Контроль применения Бухгалтерских справок (ф. 0504833)

Бухгалтерская справка

Для операций:

по которым нет унифицированных первичных документов;

когда плательщику не нужно представлять первичный учетный документ для совершения факта хозяйственной жизни

Для операций, которые оформляют другими первичными документами, например электронными;

для исправления ошибок, которые выявили сами или проверяющий орган;

когда нет возможности в первичном документе заполнить раздел «Отметка о принятии к учету» — при передаче полномочий по бухучету централизованной бухгалтерии

Сметные назначения

Все операции по санкционированию оформляют Бухгалтерской справкой:

— учет сметных назначений: ЛБО и ассигнований;

— принятие обязательств: принимаемых, отложенных, бюджетных, денежных

ЛБО и ассигнования должны быть приняты к учету при доведении Расходного расписания (ф. 0531722). В 24–26 разрядах счетов санкционирования указываются коды КОСГУ по бюджетной смете

Плановые назначения по плану ФХД

Все операции по санкционированию оформляют Бухгалтерской справкой:

— учет плановых назначений: доходов и расходов;

— принятие обязательств: принимаемых, отложенных, денежных

Назначения по доходам и расходам принимаются к учету, когда утвержден план ФХД.

В 24–26 разрядах счетов санкционирования указывают коды КОСГУ по плану

Списание на забаланс и восстановление на балансе

Бухгалтерские справки оформляют, когда:

— списывают имущество на забалансовый счет 02 «Материальные ценности на хранении»;

— восстанавливают имущество на балансе

В справке обязательно должны быть две бухгалтерские записи: первая — по списанию имущества, вторая — по увеличению забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении». Иначе операция будет отражена не полностью. Похожая ошибка бывает и при восстановлении имущества. В справке тоже должны быть две бухгалтерские записи: одна — через счет 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами», вторая — по уменьшению забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении»

Разукомплектация основного средства

Амортизация должна быть начислена по основным средствам, которые приняли к учету после разукомплектации.

К справке прилагают расчет амортизации по каждому новому объекту

Указываются только бухгалтерские записи по амортизации новых объектов. Сумма амортизации новых основных средств должна быть равна амортизации разукомплектованного объекта. Расхождения искажают остаточную стоимость имущества

Перевод имущества на другой счет (реклассификация)

Перевод имущества с одного счета учета на другой (реклассификацию) оформляют в Бухгалтерской справке. Основание — решение комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов

В справке списывается сам объект, его амортизация и убыток от обесценения (если начисляли). Стоимость имущества, амортизации и убытка не меняется. Расхождения искажают остаточную стоимость нового объекта

Изменение стоимости земли

Изменение кадастровой стоимости земельных участков оформляют в Бухгалтерской справке. Основание — данные Росреестра, например, уведомление или выписка из ЕГРН

В справке списывается результат переоценки на финансовый результат текущего года. Неважно, увеличилась стоимость земли или уменьшилась — всегда применяют счет 0 401 10 176 «Доходы от оценки активов и обязательств»

Переоценка и обесценение имущества

Бухгалтерскую справку составляют, когда:

— переоценивают имущество до справедливой стоимости при передаче коммерческой организации или физлицу;

— отражают в учете убыток от обесценения имущества

При передаче переоценивают не только балансовую стоимость, но и амортизацию. Иначе остаточную стоимость не приравнять к справедливой. Обе бухгалтерские записи по переоценке указывают в справке в корреспонденции со счетом 0 401 10 176 «Доходы от оценки активов и обязательств»

Начисление выплат

Бухгалтерскую справку оформляют для начисления выплат бывшим сотрудникам:

— пособия;

— компенсации;

— материальной помощи;

— поощрения к праздникам и памятным датам;

— пенсии, доплаты к пенсиям

В справке указывают реквизиты документа­основания для начислений, например приказа руководителя. Если по приказу выплаты назначены нескольким получателям, их оформляют в одной справке. На выплаты действующим сотрудникам, студентам Бухгалтерскую справку не составляют, так как все расчеты с ними отражают в ведомостях

Удержание из выплат

Бухгалтерская справка применяется для отражения удержаний из выплат бывшим сотрудникам:

— НДФЛ;

— ущерба;

— алиментов;

— задолженности по подотчетным суммам и др.

