Контроль и проверка должностных инструкций для бухгалтерско-финансовых служб. Изменения 2021 года

При проверке и актуализации должностных инструкций бухгалтерскофинансовых служб учреждений особое внимание следует обратить на необходимость их обновления с учетом требований профстандартов и изменений, внесенных в Трудовой кодекс, касающихся удаленной работы, прямых выплат ФСС России, а также увеличения штрафов за разглашение информации.

Н. М. ГУСЕВА, государственный советник 2 класса, кандидат экономических наук, практикэксперт

Основные изменения

С 2021 года действуют новые требования Трудового кодекса к дистанционной работе (в редакции Закона от 8 декабря 2020 г. № 407‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях»). Кроме того, были обновлены правила работы с ФСС России по прямым выплатам пособий; в 10 раз увеличены штрафы за разглашение информации с ограниченным доступом, в 2 раза — за разглашение информации о персональных данных. Должностные инструкции для сотрудников учреждений должны учитывать эти изменения и соответствовать требованиям профстандартов.

Изменения в должностных инструкциях

Рассмотрим, что необходимо изменить или добавить в должностных инструкциях, особенно в части прав, обязанностей и ответственности.

Дистанционный режим работы

В разделе «Права» формулировки «бухгалтер имеет право» следует уточнить следующими фразами:

  • требовать от работодателя оборудование, другие средства для дистанционной работы;
  • использовать по согласованию с работодателем собственное оборудование для дистанционной работы;
  • требовать от работодателя обучения работе с программно-техническими средствами, средствами защиты информации при удаленном доступе.

В разделе «Обязанности» формулировки «бухгалтер обязан» добавить:

  • при обмене рабочими документами использовать только корпоративные каналы связи, например рабочую электронную почту;
  • соблюдать режим работы и отдыха при переводе на дистанционный режим;
  • соблюдать способы и периодичность выхода на связь с работодателем при дистанционном режиме работы;
  • соблюдать порядок и сроки представления отчетов о работе при дистанционном режиме работы.

Прямые выплаты ФСС России

В разделе «Обязанности» должностной инструкции бухгалтера, который занимается расчетами с ФСС России, формулировки «бухгалтер обязан» можно дополнить так:

  • формировать данные, необходимые для назначения и выплаты пособий, в виде электронных реестров;
  • передавать сведения для назначения и выплаты пособий не позднее пяти календарных дней со дня, когда сотрудник передал страхователю документы, которые необходимы для назначения и выплаты пособия.

Разглашение информации

В разделе «Ответственность» должностной инструкции бухгалтера нужно добавить формулировку «бухгалтер привлекается к ответственности за разглашение информации с ограниченным доступом либо о персональных данных».

Обновить должностные инструкции можно одним из двух способов: утвердить новую редакцию или внести изменения в действующий документ.

Порядок изменения зависит от того, затрагивают поправки обязательные условия трудового договора или нет. Если затрагивают, то нужно получить согласие, утвердить приказ и после этого вносить поправки. Если не затрагивают, согласие сотрудника не нужно, сразу издается приказ и утверждается новая редакция инструкции или приложение.

Должностная инструкция утверждается отдельным документом или приложением к трудовому договору.

При первом варианте издают приказ об утверждении должностной инструкции и знакомят с ним сотрудников, которым выдают копию должностной инструкции.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, ее составляют в двух экземплярах, как и сам трудовой договор. Один экземпляр отдают сотруднику, а второй хранят у работодателя (ст. 67 ТК Р?Ф).

Бухгалтерия

Как правило, в крупных учреждениях в зависимости от специфики имеются должностные инструкции для главного бухгалтера, его заместителя, бухгалтера по направлению деятельности.

Главный бухгалтер

Должностную инструкцию главного бухгалтера оформляют в зависимости от уровня квалификации. Выделяют три уровня:

  • 6-й уровень — главный бухгалтер учреждения;
  • 7-й уровень — главный бухгалтер учреждения с обособленными подразделениями;
  • 8-й уровень — главный бухгалтер учреждения, который формирует консолидированную отчетность.

