Организация электронного документооборота в учреждениях госсектора

В 2022 и 2023 годах вступает в силу приказ Минфина России от 15 апреля 2021 г. № 61н (далее — Приказ № 61н), в соответствии с которым в учреждениях должны применяться унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета. Рассмотрим, в каком порядке следует переходить на электронный документооборот, чтобы минимизировать возможные претензии со стороны контролирующих органов.

А. Ю. ОПАЛЬСКИЙ, заместитель председателя Комитета по бюджетному учету ИПБ России

Электронный документооборот до 2022 года

В первую очередь отметим, что идея применения внутреннего бухгалтерского электронного документооборота существовала даже до вступления в силу федеральных стандартов учета. Так, согласно пункту 7 Инструкции № 157н в редакции, действовавшей до 2018 года, первичные и сводные учетные документы должны были составляться на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях — в виде электронного документа с использованием электронной подписи (электронный документ). Таким образом, любой первичный (сводный) учетный документ учреждение могло формировать и хранить в электронном формате. В этом случае оно обязано было изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством, суда и прокуратуры. Данный пункт был отменен с 2018 года в связи с изданием приказа Минфина России от 31 марта 2018 г. № 64н. Вступивший в то же время СГС «Концептуальные основы» предложил немного иной порядок применения электронных документов. Согласно пункту 32 СГС «Концептуальные основы» (в редакции до 2020 года) первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются учреждением уже приоритетно в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, или же на бумажном носителе в двух случаях:

  • в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов;
  • если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе (например, в связи с применением законодательства о гостайне).

Таким образом, с 2018 года любой первичный документ, даже регламентированный Методическими указаниями № 52н, учреждение могло формировать в электронном формате в случае одновременного выполнения двух условий:

  • он подписан квалифицированной электронной подписью (подписями) — всеми сотрудниками, ответственными за оформление такого документа;
  • у учреждения есть автоматизированная информационная система, которая позволяет хранить и воспроизводить документы, подписанные электронной подписью, позволяет проверить подлинность такой подписи и не допускает несанкционированного изменения таких документов (п. 33, 34 СГС «Концептуальные основы»).

Квалифицированной электронной подписью согласно статье 2 и пункту 4 статьи 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ) является электронная подпись, ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате, который создан аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи. Получать квалифицированные электронные подписи на всех сотрудников, подписывающих первичные документы, регулярно их продлевать учреждения в большинстве случаев считали нецелесообразным. Тем более что аккредитованные удостоверяющие центры за выдачу таких подписей (сертификатов) взимали плату. Таким образом, учреждения отказывались от внедрения электронного документооборота, ссылаясь на пункт 32 СГС «Концептуальные основы»: отсутствие технической возможности, дополнительных источников финансирования и т. п.

Летом 2020 года Минфин России внес изменения в СГС «Концептуальные основы» (приказ Минфина России от 30 июня 2020 г. № 130н), согласно которым (п. 32 СГС «Концептуальные основы») допускалось подписание первичных (сводных) документов, регистров учета простой электронной подписью, но только в случаях, предусмотренных этим стандартом, иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета. Одновременно Минфин России внес изменения в Методические указания № 52н (приказ от 15 июня 2020 г. № 103н (далее — Приказ № 103н)), в которых появились первые формы документов, которые допускали применение простых электронных подписей. Таких документов ввели всего восемь:

  • Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
  • Изменение Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
  • Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
  • Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
  • Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
  • Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518) (далее — Заявка (ф. 0504518));
  • Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520);
  • Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0504094).

Однако применение этих форм в обязательном порядке (п. 4 Приказа № 103н) требовалось только при одновременном соблюдении двух условий:

  • учреждение централизовало полномочия по ведению учета (формированию отчетности) в централизованных бухгалтериях согласно соответствующему решению Правительства России, высшего исполнительного органа государственной власти субъекта России, местной администрации (централизуемые полномочия);
  • у учреждения с обслуживающей его централизованной бухгалтерией есть соглашение об электронном документообороте.

В остальных случаях учреждение могло применять эти документы, если такое решение принималось в рамках формирования учетной политики.