Удержания оформляют в той же справке, в которой начисляют выплаты. Обратите внимание, что на удержания из выплат действующим сотрудникам бухгалтерскую справку оформлять не нужно, так как все расчеты отражают в ведомостях

Доходы будущих периодов

Бухгалтерскую справку оформляют, когда начисляют доходы будущих периодов. Бухгалтерские записи отражают с использованием счета 0 401 40 000 «Доходы будущих периодов»

Основание для составления Бухгалтерской справки — договор на оказание услуг, выполнение работ. На нем невозможно поставить отметку о принятии к учету. Поэтому отметку и бухгалтерские записи делают в Бухгалтерской справке. Неоформление справки будет нарушением правил документального оформления операций

Доходы от аренды

Бухгалтерскую справку оформляют, когда:

— начисляют доход будущих периодов по договору аренды;

— переносят в текущие доходы арендную плату в размере ежемесячных платежей

Основание для начисления будущего дохода от аренды и переноса арендных платежей в текущие доходы — арендный договор. На нем невозможно поставить отметку о принятии к учету. Поэтому отметку и бухгалтерские записи делают в Бухгалтерской справке. Неоформление справки будет нарушением правил документального оформления операций

Доходы от реализации

Бухгалтерскую справку оформляют при начислении дохода от оказания услуг, выполнения работ. Также документ понадобится при реализации товаров или готовой продукции

В справке отражают начисленный доход на счете 0 401 10 000 «Доходы текущего финансового года». При заключении долгосрочного договора указывают счет 0 401 40 000 «Доходы будущих периодов». В противном случае будет искажение бухучета и отчетности, так как данные по долгосрочным договорам раскрываются в отчетных формах отдельно

Субсидии

Бухгалтерскую справку оформляют, когда начисляют доходы будущих периодов. Бухгалтерские записи отражают с использованием счета 0 401 40 000 «Доходы будущих периодов»

Основание для составления Бухгалтерской справки — соглашение о субсидиях или грантах. На нем невозможно поставить отметку о принятии к учету. Поэтому отметку и бухгалтерские записи сделайте в Бухгалтерской справке. Неоформление справки будет нарушением правил документального оформления операций

Средства во временном распоряжении

В Бухгалтерской справке отражают доход от средств во временном распоряжении при:

— удержании средств, например, неустойки из обеспечения контракта;

— необращении владельца за денежными средствами в срок

Необходимо проверить, чтобы в справке обязательно были две группы бухгалтерских записей. Первая — по переводу остатка средств с КФО 3 «Средства во временном распоряжении» через счет 0 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами». Вторая — по увеличению забалансовых счетов 17 «Поступления денежных средств» и 18 «Выбытия денежных средств». Иначе операция будет отражена не полностью

Резерв отпусков, резервы предстоящих расходов

Бухгалтерскую справку оформляют при отражении операции по резерву отпусков, резервам предстоящих расходов: по претензиям, искам; гарантийному ремонту;

убыточным договорным обязательствам; на демонтаж и вывод основных средств из эксплуатации; на оплату обязательств, по которым не поступили расчетные документы; реструктуризации;

по сомнительным долгам;

под снижение стоимости запасов; по отпускам

Необходимо проверить, чтобы в справке обязательно были две бухгалтерские записи: первая — по начислению резерва на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов», вторая — по увеличению отложенных обязательств на счете 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)». Иначе операция будет отражена не полностью, а отчетность — составлена с искажениями

Расходы будущих периодов

Бухгалтерскую справку оформляют при начислении расходов будущих периодов на счете 0 401 50 000 «Расходы будущих периодов»

К расходам будущих периодов относятся КАСКО, ОСАГО, отпускные, если сотрудник не отработал период, за который предоставили отпуск, плата за сертификат ключа ЭЦП

Себестоимость, накладные и общехозяйственные расходы

Бухгалтерские справки оформляют при распределении: накладных расходов на счете 0 109 70 000 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг»,

