Методика расчета экономического эффекта в централизованной бухгалтерии

Р. В. Ерженин

В статье предложена универсальная методика расчета экономического эффекта от использования бухгалтерско­финансового инсорсинга в публично­правовом образовании^[1]. На основе данных проекта по централизации бухгалтерского (бюджетного) учета в г. Кызыле Республики Тыва проведен расчет экономического эффекта. Подтверждена целесообразность принятия решений администрацией города об инвестировании в создание централизованной бухгалтерии в г. Кызыле. Указано о получении публично­правовым образованием дополнительного — неэкономического эффекта от использования инсорсинга.

Р. В. ЕРЖЕНИН, генеральный директор НПЦ ГОСУЧЕТ, кандидат экономических наук

Функции сотрудников государственных и муниципальных учреждений условно можно разделить на деятельность внешнего офиса (front office) и внутреннего офиса (back office). Внешний офис в учреждении — это педагоги, медики, социальные работники и т. п., то есть те специалисты, которые непосредственно связаны с выполнением работ, оказанием услуг населению. Они напрямую или косвенно имеют контакт или взаимодействуют с клиентом. Однако во всех подобных учреждениях есть значительное число сотрудников внутреннего офиса, которые не заняты в оказании (предоставлении) услуг или выполнении работ, то есть не имеют непосредственного контакта с населением.

Частью внутреннего офиса является аппарат управления, который представляет собой фабрику информации. Его основная роль заключается в обработке информации подобно промышленному предприятию, занимающемуся переработкой материалов и производством энергии. Аппарат управления получает информацию в самых разнообразных формах, в тех же формах он и производит информацию.

Финансовая и бухгалтерская деятельность — это один из наиболее очевидных примеров работы аппарата управления, которая во всем мире уже давно подвергается массированному давлению со стороны аутсорсинга и инсорсинга.

На основе статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» руководители государственных и муниципальных учреждений могут воспользоваться своим правом и самостоятельно заключить договоры на внешнее бухгалтерское обслуживание. Однако подобные договорные отношения руководителей учреждений пока существуют преимущественно только с централизованными бухгалтериями.

Сама передача бизнес-функций на инсорсинг^[1] (ведение учета в централизованной бухгалтерии) обычно сопровождается снижением ресурсопотребления в публично-правовом образовании, следовательно, снижаются расходы на обслуживание бизнес-функции. Расчет экономического эффекта от использования инсорсинга сводится к определению разности сокращения и увеличения расходов при его использовании в годовом выражении для одного учреждения и для публично-правового образования в целом.

Российская действительность на протяжении уже длительного времени указывает на следующий факт: чем мельче учреждение и чем дальше оно от районного центра, тем хуже качество учета и ниже производительность внутреннего офиса. Однако и в крупных учреждениях больших городов уровень профессионализма и результативности работников аппарата управления не всегда находится на высоте. Причин низкого уровня работы специалистов учреждений несколько. Во-первых — недостаточная квалификация персонала и невысокая заработная плата при довольно высоких требованиях к знаниям и обязанностям специалистов. Во-вторых — острая недостача подготовленного персонала в небольших по численности населения районах и городах.

Существенно повысить качество результатов работы, производительность и, как следствие, экономичность, аппарата во многих территориях пытаются за счет централизации отдельных функций подведомственных учреждений, то есть за счет передачи функций на инсорсинг. Так, по некоторым примерам можно судить, что при создании отраслевых или межотраслевых централизованных бухгалтерий на уровне публично-правовых образований производительность в них (в сравнении с децентрализованной формой) увеличивается более чем в 2 раза, а экономичность в организации бухгалтерского учета в муниципальном образовании может достигать 4 процентов от сумм их годовых бюджетов.

Методика расчета суммы экономического эффекта

Конечно, для принятия комплексного и обоснованного решения о передаче бизнес-функции на инсорсинг необходимо предварительно изучить текущее состояние дел, создать модель будущей информационной системы, согласовать план перехода и, что особенно важно, рассчитать и оценить плановый (потенциальный) экономический эффект (ПЭФ). Если при расчетах будут учтены все объективные показатели, то сумма ПЭФа станет точным индикатором целесообразности вывода бизнес-функции из учреждения на инсорсинг. В любом случае организация инсорсинга для учредителя учреждений — это инвестиционный проект, которому, как известно, присущи различные организационные риски. Следовательно, финансовый показатель эффективности проекта необходим как для оценки принятия должностным лицом решения о целесообразности инсорсинга, так и для снижения рисков для бюджета в целом.

При этом необходимо иметь в виду, что ПЭФ следует рассчитывать отдельно как для периода внедрения инсорсинга, так и для периода его полномасштабного использования, в том числе нарастающим итогом для получения более полной картины эффекта для бюджета на среднесрочную перспективу (ПЭФ2016, ПЭФ2017, ПЭФ2016-2018). В дальнейшем для оценки эффективности использования внутреннего инсорсинга необходимо ежегодно рассчитывать фактический экономический эффект от использования инсорсинга (ФЭФ), в том числе в динамике изменений условий и нарастающим итогом с начала периода перехода на инсорсинг.

