Электронные счета-фактуры стали реальностью
За последние 20 лет бухгалтерский и налоговый учет претерпел значительные качественные изменения. Сегодня уже невозможно представить себе бухгалтера компании без персонального компьютера, на котором установлено специальное программное обеспечение. А ведь первая программа для бухгалтера появилась только в 1991 году. Теперь есть возможность передавать налоговые декларации, расчеты по страховым платежам во внебюджетные фонды, бухгалтерскую отчетность и иные документы в электронном виде через Интернет. При этом чаще используется система электронного документооборота (СЭД), одной их основных функций которой является обмен документами между компаниями либо между компаниями и их клиентами в обход бумажных носителей.
ФОМИЧЕВА Л. П., аудитор
Совсем недавно сложно было представить, что российские компании встанут в ряд с европейскими и начнут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. И вот теперь это становится реальностью. В статье 169 Налогового кодекса прописано, что счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе или в электронном виде. Счета-фактуры в электронном виде должны быть подписаны электронной подписью руководителя организации или иных уполномоченных лиц. Их могут выставлять не только продавцы, но и налоговые агенты, указанные в статье 161 Налогового кодекса, комиссионеры, агенты, действующие в интересах принципала, которые реализуют либо приобретают от своего имени товары.
Приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н был утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее — Порядок обмена). Он регулирует обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами и действует с 3 июня 2011 года. Бумажный и электронный счета-фактуры имеют равную юридическую силу и никакого дублирования не требуют.
Плюсы электронной версии
Внедрение электронного документооборота позволит компаниям обмениваться счетами-фактурами с контрагентами, вести в электронном виде журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж и дополнительные листы к ним, предъявлять их в ИФНС для предоставления вычетов, в суды, банки, таможни и прочие инстанции. Выгоды электронного документооборота и его эффективность для налогоплательщиков очевидны:
- нет затрат на печать, а значит, снизятся расходы на бумагу, приобретение принтеров, картриджей, временные затраты на выведение бумажных носителей, почтовые расходы на пересылку, затраты на хранение бумажных документов и их копирование для представления по требованию налоговых органов. Иными словами, электронные документы будут дешевле бумажных;
- экономится время на поиск документов или их распределение, документы быстро доходят до получателя и не теряются, значит, электронные счета-фактуры помогают сократить доначисления НДС и ускорить его возмещение, не представлять уточненные налоговые декларации по НДС;
- оптимизируется работа бухгалтерии, ведь входящие бумажные документы бухгалтеры вручную заводят в системы учета. Если таких документов много, не исключены и ошибки, неизбежно возникающие при рутинном вводе данных;
- совершенствуются внутренние бизнес-процессы, растет качество управления, в конечном итоге повышает прибыльность бизнеса.
Во внедрении электронного документооборота заинтересовано и государство, поскольку это облегчит процесс администрирования налогов. Внедрение электронных счетов-фактур позволит отслеживать в онлайн-режиме сомнительные сделки, что приведет к пресечению на ранней стадии деятельности лжепредприятий. Введение электронного документо-оборота позволит снизить нагрузку на ИФНС, повысит оперативность и корректность проведения проверок, что, несомненно, позитивно как для государства, так и для честных налогоплательщиков.
Естественно, отказ от бумажных документов не будет мгновенным. Переход на электронные документы — это ответственное решение. Электронные документы повлияют на все связанные с документооборотом процессы. Будет затронута вся внутренняя организация компании, причем иногда сразу невозможно предугадать, где проявится та или иная недоработка.
Несмотря на все организационные трудности, операторы рассчитывают, что через год электронными станут до 1 % от всех счетов-фактур, а через несколько лет эта цифра может вырасти до 20–30 %.Чтобы начать обмениваться электронными документами, нужно заинтересовать в этом своих контрагентов, которые не всегда готовы к переменам. Следует обеспечить техническую сторону обмена, обучить сотрудников.
Какими должны быть первые шаги для перехода с бумажного на электронный документооборот? Это зависит от размера компании. Небольшие организации могут отказаться от бумажного документооборота в какой-то части (например, в отношениях с определенными контрагентами). В крупных же компаниях необходимо провести всестороннюю аналитику всех процессов, связанных с бумажным документооборотом, и встроить эти бизнес-процессы в модель с электронным документооборотом. Затем провести интеграцию учетной системы компании с системой электронного документооборота, провести несколько пилотных проектов, доработок и т. д. Им лучше довериться опытным операторам, которые организуют электронный документооборот под ключ и будут его в дальнейшем сопровождать.