Но даже в случае применения таких документов порядок их оформления предполагал, что часть ответственных за оформление лиц ставят простые электронные подписи, однако ключевые сотрудники (например, руководитель, главный бухгалтер и т. п.) применяли уже свои квалифицированные электронные подписи. Например, в Заявке (ф. 0504518) сотруднику, ответственному за проведение закупки, нужно было получить три согласования:

  • в разделе 1 «Финансовое обоснование закупки» сведения подписывались ответственным лицом контрактной службы (контрактным управляющим), в части финансовой информации — ответственным лицом финансово-экономического подразделения простой электронной подписью;
  • в разделе 2 «Сведения о малой закупке» отражалась справочная информация, формируемая из данных единого агрегатора торговли ответственным лицом контрактной службы (контрактным управляющим), простой электронной подписью;
  • в разделе 3 «Решение об исполнении денежных обязательств через подотчетное лицо» формировались сведения в случае закупки товаров, работ, услуг малого объема через ЕАТ за наличные денежные средства работником (подотчетным лицом) простой электронной подписью; справочная информация о задолженности подписывалась лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, или иным уполномоченным лицом простой электронной подписью.

А далее утверждение Заявки (ф. 0504518) осуществлялось уже руководителем учреждения его квалифицированной электронной подписью.

Такой механизм подписания документов — простой электронной подписью обычного сотрудника и квалифицированной электронной подписью ключевого сотрудника — является основным при ведении внутреннего бухгалтерского документооборота по Приказу № 61н с 2022 (2023) года. Рассмотрим его подробнее.

Общие положения Приказа № 61н

В первую очередь отметим, что формы Приказа № 61н условно можно разделить на четыре группы:

1. Документы по начислению доходов, к которым можно отнести:

  • Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431) (далее — Ведомость (ф. 0510431));
  • Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837) (далее — Ведомость (ф. 0510837));
  • Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838) (далее — Ведомость (ф. 0510838));
  • Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432).

2. Документы по учету нефинансовых активов, среди которых:

  • Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);
  • Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
  • Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
  • Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
  • Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);
  • Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442).

3. Документы по проведению инвентаризации:

  • Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
  • Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447);
  • Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

4. Документы по списанию (восстановлению) задолженностей:

  • Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445);
  • Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0104436);
  • Решение о списании задолженности, не востребованной кредиторами, со счета _______ (ф. 0510437);
  • Решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446).
  • Также Приказ № 61н предусматривает ряд новых электронных регистров:
  • Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097);
  • Журнал операций по забалансовому счету ____ (ф. 0509213);
  • Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095).

Кроме этого, на момент написания статьи Минфином России подготовлены очередные дополнения в Приказ № 61н, (ID проекта 01/02/04-22/00126843)[1], согласно которым планируется с 2023 года добавить еще шесть форм документов и два новых регистра:

  • Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448);
  • Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450);
  • Требование-накладная (ф. 0510451);
  • Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452);
  • Извещение о трансферте, передаваемом с условием (ф. 0510453);
  • Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521);
  • Карточка капитальных вложений (ф. 0509211);
  • Карточка учета права пользования нефинансовым активом (ф. 0509214).

Все формы документов (регистров), предусмотренные Приказом № 61н, приходят на смену соответствующим документам Методических указаний № 52н и по общему правилу должны составляться в электронной форме. При этом федеральные органы исполнительной власти (их территориальные органы) и подведомственные им федеральные казенные учреждения, централизовавшие учетные процедуры, должны применять формы Приказа № 61н с 1 января 2022 года, все остальные учреждения — с 1 января 2023 года (п. 6 Приказа № 61н).

Порядок перехода на применение форм Приказа № 61н Минфин России описал в методических рекомендациях — письмо Минфина России от 1 декабря 2021 г. № 02-07-07/98091 (далее — Методические рекомендации), согласно которому учреждению необходимо провести ряд работ:

1. Определить дату перехода на применение электронных документов.

2. Внести изменения в учетную политику (для централизованной бухгалтерии — в единую учетную политику) с учетом особенностей порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов.

3. Определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

4. Определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете.

5. Внести дополнения в график документооборота.

6. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью.

7. При централизации бухгалтерского учета — дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц — членов комиссии, подписывающих электронные документы.

8. Привести в соответствие с требованиями Приказа № 61н справочники, используемые при формировании электронных документов в информационной системе бухгалтерского учета.

9. Утвердить (уточнить) порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».

10. Уточнить порядок определения лиц, ответственных за имущество учреждения (ответственных лиц).

Рассмотрим эти шаги подробнее.

