Порядок направления сотрудников государственных (муниципальных) учреждений в служебные командировки

А. Ю. Опальский

С конца 2014 года законодательство, регулирующее вопросы направления сотрудников в служебные командировки и возмещения командировочных расходов, претерпело существенные изменения. В настоящей статье рассматривается общий порядок командирования сотрудников учреждений государственного сектора.

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определены постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее — Постановление № 749). В соответствии с пунктом 3 Постановления № 749 работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Законодательство не определяет минимальное отдаление от места постоянной работы, для того чтобы служебная поездка могла быть признана служебной командировкой. Поэтому даже направление сотрудника в другой район того же населенного пункта для выполнения служебного задания может быть признано служебной командировкой при наличии соответствующего распорядительного документа (приказа). Кроме этого поездка работника, направляемого в обособленное подразделение (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Законодательством предусмотрены категории работников, которых нельзя направлять в служебные командировки. К ним относятся:

• работники, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ);
• граждане, работающие в учреждении на основании гражданско-правовых договоров (п. 2 Постановления № 749);
• беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
• работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ), за исключением:
• творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями, установленными постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252;
• спортсменов (ст. 348.8 ТК РФ);
• женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, кроме случаев, когда от них получено письменное согласие на командировку (и если это не запрещено в соответствии с медицинским заключением) (ст. 259 ТК РФ). Ограничение также распространяется на матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, на работников, имеющих детей-инвалидов, и работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
• работники-инвалиды, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации или абилитации (ИПРА) (ст. 224 ТК РФ);
• работники, заключившие с работодателем ученический договор, если служебная командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
• работники, зарегистрированные в качестве кандидатов в выборные органы, в период проведения выборов (п. 2 ст. 41 Закона от 12 июня 2002 г. № 67?ФЗ).

Внимание!

За нарушения, связанные с направлением в командировку сотрудников, которых в соответствии с законодательством нельзя направлять в служебные командировки, предусмотрена ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• штраф от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей — на учреждение (повторно — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей);

• штраф от одной тысячи до пяти тысяч рублей — на должностных лиц (повторно — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет).

Документальное оформление командировки

Работники направляются в командировки на основании письменного приказа работодателя. Государственным (муниципальным) учреждениям для оформления такого приказа рекомендуется использовать унифицированные формы:

• Т-9 (ф. 0301022) «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (для командирования одного сотрудника (отдельных сотрудников));
• Т9-А (ф. 0301023) «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку» (для командирования нескольких сотрудников одновременно).

При этом следует отметить, что указанные формы не предусмотрены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению», поэтому их применение целесообразно предусмотреть в локальном распорядительном документе учреждения — Учетной политике или Положении о командировках.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 с 1 января 2015 года при направлении сотрудников в служебные командировки более не являются обязательными два документа:

• командировочное удостоверение (ф. 0301024);
• служебное задание (ф. 0301025).

Если учреждение решает продолжить использование указанных документов, данное положение необходимо прописать в Учетной политике или в Положении о командировках. Однако при этом следует учитывать, что основная цель командировочных удостоверений — получение подтверждения (печать, подпись) от принимающей стороны о том, что сотрудник фактически прибыл к месту командирования. После 2015 года заполнение данного документа не является обязательным, и поэтому принимающая сторона вправе не подписывать командировочное удостоверение сотрудника. При этом отсутствие такой отметки не позволит учреждению применить какие-либо дисциплинарные меры к сотруднику. Поэтому более целесообразным способом контроля за работой сотрудника в командировке кажется разработка собственной формы Служебного задания с отчетом о его выполнении (или применение отмененной формы 0301025) и утверждение порядка ее применения в Учетной политике или в Положении о командировках.

Приказом Минтруда Рос­сии от 17 сентября 2015 г. № 646н был отменен приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, обязывавший учреждения вести Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Ведение этих журналов с 18 октября 2015 года не является обязательным. Если учреждение принимает решение продолжить использование этих документов, то оно должно быть прописано в Учетной политике или в Положении о командировках.

Таким образом, в течение 2015 года на законодательном уровне были отменены все обязательные документы для контроля за работой сотрудников в служебных командировках. Единственным распорядительным документом, обязательным к применению в 2016 году, является приказ о направлении сотрудника в командировку.

