Производственная необходимость: отзыв из отпуска

Ю. Л. Анохина

Близится время ежегодных оплачиваемых отпусков согласно ранее составленным и утвержденным графикам. Но никто не застрахован от непредвиденной ситуации, из­за которой может возникнуть необходимость прервать законный отдых нужного работника. Рассмотрим, как грамотно отозвать его из отпуска.

Ю. Л. АНОХИНА, консультант

Трудовым законодательством закреплено право каждого работающего человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, который предоставляется с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Очередность его предоставления определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, обязательным для всех работников и для работодателя (ст. 123 ТК РФ).

Статьей 125 Трудового кодекса предусмотрена возможность отзыва сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска с согласия самого сотрудника. Не использованная из-за отзыва часть отпуска должна быть предоставлена по выбору сотрудника в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Согласие работника

Принимая решение отозвать работника из отпуска, работодатель должен удостовериться, не относится ли тот к категории лиц, отзыв которых запрещен. Согласно статье 125 Трудового кодекса в указанную категорию входят:

• беременные;
• несовершеннолетние;
• занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Согласно нормам трудового законодательства к указанной категории лиц могут быть отнесены работники, которые непрерывно трудятся второй год подряд, что запрещено статьей 124 Трудового кодекса.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Поэтому если сотрудник использует часть отпуска продолжительностью две недели, отозвать его можно только в случае, если оставшаяся доля не будет делиться и составит 14 дней.

Минтруд России в письме от 3 октября 2019 г. № 14-2/ООГ-7286, рассматривая подобную ситуацию, пришел к выводу, что отзыв работника из отпуска возможен с обязательным соблюдением требований, установленных статьей 125 Трудового кодекса, при условии, что работник не будет лишен возможности использовать как минимум 14 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска подряд.

Порядок вызова работника на работу законодательством не установлен. Согласно общим нормам решение о необходимости вызвать работника из отпуска может принять как руководитель организации, так и начальник подразделения, в котором работает сотрудник.

Если инициатором является начальник подразделения, он составляет служебную (докладную) записку руководителю. В ней он описывает текущую производственную ситуацию и мотивирует необходимость вызова отпускника на работу. Руководителю организации следует на служебной записке поставить резолюцию с указанием, кому и какие действия необходимо произвести для отзыва работника из отпуска. На основании этой докладной ответственное лицо в произвольной форме составляет предложение сотруднику о досрочном выходе на работу. Можно предусмотреть в нем графу для отражения согласия работника.

Прежде чем обратиться к отпускнику, убедитесь, что его отзыв не нарушит нормы законодательства, установленные статьей 125 Трудового кодекса.

Работодатель должен сообщить работнику любым доступным способом (телефон, электронная почта) о возникшей ситуации. Если договоренность о прерывании отдыха достигнута, в первый день присутствия отпускника на работе оформите его письменное согласие.

Определенной формы документа для такого случая не предусмотрено. Это может быть письменное уведомление, в котором работник напишет о своем согласии.

Отзыв из отпуска обязательно оформляется приказом, с которым работник должен ознакомиться под подпись. В Табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) дни нахождения в отпуске до отзыва работника следует отразить как ежегодный основной (или дополнительный) отпуск. Дни, когда работник приступил к работе в связи с отзывом из отпуска, в табеле фиксируются как рабочие.

Прерывание отдыха отражается в графике отпусков, в личной карточке работника.

Не использованная в связи с отзывом часть отпуска не пропадет. Она должна быть предоставлена отозванному работнику в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (по выбору сотрудника) (ст. 125 ТК РФ). Законодательство не обязывает сотрудника при его согласии на отзыв определять точную дату предоставления неиспользованной части отпуска. Он может сделать это в любое удобное время по согласованию с работодателем.

В случае несогласия работника прервать отпуск в связи с производственной необходимостью следует принимать во внимание следующие факторы.

