Гасим страсти
В одном из предыдущих номеров было рассказано, как бухгалтер может аргументированно отстаивать свою позицию в спорных вопросах с контрольно-ревизионными органами. В настоящей статье рассмотрен вопрос о налаживании диалога с органами казначейства.
Многим бухгалтерам знакома ситуация, когда органы казначейства не санкционируют кассовый расход, а бухгалтер считает, что для этого нет оснований. Согласно пункту 14 приказа Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н «О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета» в случае отклонения Заявки орган казначейства представляет учреждению экземпляр Заявки с указанием в прилагаемом Протоколе (код по КФД 0531805) причины отклонения. Чаще всего в такой ситуации бухгалтеры идут по одному из двух путей: исправляют Заявку так, как этого требует казначейство, оставаясь при своем мнении, или начинают выяснять вопросы по телефону, что далеко не всегда приводит к успеху. Наиболее эффективным представляется третий путь: бухгалтер может изложить суть своих возражений в письменном виде, направить письмо в орган казначейства, оставив себе зарегистрированный второй экземпляр. В этом случае, даже если письмо не возымеет никакого действия и учреждению придется провести кассовый расход неправильно, сохраненный Протокол (ф. 0531805) и письмо в случае контрольно-ревизионной проверки позволят бухгалтеру защитить себя и свое учреждение. Рассмотрим несколько наиболее типичных ситуаций и возможные формулировки писем в орган казначейства.
Страсти по КОСГУ
Уже второй год десятки учреждений в одном из субъектов Федерации вынуждены производить оплату услуг в системе электронного документооборота (далее — ЭДО) по подстатье 226 «Прочие услуги» КОСГУ. Еще в первом квартале 2012 года оплату указанных расходов за счет подстатьи 221 «Услуги связи» КОСГУ органы казначейства санкционировали без проблем. Затем начали требовать применения подстатьи 226 «Прочие услуги» КОСГУ. В 2013 году все осталось в том же состоянии.
Бухгалтеры учреждений объясняют, что «мы спорили-спорили, все бесполезно». Можно предположить, что спорили не слишком активно. И наверняка никто из них не пробовал отстаивать свою позицию в письменном виде. Объяснение обычно бывает таким: «Не хотим ссориться с казначеями». Или: «Мне руководитель все равно такое письмо не подпишет».
Только в данном случае бухгалтеру (и руководителю учреждения) следует иметь в виду следующее обстоятельство. Если при контрольно-ревизионной проверке будет обращено внимание на неправильное применение классификации КОСГУ, объяснение про то, что «мы спорили», не подтвержденное документально, не будет принято во внимание.
С большой долей вероятности нарушения порядка применения классификации КОСГУ можно было бы избежать, затребовав у органа казначейства Протокол (ф. 0531805) и направив в адрес руководителя органа казначейства письмо следующего содержания:Настоящим обращаем ваше внимание на нижеследующее.«___»_____ 2013 года нами была направлена к санкционированию и исполнению Заявка на кассовый расход № ____ на сумму _____ в адрес _______ на оплату «услуг в системе ЭДО в соответствии с договором № ___ от ______». Заявка была оформлена по подстатье 221 КОСГУ.Указанная Заявка была возвращена (копия Протокола (ф. 0531805) № ____ от ________ прилагается). В качестве причины отказа в санкционировании кассового расхода указан неправильный выбор подстатьи КОСГУ.Обращаясь к положениям Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н (далее — Указания № 171н), где сказано, что на подстатью 221 «Услуги связи» относятся расходы на приобретение услуг связи, в том числе: плата за подключение и абонентское обслуживание в системе электронного документооборота, в том числе с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации, выбор нами подстатьи 221 «Услуги связи» КОСГУ считаем правильным.Настаиваем на том, чтобы впредь наши платежи в оплату услуг в системе ЭДО за счет подстатьи 221 «Услуги связи» КОСГУ санкционировались беспрепятственно.Вне зависимости от получения ответа на настоящее письмо копия письма будет приложена к Журналу операций с безналичными денежными средствами за ______ и в случае необходимости предъявлена при контрольно-ревизионной проверке.
