Контроль и правила использования личного имущества сотрудника

Н. М. Гусева

Сотрудник может использовать в работе свое личное имущество: транспортное средство, компьютер, телефон, факс и другое. А бухгалтер должен это правильно отразить.

Н. М. Гусева, государственный советник 2 класса, кандидат экономических наук, практик-эксперт

Использование личного имущества сотрудника для служебных целей учреждение должно оплатить. Сделать это можно:

• назначив ему компенсацию;
• заключив с сотрудником договор аренды.

Учет и оформление

Личное имущество сотрудника необходимо принять к учету, чтобы во время инвентаризации комиссия не обнаружила излишки нефинансовых активов.

Учет и документальное оформление личного имущества сотрудника зависит от того, как и кем оно используется:

• сотрудник сам использует свое имущество в служебных или личных целях;
• другие работники используют личное имущество сотрудника;
• сотрудник не использует свое имущество в деятельности учреждения, но оно находится на его территории.

Рассмотрим эти ситуации.

Использует только сотрудник

Учет и оформление имущества сотрудника зависит от того, для каких целей он его использует: служебных или личных.

Служебные цели

Сотрудник, который использует личное имущество для выполнения служебных обязанностей, должен написать в произвольной форме заявление на имя руководителя. В нем указывают причину, по которой возникла такая необходимость. Например, сотрудник использует свой ноутбук в служебных целях из-за отсутствия компьютера на рабочем месте.

После того как руководитель согласовал заявление, нужно оформить соглашение на использование личного имущества в служебных целях: в виде отдельного документа, который подпишут работник и учреждение, или как раздел трудового договора (приложения к нему). В соглашении указывается вид имущества, технические характеристики, регистрационные данные, порядок, срок использования имущества, размер и сроки выплаты компенсации (ст. 188 ТК РФ). Аналогичная позиция изложена в письме Роструда от 5 февраля 2025 г. № ПГ/00849-6-1.

Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса обязывает учреждение возмещать сотруднику расходы в связи с эксплуатацией, например, приобретение расходных материалов.