В соответствии с подпунктом «б» пункта 19 приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558:

• приказы по направлению сотрудников в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда хранятся в течение 75 лет;
• приказы по направлению сотрудников в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки хранятся в течение 5 лет.

Так как законодательством не установлен критерий отделения краткосрочных командировок от долгосрочных, целесообразно хранить все такие приказы в течение срока не менее 75 лет для минимизации возможных претензий со стороны контролирующих органов.

Определение срока командировки

В соответствии с пунктом 4 Постановления № 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Определение срока командировки впоследствии необходимо для расчета суточных, выплачиваемых сотруднику. Пунктом 7 этого же постановления установлено, что фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. При этом днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Пример 1

Работник отправлен в служебную командировку в другой город на самолете. По расписанию рейс отбывает в 23:45 в понедельник 5 сентября. Обратный рейс прибывает в 00:15 в четверг 8 сентября. Таким образом, срок командировки составляет 4 дня (с понедельника по четверг).

Пунктом 4 Постановления № 749 также предусмотрено, что в случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Пример 2

Работник отправлен в служебную командировку в другой город на самолете. Время вылета рейса — 00:15 6 сентября (вторник). Для того чтобы попасть в аэропорт вовремя, сотрудник выехал в 21:30 5 сентября (понедельник). В этом случае, если аэропорт расположен в черте населенного пункта, днем начала командировки будет вторник — 6 сентября. Если аэропорт расположен за пределами населенного пункта, днем начала командировки будет понедельник — 5 сентября.

Иногда сотрудник учреждения добирается к месту командирования на служебном или на личном транспорте. Такая ситуация должна быть отражена распоряжением руководителя. В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования или обратно к месту работы на служебном транспорте (или на личном транспорте сотрудника) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

Если работник не может представить проездные документы, то фактический срок его пребывания в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования (счет из гостиницы, договор найма жилого помещения).

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка или иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащие подтверждение принимающей работника стороны о сроке прибытия и убытия работника к месту (из места) командирования. Конкретные виды документов, подтверждающих срок пребывания работника в командировке, нормами действующего трудового законодательства не установлены. Такой вывод также озвучен в письме Роструда от 19 октября 2015 г. № 2450-6-1. При необходимости формат такой служебной записки можно предусмотреть в Учетной политике или в Положении о командировках.

Нормирование командировочных расходов

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы:

• по проезду;
• по найму жилого помещения;
• дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ. Для работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах и в федеральных государственных учреждениях, такой порядок определяется постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 (далее — Постановление № 729). Пунктом 1 Постановления № 729 установлены следующие нормативы командировочных расходов:

• по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки;
• на выплату суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;
• по проезду к месту служебной командировки и обратно — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
• железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При использовании воздушного транспорта проездные документы оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств — членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования работника либо если оформление проездных документов на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту командирования работника или обратно.

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение расходов производится в размере минимальной стоимости проезда:

• железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
• автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Обратите внимание: в соответствии с пунктом 11 Постановления № 749 при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. При этом вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Отсюда следует важный вывод: при направлении сотрудника в однодневную командировку суточные не выплачиваются.

В соответствии с пунктом 3 Постановления № 729 расходы, превышающие установленные размеры, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя) возмещаются федеральными государственными органами и федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.

Обратите внимание: Минфин России не дает официального разъяснения по поводу использования средств от приносящей доход деятельности для возмещения сверхнормативных расходов. Указанная позиция приведена в письме Минфина России от 31 декабря 2014 г. № 02-01-11/69294. При наличии экономии руководитель учреждения вправе принять решение о возмещении расходов сверх установленных норм по каждому конкретному случаю направления сотрудника в командировку. Указанную возможность необходимо предусмотреть в Учетной политике или в Положении о командировках. При этом, по нашему мнению, экономию можно определить следующим образом:

экономия при заключении договоров с применением конкурентных способов.

Оборот по бухгалтерской
записи:

Дебет 0 502 17 000
«Принимаемые обязательства на текущий финансовый год»
Кредит 0 506 10 000 (0 501 13 000)
«Право на принятие обязательств на текущий финансовый год», «Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств на текущий финансовый год»

с последующим изменением сметы (плана финансово-хозяйственной деятельности) в увеличение командировочных расходов;

• превышение доходной части плана финансово-хозяйственной деятельности над расходной в части приносящей доход деятельности бюджетных и автономных учреждений (прибыль) с последующим изменением плана в увеличение командировочных расходов.

