Приемка в электронном виде

А. В. Пичушкин

Приемка товаров, работ, услуг в электронном виде в государственных бюджетных учреждениях здравоохранения вызывает много вопросов. Также требуются разъяснения при отражении этих операций в бухгалтерском учете.

А. В. Пичушкин, начальник управления — главный бухгалтер централизованной бухгалтерии ГБУЗ «Пензенский областной медицинский информационно­аналитический центр» Минздрава Пензенской области, член экспертного совета журнала «Бюджетный учет»

Электронный документооборот

С 1 января 2022 года стало обязательным формирование и подписание документов о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги (далее — Акт приемки) в единой информационной системе в сфере закупок (далее — ЕИС) в рамках исполнения контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур, в том числе закрытых (Закон от 2 июля 2021 г. № 360‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее — Закон № 360‑ФЗ)). Согласно письму Федерального казначейства от 28 декабря 2021 г. № 95-09-11/10-640 подписание с 1 января 2022 года документа о приемке в ЕИС должно исполняться исключительно лицами, уполномоченными на эти действия.

Таким образом, с этого года фактически введен полноценный электронный документооборот на всем цикле осуществления закупки до полного исполнения обязательств по контракту, включая формирование в электронной форме по единым формам всех документов, в особенности актов приемки (далее — электронное актирование).

В соответствии с частью 13 статьи 94 Закона № 44‑ФЗ при исполнении контракта, заключенного по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением закрытых электронных процедур, проводимых в случае, предусмотренном пунктом 5 части 11 статьи 24 Закона № 44‑ФЗ), поставщик (подрядчик, исполнитель) формирует с использованием ЕИС, подписывает усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени поставщика (подрядчика, исполнителя), и размещает в ЕИС документ о приемке в порядке и сроки, установленные данной частью. При этом информация и документы, предусмотренные указанной частью Закона № 44‑ФЗ, с 1 января 2022 года до 1 апреля 2022 года не размещались на официальном сайте ЕИС (письмо Минфина России от 3 ноября 2021 г. № 24-06-07/89252).

Отметим, что при закупках у единственного поставщика электронное актирование обязательно с 1 января 2022 года в следующих случаях:

• проводится закупка товара на сумму до трех млн рублей с использованием электронной площадки в соответствии с частью 12 статьи 93 Закона № 44‑ФЗ;
• после несостоявшейся электронной процедуры заключается контракт с единственным поставщиком на основании пунктов 24 или 25 части 1 статьи 93 Закона № 44‑ФЗ. Так как условия о порядке приемки указываются в проекте контракта, а он является приложением к извещению и разрабатывается заказчиком для проведения электронной процедуры, то в этом проекте будет предусмотрено условие об электронном актировании (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 Закона № 44‑ФЗ).

Также электронное актирование используется при закупках у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, установленных в соответствии с частями 1, 2 статьи 15 Закона от 8 марта 2022 г. № 46‑ФЗ (ч. 5 ст. 15 этого документа).

Фактически с 2022 года электронное актирование стало основанием для постановки на учет денежного обязательства и единственным документом для оплаты государственных контрактов, заключенных и исполняемых в рамках проведения электронных процедур закупок. В частности, в пункте 22 Порядка учета бюджетных и денежных обязательств получателей средств федерального бюджета территориальными органами Федерального казначейства, утвержденного приказом Минфина России от 30 октября 2020 г. № 258н (далее — Порядок № 258н), определено, что Сведения о денежных обязательствах, не содержащие сведений, составляющих государственную тайну, формируются получателем средств федерального бюджета не позднее рабочего дня, следующего за днем возникновения денежного обязательства, в случае, в числе прочего, исполнения денежного обязательства, возникшего на основании документа о приемке из единой информационной системы в сфере закупок одним распоряжением, сумма которого равна сумме денежного обязательства, подлежащего постановке на учет (за исключением случая возникновения денежного обязательства на основании документа о приемке по соответствующему государственному контракту, сформированного и подписанного без использования единой информационной системы в сфере закупок, формирование Сведений о денежном обязательстве по которому осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем проведения проверки на соответствие информации, включаемой в Сведения о денежном обязательстве, аналогичной информации в реестре контрактов). Подобные нормы для учреждений субъектов России должны быть предусмотрены региональными нормативными правовыми актами.

Кроме того, Федеральное казначейство в письме от 19 ноября 2021 г. № 07-04-05/14-28375 отметило, что соответствующее денежное обязательство, возникшее при исполнении государственного контракта на основании сформированного с использованием ЕИС и подписанного сторонами по контракту документа о приемке в электронной форме, подлежит постановке на учет в соответствии со Сведениями о денежных обязательствах, сформированных на основании такого документа о приемке в электронной форме. Сформированные с использованием ЕИС и подписанные сторонами по контракту документы о приемке в электронной форме содержат платежные реквизиты поставщиков (подрядчиков, исполнителей).

