Внимание к деталям
Чтобы правильно применять положения законодательства, важно внимательно анализировать все детали. И особенно — новых норм. Но и в давно действующих положениях могут быть обнаружены нюансы, на которые годами могли не обращать внимания.
В. П. БАГРИН, консультант по учету в организациях сектора государственного управления
Совсем новые нормы
На регистрации в Минюсте России находится приказ Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н «О внесении изменений в приложения №
Четыре подписи
В новой редакции Методических рекомендаций № 52н установлены требования к подписям на первичных документах. Оформляющая их часть должна содержать подписи (с расшифровкой):
- должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни (сделки, операции);
- должностных лиц, ответственных за его оформление первичным учетным документом;
- должностных лиц, ответственных за содержащиеся в документе данные (за соответствие содержащихся в документе данных фактам хозяйственной жизни);
- исполнителя.
Указания о подписях должностных лиц даны в абзаце пятнадцатом раздела 1 «Общие положения», о подписи исполнителя — внесены отдельно в шестнадцатый абзац. Следовательно, это должны быть разные лица.
Небольшая новая деталь: обязательное наличие четырех подписей за четыре полномочия имеет весьма серьезные последствия.
В результате этого указания органы финансового контроля не признают первичные документы, в которых не будет подписей всех этих четырех категорий лиц. Если на одного и того же сотрудника возложат две и более из четырех перечисленных функций, он должен будет поставить две и более своих подписей. Для учреждения это означает, что:
- для каждого типа фактов хозяйственной жизни, изменяющих активы, обязательства, расходы, доходы, иные учетные показатели учреждения — то есть фактов, подлежащих отражению в учете и (или) отчетности[1], должны быть назначены лица, ответственные за оформление соответствующего первичного документа, и это не должен быть один и тот же сотрудник;
- для каждого первичного документа должны быть назначены лица, которые будут нести ответственность за соответствие данных в документе и фактов хозяйственной жизни.
Обязанность отвечать за соответствие фактов хозяйственной жизни и оформляющих их первичных документов весьма важна. Дело в том, что многие нарушения, которые выявляются при контроле деятельности учреждений, происходят не на этапе бухгалтерского учета, а до его начала — на этапе оформления факта документами. И отвечать за такие ошибки должен именно тот сотрудник, на которого возложена соответствующая обязанность.
Для некоторых фактов хозяйственной жизни эти две обязанности могут быть совмещены. Например, сотрудник, который принимает поступающие материальные ценности, может отвечать за оформление Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) (далее — Приходный ордер (ф. 0504207)). И он же может быть назначен лицом, отвечающим за соответствие Приходного ордера (ф. 0504207) и факта хозяйственной жизни.
Но, допустим, ответственность за оформление Приходного ордера (ф. 0504207) возложена на бухгалтера. Может ли он отвечать за соответствие содержащихся в документе данных фактическому поступлению материальных ценностей? Конечно, нет. Ведь бухгалтер не занимается приемкой материальных ценностей по номенклатуре, количеству и качеству. За соответствие факта и документа нести ответственность должен тот, кто производит приемку.
Во всех случаях, когда первичный учетный документ составляют на основании каких-то внутренних документов, ответственный за оформление первичного учетного документа не может быть ответственным за его достоверность.
Новая норма о четырех подписях на первичном документе имеет еще одно важное следствие для учреждений. Ни одна из унифицированных форм первичных документов, в том числе и новые формы, добавленные Приказом № 103н, не имеет строк (граф) для всех четырех подписей. Например, Приходный ордер (ф. 0504207) содержит графы:
- сдал;
- ответственный исполнитель;
- принял.
Место для подписи лица, ответственного за оформление первичного документа, не предусмотрено.
Как уже было указано, «исполнитель» — это отдельный подписант, поэтому графа «ответственный исполнитель» не может отражать, кто отвечает за оформление конкретно этого документа. Возможно, подпись «принял» как раз и подойдет для указания ответственного за факт хозяйственной жизни. Но в действующей редакции формы Приходного ордера (ф. 0504207) нет явно обозначенной подписи ответственного за соответствие документа и фактического прихода.
Таким образом, чтобы выполнить новое требование о наличии четырех подписей — трех ответственных лиц и одного исполнителя, учреждению надо будет доработать все используемые учреждением формы первичных учетных документов, в том числе и те, которые учреждение утвердило в своей учетной политике сверх Методических рекомендаций № 52н.
Решение о командировании
Само по себе создание специального первичного учетного документа Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) (далее — Решение о командировании (ф. 0504512)) радует. Хорошо, если бы его использование сделали обязательным для всех учреждений. Пока предусмотрено применять этот документ в электронном виде для передачи информации от учреждения в централизованную бухгалтерию.
Но есть ряд деталей.
