Подотчетные суммы и страховые взносы

Сотрудник не израсходовал подотчетные суммы на представительские расходы и не возвратил остаток денежных средств. Нужно ли платить страховые взносы?

Пунктом 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» определен порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица. При этом работник — подотчетное лицо обязан в срок, установленный руководителем юридического лица, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если организация выдала работнику подотчетные суммы на представительские расходы, но их целевое использование документально не подтверждено и отсутствует факт их возврата в кассу (на расчетный счет) организации, а также работодателем принято решение не удерживать у сотрудника упомянутые средства из заработной платы, то такие суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке (письмо Минфина России от 30 апреля 2025 г. № 03-15-06/44169).