Учитывая, что Порядком № 258н предусмотрена также постановка на учет денежного обязательства на основании документа о приемке (Акта выполненных работ, Акта об оказании услуг, Акта приема-передачи, Товарной накладной, универсального передаточного документа), а также иного документа, подтверждающего возникновение денежного обязательства (п. 4 приложения 3 к Порядку № 258н), документ о приемке в электронной форме является документом, подтверждающим возникновение денежного обязательства.

Принимая во внимание, что документ о приемке в электронной форме содержит необходимую информацию, проверяемую органами Федерального казначейства при санкционировании оплаты денежного обязательства получателя средств федерального бюджета, при постановке на учет и санкционировании оплаты денежного обязательства, возникшего на основании документа о приемке в электронной форме, представление в территориальные органы Федерального казначейства дополнительных документов, подтверждающих исполнение денежного обязательства (счетов, счетов-фактур), с 1 января 2022 года не требуется.

Сроки оплаты контрактов

В связи с внесением Законом от 16 апреля 2022 г. № 104‑ФЗ поправок в Закон № 44‑ФЗ Федеральным казначейством в письме от 11 мая 2022 г. № 07-04-05/14-11260 даны следующие разъяснения и рекомендации по поводу установления сроков оплаты поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта. Согласно части 13.1 статьи 34 Закона № 44‑ФЗ с 1 мая 2022 года срок оплаты заказчиком поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта должен составлять:

• не более семи рабочих дней с даты подписания заказчиком документа о приемке товаров, работ (ее результатов), оказанных услуг (далее — документ о приемке), сформированного с использованием ЕИС;
• не более десяти рабочих дней с даты подписания заказчиком документа о приемке, сформированного и подписанного без использования ЕИС, а также если в соответствии с законодательством расчеты по контракту подлежат казначейскому сопровождению.

Данная норма вступила в силу с 1 мая 2022 года для федеральных органов исполнительной власти, включая территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, федеральных бюджетных и автономных учреждений в отношении контрактов, заключенных по результатам определения поставщика (подрядчика, исполнителя), извещения об осуществлении закупки по которым размещены в ЕИС либо приглашения принять участие в закупке направлены после 1 мая 2022 года, а также в отношении контрактов, заключенных с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) после 1 мая 2022 года. А с 1 июля 2022 года нормы, предусматривающие вышеуказанное сокращение сроков оплаты, распространяются на всех заказчиков, в том числе регионального и муниципального уровней, в отношении контрактов, извещения об осуществлении закупок которых размещены в ЕИС, либо приглашения принять участие в закупках направлены после 1 июля 2022 года, а также в отношении контрактов, заключенных с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) после 1 июля 2022 года.

Анализ изменений

Что же изменилось для бухгалтеров государственных бюджетных учреждений в связи с вышеуказанными нововведениями? Основное — это тот факт, что теперь денежное обязательство, а соответственно и кредиторская задолженность у учреждений, возникает только тогда, когда электронное актирование завершено с двух сторон, то есть подписан Акт приемки в ЕИС обеими сторонами, независимо от того, когда именно оказаны услуги, выполнены работы или поставлен товар, поскольку именно Акт приемки подтверждает двусторонним образом завершение исполнения определенных обязательств исполнителя по контракту, при этом сами услуги (работы) могут быть оказаны (выполнены) ранее, как и поставлен товар.

Разъясним, почему в бухгалтерских записях использован счет 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов». Согласно пункту 6 СГС «Резервы» резерв — это обязанность по осуществлению расходов в целях исполнения обусловленного законодательством требования к субъекту учета и (или) публично-правовому образованию физического или юридического лица, иного публично-правового образования, субъекта международного права с не наступившим сроком его исполнения (предъявления), имеющая на момент признания в бухгалтерском учете расчетно-документальную обоснованную оценку с неопределенным временем (финансовым периодом) исполнения (предъявления) требования. То есть он применяется тогда, когда срок исполнения неизвестен, а это как раз наш случай. Например, мы получили на склад продукты питания, но Акт приемки в ЕИС нам еще не направлен, никем не подписан, соответственно неоткуда начать отсчитывать сроки оплаты, как нет и денежного обязательства, нет кредиторской задолженности. Аналогично с услугами и работами, но при соблюдении одного условия: если контрактом преду­смотрено предоставление сначала на бумажном носителе акта об оказании услуг/работ, а затем электронное актирование. В случае использования только электронного актирования счет 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» не применяется.

Также бумажный носитель будет необходим, если по каким-то техническим причинам у исполнителя или заказчика не получается подписать Акт приемки в ЕИС.