Процитируем указание: «Решение о командировании (ф. 0504512) в электронном виде заполняется работником (подотчетным лицом) или лицом, уполномоченным на его заполнение». То есть чтобы исполнить это требование, учреждению необходимо:
- обучить всех сотрудников, которых учреждение направляет в командировки, правилам заполнения Решения о командировании (ф. 0504512), и в том числе правилам расчета нормативных затрат на командировку;
- предоставить всем сотрудникам, которых учреждение направляет в командировки, доступ к программным средствам и компьютерным рабочим местам для заполнения Решения о командировании (ф. 0504512) в электронном виде, а также обеспечить их электронными подписями соответствующего уровня.
Учреждение может принять решение о том, что документ в электронном виде будут заполнять не командируемые сотрудники, а иные уполномоченные лица. В таком случае:
- решение следует закрепить документально;
- назначить лиц, ответственных за заполнение Решения о командировании (ф. 0504512) в электронном виде;
- обучить их;
- предоставить им доступ к компьютерным рабочим местам и программным средствам; предоставить электронные подписи.
В форме Решения о командировании (ф. 0504512) и в указаниях о ее заполнении сказано о необходимости отражать ряд справочной информации: о суммах задолженности по ранее выданным денежным средствам под отчет:
- общая сумма задолженности;
- по которым отчет по расходам представлен, но не утвержден на дату формирования информации;
- просроченная задолженность.
Чтобы исполнить это требование, необходимо обеспечить дополнительную процедуру обмена информацией между учреждением и централизованной бухгалтерией. Очевидно, что сведения о наличии задолженности нужны руководителю учреждения для того, чтобы принять решение о командировании сотрудника и выдаче ему денежных средств под отчет. Значит, эти сведения необходимо запросить у ЦБ до начала заполнения Решения о командировании (ф. 0504512). Для этого надо будет предусмотреть форму и регламент подачи запроса в централизованную бухгалтерию, а также форму и регламент ответа на такой запрос.
Есть и еще одна важная деталь. Методические рекомендации № 52н устанавливают формы первичных учетных документов. То есть таких первичных документов, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. Для этого в большинстве форм первичных учетных документов предусмотрены графы для указания корреспонденций счетов. В форме Решения о командировании (ф. 0504512) таких граф нет. Следовательно, для того чтобы ее можно было использовать как первичный учетный документ, ЦБ надо будет доработать форму этого документа, добавив в него графы для отражения бухгалтерских записей, а также установив правила формирования бухгалтерских записей на основании информации, содержащейся в документе.
Финансовое обеспечение командировки в части транспортных расходов может быть осуществлено с использованием денежных документов — билетов, приобретенных учреждением и выданных сотруднику. Однако Решением о командировании (ф. 0504512) такая форма финансового обеспечения не предусмотрена. Следовательно, учреждению, которое планирует применять денежные документы для обеспечения командировок, надо будет по согласованию с ЦБ доработать форму Решения о командировании (ф. 0504512).
Относительно новые нормы
С 16 февраля 2020 года действует новая редакция СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки». Но все ли главные бухгалтеры централизованных бухгалтерий обратили внимание на детали?
Ранее было установлено, что в случае передачи учета в ЦБ особенности ведения учета и составления отчетности устанавливает Соглашение о передаче полномочий (далее — Соглашение).
Так как было предписано устанавливать особенности учета Соглашением, такой порядок подразумевал некоторое равноправие сторон в принятии решений. Потому что Соглашение — это двухсторонний документ, который учреждение и централизованная бухгалтерия координируют между собой.
Также было предписано устанавливать через Соглашение только особенности ведения учета и (или) составления отчетности. Ни о каких других вопросах указаний не было.
В новой редакции СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» полномочия ЦБ расширили таким образом, что теперь акты, устанавливающие порядок ведения учета при централизации, утверждает главный бухгалтер ЦБ.
Обратим внимание на детали, которые не лежат на поверхности.
1. Некоторые ограниченные учетные функции все равно могут остаться в учреждении и при централизации учета. Например, касса или начисление доходов. Таким образом, новое положение возложило на ЦБ обязанность устанавливать нормы учета внутри учреждений. Из Соглашения о передаче полномочий должна быть удалена та часть, которая регулирует вопросы ведения учета в ЦБ для учреждения. Эти вопросы больше не требуется согласовывать. К тому же новая редакция предписывает формировать единую учетную политику для всех учреждений, которые обслуживает ЦБ. Значит, потребуется разрабатывать некую унифицированную учетную политику, которая охватит все типы обслуживаемых учреждений и все виды деятельности этих учреждений.
2. В составе учетной политики должен быть утвержден порядок документооборота для целей бухгалтерского учета. В случае централизации учета он состоит из двух различных частей:
- документооборот внутри учреждения;
- документооборот между учреждением и ЦБ.
