Контроль лимитов и расчетов с поставщиками и подрядчиками при закрытии года
В данной статье представим практические рекомендации, как подготовиться к закрытию года и осуществить контроль лимитов и контрактов при ведении закупочной деятельности в 2020 году, учитывая новые сложные экономические условия.
Н. М. ГУСЕВА, государственный советник 2 класса, кандидат экономических наук, практикэксперт
Контроль лимитов
Если учреждение осуществляет деятельность по Закону № 44‑ФЗ, то обратим внимание на то, что в конце года возможен ряд ситуаций с лимитами.
1) Лимиты могли отозвать на разных этапах закупки, а учреждение уже приняло решение по поводу расходования этих средств и был заключен контракт.
2) Распорядитель направил дополнительные средства на счет заказчика. Теперь заказчику нужно быстро их потратить, иначе средства не выделят, когда они действительно понадобятся.
3) В течение года учреждение сэкономило на конкурентных закупках. Сэкономленные средства также надо потратить, иначе остатки придется вернуть в бюджет. Есть риск, что на следующий год средств дадут меньше.
Рассмотрим более подробно каждую ситуацию.
Если лимиты отозвали
Следует обратиться к ГРБС с просьбой вернуть лимиты, так как заказчик должен принять и оплатить товар в порядке, который установил в контракте.
Контракты заключают согласно плану-графику закупок и оплачивают в пределах лимитов бюджетных обязательств. Следовательно, заказчик не может планировать и проводить закупку в случае отсутствия лимитов бюджетных обязательств, доведенных до заказчика. Отзыв лимитов — не причина не размещать заказ и не заключать контракт в пределах ранее доведенных лимитов (п. 2 ст. 72 БК РФ).
В контракт включают обязательное условие о порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги, о порядке и сроках приемки продукции. Заказчики платят в срок, который прописали в контракте. Если просрочить обязательства по оплате, контрагент вправе потребовать заплатить неустойку.
Таким образом, если заказчик подписал документы о приемке товара, он должен заплатить из средств, которые указаны в контракте. Если на этапе исполнения контракта лимиты отозвали, обратитесь к ГРБС с просьбой вернуть ранее доведенные лимиты. В случае отказа поставщик вправе обратиться в суд с требованием заплатить за поставленный товар (п. 4, 5, 13 ст. 34 Закона № 44‑ФЗ, письмо Минэкономразвития от 26 января 2017 г. № Д28и-227).
Для изменения существенных условий контракта при отзыве лимитов заказчик согласовывает с контрагентом новые условия контракта, в том числе цену, срок исполнения, количество продукции.
От заказчика, который не вовремя исполнит обязательства по контракту из-за отозванных лимитов, исполнитель вправе потребовать неустойку.
ГРБС отозвал лимиты на этапе планирования и на этапе проведения закупки? Как поступить заказчику? Если закупка не объявлена, необходимо внести изменения в план-график и отменить закупку. Если разместили в ЕИС извещение, закупку необходимо отменить в порядке, предусмотренном пунктом 1 статьи 36 Закона № 44‑ФЗ.
Контролеры не оштрафуют заказчика, если из-за отозванных лимитов нарушены ограничения по закупкам малого объема, так как в его действиях не будет состава административного правонарушения. Основание — на дату заключения контракта заказчик соблюдал ограничения, которые установлены Законом № 44‑ФЗ.
Как прописать в контракте, что ЛБО меньше НМЦК? Необходимо указать в извещении, документации о закупке и контракте, что контракт будет оплачен по цене единицы товара, работы, услуги. Цена определяется по итогу торгов.
Дополнительные лимиты доведены в конце года
Законодатель не установил запретов, на что заказчику потратить остатки лимитов. Правила такие же, как и при расчете потребностей на год. Так, можно закупить продукцию, на которую не хватило изначальных лимитов. Специалисты Минфина России разъяснили, что остатки субсидии можно израсходовать, например, на капитальный ремонт или оборудование. Даже если получили целевую субсидию на ремонт, остатки лимитов возможно направить на дополнительные необходимые работы, руководствуясь при этом планом ФХД (письмо от 22 октября 2013 г. № 12-08-06/44036).
В 2020 году федеральным заказчикам разрешили заключать контракты до конца года.
Получатели средств федерального бюджета вправе заключать контракты не до 1 октября, а до 25 декабря 2020 года (постановление Правительства России от 29 сентября 2020 г. № 1562).
Дополнительные лимиты рекомендуется реализовать закупкой у единственного поставщика либо конкурентными способами, которые занимают меньше времени. Это может быть запрос котировок либо электронный аукцион до 300 млн рублей.
