Отдельные вопросы формирования единой учетной политики  при централизации учета

Приказом Минфина России от 10 июня 2019 г. № 94н были внесены изменения в СГС «Концептуальные основы». Поэтому в ЦБ ГБУЗ «Пензенский областной медицинский информационно­аналитический центр» Минздрава Пензенской области возникла необходимость формирования единой учетной политики при централизации учета. Рассмотрим опыт коллег.

А. В. ПИЧУШКИН, начальник управления — главный бухгалтер централизованной бухгалтерии ГБУЗ «Пензенский областной медицинский информационно­аналитический центр» Минздрава Пензенской области, член экспертного совета журнала «Бюджетный учет»

Согласно пункту 14 СГС «Концептуальные основы», если ведение бухгалтерского учета и (или) составление бухгалтерской (финансовой) отчетности передано в соответствии с законодательством другому учреждению (централизованной бухгалтерии), совокупность способов ведения централизованной бухгалтерией бухгалтерского учета субъектов учета, в отношении которых она осуществляет ведение бухгалтерского учета, составляет единую учетную политику при централизации учета. Она формируется централизованной бухгалтерией с учетом положений СГС «Концептуальные основы», иных федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов, единой методологии бюджетного учета и бюджетной отчетности, установленной в соответствии с бюджетным законодательством, и Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений.

Документы единой учетной политики при централизации учета

Общепринятые

Документами единой учетной политики при централизации учета, принимаемыми централизованной бухгалтерией, являются (п. 14 СГС «Концептуальные основы», п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»):

  • методы оценки объектов бухгалтерского учета, порядок признания (постановки на учет) и прекращения признания (выбытия из учета) объектов бухгалтерского учета и (или) раскрытия информации о них в бухгалтерской (финансовой) отчетности в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые для ведения бухгалтерского учета субъектов централизованного учета коды счетов бухгалтерского учета (синтетического и аналитического учета) и правила формирования номера счета бухгалтерского учета, а также порядок внесения централизованной бухгалтерией в рабочий план счетов централизованного бухгалтерского учета изменений в случае изменений нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, либо в случае поступления предложений субъектов централизованного учета по формированию аналитической информации по данным бухгалтерского учета;
  • порядок взаимодействия централизованной бухгалтерии с субъектами централизованного учета при проведении ими инвентаризации активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета;
  • формы первичных (сводных) учетных документов, применяемых субъектами централизованного учета для оформления фактов хозяйственной жизни, по которым законодательством не предусмотрены обязательные формы документов, а также порядок взаимодействия централизованной бухгалтерии и субъектов централизованного учета при формировании таких первичных (сводных) учетных документов;
  • формы регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета, применяемых централизованной бухгалтерией для ведения бухгалтерского учета, по которым законодательством не предусмотрены обязательные для их оформления формы документов, а также порядок взаимодействия централизованной бухгалтерии и субъектов централизованного учета при предоставлении данных бухгалтерского учета, отраженных в регистрах бухгалтерского учета;
  • правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденными графиком документооборота и (или) порядками взаимодействия структурных подразделений субъектов централизованной бухгалтерии и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения бухгалтерского учета;
  • порядок признания в бухгалтерском учете и раскрытия в бухгалтерской (финансовой) отчетности событий после отчетной даты, в том числе предельная дата представления первичных учетных документов для раскрытия данных о событиях после отчетной даты в учете и (или) в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • иные способы ведения бухгалтерского учета, необходимые для организации ведения бухгалтерского учета и формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности субъектов централизованного учета.

Кроме этого, основные положения единой учетной политики при централизации учета подлежат публичному раскрытию на официальном сайте централизованной бухгалтерии.

ЦБ учреждений здравоохранения Пензенской области

Отметим, что при формировании документов единой учетной политики при централизации учета (далее — ЕУП) нет необходимости называть документы так, как это описано в пункте 14 СГС «Концептуальные основы» и пункте 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» и формировать их именно в указанном количестве. В стандартах даны определенные требования к документам, которые должны быть в составе ЕУП, и к их содержанию.

Также нет необходимости утверждать их единым документом (приказом, распоряжением и т. п.), однако это не воспрещается.

