Электронные документы: хранение и не только
Рассмотрим порядок хранения организациями бюджетной сферы электронных первичных документов и регистров бухучета. Также остановимся на порядке предъявления их контролирующим органам и печати на бумажном носителе.
А. В. КОНДРАТЬЕВА, бухгалтер
Правила хранения
Согласно пункту 1 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402‑ФЗ) ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта, за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством.
Требования к организации хранения документов бухгалтерского учета установлены статьей 29 Закона № 402‑ФЗ.
В соответствии с пунктом 2 статьи 2 Закона № 402‑ФЗ при ведении бюджетного учета нефинансовых и финансовых активов и обязательств России, субъектов России и муниципальных образований, операций, изменяющих указанные активы и обязательства, а также при составлении, представлении, рассмотрении и утверждении бюджетной отчетности положения Закона № 402‑ФЗ применяются с учетом положений бюджетного законодательства.
Согласно пункту 33 СГС «Концептуальные основы» субъект учета обеспечивает хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в России, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.
При наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на электронных носителях с учетом требований законодательства, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.
При хранении первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться защита их данных от несанкционированных исправлений.
В соответствии с пунктом 14 Инструкции № 157н хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности организуется руководителем субъекта учета и (или) руководителем централизованной бухгалтерии. При этом согласно пункту 15 Инструкции № 157н хранение первичных (сводных) документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется с соблюдением норм законодательства о защите государственной тайны.
Приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Приказ № 526) установлены в том числе правила хранения электронных документов.
В соответствии с пунктом 2.30 Приказа № 526 обязательными условиями хранения электронных документов являются:
наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.
Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237 (далее — Инструкция № 237)).
Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним (п. 4.2 Инструкции № 237). Снижение сроков хранения, установленных Инструкцией № 237, запрещается (п. 4.10).
Если особенностями работы конкретной организации обусловлено повышение установленных сроков временного хранения документов, то их можно продлить. Для этого необходимо провести экспертизу ценности документов (п. 4.11 Инструкции № 237).
Если при организации бухгалтерского учета субъектом учета выбрана технология обработки (предоставления (обмена)) учетной информации бухгалтерского учета посредством автоматизированной информационной системы, предусматривающей автоматизированное ведение бухгалтерского учета, хранение электронных документов обеспечивается средствами единой информационной системы.
Субъектом учета самостоятельно устанавливается порядок хранения электронных документов, в том числе первичных (сводных) учетных электронных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, с учетом требования законодательства к организации хранения электронных документов.
Обратите внимание, что отсутствие первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бюджетной или бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов является грубым нарушением требований к бюджетному (бухгалтерскому) учету (подп. 7 п. 4 Примечания к ст. 15.15.6 КоАП России). За такое нарушение статьей 15.15.6 КоАП России предусмотрено наказание в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 15 000 до 30 000 рублей.
Представление контролирующим органам
Законом № 402‑ФЗ установлена обязанность экономического субъекта за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, копии регистра бухгалтерского учета, копии бухгалтерской (финансовой) отчетности, составленных в виде электронного документа, если законодательством или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, по требованию другого лица или государственного органа (п. 6 ст. 9, п. 7 ст. 10, п. 7.1 ст. 13 Закона № 402‑ФЗ).
Например, в соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса представление документов на бумажном носителе производится в виде копий, заверенных проверяемым лицом. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством. Листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть пронумерованы и прошиты в соответствии с требованиями, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.