Соглашение сторон
ФНС России приказом от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36@ установила форматы информационных сообщений об участнике электронного документооборота счетами-фактурами, извещения о получении и уведомления об уточнении электронного документа, подтверждения даты его отправки и получения, а приказом от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138 утвердила форматы электронных счетов-фактур, журнала их учета, книг покупок и продаж. В информации от 12 апреля 2012 года ФНС России подтвердила, что стало возможным в полной мере осуществить полноценный обмен счетами-фактурами в электронном виде.
Электронный формат счетов-фактур, разработанный ФНС России, носит рекомендательный характер. С одной стороны, он повторяет форму счета-фактуры, утвержденную постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 (далее — Постановление № 1137), и содержит обязательные реквизиты. С другой стороны, он допускает возможность внесения в электронный счет-фактуру дополнительных сведений в зависимости от деятельности налогоплательщика. Например, в этот реквизит можно вписать номер договора, номер счета и прочую необязательную информацию, которую любят указывать бухгалтеры в бумажных носителях.
Утверждение формата электронного счета-фактуры не означает, что абсолютно все налогоплательщики обязаны перейти на эту электронную форму. В абзаце 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса и пункта 1. 4 Порядка обмена указаны основные условия, которые налогоплательщикам необходимо соблюсти для составления счетов-фактур в электронном виде:
- взаимное согласие сторон сделки;
- наличие у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Иными словами, применение электронных счетов-фактур — это право, а не обязанность налогоплательщика. Поэтому начинать нужно с согласия поставщиков и подрядчиков на такой обмен. Рекомендуется провести переговоры с контрагентами, узнать об их технической готовности к электронному обмену и в договоре зафиксировать, что между сторонами приоритетным является электронный обмен документами. При этом отказ одной из сторон сделки не может рассматриваться как уклонение от заключения договора.
В Постановлении № 1137 в общем случае запрещено выставлять один и тот же счет-фактуру одновременно в бумажном и электронном виде. Чтобы решить проблему с расхождениями в документах, лучше всего сторонам заранее указать в договоре, какой способ составления документа имеет приоритет. Это и определит значимость документа. Кроме того, в договоре следует описать ситуацию, когда одновременно выставляются бумажные и электронные счета-фактуры.
Выбираем оператора
Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи может осуществляться через одного или нескольких операторов электронного документо-оборота. Операторами являются организации, которые предоставляют услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота. У них должны быть в наличии совместимые технические средства и возможности для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и Порядком обмена.
Выбрав оператора, следует присоединиться к его Регламенту, подписать договор или соглашение. Необходимо подать оператору заявление, где обязательно должен быть указан определенный набор реквизитов (ИНН, сведения о владельце сертификата, сведения об инспекции, где организация или ИП состоят на учете, и т. д.). Сведения об учетных данных участника электронного документооборота оператор передаст в налоговую инспекцию. Также нужно получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота и реквизиты доступа для подключения к системе. Отметим, что продавец и покупатель могут быть подключены к разным системам документооборота и иметь разных операторов. Препятствовать документообороту между ними это не будет. Предполагается, что системы операторов будут технически совместимы. Для решения проблемы приказом ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ утверждены два Временных положения: о сети доверенных операторов электронного документо-оборота и о порядке присоединения к ней других доверенных операторов. Основные задачи сети — круглосуточный и бесперебойный документооборот счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, а также защита от фальсификации электронных счетов-фактур.
Получаем электронно-цифровую подпись
Все счета-фактуры подписываются электронной цифровой подписью (ЭЦП) с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации. Согласно статье 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура подписывается только одной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.
Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи перечисляются в Федеральном законе от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 1-ФЗ), действующем до 1 июля 2012 года, и во вступающем в силу с 1 июля 2012 года Федеральном законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ). Если раньше электронной подписью могли пользоваться только уполномоченные организацией физические лица, то с указанной даты подпись может принадлежать и юридическому лицу. Следует отметить, что со вступлением в силу Закона № 63-ФЗ порядок обмена документами по телекоммуникационным каналам связи не изменится. Электронные подписи лишь будут иметь три вида: простую, усиленную и квалифицированную. При этом сертификаты ключей подписи, выданные в соответствии с Законом № 1-ФЗ, будут признаны квалифицированными. Если у компании есть действующий сертификат ЭЦП, выданный одним из удостоверяющих центров и применяемый для электронной отчетности, то для счетов-фактур отдельную подпись делать не нужно. Для получения ЭЦП компании следует обратиться к организации, которая является удостоверяющим центром и входит в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России. Центр создает и выдает заявителям сертификаты ключей ЭЦП, устанавливает сроки их действия, аннулирует их и ведет соответствующие реестры.
Сертификаты должны быть куплены для сотрудников, которые будут уполномочены подписывать документы электронной подписью. Для этого им выдаются доверенности на право подписи. В сертификате ЭЦП прописываются фамилия, имя и отчество, а также место работы уполномоченного лица, чтобы по сертификату можно было однозначно установить подписанта. Более того, документ с ЭЦП невозможно изменить без ведома обменивающихся сторон. Это обеспечивается современными средствами криптографической защиты информации. Чтобы удостовериться, что «входящие» счета-фактуры подписаны уполномоченным лицом, можно запросить доверенность или приказ на это лицо у контрагента.
Электронный документооборот снижает вероятность подделки счета-фактуры. Во-первых, их передача осуществляется через защищенный протокол https. Для входа в систему пользователь предъявляет свой сертификат электронной цифровой подписи, что гарантирует невозможность несанкционированного доступа. ЭЦП позволяет не только достоверно установить подписанта, но также гарантирует сохранность и неизменность информации. Документ, заверенный такой подписью, невозможно незаметно изменить или исправить.
Как будет происходить процедура обмена
Алгоритм обмена электронными счетами-фактурами следующий.
Продавец формирует счет-фактуру, подписывает ЭЦП, зашифровывает, направляет файл в электронном виде в адрес покупателя через своего оператора. При этом он должен сохранить у себя подписанный счет-фактуру в электронном виде.
Оператор продавца не позднее следующего рабочего дня после получения документа передает счет-фактуру покупателю через оператора последнего, а продавцу высылает подтверждение с указанием даты и времени поступления счета-фактуры. За сроки передачи ответственность несет оператор. Налогоплательщик-продавец, который выставил электронный счет-фактуру, в спорных ситуациях всегда сможет предъявить подтверждение оператора, выданное ему в момент выставления электронного счета-фактуры, где будет зафиксирована дата выставления документа.
Далее оператор должен передать счет-фактуру покупателю и зафиксировать дату получения в подтверждении. Покупатель получает от своего оператора счет-фактуру и подтверждение с указанием даты и времени отправки. Не позднее следующего дня он извещает о получении документа своего оператора, а тот направляет извещение оператору продавца. Покупатель может зарегистрировать в журнале «входящий» электронный счет-фактуру только при наличии извещения о получении, которое подписано его собственной ЭЦП и подтверждено оператором. В графе 2 «Дата получения» покупатель должен указать день, когда оператор электронного документооборота направил покупателю файл счета-фактуры.
Продавец получает от своего оператора извещение о получении счета-фактуры покупателем, проверяет подлинность ЭЦП покупателя и сохраняет его в электронном виде. В журнале учета выставленных счетов-фактур продавец имеет право регистрировать только те счета-фактуры, по которым получены извещения от покупателей, подписанные их ЭЦП. В графе 2 журнала «Дата выставления» продавец должен зафиксировать день, когда файл счета-фактуры поступил от продавца к оператору электронного документооборота. Если продавцу пришлось предпринять несколько попыток направить один и тот же электронный счет-фактуру, то в графе 2 надо указать дату того направления, по которому получено извещение о получении.
В случае обнаружения ошибок в счете-фактуре покупатель через оператора отправляет продавцу уведомление об уточнении, а тот, в свою очередь, отправляет покупателю исправленный документ. При этом датой исправленного документа будет новая дата выставления его покупателю, что соответствует порядку, определенному в Постановлении № 1137.
Самое важное отличие от бумажного документооборота состоит в том, что продавцы — отправители электронных счетов-фактур должны самостоятельно отслеживать извещения покупателей об их получении. Ведь электронный счет-фактура считается выставленным только при наличии подписанного покупателем извещения. Если извещение не было сформировано или продавец его не получил, то электронный счет-фактура не является выставленным. В таком случае продавец должен его распечатать и направить в адрес получателя на бумаге.