Первое, что сделала ЦБ учреждений, подведомственных Минздраву Пензенской области (далее — ЦБ), — заключила дополнительные соглашения к договорам бухгалтерского обслуживания учреждений здравоохранения Пензенской области. В текст договоров бухгалтерского обслуживания были внесены следующие позиции:

  • в обязанности ЦБ: «Утверждать и, при необходимости, корректировать единую учетную политику при централизации учета в соответствии с требованиями федеральных стандартов бухгалтерского учета для организаций государственного сектора (стандартов бухгалтерского учета государственных финансов), иных нормативных правовых актов бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы»;
  • в обязанности заказчика: «Своевременно предоставлять исполнителю необходимые первичные учетные документы, а также иные документы и сведения в установленные сроки и отвечающие требованиям действующего законодательства Российской Федерации и Пензенской области, в соответствии с графиком документооборота, установленным единой учетной политикой при централизации учета».

Далее началась работа по формированию самого приказа об утверждении ЕУП и документов, включенных в нее.

В итоге было утверждено 11 документов ЕУП, среди которых:

1. Рабочий план счетов централизованного бухгалтерского учета. Коды доходов для целей бухгалтерского учета.

2. Рабочий план счетов централизованного бухгалтерского учета. Коды видов источников дефицита бюджета для целей бухгалтерского учета.

3. Рабочий план счетов централизованного бюджетного учета в части бюджетного учета публичных нормативных обязательств и учета в казенных учреждениях.

4. Рабочий план счетов централизованного бухгалтерского учета. Коды видов расходов для целей бухгалтерского учета.

5. Рабочий план счетов централизованного бухгалтерского учета.

6. Применение рабочего плана счетов централизованного бухгалтерского учета.

7. Неунифицированные формы первичных учетных документов.

8. Неунифицированные регистры бухгалтерского (бюджетного) учета.

9. Особенности ведения централизованного бухгалтерского (бюджетного) учета.

10. Порядок взаимодействия ЦБ и обслуживаемых учреждений, в том числе при проведении инвентаризации.

11. График документооборота.

В рамках статьи ознакомимся с рабочим планом счетов централизованного бухгалтерского (бюджетного) учета, а также с порядком взаимодействия ЦБ и обслуживаемых учреждений, в том числе при проведении инвентаризации.

Рабочий план счетов централизованного бухгалтерского учета

Разбивка рабочего плана счетов централизованного бухгалтерского учета (далее — РПСч) на несколько документов была вызвана следующими причинами:

  • разная специфика учета в казенных и бюджетных учреждениях (кроме того, в бюджетных учреждениях есть бюджетный учет публичных нормативных обязательств);
  • уход от громоздкости РПСч и создание условий для удобства и простоты в его применении. Именно поэтому показатели 1–18 разрядов номера счета выведены в отдельные документы РПСч.

Кроме этого, следовало:

  • исключить из РПСч счета, которые вообще не используются (и не будут использоваться) в учете, а также провести работу по уточнению статей и подстатей КОСГУ (24–26 разряды номера счета), так как по некоторым счетам учета может быть только один вариант применения статей и подстатей КОСГУ[1];
  • исключить в РПСч в показателях 15–17 разрядов номера счета неиспользуемые коды аналитической группы подвида доходов (согласно Порядку № 85н);
  • исключить в РПСч в показателях 15–17 разрядов номера счета неиспользуемые коды видов расходов (согласно Порядку № 85н);
  • исключить в РПСч в показателях 15–17 разрядов номера счета неиспользуемые коды видов источников дефицитов бюджета (согласно Порядку № 85н);
  • исключить из РПСч забалансовые счета, которые не используются (и не будут использоваться) в учете;
  • описать в примечаниях определенные моменты использования РПСч, необходимые ЦБ для корректного применения в учете.

Примеры документов РПСч представлены на рисунках 1–5.

13.jpg
9.jpg
10.jpg
11.jpg
12.jpg

Порядок взаимодействия ЦБ и обслуживаемых учреждений (при проведении инвентаризации)

ЦБ взаимодействует со всеми структурными подразделениями обслуживаемых учреждений (далее — субъектами централизованного учета). Взаимодействие заключается в получаемой и предоставляемой информации, в том числе первичных учетных документов (далее — документов). Наименования и формы документов, сроки предоставления информации и документов ЦБ отражены в графике документооборота (отдельный документ ЕУП). Соответственно в порядке взаимодействия следовало отразить работу по обмену документами со всеми заинтересованными лицами обслуживаемых учреждений.

Функции

Руководители субъектов централизованного учета. ЦБ получает приказы и распоряжения, а предоставляет руководителю аналитическую и справочную информацию, в том числе: бухгалтерскую и бюджетную отчетность, налоговую отчетность, различные отчеты о финансовых показателях, статистическую отчетность, иную информацию, предусмотренную договором, заключенным между сторонами, на бухгалтерское обслуживание (далее — иные сведения). Также при взаимодействии с заместителями руководителя в ЦБ поступают различные распоряжения (в пределах их компетенции), а ЦБ представляет отчеты, сведения о финансовых показателях, дебиторской и кредиторской задолженности, наличии нефинансовых активов и иные сведения.