На практике споры с органами казначейства по поводу применения классификации КОСГУ возникают нередко. Для уверенного отстаивания своего мнения бухгалтеру в первую очередь самому следует знать и понимать бюджетную классификацию. Например, учреждение в течение полугода производило оплату охраны по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ, потому что, по мнению работников органа казначейства, в котором учреждение обслуживается, «охраняется имущество, значит, это содержание имущества, следовательно, подстатья 225 “Работы, услуги по содержанию имущества” КОСГУ». Бухгалтер против такого рассуждения возражать не стал ввиду незнания действующего законодательства и непонимания принципов применения классификации КОСГУ. Во-первых, под «содержанием имущества» понимается: проверка работоспособности, поддержание работоспособности и восстановление работоспособности. Ни один из этих видов расходов к охране имущества не имеет отношения. Во-вторых, в описании порядка применения подстатьи 226 «Прочие услуги» КОСГУ прямо указано: «услуги по охране, приобретаемые на основании договоров гражданско-правового характера с физическими и юридическими лицами (ведомственная, вневедомственная, пожарная и другая охрана)». Обратив в письме внимание работников органа казначейства на это положение законодательства, учреждению удалось бы избежать нарушения.
Страсти по запчастям
Другая весьма распространенная конфликтная ситуация с органами казначейства связана с выполнением подрядных работ (обычно в рамках подстатей 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ и 226 «Прочие услуги» КОСГУ) подрядчиком из собственного материала.
Произведено плановое техническое обслуживание автомобиля. Согласно тексту договора предмет договора обозначен как «плановое ТО на 95 000 км». В «Акте о выполнении работ» авторемонтная организация указала помимо перечня работ список израсходованных материалов: моторное масло, масляный фильтр, свечи зажигания и т. д. Была оформлена Заявка на кассовый расход по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ на всю сумму Акта. Орган казначейства отклонил Заявку. В телефонном разговоре бухгалтер выяснил, что орган казначейства считает необходимым произвести отдельно оплату работ (по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ), отдельно — материалов (по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ).
Причиной таких ситуаций является непонимание экономической сути статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. Эта статья отражает не приобретение материальных запасов (процесс), а увеличение стоимости материальных запасов (результат). После выполнения подрядчиком своих обязательств по договору количество материальных запасов в учреждении не увеличилось. На автомобиле не стало 7 литров моторного масла вместо 3,5. Не появилось двух масляных фильтров (вместо одного) и восьми свечей зажигания (вместо четырех).
Письмо в адрес органа казначейства может быть сформулировано следующим образом (раздел, где указаны дата и номер Заявки и Протокола (ф. 0531805) опущен, он будет аналогичным предыдущему примеру):Обращаем ваше внимание на то, что в разделе V Указаний № 171н определено, что на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ относятся расходы по оплате договоров на выполнение работ, оказание услуг, связанных с содержанием (работы и услуги, осуществляемые с целью поддержания и (или) восстановления функциональных, пользовательских характеристик объекта), обслуживанием, ремонтом нефинансовых активов, в том числе на расходы на оплату работ (услуг), осуществляемые в целях соблюдения нормативных предписаний по эксплуатации (содержанию) имущества, а также в целях определения его технического состояния.Таким образом, согласно предмету договора выбор подстатьи 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ полностью соответствует требованиям законодательства.
В отношении договоров подряда в пункте 1 статьи 704 Гражданского кодекса сказано следующее: «Если иное не предусмотрено договором подряда, работа выполняется иждивением подрядчика — из его материалов, его силами и средствами».Несмотря на то что подрядчик с целью производства работ (работы выполнялись на производственной территории подрядчика), предусмотренных предметом договора, израсходовал материалы и указал перечень этих материалов, в соответствии с действующей бюджетной классификацией недопустимо производить оплату этих материалов отдельно за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ, так как никакого увеличения стоимости материальных запасов в учреждении не произошло.В случае отнесения расходов на оплату запчастей на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ, как вы требуете, учреждение будет вынуждено оприходовать их. Это будет являться подлогом, так как фактически материально ответственные лица не принимали эти материалы. Учреждение также будет вынуждено списать эти материалы по акту (ф. 0504230), что также будет являться подлогом, так как члены инвентаризационной комиссии учреждения не видели факта расходования этих материалов.
Как видно, в этой ситуации главным аргументом бухгалтера будет обращение к нормам гражданского законодательства и экономическому содержанию операции.
Страсти по 310/340
Наиболее сложными для бухгалтера становятся споры в отношении правильности выбора статей 310 «Увеличение стоимости основных средств» и 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ, что на самом деле означает правильность классификации нефинансовых активов как основных средств или материальных запасов. Проще, когда речь идет о таких объектах, которые прямо определены в нормативных документах: противогазы, бензомоторные пилы, отопительные котлы. В письме в орган казначейства можно сослаться на пункты 99 и 118 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н). Несколько сложнее с такими объектами, как, например, кухонная посуда и утварь: кастрюли, тазы. Нередко органы казначейства рассуждают так: «посуда — это ложки-вилки-тарелки, а кастрюли на 25 литров — это основные средства». В этом случае можно в письме в орган казначейства сослаться на классификаторы ОКП, ОКДП, где указанные предметы включены в состав посуды.
