собственному желанию. Только вот не в любое удобное для него время. В данной статье рассмотрим порядок передачи дел главным бухгалтером в случае увольнения согласно требованиям законодательства.

На сегодняшний день в законодательстве не существует единого нормативного документа, который бы регулировал процедуру приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому. Должность главного бухгалтера накладывает определенные обязательства. Во-первых, главный бухгалтер учреждения должен передать дела своему коллеге (новому бухгалтеру) или руководителю. Во-вторых, профессиональный долг не позволяет уйти, не сдав отчетность. Но даже если долг перед учреждением выполнен, уволиться главбуху бывает подчас сложно. Для решения этой задачи рекомендуем использовать нашу статью, в которой постараемся осветить все необходимые аспекты. В статье мы отразили максимальное число факторов, которые нужно учесть при передаче дел, и то, как потратить на указанную процедуру минимум времени.

Организационные вопросы

Государственное (муниципальное) учреждение в соответствии с требованиями Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) вправе самостоятельно установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел. Поэтому руководитель локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, инструкцией и др.) может определить порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

Как правило, таким распорядительным документом является приказ руководителя учреждения, в котором указываются:

• причина проведения приемки-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
• сроки проведения приема-передачи дел. Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст. 80 ТК РФ). Предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел при увольнении главного бухгалтера по инициативе администрации (сокращение штата, однократное грубое нарушение трудовых обязанностей и т. д. (ст. 81 ТК РФ));
• лицо, ответственное за сдачу документов (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера);
• лицо, ответственное за прием дел (фамилия, имя, отчество руководителя учреждения или иного лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера);
• дата, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период.

Завершение учетных процессов, инвентаризация, проверка

На дату, указанную в приказе, прежний главный бухгалтер должен завершить все учетные процессы. Для этого необходимо:

• сформировать первичные документы;
• сделать бухгалтерские записи;
• представить бухгалтерскую и налоговую отчетность, расчеты по уплате страховых взносов, статистическую отчетность и т. д.

Все документы должны быть подшиты.

При вступлении в должность главного бухгалтера с ним заключается трудовой договор, утверждается должностная инструкция (должностной регламент).

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается в соответствии с пунктом 3 статьи 11 Закона № 402-ФЗ, в том числе и при смене материально ответственных лиц — проверка соответствия фактического состояния имущества и обязательств учреждения данным бухгалтерского учета. Также целесообразно провести инвентаризацию денежных средств, находящихся в кассе и на лицевых, расчетных счетах. Результаты проведенной процедуры оформляются соответствующими актами и описями, составленными в трех экземплярах. Один экземпляр остается в бухгалтерии, а два других передаются главному бухгалтеру, передающему дела, и руководителю (сотруднику, принимающему дела). Оформленные документы прикладываются к акту приема-передачи дел.

В крупных государственных (муниципальных) учреждениях проведение инвентаризации требует значительных временных и трудовых затрат. Поэтому в данном случае рекомендуем осуществить выборочную проверку, например, по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, денежных средств, доходов и расходов.

В Положении о главных бухгалтерах (утв. постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1980 г. № 59) указывается, что передача дел при назначении нового сотрудника оформляется актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, поэтому вновь принятому сотруднику следует это проконтролировать и проверить состояние учета и отчетности.

Новому главному бухгалтеру рекомендуем обратить особое внимание на операции текущего года. Ведь определенные налоговые декларации и отчетность придется сдавать полностью за весь финансовый год. Этот период может охватывать и то время, когда вновь вступивший в должность сотрудник еще не работал.

На что обратить внимание при проверке финансового состояния, постановки учета и отчетности:

• учредительные документы, свидетельство о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• учетная политика, распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, система документооборота;
• бухгалтерская и налоговая отчетность за период, который контролирующие органы и налоговая инспекция имеют право проверить;
• выписки по лицевым и расчетным счетам, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;
• регистры бухгалтерского и налогового учета;
• материалы инвентаризаций;
• акты контролирующих, налоговых и иных проверок за последние три года;
• акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (провести сверку платежей на текущую дату);
• материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;
• материалы судебных разбирательств с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами, в которых учреждение на текущий момент принимает участие.

Составление акта и его перечень

Чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего главных бухгалтеров, составляется акт приема-передачи.

В заголовочной части акта приема-передачи отражаются:

• фамилии, имя, отчество лиц, сдающих и принимающих дела;
• дата и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел;
• число переданных дел, хранящихся в архиве;
• число переданных дел, хранящихся в бухгалтерии;
• серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
• номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей;
• число переданных печатей, штампов и т. п.