Трудовой кодекс не предусматривает обязанности работника излагать свое несогласие на отзыв из отпуска в письменной форме с указанием причин. В связи с этим нет оснований составлять акт об отказе, привлекать сотрудника к дисциплинарной ответственности или еще каким-либо образом наказывать. Подобные действия работодателя будут признаны незаконными.

Пленум Верховного суда России в пункте 37 постановления от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» обратил внимание, что законом предусмотрено право работодателя досрочно отозвать работника из отпуска на работу только с его согласия, и отказ сотрудника прервать свой отпуск (независимо от причины) нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.

За нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрена административная ответственность — предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
• на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Повторное совершение административного правонарушения влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
• на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

К таким нарушениям, в частности, относится отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска работника, входящего в категорию лиц, отзыв которых запрещен законодательством.

Финансовая сторона отзыва из отпуска

Время отпуска оплачивается в размере среднего заработка работника (ст. 114 ТК РФ). Отпускные выплаты за дни фактического нахождения в отпуске (до отзыва) остаются у работника. С момента выхода на работу сотрудника в табеле будет фиксироваться отработанное время и начисляться заработная плата. Возможность одновременно находиться в отпуске и работать законом не предусмотрена, поэтому потребуется:

• произвести перерасчет суммы отпускных исходя из фактического количества дней отпуска;
• сторнировать излишне выплаченную сумму;
• начислить заработную плату работнику за дни работы;
• при необходимости пересчитать налоги и страховые взносы;
• зачесть или иным способом получить с работника неиспользованные отпускные.

Механизм перерасчета отпускных сумм при отзыве работника из отпуска законодательством не установлен. Однако он несложен. Для определения реальной величины отпускных начисленную сумму следует разделить на количество оплаченных календарных дней отпуска и умножить на фактическое количество использованных календарных дней отпуска. Чтобы вычислить сумму переплаты, полученный результат следует вычесть из общей суммы начисленных отпускных.

В учете учреждения в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска, полученную разницу отражают способом «Красное сторно», оформляют первичным учетным документом — справкой, содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений.

Излишне начисленная сумма может быть учтена при расчете заработной платы за месяц. Также, если работник решит не переносить неиспользованные дни отпуска на другой период, а продлить текущий отдых в том же месяце, в котором был отозван, излишнюю часть отпускных можно не возвращать (ст. 136 ТК РФ). Так как в этом случае расчетный период не изменится.

Если сотрудник примет решение использовать неотгулянные дни отпуска в удобное для него время, отпускные будут рассчитаны вновь исходя из нового расчетного периода и учитываемых в нем выплат (ст. 139 ТК РФ).

Обязанность сотрудника вернуть работодателю отпускные выплаты, ставшие излишне начисленными, законодательством не установлена. По договоренности он может вернуть деньги в кассу учреждения или в письменной форме обратиться к работодателю с просьбой удержать денежные средства из будущих выплат. Такое заявление обязательно, так как по своей инициативе работодатель не может удержать излишне выплаченные отпускные, поскольку удержания из заработной платы работника производятся в случаях, преду­смотренных законодательством.

Согласно статье 137 Трудового кодекса удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться в следующих ситуациях:

• возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу (в другую местность);
• возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетной ошибки или в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
• увольнения работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), может быть взыскана с работника в случае:

• счетной ошибки;
• если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
• если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Удержание переплаченных вследствие отзыва из отпуска выплат в приведенной статье не указано.

Налоги и взносы

При перерасчете выплаченных ранее отпускных не забудьте уделить внимание удержанному ранее НДФЛ и начисленным страховым взносам.

НДФЛ

Налоговым кодексом установлено, что налоговый агент удерживает НДФЛ в момент выплаты работнику отпускных (ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Таким образом, на момент отзыва сотруднику были обязаны выплатить начисленную сумму и, соответственно, удержать с нее налог.