На федеральном уровне также установлены отдельные ограничения при возмещении командировочных расходов:

• сотрудникам органов внутренних дел РФ, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов РФ — на основании постановления Правительства РФ от 12 октября 2013 г. № 916;
• преподавателям юридических дисциплин образовательных организаций высшего образования и научным работникам, имеющим ученую степень по юридической специальности, представителям общероссийских общественных объединений юристов за участие в работе Высшей экзаменационной комиссии по приему квалификационного экзамена на должность судьи и экзаменационных комиссий субъектов РФ по приему квалификационного экзамена на должность судьи — на основании постановления Правительства РФ от 4 марта 2013 г. № 180.

Для учреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений общие правила установлены статьей 168 Трудового кодекса: порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Зачастую органы власти субъектов РФ или муниципальные образования не утверждают данные нормативы. В таком случае учреждению следует прописать эти нормативы внутренним локальным документом в Учетной политике или в Положении о командировках.

Выплата аванса и принятие командировочных расходов

В соответствии с пунктом 10 Постановления № 749 работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Внимание!

Учреждению не следует предусматривать в учетной политике компенсацию командированному сотруднику фактически понесенных расходов вместо выплаты аванса. Такое положение будет противоречить трудовому законодательству. Кроме этого зачастую проверяющие органы отметят это как нарушение. Одновременно трудовым законодательством не предусмотрен минимальный (максимальный) срок, за который сотруднику должен быть выдан аванс до начала командировки. Во избежание споров с проверяющими органами целесообразно утвердить порядок и сроки выдачи аванса командированным работникам.

Выдача аванса при направлении сотрудников в командировку может быть оформлена:

• наличными через кассу учреждения;
• на банковские карты сотрудников (например, выданные в рамках зарплатных проектов) (подробнее об этом описано в письме Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 02-03-10/37209);
• на карты подотчетных лиц.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, суммы возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, относятся на подстатью КОСГУ 212 «Прочие выплаты». Эти суммы включают:

• проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
• наем жилых помещений;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота);
• иные расходы, произведенные работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Указанные положения были введены приказом Минфина России от 1 декабря 2015 г. № 190н и применяются с 1 января 2016 года. Стандартный код вида расходов (КВР), который применяется для отражения указанных расходов, — 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда».

Обратите внимание: данный порядок предусмотрен только в случае возмещения расходов непосредственно работнику учреждения. В случае если учреждение (от своего имени) оплачивает гостиницу или приобретает билет для своего сотрудника, такие расходы, как и ранее, отражаются по подстатьям КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» и 222 «Транспортные услуги» соответственно. Стандартный код вида расходов (КВР), который применяется в указанной ситуации, — 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

Пример 3

Сотрудник федерального бюджетного учреждения по приказу руководителя был направлен в служебную командировку на три дня. В соответствии с Постановлением № 729 был рассчитан и выплачен аванс в размере 6 200 рублей, в том числе:

4 × 100 = 400 рублей — суточные;

4 × 550 = 2 200 рублей — расходы по найму жилого помещения;

3 600 рублей — расходы на покупку билета.

В зависимости от процедуры выплаты аванса в учете учреждения операция отразится следующими записями.

При выдаче средств из кассы учреждения:

Дебет 4 208 12 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
Кредит 4 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— выдан из кассы аванс на командировочные расходы в размере 6 200 руб. с одновременным отражением уменьшения на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

При перечислении средств на карту сотрудника:

Дебет 4 208 12 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
Кредит 4 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечислен аванс на командировочные расходы на карту сотрудника в размере 6 200 руб. с одновременным отражением уменьшения на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

При перечислении средств на карту подотчетного лица:

Дебет 4 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 4 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— перечислен аванс на командировочные расходы на карту подотчетного лица в размере 6 200 руб. с одновременным отражением на забалансовых счетах: увеличение — по счету 17 "Поступления денежных средств на счета учреждения«^[1], уменьшение — по счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

Признание командировочных расходов отражается на основании заполненного и утвержденного руководителем авансового отчета с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом сотрудник должен отчитаться о понесенных расходах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу. Данное ограничение установлено пунктом 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210?У.

Продолжение примера 3

Предположим, что сотрудник вернулся из командировки и представил авансовый отчет, который подтвердил расходование всей суммы аванса (расходы — общехозяйственные). После утверждения авансового отчета к учету принимаются расходы, что в учете учреждения отразится следующими
записями.

