Расчет заработной платы: анализируем ошибки

Л. А. Лаптева

Закончился период сдачи отчетности, и началась пора массовых летних отпусков. Наконец-то пришло время проверить произведенные выплаты работникам учреждения и исправить обнаруженные ошибки.

Весомую часть расходов в государственных (муниципальных) учреждениях занимает фонд оплаты труда. От него в значительной мере зависит эффективность работы учреждения, так как заработная плата является одним из важнейших стимулов в рациональном использовании труда работников.

Основным законодательным актом, содержащим нормы трудового права при регулировании трудовых отношений, является Трудовой кодекс.

Согласно трудовому законодательству вознаграждение работника устанавливается в зависимости от его квалификации, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Расчет вознаграждения включает в себя выплаты стимулирующего и компенсационного характера, которые осуществляются в зависимости от затрат вложенного труда или его результатов.

Правила начисления, удержания и выдачи заработной платы регулируются постановлениями Правительства об оплате труда работников федеральных, региональных государственных органов, а также следующими законодательными актами:

• Трудовой кодекс;
• Налоговый кодекс;
• постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (далее — Постановление № 922);
• Закон от 24 июля 2009 г. № 212?ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
• Единые рекомендации по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2015 год;
• Закон от 28 декабря 2013 г. № 426?ФЗ «О специальной оценке условий труда»;
• другие нормативные правовые акты трудового законодательства.

Для того чтобы произвести правильный расчет заработной платы, бухгалтеру в первую очередь следует проверить правильность оформления документов.

С чего начать

Коллективный договор

Регулирование социально-трудовых отношений в учреждении между работниками и работодателем осуществляется на основании коллективного договора (гл. 7 ТК РФ). Действие коллективного договора распространяется на всех работников учреждения. В связи с этим в него следует включить следующие обязательства работодателя и работников:

• размер, форма, система и механизм регулирования оплаты труда;
• выплата пособий, компенсаций, стимулирования;
• режим рабочего времени и отдыха;
• условия и охрана труда, здоровья работников;
• гарантии и льготы работникам;
• система оздоровления и отдыха работников и членов их семей;
• другие вопросы, определенные сторонами.

Пример 1

При использовании коллективного договора в расчете оплаты труда бухгалтер бюджетного учреждения акцентировал внимание на следующих пунктах:

• действие коллективного договора распространяется на всех работников бюджетного учреждения;
• прием на работу оформляется приказом (распоряжением) учреждения на основании заключенного трудового договора;
• применение дисциплинарных взысканий осуществляется в соответствии со статьей 192 Трудового кодекса;
• заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка;
• график отпусков в учреждении с учетом мнения выборного проф­союзного органа утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года;
• устанавливается дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
• определено 12 дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в режиме ненормируемого рабочего дня;
• изменение условий трудового договора по инициативе работодателя происходит с предупреждением работника о предстоящих изменениях за два месяца и с его письменного согласия;
• об увольнении в связи с сокращением численности или штата работников учреждения работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Разработка изменений, дополнений в коллективный договор производится в порядке, установленном Трудовым кодексом для его заключения, либо в порядке, предусмотренном коллективным договором (ст. 44 ТК РФ). Если коллективный договор не содержит такого порядка, изменения вносятся путем переговоров, как и при заключении коллективного договора. Любые изменения, вносимые в коллективный договор, возможны по взаимному согласию сторон. Все изменения условий коллективного договора необходимо зарегистрировать в государственных органах по труду.

Коллективный договор для бухгалтера является основным документом в расчете по оплате труда, а также для принятия расходов по налогу на прибыль.

Положения

В соответствии с частью 3 статьи 8 Трудового кодекса учреждение разрабатывает и утверждает локальные нормативные акты, которые являются обязательным приложением к коллективному договору.

Одним из основных документов при расчете заработной платы является положение об оплате труда, которое включает в себя схему фиксированных размеров должностных окладов применительно к соответствующим профессиональным квалификационным группам и их квалификационным уровням. Часто встречающиеся нарушения при разработке положения об оплате труда — применение должностных окладов, которые не соответствуют должностным окладам, установленным нормативным актом вышестоящей организации (учредителем). Напомним, должностной оклад руководителя учреждения устанавливается учредителем путем произведения величины средней заработной платы работников основного персонала данного учреждения и коэффициента, в зависимости от отнесения учреждения к группе по оплате труда руководителей. К нарушению можно отнести использование в положении таких терминов, как «рекомендуемые минимальные размеры должностных окладов».

