Очень нужен на работе

Ю. Л. Анохина

На работе возникла непредвиденная ситуация — налоговая проверка, внеплановая инвентаризация, авария, а человек, чье присутствие просто необходимо, отбыл в свой законный очередной отпуск. 

Ю. Л. АНОХИНА, консультант

Отпуска бывают разными, их виды и условия предоставления определяются законодательством. Но есть отпуск, который положен каждому работающему человеку — ежегодный оплачиваемый. Пункт 114 Трудового кодекса указывает, что этот отпуск предоставляется с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Обычно люди планируют этот период использовать с наибольшей для себя пользой. Но случается всякое, и прежде-временный вызов на работу может прервать начавшийся отдых.

Право и согласие

Право работодателя отозвать сотрудника из отпуска закреплено положениями статьи 125 Трудового кодекса. Однако при этом не указано, какие обстоятельства могут послужить для этого основанием.

Необходимость присутствия отпускника на рабочем месте определяет руководство, но вот заставить его прервать отдых оно не вправе.

Есть категории работников, отзыв которых из отпуска запрещен законодательством. Это: 

• работники в возрасте до восемнадцати лет;
• беременные женщины;
• работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. 

Иными словами, даже если указанные работники соглашаются прервать свой отпуск, законодательство не позволяет работодателю отзывать их. Если работодатель все же отзовет их из отпуска, он при обнаружении данного факта контролирующими органами может быть подвергнут административному наказанию в виде штрафа на основании статьи 5.27 КоАП РФ. 

Закон на стороне работника, и отзыв из отпуска допускается только с его согласия. Не использованная в связи с этим часть отпуска не пропадет. Она будет должна предоставлена отозванному работнику в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (по выбору сотрудника) (ст. 125 ТК РФ). Законодательство не обязывает сотрудника при его согласии на отзыв определять точную дату предоставления неиспользованной части его отпуска. Использовать ее он может в любое удобное для него время, заранее предупредив об этом работодателя.

                                                                                  ВНИМАНИЕ
Учитывая, что законом предусмотрено право работодателя досрочно отозвать работника из отпуска на работу только с его согласия, отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины (п. 37. постановления пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г.  № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). 

Трудовой кодекс не предусматривает обязанности работника излагать свое несогласие на отзыв из отпуска (прерывание отпуска) в письменной форме с указанием причин. В связи с этим не следует составлять акт об отказе сотрудника и уж тем более лишать его причитающихся премий или привлекать к дисциплинарной ответственности. Привлечение работника к дисциплинарной ответственности за отказ досрочно прервать свой отпуск и выйти на работу, вне зависимости от того, документирован этот отказ или нет, будет признано незаконным.

Согласие дано

Решение о необходимости вызвать работника из отпуска может принять как руководитель организации, так и начальник подразделения, в котором работает сотрудник. Если инициатором является начальник подразделения, он пишет служебную (докладную) записку руководителю. В ней он описывает текущую производственную ситуацию и мотивирует необходимость вызова отпускника на работу. Руководителю организации следует на служебной записке поставить резолюцию с указанием, кому и какие действия необходимо произвести для отзыва работника. На основании этой докладной ответственное лицо оформляет предложение сотруднику о досрочном выходе на работу, которое составляется в произвольной форме. Можно пре-дусмотреть в нем графу для отражения согласия работника.

Если сотрудник не огорчил работодателя отказом прервать отпуск и готов занять свое рабочее место, то следует проследить, чтобы ситуация была сопровождена необходимыми документами. Отзыв сотрудника из отпуска обязательно оформляется приказом за подписью руководителя. Работник должен ознакомиться с ним под роспись. Делаются записи и в других кадровых документах. Формы документов узаконены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Обязательность составления ряда документов отражена на рис. 1.

В табеле учета рабочего времени дни нахождения в отпуске до отзыва работника следует отразить как ежегодный основной (или дополнительный) отпуск. Дни, когда работник приступил к работе в связи с отзывом из отпуска, в табеле фиксируются как рабочие.

