Учет библиотечного фонда: как не допускать ошибок

А. Л. Станиславская

Государственная библиотека (бюджетное учреждение) обладает обширным организационным фондом документов, включающих библиотечный фонд, национальный библиотечный фонд, книжные памятники. В соответствии с уставом учреждения она осуществляет библиотечное, библиографическое и информационное обслуживание пользователей с целью обеспечения фундаментальных, поисковых и прикладных научных исследований, проводимых различными организациями. Как правильно оформить и учитывать библиотечный фонд (поступление, выбытие), чтобы не допускать нарушений?

А. Л. Станиславская, консультант

Нормативная база

При организации и ведении учета библиотечного фонда, в том числе национального библиотечного фонда, книжных памятников, бюджетные учреждения руководствуются следующими нормативно-правовыми актами:

• Законом от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (далее — Закон № 78-ФЗ);
• приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда» (далее — Порядок № 1077).

Организация учета

Бюджетными учреждениями одновременно ведется библиотечный и бухгалтерский учет библиотечного фонда.

К библиотечному фонду относят совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения (ст. 1 Закона № 78-ФЗ).

Библиотеки обеспечивают учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда России (п. 6 ст. 12 Закона № 78‑ФЗ).

Учет документов, входящих в состав библиотечного фонда, регламентирован Порядком № 1077.

Согласно пункту 1.2 Порядка № 1077, учет включает регистрацию поступления всех документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.

Учет, в частности, осуществляется по следующим видам документов:

• печатные и неопубликованные издания (книги, брошюры, периодические издания, нотные издания и пр.);
• аудиовизуальные документы (фонодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы);
• документы на микроформах (микрофильмы и микрофиши);
• электронные документы (документы, размещенные на жестком диске компьютера, на внешних технических средствах).

Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет — годовой комплект и название. Дополнительными единицами учета фонда являются годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица); для электронных документов — единица памяти данных.

Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.

Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Также допускается считать регистрами индивидуального учета топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.