Но если речь идет о таких предметах, которые прямо в нормативных документах не упоминаются? В отношении порядка ведения учета в таком случае следует руководствоваться учетной политикой учреждения. А как же быть при решении вопросов с органом казначейства? Представлять в орган казначейства выдержки из учетной политики? Это не предусмотрено никакими положениями о порядке санкционирования расходов бюджета органами казначейства. Следовательно, в отношении выбора между статьями 310 «Увеличение стоимости основных средств» и 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ для тех объектов, для которых ничего не указано прямо в бюджетном законодательстве, органы казначейства просто не компетентны однозначно принимать решение. Эта позиция была задокументирована в письмах Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 02-05-10/383 и от 21 июля 2009 г. № 02-05-10/2931 (в части порядка применения классификации КОСГУ утратили силу) следующим образом: отнесение материальных ценностей к соответствующей группе нефинансовых активов (основные средства или материальные запасы) относится к компетенции получателя бюджетных средств, который принимает решение по указанному вопросу в соответствии с положениями Инструкции по бюджетному учету и несет ответственность за правильность принятых им решений. В этой связи орган, осуществляющий кассовое обслуживание исполнения бюджета, не имеет правовых оснований для отказа получателю бюджетных средств в санкционировании оплаты денежного обязательства, подтвержденного в соответствии с порядком санкционирования, установленным финансовым органом соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, по статьям 310 «Увеличение стоимости основных средств», 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» классификации операций сектора государственного управления, если указанные расходы, направлены на формирование стоимости нефинансового актива, который может быть отнесен как к основным средствам, так и к материальным запасам исходя из его предназначения и порядка использования.
Разберем ситуацию. В соответствии с учетной политикой учреждения сумки для ноутбуков классифицированы как принадлежность к основному средству. В орган казначейства направлена Заявка на кассовый расход в оплату за сумку для ноутбука по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ, выбран код КРБ с видом расходов 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий». Орган казначейства отклонил Заявку. В телефонном разговоре бухгалтер учреждения получил разъяснение, что «сумка служит больше 12 месяцев, значит, основное средство это не компьютер, значит, надо использовать код вида расходов 244 “Прочая закупка товаров, работ и услуг для государственных нужд”».
Обращение в орган казначейства может быть следующего содержания: Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с положениями пункта 41 Инструкции № 157н объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями. В соответствии с положениями Указаний № 171н за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ приобретаются составные и запасные части машин и оборудования. В действующих нормативных документах отсутствуют какие-либо определения терминов «приспособление» и «принадлежность». Следовательно, учреждения вправе самостоятельно классифицировать нефинансовые активы как приспособления и принадлежности. В соответствии с учетной политикой нашего учреждения сумки для ноутбуков отнесены к принадлежностям. Следовательно, в соответствии с действующим законодательством и учетной политикой нашему учреждению следует оплачивать сумки для ноутбука за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. Ни один нормативный документ не требует от учреждения представлять в орган казначейства выдержки из учетной политики. Поэтому в письмах Минфина России неоднократно отмечалось, что органы казначейства не имеют правовых оснований для отказа в санкционировании кассовых расходов получателя бюджетных средств, если приобретаемые нефинансовые активы могут быть в равной степени отнесены как к основным средствам, так и к материальным запасам.
Рассмотрим еще одну ситуацию.
В соответствии с учетной политикой учреждения DVD-плееры классифицированы как составные части мультимедийного комплекса. Заявку на кассовый расход на приобретение DVD-плеера, которую учреждение оформило по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ, орган казначейства отклонил.