К перерасчету будь готов

Если работника в связи с производственной необходимостью на основании приказа и с его согласия отозвали из отпуска, то бухгалтерии нужно сделать перерасчет. Деньги, полученные работником за дни нахождения в отпуске, остаются у него, а другая часть отпускных с момента официального вызова из отпуска подлежит возврату, поскольку с этого момента в табеле учета рабочего времени ставятся рабочие дни, за которые ему будет начисляться заработная плата. При предоставлении работнику в дальнейшем неиспользованных дней отпуска средний заработок рассчитывается заново, исходя из нового расчетного периода и учитываемых в нем выплат.

Удержать излишне выплаченные отпускные по своей инициативе работодатель не может, поскольку удержания из заработной платы работника производятся в случаях: 

• возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу (в другую местность);
• возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок или в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
• увольнения работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ). 

                                                                                      ВНИМАНИЕ
Заменить отпуск денежной компенсацией работодатель может только в двух случаях:  

• при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ). Компенсация выплачивается за все неиспользованные оплачиваемые отпуска;
• при замене денежной компенсацией части ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126ТК РФ). Это возможно, только если работник имеет право на дополнительный или удлиненный отпуск. 

         Рисунок 1                                                 

Порядок удержания выплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска следует согласовать с работником и указать непосредственно в приказе об отзыве. Выплаченные отпускные за неиспользованные дни отпуска сотрудник может: 

• вернуть (внести в кассу организации);
• зачесть (как аванс в счет будущей зарплаты);
• вернуть путем удержания из суммы будущей заработной платы. 

Сотрудники, рассчитывающие зарплату, получив приказ об отзыве работника из отпуска, должны сделать следующее: 

• пересчитать сумму отпускных из расчета фактического количества дней отпуска;
• сторнировать излишне выплаченную сумму в бухучете (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10);
• начислить заработную плату работнику со дня начала работы;
• при необходимости пересчитать налоги и страховые взносы;
• зачесть или иным способом получить с работника неиспользованные отпускные.  

                                                                                          ВНИМАНИЕ
Несмотря на очевидность необходимости перерасчета отпускных сумм при отзыве работника из отпуска, механизм такого перерасчета Трудовым кодексом не установлен. Кроме того, в статье 137 Трудового кодекса не оговорено удержание из заработной платы работника сумм перерасчета отпускных. Поэтому работодатели должны предупреждать работников о последствиях отзыва из отпуска (в том числе о перерасчете отпускных) и в случае несогласия работника с какими-либо условиями отзыв не производить. 

В соответствии с пунктом 9 постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее — Постановление № 922) для определения среднего заработка и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется средний дневной заработок. Средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

Для определения реальной величины отпускных начисленную сумму следует разделить на количество оплаченных календарных дней отпуска и умножить на фактическое количество использованных календарных дней отпуска. Чтобы вычислить сумму переплаты, полученный результат следует вычесть из общей суммы начисленных отпускных.

Пример

Главный специалист учреждения Иванов А. А. Ушел в очередной отпуск согласно графику с 4 июня 2012 г. по 2 июля 2012 г. на 28 календарных дней (с учетом праздничного дня 12 июня). В связи с производственной необходимостью дал согласие прервать свой отпуск и выйти на работу с 18 июня по 22 июня 2012 года. Неизрасходованные дни Иванов А. А. решил отгулять в сентябре текущего года.

Средний дневной заработок для расчета его отпускных составлял 1800 руб. Вся сумма отпускных составила 50 400 руб.

Приступим к перерасчету.

Иванов отгулял 23 дня отпуска, поэтому сумма отпускных должна составить 41 400 руб. (50 400 руб. :28 календ. дн., х 23 календ. дн., или 1800 руб. х 23 календ. дн.).