Нужно помнить — датой выставления считается дата получения оператором файла счета-фактуры от продавца. Она фиксируется в подтверждении оператора (п. 1.10 Порядка обмена). При этом не имеет значения, когда фактически такое извещение было сформировано на стороне покупателя и получено продавцом. Период выставления и получения будет определен по дате выставления и получения подтверждения оператора. Важен только сам факт наличия извещения. В фиксации даты третьей стороной есть как положительные, так и отрицательные моменты. С одной стороны, не нужно будет доказывать дату получения счета-фактуры и право отнесения счета-фактуры к тому или иному налоговому периоду. С другой стороны, будет невозможно выставить электронный счет-фактуру задним числом. Это может оказаться неудобным, например, если документы массово оформляются в последний день месяца, а он приходится на выходной.
Следует уточнить у оператора, как будет работать система — позволит ли она выгрузить данные о поступивших электронных счетах-фактурах из системы оператора в бухгалтерскую программу и, наоборот, исходящие документы выгрузить из бухгалтерской программы в систему оператора. Ведь целью участия в электронном проекте является оптимизация работы бухгалтерии, а не двойной набор документов в разных системах учета.
Также могут возникать проблемы с нумерацией фактур. Ведь если учреждение перешло на электронный документооборот не со всеми контрагентами, то должна существовать возможность ручного ввода номера счета-фактуры.
Обратите внимание: участники электронного документооборота должны обеспечить хранение документов, предусмотренных Порядком обмена и подписанных ЭЦП. Все технологические документы (подтверждения, уведомления) по умолчанию сохраняются на серверах оператора. Полученные и отправленные счета-фактуры могут храниться там же либо на серверах компаний. Решение об этом принимает сама компания. Если хранить документы будет оператор, необходимо специально оговорить, сколько лет они должны там храниться. Но по общему правилу ответственность за сохранность документов несет налогоплательщик. Совместно с документами нужно хранить сертификат ключа подписи, применявшийся для формирования ЭЦП данных документов. Срок его хранения такой же, что установлен для хранения счетов-фактур (п. 1.13 Порядка обмена).
Обмен информацией с налоговыми органами будет электронным
При налоговых проверках к электронному счету-фактуре налоговые органы будут предъявлять точно такие же требования, как к бумажному: должны быть заполнены обязательные реквизиты, перечисленные в статье 169 Налогового кодекса, не должно быть ошибок, препятствующих идентификации продавца и покупателя, должны быть указаны наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, а также налоговая ставка и сумма налога. Единственная особенность — счет-фактура в электронном виде должен соответствовать требованиям, установленным в Порядке обмена.
Отметим, что счет-фактура является лишь документом, подтверждающим право на налоговые вычеты, и для проверки операции могут потребоваться акт выполнения работ либо товарная накладная. Поэтому ФНС России в приказе от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172@ утвердила рекомендуемые электронные форматы для Товарной накладной (ф. ТОРГ-12) и Акта приемки-сдачи работ (услуг). Форматы описывают требования к XML-файлам передачи по телекоммуникационным каналам связи электронных первичных документов.
Направить в инспекцию для проверки указанные документы, а также журналы регистрации счетов-фактур и книги их учета можно в электронном виде по телекоммуникационным каналам, если их формат соответствует установленным форматам (ст. 93 НК РФ), то есть параллельного дублирования на бумаге не будет. По сведениям из ФНС России, налоговики будут готовы принимать от налогоплательщиков электронные документы, уже начиная с проверок деклараций по НДС за ІІ квартал 2012 года, то есть примерно с конца июля. Отправлять налоговым органам электронные документы можно будет через систему электронного документооборота и отправки налоговой отчетности.
Для целей исчисления налога на прибыль ФНС России в письме от 5 октября 2011 г. № ЕД-4-3/16368@ сообщила, что первичные учетные документы, независимо от формы их составления (на бумажном носителе или в электронном виде с ЭЦП), соответствующие установленным требованиям, имеют одинаковую юридическую силу и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности. Следовательно, электронные документы наряду с их бумажными аналогами могут применяться как при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой, так и при ведении бухгалтерского и налогового учета. Отмечено также, что электронные первичные документы могут учитываться налоговыми органами при проверке соответствия признанных в налоговом учете расходов налогоплательщика критериям обоснованности, пре-дусмотренным статьей 252 Налогового кодекса. В письме Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-2 указано, что все документы, которые истребует инспекция (накладные, договоры, акты, счета-фактуры и т. д.), могут передаваться в ИФНС в электронном виде по установленным форматам (ст. 93 НК РФ). Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа ЭЦП.