Должностная инструкция главного бухгалтера 6-го уровня

Функции главного бухгалтера 6-го уровня в соответствии с профстандартом «Бухгалтер» (утвержден приказом Минтруда России от 21 февраля 2019 г. № 103н):

  • составляет бухгалтерскую (бюджетную) отчетность;
  • контролирует ведение бухгалтерского (бюджетного) учета;
  • ведет налоговый учет;
  • составляет налоговые расчеты и декларации;
  • ведет налоговое планирование.

Должностная инструкция главного бухгалтера 7-го уровня

Функции главного бухгалтера 7-го уровня согласно профстандарту «Бухгалтер»:

  • организует бухгалтерский (бюджетный) учет в учреждении с обособленными подразделениями;
  • составляет бухгалтерскую (бюджетную) отчетность учреждения с обособленными подразделениями.

Должностная инструкция главного бухгалтера 8-го уровня

Функции главного бухгалтера 8-го уровня в соответствии с профстандартом «Бухгалтер»:

  • составляет консолидированную отчетность по учреждению;
  • управляет процессом методического обеспечения составления консолидированной отчетности группы учреждений;
  • управляет процессом составления консолидированной отчетности.

Должностная инструкция главного бухгалтера централизованной бухгалтерии

Функции главного бухгалтера централизованной бухгалтерии в соответствии с профстандартом «Бухгалтер»:

  • соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;
  • контроль за правильностью расходования фонда заработной платы;
  • установление должностных окладов;
  • контроль за соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины.

В должностной инструкции главного бухгалтера централизованной бухгалтерии не указывают обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и иные ценности. Главный бухгалтер централизованной бухгалтерии не может получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности для обслуживаемых учреждений.

Бухгалтер по направлениям деятельности

На каждого бухгалтера должна быть своя должностная инструкция. Когда несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одни и те же обязанности — должностную инструкцию составляют единую для всех. Если сотрудники занимают одинаковые должности, но выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности.

При составлении должностной инструкции бухгалтера учитывают присвоение категории. Выделяют три категории:

  • бухгалтер I категории;
  • бухгалтер II категории;
  • бухгалтер.

Обратите внимание, что должностные обязанности для них одинаковые, но требования к опыту и образованию разные.

По направлениям деятельности составляют инструкции для бухгалтера:

  • по расчету заработной платы и начислениям;
  • по расчетам с подотчетными лицами;
  • по расчетам с поставщиками и подрядчиками;
  • бухгалтер-кассир;
  • по учету банковских операций и операций по лицевым счетам;
  • по финансовому учету и фондам;
  • по учету нефинансовых активов;
  • по учету горюче-смазочных материалов;
  • по учету продуктов питания;
  • по учету доходов;
  • по налоговому учету.

Должностная инструкция бухгалтера

Функции бухгалтера осуществляются в соответствии с профстандартом «Бухгалтер»:

  • принимает к учету первичные документы по направлениям своей деятельности;
  • ведет денежное измерение объектов бухучета;
  • оформляет итоговое обобщение фактов хозяйственной жизни.

Кроме того, бухгалтер по расчету заработной платы начисляет резервы, налоги и взносы. Бухгалтер по финансовому учету и фондам ведет расчеты с внебюджетными фондами.

При составлении должностной инструкции бухгалтера-кассира в ней прописывают материальную ответственность, а также, что данный сотрудник обязан под расписку ознакомиться с Порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

Экономическая служба

Рассмотрим для контроля четыре должностные инструкции:

  • начальника планово-экономического отдела;
  • заместителя начальника планово-экономического отдела;
  • ведущего экономиста;
  • экономиста.

Профстандарт для экономистов пока не разработали. При составлении должностной инструкции для сотрудников экономических служб применяют положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Дополнительно можно учитывать требования профстандарта «Бухгалтер».

При составлении должностных инструкций планово-экономического отдела помимо положений квалификационного справочника учитывают профстандарты, которые разработаны в конкретной области. Например, если деятельность связана со строительством, используйте профстандарт «Специалист в области планово-экономического обеспечения строительного производства» (утвержден приказом Минтруда России от 18 июля 2019 г. № 504н).