Излишне начисленная сумма отпускных за 5 рабочих дней (с 18 июня по 22 июня 2012 г.) составила 9000 руб. (50 400 руб. — 41 400 руб., или 1800 руб. х 5 календ. дн.).

С учетом удержанного НДФЛ в размере 1170 руб. (9000 руб. x 13 %) долг за сотрудником за неиспользованные дни отпуска составляет 7830 руб.(9000 руб. — 1170 руб.).

Излишне выплаченную сумму отпускных (7830 руб.) сотрудник может вернуть в кассу предприятия или зачесть сумму переплаты в счет заработной платы.

В июне Иванов фактически отработал 6 рабочих дней (1 июня, с 18 по 22 июня). За указанный период в июне его заработная плата составила 12 100 руб.

НДФЛ с заработной платы за июнь равен 1573 руб. (12 100 руб. x 13 %).

Таким образом, с учетом зачтенных отпускных и исчисленного НДФЛ на руки за июнь работник получит 2697 руб. (12 100 руб. — 1573 руб. -— 7830 руб.).

Так как Иванов А. А. решил использовать неиспользованные дни в сентябре, он напишет заявление о предоставлении ему оставшейся части отпуска, в связи с чем будет издан соответствующий приказ руководителя организации. При этом сотруднику вновь будут рассчитаны отпускные на основании другого расчетного периода.

Если работник решил использовать часть отпуска в том же месяце, в котором был отозван, часть отпускных можно не возвращать (ст. 136 ТК РФ).

Налоги и взносы

При перерасчете отпускных следует учитывать удержанный с них НДФЛ и начисленные страховые взносы. Положениями Налогового кодекса определено, что НДФЛ удерживают в момент выплаты работнику отпускных (ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ). Если работник прервал отпуск, то сумма отпускных, приходящаяся на использованные дни отпуска, будет меньше суммы, выплаченной сотруднику накануне отпуска. Соответственно подлежит уменьшению и удержанная сумма НДФЛ.

Взносы по обязательному страхованию рассчитываются по итогам каждого календарного месяца. Законодательно это регламентировано: 

• пунктом 3 статьи 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ);
• пунктом 4 статьи 22 закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний). 

Если отпуск начался и прервался в течение одного месяца, то корректировки НДФЛ и страховых взносов произойдут в течение одного месяца и сдавать уточненные расчеты (декларации) не придется.

Ситуация, когда отпуск начался в одном месяце, а прервался в следующем (например, начинался в мае, а прерван в июне), также не должна вызвать осложнений.

В соответствии с пунктом 3 статьи 226 Налогового кодекса налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца. При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года. Отчетность по НДФЛ подается по окончании календарного года, следовательно, в случае выявления переплаты НДФЛ с суммы отпускных никаких справок в налоговую инспекцию до окончания года подавать не нужно.

Аналогичная ситуация и по страховым взносам. Сумма отпускных была учтена в облагаемой базе по страховым взносам в мае. В июне, в связи с отзывом из отпуска, сумма оплаты за отпуск была пересчитана и уменьшена. Таким образом, облагаемая база за май уменьшилась и образовалась переплата по страховым взносам.

Работодатели определяют базу по страховым взносам в отношении каждого физического лица нарастающим итогом с начала расчетного периода по истечении календарного месяца (п. 4 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Сумму ежемесячного платежа они определяют исходя из облагаемой базы с учетом сумм ежемесячных обязательных платежей, исчисленных с начала расчетного периода по предшествующий календарный месяц включительно (п. 3 ст. 15 Закона № 212-ФЗ). Следовательно, при исчислении суммы платежа по страховым взносам за июнь начисленные суммы платежей за предыдущие месяцы этого года (в т. ч. за май) будут учтены.

Данные и за май, и за июнь отражаются в отчетности за полугодие Таким образом, делать корректировки в отчетности по страховым взносам не придется. В отчетности будут показаны фактические суммы страховых взносов.

Этот же принцип применяется в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.