Однако следует помнить, что получение лимитов в конце года не является обстоятельством непреодолимой силы. Нельзя закупать у единственного поставщика согласно подпункту 9 пункта 1 статьи 93 Закона № 44‑ФЗ по причине отсутствия времени на конкурентную процедуру. Недостаток времени на то, чтобы провести конкурентную процедуру, — не признак чрезвычайности и непредотвратимости (постановление Президиума ВАС от 21 июня 2012 г. № 3352/12).
При закупках малого объема и запросе котировок нужно пересчитать, укладывается ли учреждение в ограничения по объему подобных закупок.
Когда закупаете за счет дополнительных лимитов, установите преимущества для субъектов малого предпринимательства (СМП) и социально ориентированных некоммерческих организаций (СОНО). Тогда будет выполнена обязанность по таким закупкам у этих субъектов. Если получите дополнительные средства от ГРБС, увеличится и совокупный годовой объем закупок (СГОЗ). То есть расчет обязательного объема закупок у СМП и СОНО станет некорректным.
Заключать контракты сверх лимитов можно только в исключительных случаях, которые четко регулируются законодательством.
Возможно ли заключить несколько контрактов с единственным поставщиком, если поздно довели лимиты? При установлении факта искусственного дробления закупки контролеры привлекут заказчика к ответственности. Например, если заключено несколько контрактов до 600 000 рублей с тождественным предметом, контролеры решат, что ограничена конкуренция. Но если будет доказано, что возможности провести торги не было, сможете избежать штрафа.
Заказчик получил ЛБО на срок более одного года. На какой срок можно заключить контракт? На срок более одного года. Такой вывод следует из письма ФАС России от 14 июля 2014 г. № АД/28082/14.
После того как довели ЛБО, необходимо утвердить план-график в течение 10 рабочих дней. Федеральные, региональные и муниципальные заказчики отсчитывают срок от следующего дня после доведения ЛБО.
Для получения сведений о бюджетных ассигнованиях в электронном бюджете нужно войти в подсистему управления закупками. Если предложения по закупкам превысят предельные объемы ассигнований, система выдаст предупреждение о необходимости внесения правки в укрупненные закупки.
На что и как потратить экономию
Согласно Закону № 44‑ФЗ сэкономленные за год средства заказчики могут тратить на те же цели, что и дополнительные лимиты. По способам закупок нужно ориентироваться на рекомендации, приведенные в разделе дополнительных лимитов.
Прежде чем тратить экономию, ее придется посчитать. В ЕИС подобной функции нет, поэтому придется считать вручную. В таблице 1 показано, какие документы помогут.
В экономии помимо снижения НМЦК учитывают еще две суммы: включают несостоявшиеся процедуры и неустойку, которую выплатили заказчику контрагенты.
Если решили потратить экономию на новую закупку, то необходимо внести изменения в план-график, пересчитать СГОЗ и проверить, уложились ли в нормы.
Когда ГРБС отозвал или увеличил лимиты в конце года, пересчитайте СГОЗ. Экономия при закупке на СГОЗ не влияет, в этом случае перерасчет не нужен.
А нужно ли пересчитывать СГОЗ, если образовалась экономия и часть закупок перенесена на следующий год? Нет, не нужно. Не меняйте СГОЗ из-за экономии и переноса закупок на следующий год.
СГОЗ надо пересчитать, если изменился объем финансового обеспечения, когда:
- ГРБС отзывает или увеличивает лимиты;
- в плане ФХД изменилось финансовое обеспечение закупок.
В остальных случаях СГОЗ не меняется, даже если изменили цену контракта или расторгли его. Экономия средств также не влияет на СГОЗ (подп. 16 п. 1 ст. 3 Закона № 44‑ФЗ, письмо Минэкономразвития России от 21 апреля 2017 г. № Д28и-1632).
Завершение работы с контрактами
Необходимо завершить контракты, которые заключали на год, а также заключить новые, например, на коммунальные услуги на следующий год.
Из-за распространения коронавируса в 2020 году заказчикам разрешили изменять существенные условия контракта до конца года. Поэтому если пока этого не сделали, то еще можно успеть. Что разрешено менять, смотрите в таблице 2.
На практике часто возникает вопрос: можно ли в контракте 2020 года продлить сроки на 2021 год из-за пандемии и как быть с лимитами?
С 1 апреля и до конца 2020 года стороны вправе изменить сроки исполнения контракта по соглашению. Причина — контракт невозможно исполнить на прежних условиях из-за коронавируса (п. 64, 65 ст. 112 Закона № 44‑ФЗ).
Чтобы изменить контракт, заказчик должен подготовить письменное обоснование в свободной форме, руководствуясь решениями Правительства России, высшего исполнительного органа субъекта или местной администрации. Для каждого контракта — отдельное разрешение.