Сумма экономического эффекта от использования инсорсинга зависит от множества факторов, однако центральным показателем в расчетах является количество специалистов, занятых в выполнении бизнес-функции. Соответственно в расчетах эффективности в основном используются количественные значения численности персонала и расходов, связанных с его содержанием. Исследования лучших практик указывают на то, что широкое распространение инсорсинг получает на местном уровне, поэтому целесообразным будет рассмотреть методику расчета суммы экономического эффекта на примере типового публично-правового образования.

Эффект от использования инсорсинга в публично-правовом образовании (ЭФ) можно рассчитать по формуле:

ЭФ = ΣSппо_i — ΣУин_i — Оед + Ддоп,

где

_i — период использования инсорсинга (лет);

Sппо — ежегодная сумма расходов публично-правового образования на ведение бизнес-функции;

Уин — ежегодная сумма расходов публично-правового образования на содержание учреждения, оказывающего инсорсинговую услугу;

Оед — единовременная сумма расходов публично-правового образования на организацию инсорсинговой бизнес-функции;

Ддоп — сумма дополнительного экономического эффекта, в том числе не связанного с основной деятельностью организации (например, от продажи (передачи) высвобождающихся основных средств при реализации инсорсинга).

Ежегодную сумму расходов публично-правового образования на ведение бизнес-функции в учреждениях (Sппо) можно рассчитать по формуле:

Sппо = ΣSуч_i,

где

_i — учреждение, передающее бизнес-функцию на инсорсинг;

Sуч — ежегодные расходы на ведение бизнес-функции учреждения, передающего бизнес-функцию на инсорсинг.

Ежегодные расходы на ведение бизнес-функции учреждения, передающего бизнес-функцию на инсорсинг (Sуч), можно рассчитать по формуле:

Sуч = SСотр + SМат,

где

SСотр — сумма расходов на оплату труда сотрудников, занятых в бизнес-функции;

SМат — сумма расходов на их материальное обеспечение.

Сумму расходов на оплату труда сотрудников учреждения, занятых в бизнес-функции, можно рассчитать по формуле:

SСотр = SПсотр + SУсотр,

где

SПсотр — сумма расходов на оплату труда высвобождаемых сотрудников учреждения;

SУсотр — сумма расходов на оплату труда других сотрудников, частично высвобождаемых при передаче бизнес-функции.

Сумма расходов на содержание высвобождаемых сотрудников (SПсотр) рассчитывается по формуле:

SПсотр = ΣФОТ_i,

где

i — сотрудник учреждения, функция которого полностью передается на аутсорсинг;

ФОТi — фонд оплаты труда i-сотрудника.

Расчет фонда оплаты труда сотрудников учреждений, занятых в выполнении отдельных бизнес-функций, нередко вызывает затруднения, так как зачастую заработная плата специалистов завышается за счет совмещения других, порой и не относящихся к выполняемой сотрудником бизнес-функции должностей.

Расходы на оплату труда от частичного высвобождения сотрудников (SУсотр) рассчитываются по формуле:

SУсотр = ΣSСотр_ув_i,

где

i — сотрудник учреждения, функция которого изменяется в связи с передачей бизнес-функции учреждения на инсорсинг;

Sсотр_увi — сумма расходов на оплату труда частично высвобождаемого сотрудника i.

К частично высвобождаемым сотрудникам можно отнести одновременно как руководителей учреждений, так и других работников техническо-хозяйственных специальностей (уборщицы, водители, завхоз и т. п.), с которых снимается часть полномочий и функций.

Сумма расходов на оплату труда частично высвобождаемого сотрудника рассчитывается по формуле:

Sсотр_ув = k × Кчас × Цчас × 12,

где

k — удельный коэффициент по высвобождаемому времени сотрудника, размер которого зависит от взаимосвязи с работой сотрудников, функции которых полностью передаются на аутсорсинг;

Кчас — среднее количество часов в месяц, условно высвобождающихся на одного сотрудника;

Цчас — стоимость одного часа рабочего времени сотрудника.

Сумма высвобождаемых материальных затрат (Sмат) на содержание высвобождаемых сотрудников учреждений рассчитывается по формуле:

SМат = ΣЗМат_i,

где

i — вид материальных затрат;

ЗМат_i — сумма материальных затрат вида i в рублях.

Основные материальные затраты на выполнение специалистами аппарата управления учреждений своих функций связаны с организацией их рабочих мест — это коммунальные расходы; мебель и оборудование; расходы по приобретению, внедрению и сопровождению системного и специализированного программного обеспечения; затраты на приобретение и обслуживание вычислительной техники и средств связи; расходы на подготовку и переподготовку персонала и т. д.

Конечно, для полноты картины и точности расчетов необходимо учитывать все показатели затрат на содержание специалистов. Однако такой подход может оказаться достаточно трудоемким, поэтому в целях оптимизации сбора информации о расходах бюджета на бизнес-функцию целесообразно выбрать наиболее значимые для расчетов показатели, а также те показатели, которые поддаются несложному измерению или сбору. Поэтому состав затрат в каждом конкретном случае может быть разным.