Определение даты перехода

Как было описано ранее, общей датой перехода на применение всех форм электронных документов Приказа № 61н является 1 января 2023 года. Однако пункт 6 Приказа № 61н определяет, что учреждения вправе применять эти формы до 2023 года — в случае вынесения решения в учетной политике. Поэтому рациональным кажется переход на применение отдельных форм (наименее требовательных к заполнению и оформлению) уже в 2022 году. Такие сроки постепенного перехода целесообразно определить приказом руководителя примерно в следующей формулировке:

Пример приказа о сроках перехода

В 2022 году определить сроки перехода на применение электронных форм первичных документов (таблица 1).

Внести изменения в учетную политику учреждения в соответствии с данным приказом.

Такой порядок предусмотрели для себя федеральные учреждения, когда система «Электронный бюджет» оказалась не готовой к 1 января 2022 года для формирования документов Приказа № 61н в электронном виде — письмо Казначейства России от 15 февраля 2022 г. № 07-04-05/08-3153.

Если же такой порядок постепенного перехода на отдельные формы электронных документов не предусмотреть в 2022 году, все формы, прописанные в Приказе № 61н, вступят в силу одновременно — 1 января 2023 года. В случае если будет обнаружено бумажное оформление аналогичных документов, формы которых предусмотрены Методическими указаниями № 52н с 1 января 2023 года, проверяющими может быть расценен данный факт как нарушение правил документального оформления фактов хозяйственной жизни.

Таблица 1

№ п/п

Наименование первичного документа

Срок

1

2

3

1

Решение о прекращении признания активом объекта нефинансового актива (ф. 0510440)

01.10.2022

2

Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433)

01.09.2022

3

Акт приема­передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)

01.09.2022

4

Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442)

01.09.2022

5

Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436)

01.11.2022

6

Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445)

01.11.2022

7

Решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446)

01.11.2022

...

...

...

Внесение изменений в учетную политику

В соответствии с пунктом 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», актами субъекта учета, устанавливающими учетную политику субъекта учета, утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации. В настоящее время скорее всего формулировка в учетной политике учреждения выглядит следующим образом:

«Электронный документооборот в учреждении не ведется. Первичные учетные документы и учетные регистры составляются по унифицированным формам, установленным приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н».

В данный раздел следует внести изменения, которые отражают, какие именно формы документов учреждение оформляет в электронном виде, а какие — в бумажной форме. Такая формулировка будет выглядеть примерно следующим образом:

«В учреждении организована система внутреннего электронного бухгалтерского документооборота с использованием программы ______________. В электронном формате составляются и хранятся следующие формы первичных документов (регистров учета):

  • Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433);
  • Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434);
  • Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440);
  • Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);
  • ....
  • Остальные документы учреждение формирует и хранит на бумажных носителях».

Отметим, что не только документы Приказа № 61н учреждение вправе составлять и хранить в электронной форме, но и документы, оформляемые по Методическим указаниям № 52н. Только подписывать такие документы придется квалифицированными электронными подписями. Также, в соответствии с ранее описанным в статье порядком, внести соответствующие изменения в учетную политику и перейти на отдельные формы электронных документов можно уже в 2022 году.

Внесение изменений и дополнений в график документооборота

В соответствии с пунктом 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», актами субъекта учета, устанавливающими учетную политику субъекта учета, утверждаются порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота. Такой график документооборота может содержать перечень лиц, ответственных за формирование первичного документа и передачу его в установленные сроки для регистрации в бухгалтерском учете. Далее, уже на этапе регистрации первичного документа, в графике документооборота можно указать лиц, ответственных за правильное отражение его в учете. Последним этапом жизненного цикла первичного документа является его хранение. Ответственных лиц за хранение первичных документов и сроки хранения также целесообразно указать в графике документооборота. Схематично такой график можно представить следующим образом (таблица 2).

Снабжение сотрудников электронными подписями

Приказ № 61н определяет порядок подписания электронных документов. Так, все решения, принимаемые комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов, подписываются членами комиссии простой электронной подписью (далее — ЭП), председателем комиссии — квалифицированной электронной подписью (далее — ЭЦП). Такой порядок на примере перечисленных нами в статье форм документов определен пунктами 13, 40, 40.6 Приказа № 61н. Если документ требует подписи руководителя учреждения — применяется ЭЦП.

В соответствии с пунктом 2 статьи 5 Закона № 63-ФЗ простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Таким образом, для каждого члена комиссии до вступления в силу Приказа № 61н целесообразно завести простые электронные подписи в порядке, который предусматривает программа автоматизации учета (профиль сотрудника, логин/пароль и т. п.). Ее не требуется получать через уполномоченный удостоверяющий центр и ежегодно переоформлять.