Текст письма в орган казначейства может быть следующим:
Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с положениями пункта 41 Инструкции № 157н объектом основных средств является обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, части которого не могут выполнять свои функции самостоятельно. В соответствии с положениями Указаний № 171н за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ приобретаются составные и запасные части машин и оборудования. В действующих нормативных документах отсутствуют четкие и непротиворечивые определения терминов «комплекс конструктивно-сочлененных предметов» и «самостоятельное функционирование». Следовательно, учреждения вправе самостоятельно классифицировать нефинансовые активы как составные части комплекса конструктивно-сочлененных предметов. В соответствии с учетной политикой нашего учреждения DVD-плееры отнесены к составным частям мультимедийного комплекса, поскольку самостоятельно, без подключения к телевизору, функционировать не могут. Следовательно, в соответствии с действующим законодательством и учетной политикой нашему учреждению следует оплачивать DVD-плеер за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
Бывают ситуации, когда граница между основными средствами и материальными запасами проводится не на основании учетной политики, а на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. В соответствии с пунктом 44 Инструкции № 157н именно комиссия принимает решение о сроке полезного использования основных средств, когда его невозможно однозначно определить на основании действующего законодательства. Так же как и учетную политику, протоколы заседаний комиссии учреждение не обязано представлять в орган казначейства для подтверждения правильности выбора статьи КОСГУ 310 «Увеличение стоимости основных средств» или 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
Учреждение осуществляет выращивание посадочного материала однолетних и многолетних растений. Инвентарной комиссией учреждения на основании многолетней практики было определено, что ручной садовый инвентарь (грабли, веерные грабли, тяпки, аэраторы, лопаты и др.), при той интенсивности, с которой он используется в учреждении, фактически имеет срок использования не более шести месяцев и практически неремонтопригоден. Учреждение направило в орган казначейства Заявку на кассовый расход в оплату садового инвентаря по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. Заявка была отклонена «ввиду неправильного выбора кода КОСГУ».
Текст письма в орган казначейства может быть следующим:
Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с положениями пункта 38 Инструкции № 157н объектом основных средств являются материальные объекты имущества, независимо от их стоимости, со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования. В соответствии с положениями пункта 44 Инструкции № 157н в случаях отсутствия информации в законодательстве Российской Федерации и в документах производителя срок полезного использования нефинансовых активов определяется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. В соответствии с решением комиссии нашего учреждения ручной садовый инвентарь классифицирован как материальные запасы ввиду фактического срока полезного использования менее 12 месяцев. Следовательно, в соответствии с действующим законодательством нашему учреждению следует оплачивать ручной садовый инвентарь за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
Ни один нормативный документ не требует от учреждения предоставлять в орган казначейства протоколы заседаний комиссий. Поэтому в письмах Минфина России неоднократно отмечалось, что органы казначейства не имеют правовых оснований для отказа в санкционировании кассовых расходов получателя бюджетных средств, если приобретаемые нефинансовые активы могут быть в равной степени отнесены как к основным средствам, так и к материальным запасам.
Отклоняя наши Заявки на кассовый расход в оплату садового инвентаря без законных оснований, вы препятствуете своевременному производству садовых работ, что может привести к гибели посадочного материала. В этом случае копия настоящего письма будет присовокуплена к Акту списания.
Больше всего споров возникает в отношении компонентов компьютерной техники. Хотя с 2011 года, когда утратило силу письмо Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 02-05-10/383, нет никаких прямых и однозначных указаний в нормативно-правовых актах о том, что мониторы и системные блоки следует безоговорочно считать составными частями, органы казначейства продолжают требовать производить оплату различных компьютерных компонентов только за счет статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. Встречаются в практике и другие случаи. Например, если учреждение приобретает по одной накладной три монитора, а по другой три системных блока, орган казначейства требует применять статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. А если по одной накладной приобретаются три монитора, три системных блока, три клавиатуры и три мыши, орган казначейства решает за учреждение, что будут собраны три автоматизированных рабочих места, и требует производить оплату по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ. Если же учреждение вовсе не планирует собирать три новых АРМа, а собирается пустить все приобретенные части на ремонт имеющихся АРМов, то исполнение требований органа казначейства доставит учреждению излишние проблемы.
Что же делать бухгалтеру учреждения, если общий язык с органом казначейства по вопросу классификации нефинансовых активов найти не удается? Выполнить три действия: истребовать Протокол (ф. 0531805), направить письмо в орган казначейства и сохранить его копию, оприходовать приобретенный нефинансовый актив в соответствии с тем, как он был оплачен, и сразу же перевести его в другую категорию в соответствии с требованиями законодательства и учетной политики самого учреждения.
Страсти по тексту назначения платежа
Практически ни один из действующих нормативно-правовых актов не предъявляет никаких специальных требований к тексту назначения платежа в Заявке на кассовый расход. Например, приказ Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н требует только, чтобы взаимно соответствовали текст назначения платежа, выбор кода КОСГУ и содержание операции исходя из документа-основания.
