Электронное актирование
С 2022 года оформление документов, подтверждающих исполнение государственного контракта, должно осуществляться всеми государственными заказчиками в электронной форме с использованием функциональности Единой информационной системы (ЕИС)1. Этот механизм в обиходе именуют электронным актированием. При всех потенциальных удобствах этого механизма и государственному заказчику, и поставщику важно заранее понимать те трудности, которые могут возникнуть при его реализации.
Д. А. КАЗАНЦЕВ, кандидат юридических наук, руководитель департамента нормативноправового регулирования
Электронное актирование — это оформление документов о приемке посредством функциональности ЕИС. Именно файлы, сформированные в ЕИС, будут считаться первичными учетными документами.
Предполагается, что наличие иных документов, в том числе на бумажных носителях, при этом не потребуется. Как указано в совместном письме Казначейства России и ФНС России от 18 декабря 2019 г. № 14-00-06/27476 / АС-4-15/26126@, документ о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированный в ЕИС в электронной форме и подписанный электронными подписями по правилам Закона от 6 апреля 2011 г. №
Общая схема электронного актирования в первом приближении выглядит предельно логично:
1. Государственный заказчик корректно вносит сведения в реестр государственных контрактов (эти сведения имеют прямое значение для электронного актирования).
2. Поставщик при начале поставки выбирает опцию оформления документов о приемке в электронной форме. Функциональность ЕИС выдает ему предзаполненную форму (данные предзаполнения копируются из сведений о заключенном контракте). Поставщик вносит недостающие сведения, подписывает заполненную форму своей электронной подписью, после чего форма автоматически отправляется заказчику.
3. После выполнения поставки и проведения приемки заказчик со своей стороны отмечает факт приемки в электронном документе, который поставщик представил посредством ЕИС описанным выше способом, и удостоверяет приемку своей электронной подписью.
В идеальном случае схема ограничивается этими тремя шагами. Отметим, что на странице «Электронное актирование в ЕИС» в разделе «Методические материалы» можно найти наглядные визуализированные схемы прохождения этой процедуры[1].
Да и технически заказчики уже получили возможность протестировать электронное актирование по итогам электронных же закупок. Для этого им нужно предусмотреть в госконтракте условие о возможности оформления документов и приемке в электронной форме. Выбор между электронной и бумажной формами в этом случае остается за поставщиком.
Для части государственных заказчиков включение в контракт оговорки о возможности электронного актирования стало обязательным уже в 2021 году. Полный перечень главных распорядителей средств федерального бюджета, которые как получатели средств федерального бюджета и подведомственные им получатели средств федерального бюджета предусматривают в заключаемых ими государственных контрактах, положения о возможности формирования и подписания документов о приемке товара, работы или оказанной услуги в форме электронного документа в ЕИС утверждены распоряжением Правительства России от 18 июня 2021 г. №
С 2022 года все государственные заказчики обязаны будут использовать электронное актирование. Однако прежде стоит уяснить те нюансы, с которыми сопряжено применение нового формата приемки.
Настройка возможностей
Прежде всего необходимо обеспечить организационные и технические возможности для электронного актирования.
Заказчик, как уже было сказано выше, обязан включить оговорку об электронном актировании в контракт, публикуемый в составе закупочной документации.
Поставщику необходимо авторизоваться в своем личном кабинете ЕИС и настроить пользовательские права на просмотр списка контрактов, на создание документов об исполнении контракта, а также проверить наличие доверенности на подписание документов об исполнении контракта.
Если заказчик осуществляет комиссионную приемку исполнения контракта, тогда для электронного актирования ему необходимо обеспечить сотрудников, которые входят в состав приемочной комиссии, электронными подписями, а также настроить в ЕИС их права и полномочия в качестве подписантов документа о приемке.
Наконец, после заключения контракта заказчику необходимо точно отразить в реестре контрактов ключевые сведения, необходимые для приемки, прежде всего реквизиты поставщика и наименование поставляемой продукции. В точности указания этих сведений в закрывающих документах заинтересован не только поставщик, но и сам заказчик.
Пошаговая инструкция
Электронное актирование, несколько упрощая, можно представить в виде последовательности шагов. Причем первую половину проходит поставщик, а вторую — заказчик.
Поставщик
1. Авторизуется в своем личном кабинете ЕИС.
2. Находит в списке своих контрактов тот, по которому он хочет получить электронное актирование. Контракт должен иметь статус «На исполнении».
3. С помощью пункта контекстного меню «Создать документ о приемке» формирует проект закрывающего документа.
4. Получает от ЕИС автоматически созданный проект на основании данных реестра контрактов. Заполняет те поля, которые в проекте не были предзаполнены.
5. Подписывает получившийся документ электронной подписью того сотрудника, который заранее был указан в ЕИС в качестве подписанта.
После этого, согласно инструкциям ЕИС, можно выполнять поставку по контракту. На практике, разумеется, сперва стоит озаботиться самим фактом поставки. И лишь тогда, когда ее успешное завершение приближается, есть смысл озаботиться формированием электронного закрывающего документа.
Заказчик, со своей стороны, проводит внутренние приемочные процедуры. Если нарушения условий контракта не выявлено, то по итогам приемки уже он совершает следующие действия.
Заказчик
1. Авторизуется в своем личном кабинете ЕИС.