Что касается квалифицированной электронной подписи, ее необходимо завести на ключевых сотрудников. Проблема заключается в том, что такие подписи, выданные через коммерческие удостоверяющие центры, должны иметь срок действия не позднее 31 декабря 2022 года (п. 2.7 ст. 3 Закона от 30 декабря 2021 г. № 443-ФЗ). И уже с 2022 года квалифицированные электронные подписи сотрудникам учреждений следует оформлять только через органы Федерального казначейства (п. 1 разд. I «Общие положения» постановления Правительства России от 1 декабря 2004 г. № 703 и постановление Правительства России от 10 июля 2020 г. № 1018).

В случае оформления операций с доходами (Ведомости (ф. 0510838, 0510837, 0510431), Извещение о начислении доходов (ф. 0510432)) ответственный исполнитель субъекта учета, составляющий такие документы, также подписывает их ЭЦП.

Инвентаризационные документы (например, Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)) подписываются членами инвентаризационной комиссии простой ЭП, председателем инвентаризационной комиссии — ЭЦП и утверждаются руководителем ЭЦП.

В особом порядке подписывается Акт приема-передачи в личное пользование (ф. 0510434). Согласно пункту 18 Приказа № 61н он подписывается лицом, ответственным за выдачу имущества в личное пользование (получение возвращенного имущества), ЭЦП и лицом, получившим имущество в личное пользование (возвратившим имущество), простой ЭП.

Если к электронному документу необходимо приложить сведения из другого документа, оформленного на бумажном носителе, оформляется скан-копия такого документа, которая подписывается ЭЦП лицом, ответственным за оформление и передачу скан-копии (п. 32 СГС «Концептуальные основы»).

В случае когда документ требует подписи главного бухгалтера (например, Журнал операций по забалансовому счету ______ (ф. 0509213), также применяется ЭЦП.

Кроме приведенного перечня ЭЦП необходимо оформить кассиру учреждения (Методические рекомендации) и лицам, подписывающим иные первичные бухгалтерские документы (например, документы в рамках Методических указаний № 52н) — если учреждение хочет применять электронный документооборот для таких документов.

Таблица 2

График документооборота

Наименование документа

Создание документа

Регистрация в учете

Хранение документа

К­во экземпляров (для бум. док)

Ответственный за выписку

Ответственный исполнитель

Срок передачи на регистрацию

Кто исполняет

Срок исполнения

Ответственный за хранение

Место хранения

Срок хранения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Электронные документы

Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)

­

Гл. инженер (председатель) / Комиссия

Гл. инженер

Не позднее следующего рабочего дня

Бухгалтер
по материальной части

В день поступления

Системный администратор

Центральный сервер

5 лет

Решение о прекращении признания активами (ф. 0510440)

­

Гл. инженер (председатель) / Комиссия

Гл. инженер

Не позднее следующего рабочего дня

Бухгалтер
по материальной части

В день поступления

Системный администратор

Центральный сервер

5 лет

Акт о консервации (ф. 0510433)

­

Гл. инженер (председатель) / Комиссия

Гл. инженер

В течение трех рабочих дней

Бухгалтер
по материальной части

В день поступления

Системный администратор

Центральный сервер

5 лет

Акт приема­передачи в личное пользование (ф. 0510434)

­

Завхоз

Завхоз

В течение пяти рабочих дней

Бухгалтер
по материальной части

В день поступления

Системный администратор

Центральный сервер

5 лет

Распределение ответственности

В соответствии с пунктом 24 СГС «Концептуальные основы» своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы. При этом лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг (соглашение о передаче полномочий) по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета, не несут ответственности за соответствие первичных учетных документов, составленных другими лицами, свершившимся фактам хозяйственной жизни. Такое положение становится особенно актуальным в случае передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета в централизованную бухгалтерию. Уведомить сотрудников о такой ответственности следует при актуализации графика документооборота и распределении ролей — если учет ведется в централизованной бухгалтерии.

При ознакомлении с такими функциями сотрудники учреждения (например, члены комиссии по поступлению и выбытию активов) могут возражать против принятия последствий несвоевременного и некачественного оформления первичных документов. В таком случае следует напомнить им пункт 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, согласно которому требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта. При таком условии нарушение работниками порядка оформления первичных документов может уже рассматриваться в рамках Трудового кодекса как нарушение трудовой дисциплины.