Начальник планового отдела

Должностная инструкция начальника планово-экономического отдела

Функции начальника планово-экономического отдела:

  • организует и контролирует разработку экономических планов;
  • анализирует экономические показатели деятельности;
  • контролирует расход сметных и плановых лимитов;
  • контролирует составление плана ФХД, смет и планов закупок.

Заместитель начальника плановоэкономического отдела

Должностная инструкция замначальника планово-экономического отдела[1]

Функции замначальника отдела:

  • составляет план ФХД, сметы, план закупок;
  • рассчитывает затраты на осуществление деятельности;
  • анализирует плановые и фактические показатели деятельности;
  • контролирует расход оплаты труда.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ГБУ

________________Ф. И. О.

___________________дата

Должностная инструкция

заместителя начальника планово-экономического отдела ГБУ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность заместителя начальника планово-экономического отдела.

1.2. Должность заместителя начальника планово-экономического отдела относится к группе «Специалисты».

1.3. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает руководитель учреждения по представлению начальника планово-экономического отдела.

1.4. Заместитель начальника планово-экономического отдела подчиняется непосредственно начальнику планово-экономического отдела.

1.5. На время отсутствия заместителя начальника планово-экономического отдела (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность заместителя начальника планово-экономического отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области экономического планирования не менее 3 лет.

2.2. Заместитель начальника планово-экономического отдела в своей деятельности руководствуется:

— действующими нормативно-правовыми документами по вопросам выполняемой работы;

— уставом учреждения, локальными нормативными актами организации;

— настоящей должностной инструкцией.

2.3. Заместитель начальника планово-экономического отдела должен знать:

— законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по планированию, учету и анализу деятельности учреждения;

— порядок разработки перспективных и годовых планов производственно-хозяйственной деятельности и социального развития учреждения;

— порядок разработки бизнес-планов, планово-учетной документации;

— порядок определения себестоимости товарной продукции, разработки нормативов материальных и трудовых затрат, оптовых и розничных цен (в случае если учреждение занимается приносящей доход деятельностью и выпуском продукции собственного производства);

— методы экономического анализа показателей производственно-хозяйственной деятельности учреждения и его подразделений;

— методы определения экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений;

— порядок и сроки составления отчетности;

— экономику, организацию производства, труда и управления;

— рыночные методы хозяйствования;

— экономику и организацию производства, труда и управления;

— основы технологии производства;

— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— правила трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Заместитель начальника планово-экономического отдела обязан:

3.1. Готовить исходные данные для составления проектов перспективных и годовых планов производственно-хозяйственной деятельности и социального развития учреждения.

3.2. Разрабатывать с учетом прогнозных и маркетинговых данных отдельные разделы указанного плана с разбивкой по кварталам.

3.3. Доводить плановые показатели до производственных подразделений учреждения.

3.4. Вносить в соответствующие разделы плана изменения, обусловленные конъюнктурой рынка и конкуренцией.

3.5. Составлять сметную калькуляцию на образовательные услуги, разрабатывать проекты с учетом конъюнктуры рынка.

3.6. Принимать участие в разработке мероприятий по:

— эффективному использованию капитальных вложений;

— повышению конкурентоспособности оказываемых платных образовательных услуг и производительности труда;

— снижению издержек производства и реализации продукции;

— повышению рентабельности;

— увеличению прибыли;

— устранению потерь и непроизводительных расходов.

3.7. Осуществлять комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности учреждения и его подразделений и намечать меры по обеспечению режима экономии, более эффективному использованию ресурсов учреждения.

3.8. Принимать участие во внедрении и совершенствовании внутрихозяйственного расчета в учреждении, его подразделениях, совершенствовании плановой и учетной документации, в подготовке методических материалов по организации внутрихозяйственного планирования.

3.9. Контролировать правильность расчетов экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений, осуществляемых в подразделениях.

3.10. Вести учет и контроль за ходом выполнения плановых заданий по учреждению и его подразделениям.