Если отпуск был прерван, то сумма отпускных, приходящаяся на использованные дни отпуска, будет меньше суммы, выплаченной сотруднику накануне отпуска. Соответственно подлежит уменьшению и удержанная сумма НДФЛ.

Налоговым кодексом закреплено, что налоговые агенты обязаны:

• исчислять НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ);
• перечислять суммы рассчитанного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Особый порядок расчетов по НДФЛ в случае досрочного отзыва работника из отпуска Налоговым кодексом не установлен.

Отчетность по НДФЛ подается по окончании календарного года, следовательно, в случае выявления переплаты НДФЛ с суммы отпускных уточняющих сведений в налоговую инспекцию подавать не нужно. Отразите корректировку в учете учреждения в соответствующем месяце.

Страховые взносы

Отпускные выплаты, причитающиеся сотрудникам в рамках трудовых договоров, признаются объектом обложения страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125‑ФЗ)).

Страховые взносы исчисляются и уплачиваются по итогам календарного месяца исходя из базы для их исчисления с начала расчетного периода до окончания соответствующего календарного месяца и тарифов страховых взносов за вычетом сумм страховых взносов, исчисленных с начала расчетного периода по предшествующий календарный месяц включительно (п. 1 ст. 431 НК РФ, п. 9 ст. 22.1 Закона № 125‑ФЗ).

Если отпуск начался и прервался в течение одного месяца, то корректировка страховых взносов произойдет в течение одного месяца и сдавать уточненные расчеты (декларации) не придется.

Компенсация проезда

Если учреждение отзывает из отпуска сотрудника, которому для возвращения на место работы придется воспользоваться услугами междугороднего транспорта, встает вопрос о компенсации стоимости проезда и, соответственно, удержания из нее суммы НДФЛ и начисления страховых взносов.

Обратимся к нормам законодательства, на основании которых рассматривается эта проблема.

Пунктом 1 статьи 210 Налогового кодекса установлено, что при определении налоговой базы необходимо учитывать все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.

Доход определен как экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса (ст. 41 НК РФ).

В статье 217 Налогового кодекса приведен перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ.

В отношении страховых взносов Налоговым кодексом определено, что объектом обложения признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в частности, в рамках трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

База для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом (п. 1 ст. 421 НК РФ).

Исчерпывающий перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, закреплен в статье 422 Налогового кодекса.

Из отпуска на работу

Сотрудник был отозван из отпуска для участия в рабочей встрече. Учреждение возместило ему стоимость авиабилетов от места использования отпуска к месту проведения рабочей встречи и обратно к месту отдыха.

В пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса предусмотрено освобождение от обложения данным налогом компенсаций, установленных действующим законодательством, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Компенсация стоимости проезда работника в случае отзыва работника в их числе не поименована.

Трудовой кодекс также не содержит норм, устанавливающих обязанность возмещения работодателем стоимости проезда от места проведения отпуска до места работы и обратно в случае отзыва работника из отпуска.

Таким образом, с суммы компенсации проезда, осуществленного в связи с отзывом работника из отпуска, нужно удержать НДФЛ в общеустановленном порядке.

Указанная компенсация не включена в список, закрепленный в статье 422 Налогового кодекса. Выплата облагается страховыми взносами на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса как выплата в рамках трудовых отношений (письмо Минфина России от 21 февраля 2019 г. № 03-15-06/11330).

Из отпуска в командировку

Работника отозвали из отпуска и направили в командировку. Ему пришлось осуществить проезд к месту командирования из места отдыха, а также от места командирования к месту работы или проведения отпуска.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, не подлежащий обложению НДФЛ, включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Таким образом, если сотрудник организации в связи со служебной необходимостью направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращается в место нахождения организации-работодателя, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника не облагаются НДФЛ.

В случае компенсации проезда сотрудника от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства выплата признается его экономической выгодой, предусмотренной статьей 41 Налогового кодекса, и подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке (письмо Минфина России от 17 января 2017 г. № 03-04-06/1546).