Актуализация справочников и идентификатор контрагента

В соответствии с пунктом 4 приложения 5 к Приказу № 61н основным реквизитом содержательной части новых форм первичных документов, в которых отражаются расчеты, является «Идентификатор контрагента». Такой идентификатор позволяет однозначно идентифицировать каждого контрагента и состоит из 22 разрядов. Согласно Методическим рекомендациям в информационной системе бухгалтерского учета в справочник контрагентов следует добавить для каждого контрагента уникальный идентификатор контрагента, состоящий из 22 разрядов, сформированный по следующим правилам:

В разряде 1 — указывается тип контрагента:

  • «1» — физическое лицо;
  • «2» — юридическое лицо — резидент Российской Федерации;
  • «3» — юридическое лицо — нерезидент Российской Федерации;
  • «4» — физическое лицо, индивидуальный предприниматель, перешедшие на специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (далее — самозанятый).

В разрядах 2 и 3 — код типа документа (для физических лиц):

  • «01» — паспорт гражданина Российской Федерации;
  • «02» — свидетельство о рождении;
  • «03» — паспорт моряка (удостоверение личности моряка);
  • «04» — удостоверение личности военнослужащего;
  • «05» — военный билет военнослужащего;
  • «06» — временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации;
  • «07» — справка об освобождении из мест лишения свободы;
  • «08» — паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
  • «09» — вид на жительство;
  • «10» — разрешение на временное проживание (для лиц без гражданства);
  • «11» — удостоверение беженца;
  • «12» — миграционная карта;
  • «13» — паспорт гражданина СССР;
  • «14» — страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета Пенсионного фонда Российской Федерации;
  • «22» — водительское удостоверение;
  • «24» — свидетельство о регистрации транспортного средства в органах Министерства внутренних дел Российской Федерации;
  • «25» — охотничий билет;
  • «26» — разрешение на хранение и ношение охотничьего оружия;
  • «28» — паспорт гражданина Российской Федерации, являющийся основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, в том числе содержащий электронный носитель информации;
  • «29» — свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации;
  • «30» — свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации;
  • «00» — для юридических лиц и ИП.

В разрядах 4–22 — указываются следующие значения в зависимости от типа контрагента:

  • при формировании идентификатора контрагента для юридических лиц — резидентов России в 4–13 разрядах — ИНН, в 14–22 разрядах — КПП;
  • при формировании идентификатора контрагента для юридических лиц — нерезидентов России в 4–13 разрядах — ИНН, в 14–22 разрядах — КПП. В случае наличия у юридических лиц — нерезидентов России кода иностранной организации (далее — КИО): в 4–8 разрядах — значение «00000» (нули), в 9–13 разрядах — КИО, в 14–22 разрядах — КПП;
  • при формировании идентификатора контрагента для индивидуальных предпринимателей в 4–10 разрядах — значение «0000000» (нули), в 11–22 разрядах — ИНН.

В итоге примерная форма такого справочника будет выглядеть следующим образом (таблица 3).

Такие подготовительные шаги необходимо произвести каждому учреждению для успешного своевременного (с 1 января 2023 года) перехода на электронный документооборот. Что касается возможности применения бумажных форм документов, предусмотренных Приказом № 61н, скорее всего, учреждения будут ссылаться на пункт 32 СГС «Концептуальные основы» — отсутствие технической возможности для перехода и в 2023 году. Однако в условиях, когда и программы автоматизации учета уже позволят подписывать любую форму документа как простой, так и квалифицированной электронной подписью, и получение ЭЦП в органах Федерального казначейства является бесплатным, основания для оспаривания такого нарушения при указании на него контролирующими органами будут сомнительными.

Таблица 3

Справочник «Контрагенты» (минимальные требования для идентификации)

N п/п

Идентификатор

Полное наименование

ИНН

КПП

ОГРН/ОГРНИП

ОКПО

ОКВЭД

Дополнительные реквизиты

Код по Сводному реестру

ОКОПФ

КИСЭ

Группа плательщиков

1

2

3

4

5

6

7

7

8

9

10

11

1

2007723926727772001001

ООО «Переработка ЭКО»

7723926727

772001001

5147746335919

29338027

38.32.2

12300

2

1010000000004507945871

Петров Виктор Игоревич

­ ­ ­ ­ ­

3

4000000000771540678607

ИП Сергеева Ольга Владимировна

771540678607

­

318774600222055

0129548766

47.78

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...



[1] https://regulation.gov.ru/projects#npa=126843


Реклама