В случае выдачи аванса через кассу или на личную карту сотрудника:

Дебет 4 109 80 212
«Общехозяйственные расходы в части прочих выплат»
Кредит 4 208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
— приняты расходы, связанные со служебной командировкой, в размере 6 200 руб.

В случае выдачи аванса на карту подотчетного лица с последующим снятием в банкомате (или оплатой через терминал):

Дебет 4 208 12 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
Кредит 4 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— получение подотчетными лицами наличных денежных средств через банкомат, оплата командировочных расходов с использованием карт в размере 6 200 руб. с одновременным отражением уменьшения на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»;

Дебет 4 109 80 212
«Общехозяйственные расходы в части прочих выплат»
Кредит 4 208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
— приняты расходы, связанные со служебной командировкой, в размере 6 200 руб.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника по проживанию:

• при проживании в гостинице — кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности, подтверждающий осуществление расчетов за оказание гостиничных услуг по месту командирования (в соответствии с пунктом 28 постановления Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085);
• в случае если командированный снял комнату у физического лица — договор найма жилого помещения (в соответствии со ст. 671 ГК РФ), а также документ, подтверждающий получение наймодателем платы (например, расписка в получении денег).

Документы, подтверждающие расходы по приобретению электронного билета:

• маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции или выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134);
• посадочный талон или справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем при утере посадочного талона (письмо Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).

Согласно письму Минфина России от 14 января 2014 г. № 03?03-10/438 в случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета для целей налогообложения прибыли организации документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется. Данная позиция согласована с налоговыми органами (письмо ФНС России от 5 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1897), однако она конфликтует с мнением, выраженным в письме Минфина России от 1 октября 2013 г. № 02-06-05/40725. Для того чтобы у учреждений не было проблем с контролирующими органами, рекомендуем в Учетной политике или в Положении о командировках прописать полный перечень документов, подтверждающих расходы при использовании электронных билетов.

В случае если утвержденный авансовый отчет подтвердил расходы на сумму, меньшую, чем выданный аванс, неизрасходованная сумма (экономия) должна быть возвращена учреждению:

• наличными в кассу;
• через платежный терминал;
• на лицевой счет напрямую.

Продолжение примера 3

Предположим, что сотрудник приобрел билет за 3 200 рублей. Таким образом, экономия составит 400 рублей. Указанная экономия была возвращена сотрудником добровольно.

В случае возврата в кассу учреждения:

Дебет 4 201 34 510
«Поступления средств в кассу учреждения»
Кредит 4 208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
— возвращен остаток подотчетных средств в кассу в размере 400 руб. с отражением уменьшения на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» методом «красное сторно».

В случае возврата через платежный терминал учреждения:

Дебет 4 201 23 510
«Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
Кредит 4 208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
— проведены операции по приему возврата подотчетной суммы с использованием расчетных (дебетовых) карт покупателя через платежный терминал, установленный в кассе учреждения, в размере 400 руб. с отражением уменьшения на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» методом «красное сторно».

В случае возврата на лицевой счет учреждения:

Дебет 4 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 4 208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
— поступление сумм возврата подотчетной суммы на лицевой счет в размере 400 руб. с отражением уменьшения на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» методом «красное сторно».

Если сотрудник не отчитался в течение трех дней о подотчетной сумме, вступает в действие статья 137 Трудового кодекса, в соответствии с которой для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, руководитель вправе произвести удержание из заработной платы работника. Решение об удержании из заработной платы работника должно быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Таким образом, для произведения удержания из заработной платы необходимо одновременное наличие двух условий:

• не прошел один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса;
• от сотрудника получено письменное согласие на удержание из заработной платы.

Невыполнение второго условия может привести к последующим спорам с работником, которые в большинстве случаев решаются в пользу работника.

Также следует обратить внимание на статью 138 Трудового кодекса, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику. Указанное удержание производится после удержания НДФЛ. Данная позиция подтверждается письмом Минздравсоцразвития России от 16 ноября 2011 г. № 22-2-4852.

Если сотрудник в заявлении самостоятельно установит размер вычета, который он просит удержать из своей заработной платы, то предельный размер удержаний, указанный в статье 138 Трудового кодекса, не применяется.

Продолжение примера 3

Предположим, что сумма экономии (400 руб.) удерживается из заработной платы сотрудника. В учете учреждения появятся следующие записи.