Пока не ясно, нужно ли будет в случае выездной проверки обеспечить доступ инспектора к системе обмена счетами-фактурами и как это будет происходить на практике. Инспекторы могут попросить выгрузить соответствующую информацию из системы оператора на отдельный компьютер, выделенный для проведения проверки. В случае отказа сотрудники ФНС России имеют право потребовать распечатать и предъявить заверенные копии электронных документов.
Электронные документы, и в частности счета-фактуры, могут быть представлены и в суды. Это позволяет статья 75 Арбитражного процессуального кодекса, которая приравнивает электронные документы к письменным доказательствам. Суды принимают электронные документы при наличии технических возможностей. Если такой возможности нет, то назначается экспертиза электронных документов. Причем организация сама может выбрать и порекомендовать эксперта. В его качестве может выступать, например, тот сервисный центр, где был получен сертификат подписи, или сам оператор электронного документооборота.
Если электронные счета-фактуры необходимо представить третьей стороне, не участвующей в электронном документообороте, не имеющей соответствующего программного обеспечения и сертификата электронной подписи, то это можно сделать на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о том, что документ был подписан квалифицированной электронной подписью.
ДЛЯ СВЕДЕНИЯ
Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2013 года позволит составлять первичные учетные документы, так же как и регистры бухгалтерского учета, в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Совмещаем электронный и бумажный документооборот
Несмотря на то что положениями Постановления № 1137 запрещено выставлять один и тот же счет-фактуру одновременно в бумажном и в электронном виде, есть одно исключение: если покупатель не получил электронный счет-фактуру, то продавец вправе продублировать его на бумаге и скрепить подписью главного бухгалтера. После этого повторное электронное оформление уже не допускается. При этом и продавец и покупатель обязаны зарегистрировать в своих журналах именно бумажный счет-фактуру.
Следует принимать во внимание, что часть контрагентов учреждения может располагаться в удаленных районах и не иметь технических возможностей доступа к сети Интернет. Таким партнерам компания, как и прежде, должна продолжать составлять и выставлять счета-фактуры на бумажных носителях. Поэтому на практике какое-то время придется применять смешанный документооборот: одному покупателю выставлять бумажный документ, а другому — электронный.
В этом случае в учетной политике для целей налогообложения НДС лучше прописать, что учреждение осуществляет электронный обмен счетами-фактурами со своими контрагентами, а с частью клиентов — в бумажном виде. Также следует утвердить график документооборота электронных документов.
Что касается ведения журналов учета фактур при смешанном документообороте, то в Постановлении № 1137 прописаны правила работы со счетами-фактурами как в бумажном, так и в электронном виде. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется один — и для бумажных, и для электронных документов. Все счета-фактуры, независимо от формы представления (в электронном виде или на бумажном носителе), подлежат единой регистрации в хронологическом порядке по дате выставления (в части 1 журнала) или получения
(в части 2). В обеих частях журнала предусмотрены графы для указания кода способа выставления. Если счет-фактура оформлен на бумажном носителе, следует поставить код 1. Если счет-фактура выставлен в электронном виде — код 2. Таким образом, компания, которая перейдет с частью контрагентов на электронный документо-оборот, сможет формировать единый журнал учета электронных и бумажных счетов-фактур. При этом электронные счета-фактуры не надо распечатывать и подшивать в журнал. Просто хранение электронных документов будет осуществляться в ином месте, папке, в системе. Сделать выборку необходимых документов или найти нужный можно быстро с помощью поиска.
Журналы учета и книги учета счетов-фактур можно вести либо в электронном виде, либо на бумажном носителе. При этом форма ведения не зависит от того, выписывал налогоплательщик в налоговом периоде электронные счета-фактуры или нет.
Журнал учета, книга покупок (продаж) вместе с дополнительными листами, составленные за налоговый период в электронном виде, подписываются электронной подписью руководителя (или уполномоченного им лица), в том числе при передаче его в налоговый орган.
Хранить журнал учета и книги, составленные в любом виде, следует в течение не менее четырех лет с даты последней записи.