У заказчиков есть возможность переносить оплату незавершенных контрактов на I квартал следующего финансового года (п. 4 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, утвержденного постановлением Правительства России от 9 декабря 2017 г. № 1496).
Изменения в сводную роспись вносят до 15 марта следующего года. Лимиты увеличивают на оплату контрактов, которые заказчик заключил в прошлом году. При этом объем дополнительных ЛБО должен быть не выше остатка бюджетных средств, не использованных заказчиком на начало текущего финансового года. Каким образом переносят остатки ЛБО на следующий год, разъяснили Минфин и Казначейство России в совместном письме от 30 декабря 2019 г. № 09-01-06/103541 / 07-04-05/05-29099.
Специфика 2020 года
Рассмотрим пять оснований, которые отражают новую экономическую специфику 2020 года.
Поставщик не может исполнить контракт вовремя из-за коронавируса
С 1 апреля и до конца 2020 года можно по соглашению сторон изменить срок исполнения любого контракта, если из-за коронавируса возникла невозможность его исполнения на прежних условиях (п. 65 ст. 112 Закона № 44‑ФЗ).
Поставщик не может исполнить контракт по прежней цене из-за коронавируса
С 1 апреля и до конца 2020 года также можно по соглашению сторон изменить цену (цену единицы ТРУ) любого контракта, если из-за коронавируса возникла невозможность его исполнения на прежних условиях (п. 65 ст. 112 Закона № 44‑ФЗ).
Изменение размера аванса
С 24 апреля и до конца 2020 года можно по соглашению сторон изменить размер аванса по контракту, если из-за коронавируса возникла невозможность его исполнения на прежних условиях (п. 7 ст. 2 Закона от 24 апреля 2020 г. № 124‑ФЗ). В отличие от первых двух оснований для такого изменения не нужно решение органа местного самоуправления, правительства или региона.
В обычных условиях менять существенные условия контракта возможно только по основаниям, которые перечислены в Законе № 44‑ФЗ.
Уменьшение обеспечения исполнения контракта
С 1 июля 2020 года появилось дополнительное основание, по которому можно уменьшить обеспечение исполнения контракта (ст. 96 Закона № 44‑ФЗ).
Отмена обеспечения гарантийных обязательств
С 1 июля 2020 года в контракт включают условие об обеспечении гарантийных обязательств для любых категорий участников по желанию заказчика. Условие можно распространить и на контракты, которые были заключены ранее. Сделать это возможно по соглашению сторон (подп. 1 п. 13 ст. 34; п. 1, 2.2 ст. 96 Закона № 44‑ФЗ).
Окончательный расчет
Поставщик не представил документы
Порядок действий зависит от того, исполнил поставщик контракт по факту или нет.
Если поставка произведена, а первичных документов нет, в первую очередь необходимо связаться с контрагентом и запросить документы.
1. Отсканированные копии. Сканы документов ответственные сотрудники поставщика могут прислать по электронной почте. Сейчас для учета их будет достаточно. Но при первой возможности — забрать оригиналы. За их отсутствие предусмотрена ответственность.
2. Оригиналы курьерской доставкой — второй способ быстро получить документы в период карантина. Но прежде следует оценить, насколько эффективны такие расходы для учреждения, если поставщик откажется сам их оплатить.
Другая ситуация — из-за пандемии коронавируса контракт не исполнили или исполнили не полностью. Для контрактов по Закону № 44‑ФЗ порядок действий регламентирован. Контракт придется расторгнуть, изменить или исполнить с санкциями.
В период пандемии поставщик может исполнить обязательства с просрочкой, сославшись на форс-мажор. Такая возможность есть в регионах, в которых введен режим повышенной готовности.
Возврат аванса от поставщика
В связи с пандемией поставщики, исполнители и подрядчики могут столкнуться со сложностями при исполнении условий договоров.
Во-первых, если поставщик не исполняет своих обязательств по договору после оплаты аванса, контракт можно расторгнуть в одностороннем порядке. Контрагенту нужно направить требование о возврате аванса с подтверждением о его получении. Если поставщик отказался вернуть аванс или не отвечает на претензию — действовать в судебном порядке.
Во-вторых, если контрагент до расторжения договора даже не приступал к исполнению, он обязан вернуть всю сумму аванса. Поставщик исполнил обязательства частично — аванс вернет за вычетом стоимости поставленных товаров, работ или услуг. Дополнительно, если срок возврата нарушен, заказчик вправе потребовать проценты, начисляемые на сумму аванса в соответствии со статьей 395 Гражданского кодекса (п. 2 ст. 1107 ГК РФ).