В случае удержания из заработной платы, выплачиваемой по КФО «4»:

Дебет 4 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 4 304 03 730
«Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
— удержана из заработной платы работника неизрасходованная подотчетная сумма (400 руб.);

Дебет 4 304 03 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 4 208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
— зачтена в счет погашения задолженности подотчетного лица сумма произведенных удержаний из заработной платы (400 руб.).

В случае удержания из заработной платы, выплачиваемой по КФО «2»:

Дебет 2 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 2 304 03 730
«Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
— удержана из заработной платы работника сумма, начисленная в возмещение неизрасходованных средств (400 руб.);

Дебет 2 304 03 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 2 304 06 730
«Увеличение расчетов с прочими кредиторами»
— уменьшение задолженности виновного лица по ущербу на сумму удержаний, произведенных из заработной платы, по иному виду финансового обеспечения (деятельности) (400 руб.);

Дебет 4 304 06 830
«Уменьшение расчетов с прочими кредиторами»
Кредит 4 208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
— уменьшение дебиторской задолженности по расчетам по возмещению неизрасходованных сумм при удержании из оплаты труда по иному виду финансового обеспечения (400 руб.);

Дебет 4 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 4 304 06 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»
— увеличение остатка денежных средств при привлечении средств в пределах остатка на лицевом счете на исполнение обязательств, подлежащих исполнению за счет иного источника финансового обеспечения (400 руб.);

Дебет 2 304 06 830
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами»
Кредит 2 201 11 610
«Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— уменьшение остатка денежных средств при отвлечении средств в рамках операций по внутреннему заимствованию между источниками финансового обеспечения, осуществляемому в пределах остатка средств на лицевом счете (400 руб.).

В случае если сотрудник оспаривает саму задолженность или ее величину, взыскать с него невозвращенную сумму можно будет только через суд. В этой ситуации, если до конца отчетного года неизрасходованная (оспариваемая) подотчетная сумма не будет возвращена учреждению, то целесообразно начислить задолженность в сумме требований по компенсации расходов учреждения получателями подотчетных сумм на основании письменной претензии сотруднику (или в случае подачи заявления в суд).

Продолжение примера 3

Предположим, что сотрудник не согласен с удержанием из заработной платы. На основании письменной претензии были начислены 400 рублей в составе задолженности перед учреждением по компенсации затрат:

Дебет 4 209 30 560
«Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»
Кредит 4 208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам
— начислена задолженность в сумме требований по компенсации расходов учреждения получателями подотчетных сумм (400 руб.).

Если сотрудник по возвращении из командировки представил авансовый отчет с указанием суммы, превышающей размер выплаченного аванса, то полученный перерасход (в случае утверждения отчета) подлежит уплате сотруднику. При этом используются те же способы, какие возможны к применению для перечисления самой подотчетной суммы (пример 3). В случае если сотрудник не предъявляет требований к оплате перерасхода (или в случае увольнения или смерти сотрудника), на основании приказа руководителя данная сумма кредиторской задолженности перед сотрудником может быть списана.

Продолжение примера 3

Предположим, что сотрудник получил в кассе аванс на командировочные расходы в размере 6 200 рублей. Авансовым отчетом подтвердил расходы на сумму 6 500 рублей. До получения перерасхода сотрудник умер, и на основании приказа руководителя задолженность перед сотрудником была списана. В учете учреждения появятся записи:

Дебет 4 208 12 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
Кредит 4 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— выдан из кассы аванс на командировочные расходы (6 200 руб.);

Дебет 4 109 80 212
«Общехозяйственные расходы в части прочих выплат»
Кредит 4 208 12 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
— на основании авансового отчета приняты расходы, связанные со служебной командировкой (6 500 руб.);

Дебет 4 208 12 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»
Кредит 4 401 10 173
«Чрезвычайные доходы от операций с активами»
— списана с балансового учета задолженность перед подотчетными лицами, не востребованная кредиторами, в размере 300 руб. (6 500 — 6 200) с одновременным увеличением на забалансовом счете 20 "Задолженность, не востребованная кредиторами«^[2].

^[1] В соответствии с пунктом 365 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), к счету 0 210 03 000 открывается забалансовый счет 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения».

^[2] В случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, установленном законодательством, задолженность учреждения, не востребованная кредитором, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств (п. 371 Инструкции № 157н).