Нюансы суммированного учета рабочего времени

Статьей 104 Трудового кодекса предусмотрено ведение суммированного учета рабочего времени, который учреждения используют довольно редко. Однако условия выполнения работы определенными категориями сотрудников таковы, что они не могут соблюдать установленную продолжительность трудового дня. Вот тогда и необходимо использовать суммированный учет. Так в чем его особенность?

Н. Н. ГАПОНЕНКО, методолог

Многим руководителям учреждений кажется, что проще выплачивать заработную плату, например, по пятидневной рабочей неделе. Но при этом табель учета рабочего времени не будет соответствовать фактическим выходам сотрудников на работу.

Разберемся с нормами

Применение суммированного учета рабочего времени обу­словлено именно тем, что при выполнении ряда видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников еженедельная продолжительность рабочего времени в размере, например, 40 часов, а суммированный учет рабочего времени допускает отклонение продолжительности рабочего времени работника в течение дня и в течение недели от установленной нормы. При этом переработка в одни дни (недели) может перекрываться недоработкой в другие дни (недели), но в пределах определенного учетного времени, принятого в учреждении коллективным договором, правилами трудового распорядка (месяц, квартал, год). Общая продолжительность рабочего времени не должна превышать установленной нормы.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (40 часов, 36 часов, 30 часов и т. д.), а для сотрудников, работающих неполный рабочий день (неполную смену, неполную рабочую неделю), нормальное число рабочих часов за принятый в учреждении учетный период соответственно уменьшается. Учреждения, применяющие суммированный учет рабочего времени, за учетный период чаще принимают квартал или год. Нормальная продолжительность рабочего времени устанавливается в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю установлен приказом Минздрава России от 13 августа 2009 г. № 588н. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Выбирается норма продолжительности рабочего времени в производственном календаре текущей редакции в зависимости от установленного для данной категории работников количества часов в неделю (за квартал, за год).

Порядок ведения суммированного учета рабочего времени, категории работников, на которых он распространяется, принятый учреждением учетный период и порядок учета отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. С ними каждый работник знакомится при приеме на работу. Кроме того, особенности учета рабочего времени сотрудников с суммированным учетом должны найти отражение в коллективном и трудовом договорах.

В целях недопущения нарушения трудового законодательства следует обратить внимание на расчет норматива численности работников в структурном подразделении, применяющем суммированный учет рабочего времени, и определение трудозатрат при выполнении конкретных видов работ перед составлением штатного расписания. Это необходимо, чтобы не создавать ситуацию, когда снижение штатной численности работников влечет за собой перераспределение нагрузки на меньшее количество штатных работников, в результате чего каждому сотруднику нужно отработать большее количество часов в сравнении с нормальной продолжительностью работы в учетный период. Все-таки переработка и недоработка нормативной продолжительности рабочего времени должны быть сбалансированы в течение учетного периода.

Также данный способ применяется для учета рабочего времени водителей в соответствии с Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденным приказом Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15 (далее — Положение № 15), и имеет дополнительные особенности. Например, продолжительность ежедневной работы (смены) может быть увеличена до 12 часов, если общая продолжительность управления автомобилем в течение периода ежедневной работы не превышает 9 часов.

При суммированном учете рабочего времени время управления автомобилем в течение периода ежедневной работы (смены) может быть увеличено до 10 часов, но не более двух раз в неделю. При этом суммарная продолжительность управления автомобилем за неделю не может превышать 56 часов и за две недели подряд — 90 часов (неделей считается период времени с 00 часов 00 минут 00 секунд понедельника до 24 часов 00 минут 00 секунд воскресенья).

Если рабочий день (смена) разделен на две и более частей, один из перерывов должен составлять не менее двух часов, а суммарное время перерывов между частями рабочего дня (смены) не может превышать пяти часов.

Оформляем документы

Рассмотрим, как оформляются документы, поступающие в бухгалтерию для расчета заработной платы при суммированном учете.