Система стимулирования в учреждении устанавливает основание, формы стимулирования и организационные процедуры, в соответствии с которыми происходит процесс стимулирования. Его оформление осуществляется утверждением положения об оплате труда (стимулирующих выплатах работникам). При разработке положения следует использовать приказы Мин­здравсоцразвития (в настоящее время — Минздрав России) для федеральных государственных казенных, бюджетных и автономных учреждений:

• от 29 декабря 2007 г. № 818 «Об утверждении Перечня видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных, автономных, казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат стимулирующего характера в этих учреждениях»;
• от 29 декабря 2007 г. № 822 «Об утверждении Перечня видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных, автономных, казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат компенсационного характера в этих учреждениях» (далее — Приказ № 822).

Пример 2

Бюджетное образовательное учреждение в порядке распределения стимулирующей части фонда оплаты труда работников в положении о стимулировании отразило следующее:

• премиальные выплаты устанавливаются на основании оценки результативности и эффективности деятельности работников образовательного учреждения;
• оценка результативности и эффективности деятельности работников образовательного учреждения осуществляется на основании утвержденных локальным актом по согласованию с органом государственно-общественного самоуправления и профсоюзной организацией учреждения критериев и показателей результативности и эффективности деятельности работников, в том числе и руководителя, в соответствии с типом и должностью;
• перечень критериев и показателей результативности и эффективности деятельности работников образовательного учреждения утверждается с указанием весового коэффициента каждого критерия и показателя в разрезе наименований должностей, установленных в штатном расписании. По каждому критерию устанавливаются показатели, наиболее полно показывающие степень результативности работы сотрудников;
• установление условий премирования, не связанных с результативностью труда, не допускается.

Компенсационные выплаты (за работу в ночное время, за сверх­урочную работу (Приказ № 822), за заведование кабинетом (аудиторией), за работу в выходные и нерабочие праздничные дни, за проверку тетрадей, работ и др.) устанавливаются к должностным окладам работников по соответствующим профессиональным квалификационным группам в процентах к должностным окладам или в абсолютных размерах. При этом установленные работнику размеры и условия повышенной оплаты труда на работах с вредными или опасными условиями труда в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами РФ, а также соглашениями и коллективным договором не могут быть отменены без улучшения условий труда, подтвержденного специальной оценкой.

Стимулирующие выплаты (поощрительные выплаты, выплаты за выслугу лет, за звание, за квалификационную категорию, выплаты в порядке оказания материальной помощи и др.) определяются по условиям коллективного трудового договора и устанавливаются в процентах к должностным окладам или фиксированной суммой. Условия оплаты труда руководителей и главного бухгалтера государственных (муниципальных) учреждений регулируются постановлениями правительства либо органами субъектов Федерации или местными органами, если организация финансируется соответственно из бюджета субъекта или местного бюджета.

В процессе анализа положений о стимулирующих выплатах часто встречаются следующие ошибки:

• выбранные формы стимулирования не адекватны мотивационному профилю учреждения;
• система стимулирования не соответствует стратегии развития учреждения. Это означает, что основания стимулирования не выбраны исходя из целей развития, составляющих реализуемую стратегию;
• применение при расчете заработной платы форм стимулирования, не утвержденных положением;
• стимулирование сотрудников производится при отсутствии соответствующих оснований стимулирования, установленных положением;
• в положении отсутствуют подписи сотрудников, которые должны быть ознакомлены с каждой ситуацией, прописанной в локальном акте.

Пример 3

При создавшемся фонде экономии в марте бюджетное учреждение, согласно положению о стимулировании, премирует юриста приказом за своевременное заключение договоров. Данный вид выплаты отражен в трудовом договоре и должностной инструкции юриста. В связи с этим в апреле руководитель отменяет приказ, так как своевременное заключение договоров является прямой обязанностью данного сотрудника.

Все исправления в положения вносятся путем корректировки, если изменения незначительные. В противном случае целесообразно принять новый акт, признав прежний недействующим. Независимо от выбранного способа внесения изменений необходимо учитывать несколько важных законодательных предписаний:

• заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с системой оплаты труда, действующей у работодателя (ч. 1 ст. 135 ТК РФ). Поэтому, если в положение об оплате труда будут внесены поправки, изменяющие размер заработной платы работников, условия оплаты труда, необходимо привести трудовые договоры в соответствие с новыми положениями, заключив дополнительное соглашение к трудовому договору;
• системы оплаты труда, включая размеры должностных окладов, доплат и надбавок, а также системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). Условия оплаты труда, определенные локальными актами, не могут ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством (ч. 6 ст. 135 ТК РФ);
• работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
• локальный акт вступает в силу со дня его принятия учреждением либо со дня, указанного в этом акте. Документ применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. Для отношений, возникших до этого события, он применяется к правам и обязанностям, возникшим после его принятия. Локальный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с (ст. 12 ТК РФ):
• истечением срока действия;
• отменой (признанием утратившим силу) данного локального акта либо отдельных его положений другим локальным актом;
• вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (если указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Приказы

При приеме на работу, увольнении, внутреннем перемещении сотрудников, предоставлении отпуска, направлении в командировку издается соответствующий приказ (распоряжение). Проект приказа (распоряжения) поступает в бухгалтерию для проверки на наличие ошибок.

