Ошибки в коммуникации: почему бухгалтерию не понимают и как это влияет на работу учреждения?

С. В. Бадло

Бухгалтер работает не только с документами, но и с людьми. Когда взаимодействие с коллегами дает сбой, возникают конкретные последствия — неверно оформленные документы, сорванные сроки, неудобные вопросы при проверках. Почему требования бухгалтерии часто не понимают, чем это грозит организации и как выстроить диалог без конфликтов?

С. В. Бадло, начальник управления бухгалтерского учета и отчетности — главный бухгалтер ТФОМС Кемеровской области — Кузбасса

Почему мы говорим на разных языках?

Первое, от чего стоит отказаться, так это от идеи, что проблема в «непонятливости» коллег. Врач, завхоз или методист прекрасно понимают русский язык, но не совсем понимают, зачем бухгалтерии именно эта формулировка, именно этот документ, именно в такие сроки. Для него запрос бухгалтера выглядит произвольным требованием, а не частью системы, в которой каждый элемент на что-то влияет.

У бухгалтера и у любого другого сотрудника учреждения разные модели реальности. Бухгалтер видит операцию через код бюджетной классификации, счета учета, первичный документ и сроки закрытия периода. Врач видит пациента, завхоз — протекающую крышу, кадровик — сотрудника, которому нужно оформить отпуск. Когда бухгалтер говорит «мне нужен акт по унифицированной форме», он для себя определяет требования СГС «Концептуальные основы» к первичным документам. Коллега же слышит непонятную бюрократическую придирку (см. табл.).

Таблица

И пока бухгалтер сам не переведет свое требование на язык, понятный человеку со стороны, разговор будет нерезультативным. Большинство коммуникативных сбоев в учреждении происходит именно на этом стыке (рис. 1).

Рисунок 1. Круг взаимного непонимания между бухгалтерией и коллегами по учреждению

В должностной инструкции главного бухгалтера есть пункты про организацию учета, контроль первичной документации, взаимодействие со службами учреждения, но нет пункта «переводить требования учета на язык неспециалиста в области бухгалтерского учета». Значит, никто специально не учит, не передает опыт новым сотрудникам и не считает это частью профессии. Отсюда и разброс — у одного главного бухгалтера коммуникация выстроена интуитивно, у другого — не выстроена вообще, и оба варианта считаются одинаково нормальными.

Пять типичных сбоев коммуникации

Есть пять точек, где разрыв в коммуникации проявляется наиболее регулярно.

1. Руководитель учреждения. Бухгалтер говорит цифрами и рисками, руководитель хочет услышать решение и срок. Фраза «превышение по подстатье 226 КОСГУ недопустимо» для руководителя не значит ничего, пока не обозначена как «мы не можем оплатить этот договор до внесения изменений в план ФХД, иначе получим нарушение при проверке». Без такой формулировки руководитель слышит только сплошные «нельзя».

2. Профильные специалисты. Врач, педагог, инженер думают функционально, например, «для выполнения поставленных задач мне нужно это оборудование». Бухгалтер думает процедурно — заявка, обоснование, включение в план закупок, лимиты. Специалист воспринимает процедурные требования как бюрократическое торможение его прямой работы, а не как условие, без которого закупка вообще не может состояться законно.