Перед началом следующего месяца, а возможно, и до начала следующего квартала (зависит от принятого в учреждении порядка учета суммированного учета рабочего времени) руководитель структурного подразделения, применяющего такой учет, составляет график работы по форме, утвержденной учетной политикой учреждения и отраженной в графике документооборота как нетиповая форма. На практике учреждения используют адаптированную форму автоматизации бухгалтерского учета, выбрав за основу табель учета рабочего времени. В графике указывают планируемое количество часов выхода сотрудника на работу с указанием времени начала и окончания работы, а также наличие перерыва. Если форма графика подобна форме табеля учета рабочего времени, легко проследить планируемые выходы на работу, в том числе в выходные и праздничные дни, и фактическое их исполнение.

В случае болезни работника получается, что он не отработал норму в текущем месяце, квартале, но график при этом не пересматривается, а в следующем месяце возможно увеличение количества часов отработки, если количество отработанных часов за учетный период не превышает нормальную продолжительность рабочего времени. Отработка часов сверх нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период в соответствии со статьей 99 Трудового кодекса считается сверхурочной отработкой. Для отработки сверхурочных часов работник привлекается только с письменного согласия и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Продолжительность сверхурочной работы для сотрудника не может превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. В этом случае оплата сверхурочной работы производится из расчета не менее чем полуторного размера за первые два часа и не менее чем двойного размера за последующие часы по окончании учетного периода (ст. 152 ТК РФ). По желанию работника вместо повышенной оплаты труда может предоставляться дополнительное время отдыха в количестве отработанных сверхурочно часов (дней).

Выполнение сверх нормы рабочего времени в выходные и нерабочие праздничные дни при определении продолжительности сверхурочной работы не учитывается. Оплата работы в выходные и праздничные дни осуществляется в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса по окончании отработанного календарного месяца в сроки, установленные коллективным договором учреждения.

Учреждения могут использовать Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (далее — Табель (ф. 0504421)), утвержденный Методическими рекомендациями № 52н.

В учреждениях с большой текучестью кадров, в целях усиления контроля за качественным и своевременным представлением табелей учета рабочего времени (далее — Табель), создают отдельный приказ по учреждению о порядке составления и представления бухгалтерской службе Табеля (к проверке Табеля может привлекаться кадровая служба) и под роспись знакомят лицо, ответственное за оформление Табеля, с правилами и сроками составления этого документа. В графике документооборота оговаривается представление документов на бумажном носителе или в электронной форме.

В Табеле (ф. 0504421) регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

При регистрации отклонений, в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период), нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в Табеле (ф. 0504421) повторяется.

Расчет средней заработной платы для расчета отпускных производится в порядке, установленном в пунктах 10, 11, 12 Положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства России от 24 декабря 2007 г. № 922, и не зависит от того, какой рабочий график был у сотрудника в расчетном периоде.

При определении среднего заработка сотрудника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, применяется средний часовой заработок. Средний часовой заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде (включая премии и вознаграждения), на количество часов, фактически отработанных в этот период.

ПРИМЕР

По трудовому договору (с учетом специфики работы и возложенных трудовых обязанностей) сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени с расчетным периодом — квартал. Сумма заработной платы за июль текущего года составила 65 220 рублей, за август — 40 000 рублей, за сентябрь — 50 460 рублей. Предположим, что за учетный период сотрудник отработал в пределах учетного времени 528 часов: 190 часов — за июль, 168 часов — за август, 170 часов — за сентябрь текущего года. Средний часовой заработок будет рассчитываться следующим образом:

(65 220 руб. + 40 000 руб. + 50 460 руб.) : (190 ч. + 168 ч. + 170 ч.) = 295 руб.

Средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате.

В соответствии с Правилами предоставления дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, утвержденными постановлением Правительства от 13 октября 2014 г. № 1048 «О порядке предоставления дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами», работнику при суммированном учете рабочего времени дополнительные оплачиваемые выходные дни рассчитываются и оплачиваются из расчета суммарного количества рабочих часов в день при нормальной продолжительности рабочего времени, увеличенного в четыре раза.