Отделы кадров субъектов централизованного учета. Предоставляют сведения об имеющихся вакансиях, о порядке и результатах проведения аттестации, решения аттестационных комиссий, сведения о профессионально-квалификационном уровне, качественном и количественном составе работников, копии должностных инструкций, положения, правила внутреннего трудового распорядка, графики отпусков, табели учета использования рабочего времени, характеристики, объяснительные записки, приказы по личному составу, копии договоров об индивидуальной и коллективной материальной ответственности работников и иные сведения. Сотрудники отдела кадров вносят данные кадровых документов по личному составу в единую систему бухгалтерского учета (далее — ЕС БУ) в целях своевременного начисления и перечисления заработной платы и иных социальных выплат сотрудникам, формирования отчетности по ним.

Планово-экономические отделы субъектов централизованного учета. Предоставляют ЦБ план ФХД (бюджетную смету), обоснования и изменения к ним, необходимые расшифровки, копии соглашений на финансовое обеспечение выполнения государственного задания, соглашения на выделение целевых субсидий, в том числе субсидий на осуществление капитальных вложений, различные технико-экономические показатели, тарифы на оказываемые услуги (выполняемые работы), графики работы, выписки из штатного расписания, данные по размерам окладов, копии положений об оплате труда, о премировании, расчет резерва предстоящих расходов, иные сведения.

ЦБ планово-экономического отдела (экономисты) предоставляет следующую информацию: данные бухгалтерского (бюджетного) учета, необходимые для осуществления экономического планирования, прогнозирования, проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности, отчетности об использовании фонда заработной платы по структурным подразделениям и в целом по учреждению, баланс и оперативные сводные отчеты о доходах и расходах по денежным средствам в разрезе всех источников финансового обеспечения, об использовании средств, выделяемых из бюджетов всех уровней, бухгалтерскую (бюджетную), налоговую, финансовую и статистическую отчетность, показатели по результатам финансово-хозяйственной деятельности учреждения, данные учета движения денежных средств по счетам и иные сведения. Сотрудники планово-экономического отдела вносят данные плана ФХД (бюджетной сметы) и штатного расписания в ЕС БУ в целях своевременного формирования показателей по ним, необходимых для ведения бухгалтерского (бюджетного) учета.

Контрактные службы (контрактные управляющие) субъектов централизованного учета. Предоставляют ЦБ копии договоров (контрактов), информацию о заключенных (измененных) контрактах, извещения о проведении конкурентных закупок, а ЦБ, в свою очередь, предоставляет сведения об оплате обязательств, копии актов сверки с контрагентами, информацию о постановке на учет основных средств и материальных запасов, иные сведения. Сотрудники контрактной службы вносят обязательства (контракты, договора, заявки) в ЕС БУ в целях своевременного формирования показателей по ним, необходимых для ведения бухгалтерского (бюджетного) учета.

Юридические службы (юрисконсульты) субъектов централизованного учета. Предоставляют ЦБ проекты формируемых ими приказов, сведения и (или) копии о заключенных договорах аренды, безвозмездного пользования, сведения о государственной регистрации недвижимого имущества (транспортных средств), расчеты пеней, неустоек и прочих санкций по договорам (контрактам), иные сведения. ЦБ предоставляет необходимые данные бухгалтерского (бюджетного) учета, банковские и бухгалтерские документы. Юридическая служба (юрисконсульты) визирует проекты приказов, предоставляет данные по претензионно-исковой работе, изменениям нормативных правовых актов в пределах своей компетенции, иные сведения.

Отделы материально-технического снабжения (иные уполномоченные сотрудники хозяйственных служб субъектов централизованного учета, в том числе комиссия по поступлению и выбытию активов). Предоставляют ЦБ счета-фактуры, счета, акты выполненных работ (оказанных услуг по коммунальным услугам и иным услугам (работам)), сведения (документы) о передаваемых в ремонт, на реконструкцию, модернизацию объектов нефинансовых активов, акты на списание с баланса изношенного и непригодного оборудования и документы о несоответствии имущества критериям признания активом, акты о вводе в эксплуатацию (выводе) из эксплуатации оборудования (иного имущества), данные и документы о приобретенном программном обеспечении, инструкции пользователя, иные сведения, а в ЦБ получает информацию о состоянии расчетов по работам (услугам) с контрагентами, данные бухгалтерского (бюджетного) учета для заполнения статистических и иных отчетных форм, отчетов в вышестоящие организации, доверенности на получение нефинансовых активов, данные учета и движения всех видов нефинансовых активов, имущества на забалансовых счетах и иные сведения.