общехозяйственных расходов на счете 0 109 80 000 «Общехозяйственные расходы»;

списании себестоимости на счет 0 401 10 131 «Доходы от оказания платных услуг (работ)»

Справки составляют в последний день отчетного месяца. Основание — расчеты распределения накладных и общехозяйственных затрат, себестоимости

Курсовая разница

Бухгалтерская справка понадобится, чтобы пересчитать:

— остаток средств в валюте на счетах или в кассе;

— остаток задолженности в валюте

В справке курсовую разницу списывают на финансовый результат. Если курс рубля понизился, курсовую разницу относят в дебет счета 0 401 10 176 «Доходы от оценки активов и обязательств». Если повысился — списывают в кредит счета 0 401 10 176 «Доходы от оценки активов и обязательств»

Начисление налогов

Бухгалтерскую справку оформляют при начислении:

— налога на имущество;

— транспортного налога;

— земельного налога;

— налога на прибыль;

— НДС

Основание для составления Бухгалтерской справки — сообщения из ИФНС России о суммах налогов, налоговые декларации и расчеты. На таких документах нет возможности поставить отметку о принятии к учету. Поэтому отметку и бухгалтерские записи делают в Бухгалтерской справке. Неоформление справки будет нарушением правил документального оформления операций

Пени и штрафы по налогам

Для начисления пеней и штрафов по налогам оформляется Бухгалтерская справка

Бухгалтерскую справку оформляют на основании требований, актов, решений, постановлений и других документов налоговой инспекции. Необходимо проверить наличие документов и своевременность начислений

Заимствование средств

В Бухгалтерской справке оформляют операции по заимствованию собственных средств из других источников:

— в кассе учреждения;

— на лицевом счете

В справке обязательно отражают две группы бухгалтерских записей. Первая — по переводу остатка средств с одного КФО на другой через счет 0 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами». Вторая — по увеличению забалансовых счетов 17 «Поступления денежных средств» и 18 «Выбытия денежных средств». Иначе операция будет отражена не полностью

Перенос остатков по счетам в межотчетный период

Перенос остатков по счетам в межотчетный период при переходе на новые правила учета оформляют в Бухгалтерской справке

Основание для составления Бухгалтерской справки — решение комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. Бухгалтерские записи из справки включают в Журнал операций межотчетного периода (ф. 0504071)

Перенос остатков по счетам санкционирования

Перенос показателей по санкционированию в конце года по счетам 0 501 00 000 «Лимиты бюджетных обязательств», 0 502 00 000 «Обязательства» оформляют в Бухгалтерской справке

Операции по счетам 0 501 00 000 «Лимиты бюджетных обязательств», 0 502 00 000 «Обязательства» оформляют в Бухгалтерской справке в первый рабочий день текущего года

Реорганизация, изменение типа учреждения

Перенос входящих остатков по счету 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов» при изменении типа учреждения оформляют в Бухгалтерской справке на 1 января финансового года

Основание для составления Бухгалтерской справки — решение вышестоящего органа о создании нового учреждения путем изменения типа существующего

Ошибки текущего года

Бухгалтерские справки оформляют для исправления ошибок бухучета в текущем году

Бухгалтерские записи из Бухгалтерской справки включают в Журнал операций межотчетного периода (ф. 0504071) , который исправляют. Обороты включают в отчетность текущего года

Ошибки прошлых лет

Бухгалтерские справки оформляют при исправлении ошибок прошлых лет, которые:

— нашли сами;

— обнаружили проверяющие.

На основе Журнала операций по ошибкам составляют Сведения об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503773, 0503173). Сведения представляют в ближайшую отчетную дату — на 1 апреля, 1 июля, 1 августа или 1 января

При обнаружении ошибок проверяющими Бухгалтерскую справку составляют в срок, указанный в предписании. Если ошибку нашли сами, бухгалтерскую справку оформляют в день обнаружения ошибки. Справку прилагают к Журналу операций по ошибкам прошлых лет (ф. 0504071).

На основе Сведений (ф. 0503773, 0503173) исправляют входящие остатки в отчетности текущего года