3.11. Готовить периодическую отчетность в установленные сроки.

3.12. Выполнять работы по формированию, ведению и хранению базы данных планово-экономической информации, вносить изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

3.13. Использовать корпоративные каналы связи при обмене рабочими документами, например рабочую электронную почту, соблюдать режим работы и отдыха, способы и периодичность выхода на связь с работодателем, порядок и сроки представления отчетов о работе при переводе на дистанционный режим.

4. ПРАВА

Заместитель начальника планово-экономического отдела имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководителя учреждения, касающихся его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

4.3. В пределах своей компетенции сообщать начальнику планово-экономического отдела о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

4.4. Запрашивать лично или по поручению начальника планово-экономического отдела от подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

4.6. Требовать от работодателя оборудование, другие средства для дистанционной работы.

4.7. Использовать по согласованию с работодателем собственное оборудование для дистанционной работы.

4.8. Требовать от работодателя обучения работе с программно-техническими средствами, средствами защиты информации при удаленном доступе.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заместитель начальника планово-экономического отдела привлекается к ответственности:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.

5.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

5.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.

5.4. За нарушение Правил трудового распорядка, Правил противопожарной безопасности и техники безопасности заместитель начальника планово-экономического отдела привлекается к дисциплинарной ответственности.

5.5. За нарушение в работе с персональными данными.

Должностная инструкция разработана на основании приказа руководителя учреждения от ____ № _____

СОГЛАСОВАНО ___________________

Ведущий экономист

Должностная инструкция ведущего экономиста

Функции ведущего экономиста:

  • составляет перспективные и годовые планы работ;
  • организовывает сбор информации для выполнения плановых работ;
  • обрабатывает информацию по теме работы.

Экономист

Должностная инструкция экономиста

Профстандарт не разработан.

Функции экономиста:

  • составляет финансовую отчетность;
  • ведет налоговое планирование;
  • проводит финансовый анализ.

Контрольноревизионная служба

В этом разделе рассмотрим три должностные инструкции:

  • начальника отдела внутреннего финансового контроля;
  • специалиста по финансовому контролю;
  • бухгалтера-ревизора.

При составлении должностных инструкций используют положение о внутреннем контроле, профстандарты «Специалист по внутреннему контролю (внутренний контролер)» (утвержден приказом Минтруда России от 22 апреля 2015 г. № 236н) и «Бухгалтер».

Начальник отдела внутреннего финансового контроля

При составлении должностной инструкции начальника отдела внутреннего финансового контроля нужно учитывать функции, права, обязанности и ответственность, которые установлены в положении о внутреннем контроле.

Должностная инструкция начальника отдела внутреннего финансового контроля

Профстандарт не разработан.

Функции начальника отдела внутреннего финансового контроля:

  • управляет штатным персоналом структурного подразделения внутреннего контроля;
  • планирует работу структурного подразделения;
  • оформляет итоговые результаты проведения внутреннего контроля.

Специалист по финансовому контролю

При составлении должностной инструкции специалиста по финконтролю следует использовать профстандарт «Специалист по внутреннему контролю (внутренний контролер)».

Должностная инструкция специалиста по финансовому контролю

Функции специалиста по финансовому контролю:

  • организует предварительный сбор и анализ информации об объекте внутреннего контроля;
  • собирает и анализирует информацию в ходе проведения контрольных процедур;
  • проводит мониторинг устранения выявленных нарушений, недостатков и рисков.

Бухгалтерревизор

При составлении должностной инструкции бухгалтера-ревизора нужно учитывать функции, права, обязанности и ответственность, которые установлены в положении о внутреннем контроле. Бухгалтер-ревизор организует и проводит внутренний контроль в соответствии с положением учреждения о внутреннем финансовом контроле. Дополнительно учитывают требования профстандарта «Бухгалтер».

Должностная инструкция бухгалтера-ревизора

Функции бухгалтера-ревизора:

  • организует проверку бухгалтерской (бюджетной) отчетности учреждения;
  • готовит план контрольных процедур;
  • составляет отчеты о проделанной работе.


[1] См. приложение к статье.


Реклама