Из практики

Рассмотрим некоторые ситуации, возникшие в реальной практике при отзыве сотрудников из отпуска на работу.

Вопрос: Через сколько дней от начала отпуска может быть оформлен отзыв работника в связи с производственной необходимостью?

Ответ:

Работник может быть отозван в любое время в течение очередного ежегодного оплачиваемого отпуска при соблюдении следующих условий:

• он не входит в категорию лиц, которых запрещено отзывать из отпуска;
• дал письменное согласие на прерывание отдыха.

Вопрос: Сотрудник, отозванный из очередного отпуска, обратился с просьбой предоставить вместо оставшихся дней отпуска денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, так как в текущем году он не успевает уйти в отпуск. Продолжительность ежегодного отпуска у данного работника составляет 28 календарных дней. Можно ли выплатить ему компенсацию вместо предоставления неиспользованных дней отпуска? Имеет ли он право на замену отпуска компенсацией в следующем году, ведь с учетом переноса продолжительность его отпуска превысит 28 дней?

Ответ:

Сотруднику, отозванному из очередного отпуска, вместо предоставления части отпуска выплачивать денежную компенсацию нельзя. Положения статьи 125 Трудового кодекса не предусматривают подобной замены.

Выплата денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска возможна только в двух случаях:

• при замене денежной компенсацией части ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Норма применяется в случаях, если работник имеет право на дополнительный или удлиненный отпуск;
• при увольнении работника (ст. 127 ТК РФ). Компенсация выплачивается за все неиспользованные оплачиваемые отпуска.

В следующем году выплата также неправомерна. Согласно статье 126 Трудового кодекса по письменному заявлению работника денежной компенсацией может быть заменена только та часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Таким образом, работники, которым ежегодно положено только 28 календарных дней отпуска, не могут получить денежную компенсацию за неиспользованные дни ни в текущем году, ни в следующем, а только при увольнении.

Вопрос: Сотруднику предоставлен ученический отпуск. В этот период возникла производственная необходимость его присутствия на рабочем месте. Возможен ли отзыв работника из ученического отпуска?

Ответ:

Ученические отпуска, предоставляемые в соответствии с главой 26 Трудового кодекса, являются строго целевыми: для поступления в учебное заведение, для сдачи экзаменов и зачетов, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы, сдачи итоговых государственных экзаменов и т. п. Цель предоставления ученического отпуска указывается в соответствующей справке-вызове, выдаваемой учебным заведением.

Статья 125 Трудового кодекса предусматривает отзыв работника из ежегодного оплачиваемого отпуска. Возможность отзыва сотрудника из предоставленного ему учебного отпуска трудовым законодательством не установлена.

Вопрос: В связи с производственной необходимостью по согласованию работник был отозван из отпуска на четыре дня, из которых один день совпал с выходным. Как следует поступить работодателю?

Ответ:

Если в период отзыва из отпуска работник выходил на работу в выходные дни, то работодатель должен издать два приказа: «О прерывании ежегодного оплачиваемого отпуска» и «О привлечении к работе в выходной день».

В соответствии с положениями статьи 153 Трудового кодекса работа в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере, или, по желанию работника, ему может быть предоставлен дополнительный день отдыха. Принимая во внимание указания статьи 125 Трудового кодекса, неиспользованный день отпуска должен быть предоставлен по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску за следующий рабочий год. Таким образом, работник имеет право на четыре дня отпуска и оплату работы в выходной день в двойном размере или на четыре дня отпуска и один дополнительный день отдыха.

Вопрос: Надо ли оформлять выход на работу на один день как отзыв из отпуска, если работник затем снова уйдет в отпуск?

Ответ:

В случае нахождения работника в ежегодном основном оплачиваемом отпуске работодатель должен оформить выход работника на работу на один день как отзыв из отпуска при согласии работника в любом случае, независимо от того, что затем работник снова уйдет в отпуск.