Закупки без нарушений: как закрыть риски на трех этапах
Анализ результатов проверок в госсекторе показывает устойчивую тенденцию — наибольшее количество замечаний связано именно с закупками. Пока бюджетные средства существуют в виде плановых цифр и расчетов, ситуация выглядит относительно спокойной. Но как только процесс переходит к реальному исполнению обязательств и движению денежных средств, вероятность нарушений возрастает в разы. Именно поэтому закупки остаются зоной пристального внимания проверяющих.
С. В. Бадло, начальник управления бухгалтерского учета и отчетности — главный бухгалтер ТФОМС Кемеровской области — Кузбасса
Закупка объединяет сразу несколько процессов: планирование, расчет НМЦК, юридические формулировки, фактическое исполнение и бухгалтерский учет. В теории все эти элементы должны работать как единая система. На практике между ними нередко появляются разрывы, которые становятся предметом внимания контролирующих органов.
В большинстве случаев выявленные нарушения не являются следствием умысла. Чаще это итог несогласованности, когда подразделение формирует заявку, контрактная служба проводит процедуру, бухгалтерия отражает операцию в учете, и на каком-то этапе информация «расходится».
Показательный пример из практики: учреждение заключило контракт на модернизацию серверного оборудования. Работы выполнены, акты подписаны, оплата произведена. Формально процедура проведена корректно. Однако при отражении операции в учете выяснилось, что «серверное оборудование» на балансе не числится. Ранее были приняты к учету 16 отдельных объектов основных средств, которые инициатор закупки в заявке обобщил как единый комплекс. В результате модернизация была оформлена в отношении объекта, который в учетной системе отсутствовал.
Подобные ситуации показывают, что риски в закупках возникают не столько из-за сложности нормативной базы, сколько из-за отсутствия сквозного внутреннего контроля. В этих условиях учреждению важно не только формально соблюдать процедуры, но и выстроить управляемую систему, в которой можно быстро выявить и устранить несоответствия.
Именно поэтому речь пойдет о закупках, об инструментах организации контроля, о выстраивании понятной логики на всех этапах — от обоснования потребности до отражения операции в учете — и при необходимости использовании современных технологий, которые помогают минимизировать риски.
Философия контроля
Когда говорят о нецелевом использовании средств (ст. 306.4 БК РФ, ст. 15.14 КоАП РФ), в закупках чаще всего речь идет не о «лишней строке в контракте», а о расхождении между фактом и тем, что указано в документах. Например, оплатили объем, который учреждению не был нужен; приняли работы, не предусмотренные техническим заданием; подписали акт, не проверив результат; перечислили деньги раньше, чем обязательство было реально исполнено.
На бумаге процедура может быть проведена корректно. Но если фактическое исполнение не совпадает с условиями контракта или с целями, для которых выделялись средства, у проверяющего возникает вопрос: а соответствует ли расход установленному назначению?
С неэффективностью ситуация чуть сложнее. Статья 34 Бюджетного кодекса закрепляет принцип эффективности использования бюджетных средств. Формально цель может быть достигнута — товар поставлен, работы выполнены, услуга оказана. Но если учреждение потратило больше, чем могло при эффективной организации процесса, проверяющие оценивают это как управленческую проблему.
Просмотр статьи доступен для подписчиков журнала.