Отражаем в учете
Окончательный расчет с поставщиками, подрядчиками, исполнителями
Расчеты с контрагентами по контрактам с оплатой после поставки товара, выполнения работ, услуг отражают на счете 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам». Также на этом счете отражают зачет ранее внесенной предоплаты.
Обязательства принимают по первичным учетным документам — накладным, актам и другим документам, которые подтверждают приемку товаров, а также выполнение работ, услуг (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ, п. 20 СГС «Концептуальные основы»).
Возврат аванса от поставщика
Аванс, перечисленный в текущем году, — это дебиторская задолженность текущего года. Возврат такого аванса отражается как восстановление кассовых расходов. Вы можете снова использовать деньги по тем же КВР и кодам КОСГУ.
Если вы перечислили аванс в предыдущие годы, порядок распоряжения деньгами, которые вернет поставщик, зависит от типа учреждения. Казенные учреждения всегда перечисляют средства в доход бюджета. А бюджетные и автономные — могут оставить себе.
Штрафные санкции
Штрафные санкции по контрактам 2020 года, которые начислили поставщикам, нужно будет списать (п. 42.1 ст. 112 Закона № 44‑ФЗ). Исключение — контракты, в которых меняли цену, количество или срок. Случаи и порядок списания утверждены постановлением Правительства России от 4 июля 2018 г. № 783 (далее — Постановление № 783).
Поставщик исполнил контракт в 2020 году
Неустойка списывается полностью, если сумма штрафных санкций не превышает 5 процентов от цены контракта. Только 50 процентов — если размер до 20 процентов от цены контракта и поставщик представил документы об оплате второй половины штрафных санкций до 1 января 2021 года.
Поставщик не исполнил контракт в 2020 году
Неустойка списывается полностью, если поставщик не исполнил контракт или исполнил не полностью из-за пандемии коронавируса. В этом случае он представляет заказчику документы по исполнению обязательств, если они есть, и письменно обосновывает причины, по которым карантин помешал исполнить контракт в срок. Если поставщик не исполнил контракт по другим основаниям, то списать неустойку нельзя.
Как оформить списание санкций
Неустойки и штрафы списывают на основании данных бухучета. Перед тем как списать, проводят сверку с поставщиком. Комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения решит, какой долг и кому из поставщиков списать. Затем бухгалтерия спишет штрафы с учета и направит уведомление об этом контрагенту (п.
Списание задолженности поставщика в сумме штрафных санкций отражается записью:
Дебет 0 401 10 174
«Выпадающие доходы»
Кредит 0 209 41 66Х
«Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от штрафных санкций за нарушение условий контрактов (договоров)».
Взаимозачет с контрагентами
Один из способов расчетов между контрагентами — зачет взаимных требований (ст. 410 ГК РФ). Иногда взаимозачет не допускается (ст. 411 ГК РФ). Это относится к обязательствам:
- в отношении которых истек срок исковой давности;
- связанным с возмещением вреда, причиненного жизни или здоровью;
- связанным с взысканием алиментов;
- связанным с пожизненным содержанием граждан.
Кроме того, проведение зачета невозможно, если это прямо указано в договоре, а также в других случаях, предусмотренных законом.
Казенные учреждения проводить взаимозачеты с контрагентами не вправе. Исключение — удержание неустойки из суммы контракта. Все доходы они перечисляют в бюджет. А при взаимозачете доход в бюджет не поступит. Расходная часть бюджета также уменьшится на сумму задолженности контрагенту. На деле произойдет взаимозачет между доходной и расходной частями бюджета. Однако Бюджетный кодекс такой порядок исполнения бюджета не предусматривает. Поэтому проводить взаимозачет получатели бюджетных средств не могут (ст. 38.2, 218, 219 БК РФ, письма Минфина России от 15 августа 2016 г. № 02-07-10/47662, от 5 февраля 2016 г. № 02-02-04/5996).
Минфин России допускает взаимозачет в одном случае: заказчик может удержать штрафы (пени) из вознаграждения по контракту. Но только если учреждение самостоятельно перечислит неустойку в доход бюджета.
В бюджетном и автономном учреждениях, чтобы провести взаимозачет, сначала составляется акт сверки взаимных расчетов с контрагентом.
В акте сверки бухгалтер ставит отметки, подтверждена задолженность или нет. Данные актов сверяют с данными бухучета. По каждой задолженности нужно определить дату и причину ее образования, а также какие суммы можно востребовать или зачесть.
Кроме того, оформляется заявление о зачете. В нем указываются размер долга контрагента, размер требований, зачитываемых в счет этого долга, а также обязательство, из которого возник долг (постановление Арбитражного суда Московского округа от 16 января 2017 г. № Ф05-19131/2016 по делу № А40-50698/2016).