При составлении акта следует внести и обратить внимание на следующий перечень вопросов:

• общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии: сведения об организации работы в бухгалтерии; распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, наличие должностных инструкций; применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно; обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программным(ми) продуктом(ами)); наличие ведомственных положений и инструкций; обеспеченность автоматизированными рабочими местами (персональными компьютерами), оргтехникой; состояние регистров учета, расхождения данных в них;
• состояние учета денежных средств: касса; наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним; условия хранения и учета наличных средств и денежных документов; состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе — их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел; перечень лицевых и расчетных счетов, денежных средств учреждения с указанием их номеров и их размещения; остатки средств по каждому счету согласно выпискам по лицевым и расчетным счетам, сверенным с данными учета; наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах; наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков;
• состояние учета расчетных операций: наличие выписок с лицевых и расчетных счетов, договоров и других документов расчетного характера; наличие актов сверки взаимных расчетов с контрагентами, на какую дату урегулированы расхождения; ведение претензионной работы; реальность дебиторской и кредиторской задолженности; наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности; наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам;
• состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов): последняя инвентаризация имущества: отражение в учете, дата; инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся; наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания; инвентарные карточки на основные средства; наличие приказов о назначении ответственных хранителей ценностей;
• состояние материального учета: наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц; результаты последней инвентаризации материальных ценностей; отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования; состояние аналитического учета материалов; наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей;
• состояние расчетов с работниками: сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов; задолженности по выплате заработной платы; состояние персонифицированного учета;
• отчетность: соблюдение установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности; наличие налоговых регистров;
• хранение документов: обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов; наличие описей (ре­естров) дел;
• перечень документов по описи: муниципальные задания, сметы, планы финансово-хозяйственной деятельности, штатные расписания, договора, соглашения, обязательства, первичные документы, регистры и другие документы в брошюрованном виде; отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов;
• остатки по проверенным счетам бухгалтерского учета: подтверждаются остатки по счетам и их расшифровка;
• список отсутствующих документов (в объяснительной записке на имя руководства главный бухгалтер, сдающий дела, указывает причины нарушений): ошибки и неточности в бухгалтерской и налоговой отчетности, в оформлении первичной документации, выявленные в ходе проверки (в этом случае оформляются бухгалтерские справки за подписью главного бухгалтера, сдающего дела);
• пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и должностного лица, принимающего дела (например, если указанные лица не согласны с какими-либо положениями акта);
• факт передачи печати, различных штампов, ключей от сейфа и бухгалтерии;
• подписи главного бухгалтера, сдающего дела, руководителя (бухгалтера), принимающего дела, членов комиссии;
• дата, на которую осуществлена приемка-передача дел.

Следует отметить, что первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетности должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами государственного архивного дела, именно за этот период такие документы должны быть в наличии.

Обратите внимание, что главный бухгалтер, сдающий дела, обязан сдать электронные ключи от систем СЭД казначейства и Банк-Клиент, сертификаты электронного документооборота с органами казначейства, государственным порталом государственных закупок и услуг (при их наличии) и обслуживающих кредитных организаций.

В завершение

После того как дела переданы, акт приема-передачи подписан, главный бухгалтер уволился, а новый назначен на должность, необходимо:

• на основании приказа руководителя оформить новые банковские карточки с образцами подписей для казначейства, кредитной организации, где учреждению открыты расчетные (лицевые) счета;
• со дня приема дел завести недостающие учетные регистры;
• исправить ошибки, выявленные при проверке состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности, и при необходимости подать уточненные декларации.

Следует обратить внимание, что при проверке регистров налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий финансовый год, так как по отдельным видам налогов декларации составляются и представляются нарастающим итогом (авансовая форма).

Ответственность за допущенные правонарушения

Вновь принятого главного бухгалтера нельзя привлечь к административной и уголовной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, уклонение от уплаты налогов, допущенные его предшественником. В пункте 1 статьи 1.5 КоАП РФ установлено, что лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Уклонение от уплаты налогов и сборов возможно только при наличии прямого умысла с целью полной или частичной их неуплаты, это установлено пунктом 8 постановления Пленума Верховного Суда России от 28 декабря 2006 г. № 64 «О практике применения судами уголовного законодательства об ответственности за налоговые преступления».

Таким образом, новый главный бухгалтер не может быть виноват (иметь умысел) в нарушениях, совершенных лицом, занимавшим данную должность до него (аналогичные выводы содержатся также в письме Минфина России от 23 октября 2008 г. № 03-02-08/20). Однако если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, уволившийся главный бухгалтер не понесет административной ответственности. Так, в случае нарушения финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям — всего два месяца (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). При совершении длящегося правонарушения вышеуказанные сроки исчисляются со дня обнаружения административного правонарушения (п. 2 ст. 4.5 КоАП РФ).

Кроме того, может выясниться, что прежний главный бухгалтер причинил учреждению материальный ущерб. Если был заключен договор о полной материальной ответственности, увольняющемуся сотруднику придется возместить ущерб полностью (ст. 238 ТК РФ). Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, причиненный материальный ущерб он возмещает в пределах своего среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Новому и предыдущему главному бухгалтеру необходимо помнить о предусмотренной КоАП РФ ответственности должностных лиц за следующие нарушения:

• нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1) — административный штраф 4000–5000 руб.;
• нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда (ст. 15.3) — предупреждение или административный штраф 500–1000 руб.;
• нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в казначействе или банке (ст. 15.4) — предупреждение или административный штраф 1000–2000 руб.;
• нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5) — предупреждение или административный штраф 300–500 руб.;
• непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6) — административный штраф 300–500 руб.;
• грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 % (ст. 15.11) — административный штраф 2000–3000 руб.;
• нарушение порядка представления статистической информации (ст. 13.19) — административный штраф 3000–5000 руб. •