ПРИМЕР 1

На склад государственного бюджетного учреждения поступили продукты питания, товарная накладная подписана двумя сторонами 25 сентября 2022 года, электронное актирование в ЕИС по государственному контракту завершено 30 сентября 2022 года обеими сторонами. Авансирования по контракту не было. Оплата еще не произведена.

Бухгалтер сделает следующие записи:

25 сентября

Дебет 0 105 32 342

«Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»

Кредит 0 401 60 342

«Резервы предстоящих расходов по продуктам питания»

— поступили продукты питания на склад.

Одновременно:

Дебет 0 506 90 342

«Право на принятие обязательств на иные очередные годы (за пределами планового периода) по продуктам питания»

Кредит 0 502 99 342

«Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода) по продуктам питания»

— приняты отложенные обязательства в отношении поставленных продуктов питания.

30 сентября

Дебет 0 401 60 342

«Резервы предстоящих расходов по продуктам питания»

Кредит 0 302 34 73Х

«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

— подписан акт приемки в ЕИС.

Одновременно:

Дебет 0 506 90 342

«Право на принятие обязательств на иные очередные годы (за пределами планового периода) по продуктам питания»

Кредит 0 502 99 342

«Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода) по продуктам питания» (методом «Красное сторно»);

Дебет 0 502 11 342

«Принятые обязательства текущего финансового года по продуктам питания»

Кредит 0 502 12 342

«Принятые денежные обязательства текущего финансового года по продуктам питания»

— приняты денежные обязательства по оплате поставленных продуктов питания с уменьшением отложенных обязательств по ним.

Возможная проблема. Если у исполнителя контракта товар поставляет субподрядчик, не предоставляя на склад никакой бумажной накладной или иного первичного учетного документа, то как приходовать товар? Неизвестно, когда будет Акт приемки. До получения дополнительных разъяснений от Минфина России в этом случае предлагаем использовать Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207).

ПРИМЕР 2

Государственному бюджетному учреждению оказаны услуги по охране объектов в сентябре текущего года (услуги по охране входят в расчет себестоимости оказываемых государственным учреждением услуг). 30 сентября на бумажном носителе поступил Акт об оказании услуг по охране, и стороны его подписали. Электронное актирование в ЕИС по государственному контракту завершено 7 октября 2022 года с двух сторон. Авансирования по контракту не было. Оплата еще не произведена. Формирование регистров бухгалтерского учета (Главной книги и Журналов операций) согласно графику документооборота учреждения осуществляется не позднее 20‑го числа месяца, следующего за отчетным, срок представления бухгалтерской отчетности учредителем за девять месяцев 2022 года установлен 12 октября 2022 года (это существенно для отражения фактов хозяйственной жизни, а конкретно услуг, в бухгалтерском учете учреждения).

Бухгалтерские записи будут следующими:

30 сентября

Дебет 0 109 ХХ 226

«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг по прочим работам, услугам»

Кредит 0 401 60 226

«Резервы предстоящих расходов по прочим работам, услугам»

— оказаны услуги охраны в сентябре.

При этом важно, что в акте приемки оказанных услуг, как на бумажном носителе, так и в электронном акте приемки, обязательно должен быть указан период их оказания, например, с 1 сентября 2022 года по 30 сентября 2022 года, то есть, если период оказания услуги (работы) — один (сентябрь), а дата документа сдачи результата — иной период (октябрь), то в документе обязательно указывается период реализации (выпуска (выполнения) и потребления работы (услуги)).

Одновременно:

Дебет 0 506 90 226

«Право на принятие обязательств на иные очередные годы (за пределами планового периода) по прочим работам, услугам»

Кредит 0 502 99 226

«Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода) по прочим работам, услугам»

— приняты отложенные обязательства в отношении оказанных услуг охраны.

7 октября

Дебет 0 401 60 226

«Резервы предстоящих расходов по прочим работам, услугам»

Кредит 0 302 26 73Х

«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

— подписан акт приемки в ЕИС.

Одновременно:

Дебет 0 506 90 226

«Право на принятие обязательств на иные очередные годы (за пределами планового периода) по прочим работам, услугам»

Кредит 0 502 99 226

«Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода) по прочим работам, услугам» (методом «Красное сторно»);

Дебет 0 502 11 226

«Принятые обязательства текущего финансового года по прочим работам, услугам»

Кредит 0 502 12 226

«Принятые денежные обязательства текущего финансового года по прочим работам, услугам»

— приняты денежные обязательства по оплате оказанных услуг охраны с уменьшением отложенных обязательств по ним.

Примечание. Если в приведенном примере присутствует только электронное актирование, то счета резерва предстоящих расходов не применяются, как и не принимаются отложенные обязательства.