Подобная методика оценки результатов внедрения инсорсинга была использована при анализе результатов проекта по централизации учета учреждений образования в г. Кызыле, Республика Тыва:

• фонд оплаты труда бухгалтеров учреждений, занятых в ведении бухгалтерского (бюджетного) учета и формировании отчетности в учреждениях образования города (SСотр), составлял 29 млн рублей;
• расходы на их материальное обеспечение (Sмат) — свыше 5 млн рублей, в том числе на оплату расходов, связанных с бухгалтерским программным обеспечением — около 1 млн рублей;
• стоимость бухгалтерской услуги как бизнес-функции для учреждений образования в публично-правовом образовании г. Кызыла (Sуч) составляла в 2015 году не менее 34 млн рублей в год.

Расчетным методом было сформировано штатное расписание новой централизованной бухгалтерии и предложена смета расходов на ее содержание. Запланированные расходы централизованной бухгалтерии учреждений образования (Уин) в 2016 году составили 26 млн рублей, в том числе ФОТ — 21 млн рублей, а материальные затраты — 5 млн рублей.

Единовременная сумма расходов публично-правового образования на организацию и внедрение инсорсинговой бизнес-функции (Оед) составила свыше 8 млн рублей, а сумма дополнительного экономического эффекта от высвободившейся и направленной на образовательные цели учреждений вычислительной техники (Ддоп), по расчетам экономистов администрации города, составила почти 1 млн рублей.

Таким образом, экономический эффект от использования бухгалтерско-финансового инсорсинга в учреждениях образования г. Кызыла по итогам 2016 года составил порядка 1 млн рублей, но по итогам 2017 года эффект (без учета индексации расходов) будет составлять уже 9 млн рублей, а по итогам 3 лет — более 17 млн рублей.

Результаты проведенного обследования показывают, что штат финансово-экономических и бухгалтерских служб учреждений в 2015 году составлял более 150 единиц (из 5 тыс. контингента работников бюджетной сферы города, т. е. почти 3 процента от числа всех работающих). По планам мэра города после успешной централизации учреждений образования на обслуживание в ЦБУ будут переведены все остальные учреждения органов местного самоуправления, культуры, социальной политики и других сфер, то есть штат бухгалтеров и экономистов должен сократиться до 100 единиц. Общий экономический эффект от использования бухгалтерско-финансового инсорсинга в городе по итогам трехлетнего использования может достигнуть 40 млн рублей, или порядка 20 млн рублей в год, что составляет около 1 процента от годового бюджета города.

Неэкономический эффект для органов исполнительной власти и местного самоуправления

Кроме экономического эффекта немаловажно также отметить и «защитный» эффект (для бюджета) от некорректного ведения бухгалтерского (бюджетного) учета в учреждениях. Концентрация всех функций централизованной бухгалтерии на задачах бухгалтерского учета позволяет публично-правовому образованию достичь значительного улучшения качества учета и отчетности за счет стимулирования персонала ЦБУ к постоянному повышению своих профессиональных компетенций. Автоматизация, жестко соблюдающая требования методологии учета, не только вынуждает бухгалтера учиться вести учет в соответствии с инструкциями и рекомендациями, но и приучает руководителей учреждений осуществлять хозяйственные операции без нарушений действующего законодательства. Таким образом, внедрение принципов инсорсинга непосредственно сказывается на усилении обучающих и контрольных функций бухгалтерского (бюджетного) учета в учреждениях различных ведомств: расчет заработной платы и налогооблагаемой базы становится единообразным и предельно корректным (минимизируются факты выплаты заработной платы «мертвым душам», начисление налогов становится корректным и т. п.); у муниципалитета появляется доступ к новым видам управленческой информации, такой, к примеру, как детализированная информация о дебиторской задолженности всех учреждений с географией размещения подрядчиков и т. д.

Еще одним важным результатом использования принципов инсорсинга является формирование интеллектуального капитала, сосредоточенного в бухгалтерии. Развивая свои навыки, приобретая профессиональный опыт и, что самое главное, накапливая управленческую информацию, ЦБУ как учреждение постепенно становится все более ценным и значимым для администрации и учредителя как кадровый актив, как база знаний.

В определенном смысле современная централизованная бухгалтерия как инсорсинг в публично-правовых образованиях создает «фабрики мысли» (Think manks), которые занимаются производством и продвижением знаний, управленческой информации и идей. Подходы инсорсинга позволяют в местах, где наблюдается острый дефицит квалифицированных кадров, концентрировать мыслящих людей, способных на основе сконцентрированных в одном месте технологий и знаний формировать рекомендации и советы, которые могут оказать в отдельных случаях существенное влияние на принятие важнейших законодательных или исполнительных решений.

^[1] Инсорсинг (insourcing) — передача функций работнику или отделу внутри компании, вместо того чтобы нанять внешнего исполнителя или компанию для выполнения этой работы. Инсорсинг позволяет предприятиям снизить издержки неиспользуемой мощности.