И тот и другой порядок теперь должна разрабатывать ЦБ. Ранее по объему существенную часть Соглашения как раз и составляли указания о документообороте между ЦБ и учреждением.
Теперь ЦБ для исполнения новой нормы нужно вникать во внутреннюю структуру учреждения, чтобы закрепить в учетной политике документооборот внутри учреждения. К тому же новая норма предписывает формировать единую учетную политику для всех учреждений, которые она обслуживает.
Следовательно, ЦБ будет разрабатывать некий унифицированный порядок документооборота для различных учреждений.
3. В учетной политике должен быть описан порядок проведения инвентаризации. Для того чтобы разработать такой порядок, который возможно будет применять для всех обслуживаемых учреждений, ЦБ нужно вникнуть в особенности внутренней организации каждого обслуживаемого учреждения, особенности хранения и эксплуатации имущества.
4. И, наконец, внутренний контроль. Он должен быть проведен перед принятием к учету первичных документов. Порядок внутреннего контроля в учреждении должен быть прописан в учетной политике. Теперь учреждениям, которые передали свой учет в централизованную бухгалтерию, не надо ломать голову, как им организовать у себя внутренний контроль, особенно если в штате учреждения после централизации учета не осталось специалистов по учету. В соответствии с новой нормой это уже зона ответственности ЦБ.
Давно старые нормы
В составе расходов многих городских и сельских поселений имеются в наличии траты на уличное освещение. В первую очередь на электроэнергию для наружного освещения на территории муниципального образования. Во-вторых, на замену ламп и светильников, ремонт опор. Кажется, никаких особых вопросов с этими расходами быть не должно. Но присмотримся к деталям.
Чаще всего расходы на уличное освещение относят к подразделу бюджетной классификации 0503 «Благоустройство». Потому что в пункте 18.2.5 Порядка № 85н указано следующее: «По подразделу 0503 „Благоустройство“ классификации расходов бюджетов подлежат отражению расходы на проведение мероприятий по содержанию территории муниципального образования, а также по проектированию, созданию, реконструкции, капитальному ремонту, ремонту и содержанию объектов благоустройства, направленных на обеспечение и повышение комфортности условий проживания граждан, поддержание и улучшение санитарного и эстетического состояния территории (включая расходы на освещение улиц)».
Но далее по тексту есть одна небольшая деталь, оговорка: «за исключением расходов на осуществление дорожной деятельности, ... осуществляемых за счет средств дорожного фонда». Значит, прежде чем относить расходы на освещение улиц к подразделу 0503 «Благоустройство», надо проверить, не относятся ли эти расходы к дорожной деятельности. Законодательство о бюджетной классификации не содержит разъяснение понятия «дорожная деятельность». Поэтому следует его поискать в законодательстве о дорогах и дорожной деятельности.
Бухгалтеру такую информацию найти непросто (как и во многих других случаях выбора бюджетной классификации). Есть Закон от 8 ноября 2007 г. №
А в приказе Минтранса России от 16 ноября 2012 г. № 402 «Об утверждении Классификации работ по капитальному ремонту, ремонту и содержанию автомобильных дорог» в перечне работ по содержанию автодорог указана не только замена ламп и светильников, покраска и очистка опор, установка недостающих светильников, но также плата за расход электроэнергии на освещение.
Таким образом, расходы на содержание объектов освещения проезжих частей улиц (дорог), пешеходных и велосипедных дорожек, включая плату за освещение, это дорожная деятельность, а не благоустройство. Есть и еще одно подтверждение этому выводу. В указаниях к порядку применения подраздела 0503 «Благоустройство» следует обратить внимание на такие слова: «направленных на обеспечение и повышение комфортности условий проживания граждан, поддержание и улучшение санитарного и эстетического состояния территории». Однако освещение улиц (дорог) имеет своей целью не комфорт и эстетику, а безопасность.
Поэтому совокупность норм законодательства устанавливает, что расходы на освещение улиц могут быть отнесены к благоустройству только в том случае, если речь идет о праздничном и ином декоративном освещении. А освещение для целей безопасности дорожного движения должно быть оплачено как расходы на дорожную деятельность за счет средств дорожного фонда.
[1] Ряд фактов хозяйственной жизни — переход задолженности в разряд просроченной, операции со связанными сторонами — подлежат обособленному отражению в отчетности, но для них не предписаны специальные счета или иные аналитические разрезы.
[2] Даже пешеходные улицы могут быть использованы для проезда автотранспорта аварийных служб и полиции, поэтому их в основном делают по правилам строительства автодорог. Или же пешеходную улицу делают из бывшей проезжей улицы, просто ограничивая проезд транспорта знаками.