Заведующие аптекой (фармацевты, провизоры) субъектов централизованного учета. Предоставляют ЦБ отчеты согласно Инструкции по ведению учета медикаментов (приказ Минздрава СССР от 2 июня 1987 г. № 747), ежедневно после приемки товара и проведения экспертизы — документы об исполнении контрактов и договоров для оплаты, первичные учетные документы в соответствии с графиком документооборота, иные сведения, а в ЦБ получают информацию о состоянии расчетов с контрагентами, данные бухгалтерского (бюджетного) учета для заполнения статистических и иных отчетных форм, отчетов в вышестоящие организации, доверенности на получение нефинансовых активов, данные учета и движения всех видов нефинансовых активов, имущества на забалансовых счетах, иные сведения.

Заведующие хозяйственными складами (кладовщики) субъектов централизованного учета. Предоставляют ЦБ документы и отчеты по учету всех видов имущества, ежедневно после приемки товара и проведения экспертизы — документы об исполнении контрактов и до­говоров для оплаты поставленного товара, первичные учетные документы в соответствии с графиком документооборота, иные сведения, а в ЦБ получают информацию о состоянии расчетов с контрагентами, данные бухгалтерского (бюджетного) учета для заполнения статистических и иных отчетных форм, отчетов в вышестоящие организации, доверенности на получение нефинансовых активов, данные учета и движения всех видов нефинансовых активов, имущества на забалансовых счетах, иные сведения.

Заведующие пищеблоком (заведующие производством — шеф-повара) субъектов централизованного учета. Предоставляют ЦБ документы, отчеты согласно Инструкции по учету продуктов питания (приказ Минздрава СССР от 5 мая 1983 г. № 530), ежедневно после приемки товара и проведения экспертизы — документы об исполнении контрактов и договоров для оплаты, первичные учетные документы в соответствии с графиком документооборота, иные сведения, а в ЦБ получают информацию о состоянии расчетов с контрагентами, данные бухгалтерского (бюджетного) учета для заполнения статистических и иных отчетных форм, отчетов в вышестоящие организации, доверенности на получение нефинансовых активов, данные учета и движения всех видов нефинансовых активов, имущества на забалансовых счетах, иные сведения.

Материально ответственные (ответственные) лица субъектов централизованного учета. Предоставляют ЦБ документы, отчеты по складскому учету, движению, выбытию из эксплуатации нефинансовых активов, бланков строгой отчетности и иного имущества на забалансовых счетах согласно графику документооборота, иные сведения. ЦБ предоставляет сведения о присвоенных инвентарных номерах основным средствам, непроизведенным и нематериальным активам, оборотные ведомости для сверки наличия нефинансовых активов, иного имущества и показателей книги учета материальных ценностей, иные сведения.

Информационно-вычислительные центры (системные администраторы, программисты) субъектов централизованного учета. Оказывают техническую поддержку ЦБ, предоставляют данные по наличию действующего программного обеспечения, приобретенным исключительным и неисключительным (пользовательским) лицензионным правам на программное обеспечение, их состоянию, местонахождению, сроку использования и иные сведения. ЦБ предоставляет данные бухгалтерского (бюджетного) учета, необходимые для заполнения отчетов, которые заполняются работниками центра, информацию для размещения на сайтах, иные сведения.

Инженеры по охране труда и технике безопасности (специалисты по охране труда) субъектов централизованного учета. Предоставляют ЦБ информацию о требованиях законодательства в области охраны труда, документацию по специальной оценке условий труда (далее — СОУТ) рабочих мест, заключения о соответствии организации работы в структурном подразделении требованиям законодательства в области охраны труда, результаты проведения внутренних аудитов по СОУТ, результаты контроля параметров производственной среды, графики проведения проверки знаний по охране труда, графики осуществления производственного контроля, а ЦБ предоставляет информацию о соблюдении законодательства в области охраны труда, документацию на согласование в части соблюдения требований по охране труда и иные сведения.

Инженерам по охране окружающей среды (экологам или иным ответственным лицам) субъектов централизованного учета от ЦБ предоставляется статистическая отчетность в виде соответствующих форм, информация о количестве образующихся отходов при проведении инвентаризации отходов, а инженеры, в свою очередь, обязаны предоставить ЦБ информацию о количестве отходов, вывезенных на захоронение, о количестве загрязняющих веществ, выбрасываемых в атмосферу, о движении объектов растительного мира и иные сведения.

