Подписка: учет и оформление расходов

Н. М. Гусева

Периодические издания приобретаются для использования в работе учреждений. Например, для бухгалтеров. Как правильно отразить расходы на приобретение изданий как печатных, так и электронных?

Н. М. Гусева, государственный советник 2 класса, кандидат экономических наук, практик-эксперт

Электронная периодика

Периодические электронные издания — это издания, которые выходят регулярно, с постоянным числом номеров в год и выпуски которых не повторяются по содержанию (п. 4.6.2 «ГОСТ Р 7.0.83-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения», утвержденного и введенного в действие приказом Росстандарта от 15 октября 2013 г. № 1163‑ст).

Единых правил расчетов за электронную периодику нет. Каждое издательство устанавливает свои условия доступа. От того, как оформлены отношения, зависят правила учета.

Возможные варианты:

1. Доступ к электронным изданиям по сублицензионному договору на передачу неисключительных прав использования базы данных. Издатель предоставляет доступ на весь период подписки и выдает акт приема-передачи неисключительных прав. Подписчик на основании акта принимает денежные обязательства и проводит окончательный расчет.

2. Доступ к электронным изданиям по договору подписки или договору на оказание информационных услуг.

Как правило, по таким договорам учреждение получает доступ к базе электронных изданий единовременно — на весь период подписки. В этот же момент заказчику передают все подтверждающие документы: счета-фактуры, акт о предоставлении доступа, акт оказанных услуг и т. д. После получения доступа и документов заказчик принимает денежные обязательства и проводит окончательный расчет.

Договоры на подписку и информационные услуги также могут предусматривать поэтапную приемку и оплату. В этом случае заказчик оплачивает подписку после того, как получил доступ к новому номеру электронного журнала, газеты: еженедельно, ежемесячно и т. д. Основание — документы, подтверждающие получение доступа. Такой вид расчетов не исключает авансовые платежи. Порядок расчетов, сроки и условия зачета аванса прописывают в контракте (договоре).

Печатная периодика

Периодические печатные издания — это газеты, журналы, альманахи, бюллетени, другие издания, которые имеют постоянное название, текущий номер и выходят не реже одного раза в год. Такое определение дано в статье 2 Закона от 27 декабря 1991 г. № 2124-1 «О средствах массовой информации».

В контракте на периодические издания учреждения могут предусмотреть авансовые платежи. Так, федеральные учреждения вправе вносить за печатную периодику 100%-ную предоплату. Размер авансов на региональном и местном уровне определяют соответствующие органы власти.

Еще один вариант расчетов — поэтапная приемка и оплата периодики. В этом случае заказчик оплачивает подписку после того, как поступил новый номер журнала, газеты и т. д. Основание — документы на отгрузку: счет-фактура, накладная и др. Такой вид расчетов не исключает авансовые платежи. Порядок расчетов, сроки и условия зачета аванса прописывают в контракте.