В те времена, когда учреждения использовали как расчетно-платежные документы платежные поручения, вполне оправданным было требование указывать в назначении платежа коды КРБ и КОСГУ. Но теперь, когда в Заявках на кассовый расход для этих кодов есть специальные позиции, какой смысл их дублировать в назначении платежа? В отношении заполнения текстового назначения платежа фантазия некоторых сотрудников органов казначейства безгранична.
Учреждения одного городского округа вынуждены в тексте назначения платежа полностью, без сокращений, писать: «увеличение стоимости основных средств», «увеличение стоимости материальных запасов» вместо «приобретение». Это не только неудобно — предельное количество символов в графе «назначение платежа» достаточно ограниченно, и в эти позиции кроме «увеличения стоимости…» надо еще как-то втиснуть все остальное, что требует (на каком основании???) орган казначейства: КБК, КОСГУ, номер договора и накладной, счета (все это и так есть в соответствующих разделах Заявки). В итоге текст назначения платежа становится похожим на шифровку разведчика: «(509.0113.9999999.244 310) увеличение стоимости основных средств д12 12.03.13 сф986 за хол-к, мор-к». Если кто не догадался, «хол-к и мор-к» — это сокращенные «холодильник и морозильник». Это — единственное, что еще можно сократить, после того как убраны точки, тире и пробелы. Кому-то смешно, а для кого-то это печальная реальность. Объяснение работников органа казначейства звучит так: «Чтобы было буквально, как в КОСГУ».
Когда речь идет о выборе кодов КОСГУ или ВР, диалог с органами казначейства можно вести в правовом поле. Но как можно конструктивно обсуждать такое «народное творчество?».
Текст письма в орган казначейства может быть примерно таким:
С _______________ начали предъявляться новые требования к порядку заполнения графы «назначение платежа» в Заявках на кассовый расход, в результате чего были отклонены наши Заявки № ____ от _______________. Настоятельно просим сообщить номер нормативно-правового акта, статьи и пункта, предназначенного для исполнения получателями бюджетных средств, где было бы четко и однозначно описано, каким образом нам следует заполнять графу «назначение платежа». В случае если с вашей стороны не удастся получить разъяснений, мы будем вынуждены обратиться за разъяснениями в более высокие инстанции: в Министерство финансов субъекта, вплоть до Минфина России.
С одной стороны, особой проблемы для бухгалтера требования к заполнению графы «назначение платежа» не представляют, только лишняя суета и нервы. Поэтому в подобных ситуациях бухгалтеры предпочитают «не связываться» и только тихо возмущаются в разговорах между собой. С другой стороны, именно пассивность бухгалтеров в этом вопросе и приводит к тому, что «назначение платежа» превращается порой в шифровку.
В процессе оплаты участвуют три стороны: учреждение, казначейство и получатель. А ведь если немного задуматься, текст в графе «назначение платежа» практически никому не нужен.
Учреждение. Самому учреждению текст в «назначении платежа» не интересен. Учреждение и так всегда знает, за что платит.
Получатель. Почти любая информация, необходимая получателю платежа, и так есть в соответствующих разделах Заявки. При платежах в бюджет заполняются все реквизиты налогового платежа. При платежах поставщикам и подрядчикам номера документов-оснований (договор, счет, накладная, акт) в Заявке указываются и так. Одна распространенная ситуация, когда текст в «назначении платежа» может иметь значение для получателя, — перечисление денежных средств на банковскую карту. Но как раз в подобных случаях, как правило, органы казначейства никаких специальных требований и не предъявляют.
Орган казначейства. Для выполнения технической процедуры по перечислению денежных средств все данные в Заявке есть в соответствующих графах: номер лицевого счета плательщика, коды бюджетной классификации, банковские реквизиты получателя и его идентификационные коды. Из текста брать что-то нет необходимости. Именно для этого и разрабатывалась специальная форма и структура расчетно-платежных документов вместо платежных поручений. Кроме технической операции по переводу денег орган казначейства обязан произвести первичный бюджетный контроль, проверить в том числе и правильность применения бюджетной классификации. Если публично-правовое образование перешло на регистрацию бюджетных обязательств в органах казначейства, то никакая дополнительная проверка не нужна вообще. Учреждение просто ссылается на регистрационный номер бюджетного обязательства и все. Вся информация в органе казначейства уже есть, ничего нового из текста «назначения платежа» орган казначейства для себя не узнает. Но даже если бюджетные обязательства учреждения еще не регистрируются в органах казначейства, учреждение прикладывает к Заявке электронные копии документов-оснований. Информация для проверки бюджетной классификации должна браться именно из них. Значит, и в этом для органа казначейства никакой практической пользы от содержания «назначения платежа» нет.