2. Среди документов со статусом «На рассмотрении» находит направленный поставщиком проект документа о приемке.
3. Проверяет верность информации, указанной поставщиком в этом проекте.
4. Заполняет оставшиеся обязательные поля — прежде всего дату фактического предоставления поставщиком результатов исполнения контракта.
5. Подписывает финализированный документ подписью уполномоченного лица.
6. Посредством функциональности ЕИС направляет подписанный документ поставщику.
7. Посредством функциональности ЕИС обеспечивает включение информации об исполнении контракта в реестр контрактов.
Нюансы
Прежде всего стоит помнить самоочевидную вещь: даже при электронном актировании исполнение контракта, как правило, происходит вовсе не в цифровой среде. Работы выполняются в конкретном помещении, товары отгружаются на конкретный физический склад и т. п.
Это означает, что со стороны поставщика отнюдь не будет избыточным требование предоставить бумажную расписку о фактическом получении отгруженного товара. Эта расписка, разумеется, не будет документом, подтверждающим исполнение контракта. Однако в случае спора она поможет поставщику доказать тот факт, что товар, каким бы он ни был, доставлен на склад заказчика, а не потерян поставщиком по дороге.
Заказчику также оставлен простор для использования бумажных документов. Например, если приемочной комиссией или экспертом фиксируется несоответствие поставленной продукции требованиям госконтракта, то акт с развернутым обоснованием такого несоответствия может быть оформлен на бумажном носителе и удостоверен собственноручными подписями. В этом случае к электронному документу об отказе в приемке, оформляемому в ЕИС, подгружается скан-копия такого акта. Юридическая значимость этого электронного образа бумажного документа обеспечивается пакетным подписанием: проще говоря, электронная подпись, поставленная под электронным отказом, удостоверяет одновременно и верность скан-копии акта о несоответствии.
Впрочем, заказчику не всегда необходимо отказывать поставщику в приемке продукции даже тогда, когда допущено нарушение контракта. Даже в случае подписания документов о приемке электронная форма оставляет заказчику возможность отразить в соответствующем поле информацию о неустойках (штрафах, пенях), взысканных с поставщика за те нарушения контракта, которые не повлекли невозможность его исполнения. Главное — не забыть сделать это при формировании электронного документа о приемке.
Наконец, если в формировании такого документа участвует комиссия, то все члены комиссии подписывают в ЕИС документ о приемке. Для этого каждый член закупочной комиссии должен иметь в ЕИС пользовательские права на просмотр и подписание документов об исполнении контракта, а также доверенность на их подписание. Каждый авторизуется в собственном личном кабинете ЕИС и именно из своего личного кабинета осуществляет подписание комиссионного электронного акта.
Альтернативой является все то же пакетное подписание: комиссия подписывает акт на бумажном носителе, скан-копия бумажного акта загружается в ЕИС через личный кабинет ответственного сотрудника, и именно этот сотрудник удостоверяет своей электронной подписью электронную копию бумажного акта.
Если чтото пошло не так
Не всегда результаты приемки подтверждают добросовестное исполнение контракта. Если фактически контракт исполнен лишь частично, а часть продукции заказчик принять не может, то он заполняет в проекте электронного документа о приемке обязательные поля, но при этом перечисляет в структурированной форме фактически принятые товары по каждой позиции (результаты выполненных работ, оказанных услуг).
После этого он также подписывает в ЕИС получившийся документ своей электронной подписью, но с обязательной пометкой относительно итогов приемки: «Подписано с частичной приемкой». Поставщик, получивший посредством функциональности ЕИС электронный документ о частичной приемке, обязан воспользоваться функцией «Сформировать корректировочный документ». С помощью этой функции он отражает в корректировочном документе ту продукцию, которая была принята заказчиком.
Что же делать с оставшейся частью? Здесь схема близка к стратегии работы с отказом в приеме поставленной продукции, при котором заказчик формирует электронный документ с фиксацией отказа и обоснованием такого отказа в отношении каждой позиции.
В этом случае, если поставщик согласен с замечаниями, послужившими причиной отказа от приемки товаров, работ или услуг, то он устраняет выявленные заказчиком нарушения. После этого поставщик заново формирует проект электронного документа о приемке, также подписывает его и отправляет заказчику посредством функциональности ЕИС параллельно с поставкой новой партии продукции.
Если же поставщик не согласен с отказом заказчика, то он имеет право обжаловать такой отказ в общем судебном порядке. Однако до того он обязан посредством ЕИС оповестить заказчика о своем намерении обратиться в суд с обжалованием отказа в приемке.
Перспективы
Нельзя недооценить роль электронного актирования в части расширения возможностей регулятора по сбору статистических данных: теперь они фиксируются в ЕИС в структурированном виде не только на стадии подписания контракта, но и на стадии его исполнения. Заслуживает одобрения и принцип наследования данных, положенный в основу предзаполнения форм закрывающего документа. И в самом деле, именно наследование данных способно не только упростить работу по формированию документов, но и снизить риск ошибки при их подготовке.
Однако, как и всякий новый инструмент, актирование заслуживает отладки и дальнейшего развития. Минимизация риска возникновения сбоев при реализации описанной выше схемы вкупе с повышением интуитивной простоты ее использования позволят действительно достигнуть заявленных целей как в части оптимизации закупочного процесса, так и в части повышения общей прозрачности системы закупок.