На что стоит обратить внимание в первую очередь:

• наименование учреждения — в приказе (распоряжении) оно должно соответствовать названию, установленному в учредительных документах;
• дата издания приказа и дата, когда сотрудник должен приступить к работе, освободить рабочее место, отбыть в командировку и т. д.;
• должность, подразделение — эти данные должны соответствовать информации, которая отражена в штатном расписании учреждения;
• условия приема — характер работы должен быть отражен в соответствии с трудовым договором (основное место работы или работа по совместительству, срочный трудовой договор, договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника или постоянная и др.);
• перевод на другую работу, увольнение должны соответствовать условиям дополнительного соглашения к трудовому договору или условиям самого договора;
• сведения о размере должностного оклада и других условиях оплаты труда должны соответствовать информации, зафиксированной в трудовом договоре согласно штатному расписанию. Установление работнику премий, доплат и надбавок производится на основании локального нормативного акта (например, положения об оплате труда);
• запись об установлении испытательного срока и его продолжительности производится только в том случае, если это условие включено в трудовой договор. Отметим: отдельное соглашение об испытании может быть подписано до начала работы, если сотрудник фактически допущен к работе, но трудовой договор не оформлен;
• подпись уполномоченного лица — приказ может подписать не только руководитель учреждения, но и уполномоченное лицо со ссылкой на документ, предоставляющий такое право;
• обязательные реквизиты — подпись ответственного исполнителя приказа и подпись сотрудника, свидетельствующая о его ознакомлении с приказом.

Пример 4

В марте 2015 года бюджетное учреждение «Общественная библиотека» принимает сотрудника на должность библиотекаря с должностным окладом, отраженным в штатном расписании, 13 807,00 руб. Кадровик в приказе допускает ошибку и пишет: «принять с окладом 21 793,00 руб.», который установлен для должности заведующего библиотекой. Расчетчик, не сверив должностной оклад со штатным расписанием, начислил сотруднику заработную плату за текущий месяц. В апреле ошибка выяснилась. С письменного согласия библиотекаря излишне выплаченная заработная плата была добровольно возвращена в кассу.

Бухгалтер произвел следующие операции:

Дебет 4 201 34 510
«Поступления средств в кассу учреждения»
Кредит 4 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
— библиотекарь внес в кассу излишне выплаченные денежные средства в сумме 7 986 руб. (21 793, 00 - 13 807,00);

Дебет 4 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 4 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— выбытие денежных средств из кассы для зачисления на лицевой счет в органе казначейства в размере 7 986 руб.;

Дебет 4 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 4 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— поступление средств из кассы учреждения на основании Объявления на взнос наличными в сумме 7 986 руб.

Приказы (распоряжения) оформляются по унифицированным формам утвержденным Постановлением № 1¹, но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению и носят рекомендательный характер. Однако согласно Закону от 6 декабря 2011 г. № 402?ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. В случае отсутствия утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации учреждение самостоятельно утверждает формы локальным актом (приказом об учетной политике).

Отметим, что приказ (распоряжение) о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку. С данной записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись. Отсутствие этой записи — одна из часто встречающихся ошибок кадровой службы.

Табель учета рабочего времени

Государственные (муниципальные) учреждения должны использовать форму табеля (ф. 0504421), утвержденную приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» (далее — Инструкция № 173н²). Для бухгалтера табель учета рабочего времени прежде всего необходим для получения информации об отработанном времени и расчета заработной платы работникам.

Ошибки, возникающие при заполнении табеля, основываются на неправильности отражения условных обозначений. Рассмотрим ситуации:

• рабочее время в предпраздничные дни сокращается на один час (7 часов). Если в табеле проставлен полный рабочий день (8 часов), то бухгалтеру следует оплатить работнику сверхурочную работу в полуторном размере (ст. 152 Трудового кодекса). Такая выплата трактуется как нецелевое использование бюджетных средств;
• если на период ежегодного оплачиваемого отпуска приходится праздничный день, он должен отражаться с использованием буквенного кода «В» (выходной день согласно Постановлению № 1), так как в число календарных дней отпуска этот день не включается (ч. 1 ст. 120 ТК РФ), а время отдыха продлевается;
• во время отпуска работнику открыт больничный лист. Период для расчета среднего заработка различный. После предоставления работником листка нетрудоспособности необходимо внести в табель корректировку (если период не закрыт) или разработать дополнительный.

Таким образом, для бухгалтерского учета табель является первичным документом, с помощью которого подтверждаются расходы на оплату труда, правильность расчета страховых взносов и пособий.

(Продолжение читайте в следующем номере)

¹ Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление № 1).

² На момент сдачи номера приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению», который отменяет действие приказа № 173н, находился на регистрации в Минюсте России.