Сотрудники субъектов централизованного учета, являющиеся подотчетными лицами, представляют ЦБ авансовые отчеты со всеми необходимыми документами в сроки, установленные графиком документооборота. ЦБ может предоставлять им информацию о составлении (составе) авансового отчета (задолженности по нему) и составе документов, прилагаемых к авансовому отчету.

Постоянно действующие комиссии субъектов централизованного учета (инвентаризационные, по поступлению и выбытию активов и другие). Представляют ЦБ документы по инвентаризации, обесценению, состоянию нефинансовых и финансовых активов для отражения этих данных хозяйственной жизни учреждения в бухгалтерском (бюджетном) учете. В свою очередь ЦБ предоставляет комиссиям информацию, необходимую для выполнения их функций.

Отделы (службы) делопроизводства субъектов централизованного учета. Представляют ЦБ входящие документы (корреспонденцию), служебные записки сотрудников субъектов централизованного учета, касающиеся фактов хозяйственной жизни, необходимых для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете, копии приказов руководителя, иные сведения.

Порядок взаимодействия при проведении инвентаризаций активов, обязательств и имущества на забалансовых счетах

В сроки, установленные графиком документооборота и приказами субъектов централизованного учета (о проведении инвентаризации), уполномоченный сотрудник ЦБ оформляет Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) с заполнением в них всех показателей, числящихся в бухгалтерском (бюджетном) учете по соответствующему субъекту централизованного учета, и направляет их председателю инвентаризационной комиссии субъекта централизованного учета для проверки фактического наличия объектов, числящихся по данным бухгалтерского (бюджетного) учета.

Взаимодействие при инвентаризации наличных денежных средств

В сроки, установленные графиком документооборота и приказами субъектов централизованного учета (о проведении инвентаризации), уполномоченный сотрудник ЦБ оформляет Инвентаризационные описи наличных денежных средств (ф. 0504088) с заполнением в них всех показателей, числящихся в бухгалтерском (бюджетном) учете по соответствующему субъекту централизованного учета, и направляет председателю инвентаризационной комиссии субъекта централизованного учета для проверки фактического наличия объектов, числящихся по данным бухгалтерского (бюджетного) учета.

Взаимодействие при инвентаризации финансовых активов (кроме наличных денежных средств) и обязательств

В сроки, установленные графиком документооборота и приказами субъектов централизованного учета (о проведении инвентаризации), уполномоченный сотрудник ЦБ оформляет Инвентаризационные описи расчетов по поступлениям (ф. 0504091), Инвентаризационные описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) с заполнением в них всех показателей, числящихся в бухгалтерском (бюджетном) учете по соответствующему субъекту централизованного учета. Для подтверждения (опровержения) показателей в ведомостях в ходе проведения инвентаризации уполномоченный сотрудник ЦБ изготавливает акты сверки с соответствующими контрагентами и направляет их председателю инвентаризационной комиссии субъекта централизованного учета для отправки по назначению. При получении подтверждения от контрагентов ведомости, при необходимости, корректируются (если есть согласованные расхождения). В случае неполучения подтверждения они заполняются по данным бухгалтерского (бюджетного) учета. При расхождении данных ведомостей с контрагентом (по акту сверки) инвентаризационной комиссией проводится разбирательство. После завершения разбирательства ЦБ направляет итоговые ведомости на утверждение председателю инвентаризационной комиссии субъекта централизованного учета для заполнения всех необходимых оставшихся сведений и акта.

Взаимодействие при инвентаризации бланков строгой отчетности и денежных документов

В сроки, установленные графиком документооборота и приказами субъектов централизованного учета (о проведении инвентаризации), уполномоченный сотрудник ЦБ оформляет Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) с заполнением в них всех показателей, числящихся в бухгалтерском (бюджетном) учете по соответствующему субъекту централизованного учета, и направляет председателю инвентаризационной комиссии субъекта централизованного учета для проверки фактического наличия объектов, числящихся по данным бухгалтерского (бюджетного) учета.

В заключение

Отметим, что выполнение требований ЕУП зависит в первую очередь от качества взаимодействия ЦБ и обслуживаемых организаций, а также понимания обеими сторонами необходимости выполнения требований действующего законодательства.

В следующей статье поделимся опытом формирования других документов ЕУП: применение рабочего плана счетов централизованного бухгалтерского учета, неунифицированные формы первичных учетных документов, неунифицированные регистры бухгалтерского (бюджетного) учета, особенности ведения централизованного бухгалтерского (бюджетного) учета.



[1] См. журнал «Бюджетный учет» № 7/2020. С. 22–27.


Реклама