Разговоры в личных целях
Мобильная связь стала незаменимой во всех сферах жизни человека. С ее помощью можно оперативно решать рабочие вопросы, находясь вдали от стационарного телефона, быть на связи с сотрудниками, исполняющими свои обязанности за пределами учреждения. Рассмотрим некоторые стороны корпоративной мобильной связи.
А. В. КОНДРАТЬЕВА, Бухгалтер
Вариантов для обеспечения сотрудников мобильной связью несколько. Учреждение может приобрести мобильные телефоны и сим-карты или только сим-карты, которые будут работать в личных аппаратах сотрудников. Или работники будут использовать в интересах учреждения личные телефоны и получать за это компенсацию.
Обеспечение связью
Что нужно для установления мобильной связи? Перечень оборудования невелик — аппарат и сим-карта с подключенным тарифом.
Аппарат сотовой связи соответствует критериям, согласно которым относится к группе основных средств. Это материальная ценность со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенная для неоднократного или постоянного использования в целях выполнения учреждением государственных (муниципальных) полномочий (функций), осуществления деятельности по выполнению работ, оказанию услуг либо для управленческих нужд субъекта учета (п. 7 СГС «Основные средства»). Соответственно расходы на его приобретение отражаются по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ.
Порядок амортизации аппарата зависит от его стоимости:
- до 10 000 рублей включительно амортизация не начисляется. Первоначальная стоимость переданного в эксплуатацию объекта основных средств списывается с балансового учета с одновременным отражением объекта основных средств на забалансовом учете;
- от 10 000 до 100 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100 процентов первоначальной стоимости при выдаче его в эксплуатацию (подп. «б», «г» п. 39 СГС «Основные средства»).
В пункте 10.2.1. Порядка № 209н перечислены расходы, которые следует относить на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ. В их числе:
- абонентская и повременная плата за использование линий связи;
- плата за приобретение сим-карт для мобильных телефонов, карт оплаты услуг связи;
- плата за предоставление детализированных счетов на оплату услуг связи, предусмотренное договором на оказание услуг связи.
Договоры на предоставление услуг связи учреждения заключают в соответствии с Законами №
Расходы на услуги связи могут полностью или частично осуществляться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение государственного задания, так как они включены в базовый норматив затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственной услуги (подп. «д» п. 20 Положения о формировании государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) в отношении федеральных государственных учреждений и финансовом обеспечении выполнения государственного задания, утвержденного постановлением Правительства России от 26 июня 2015 г. № 640).
Если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение вправе оплачивать за счет средств от приносящей доход деятельности при условии, что расходы были понесены в интересах учреждения, а не в личных целях.
Организация служебной связи
Если при выполнении должностных обязанностей сотрудникам учреждения требуется постоянная связь, то учреждение предпринимает организацию корпоративной связи. Документом, определяющим порядок ее использования, является положение о служебной мобильной связи.
Форма документа официально не утверждена, поэтому учреждение разрабатывает ее самостоятельно. В нем следует учесть все особенности использования телефонов и сим-карт. Например, закрепить возможность смены тарифа, лимиты расходов, пользование мобильным интернетом, СМС-сообщениями. Необходимость этих услуг должна быть документально подтверждена (закреплена в приказах или распоряжениях руководителя, должностных инструкциях, трудовых договорах) и экономически обоснована.
Составьте перечень должностей, при исполнении обязанностей которых будет разрешено пользоваться мобильной связью за счет учреждения. Он может быть отдельным приложением к положению о служебной мобильной связи.
Справочно.
Положение должно быть максимально детализированным, в нем необходимо предусмотреть все возможные ситуации и обосновать каждый пункт. Это поможет в дальнейшем избежать лишних вопросов у лиц, проверяющих хозяйственную деятельность учреждения.
Установите порядок выдачи телефонных аппаратов и сим-карт. Выдача, например, может оформляться отдельным приказом, с указанием должности, фамилии, имени, отчества сотрудника, модели и серийного номера телефона, телефонного номера. Руководство учреждения может решить, что будет достаточно служебной записки непосредственного руководителя «мобильного» сотрудника. А все технические сведения будут зафиксированы в документах учета телефонных аппаратов и сим-карт.
Зафиксируйте права и обязанности работников в связи с предоставлением им служебной связи. В этом пункте можно предусмотреть различные ситуации.
Например, возможность пользоваться полученным от работодателя телефоном в нерабочее время — в выходные дни или в отпуске. Для разных должностей можно установить свои правила.
Также можно закрепить периоды, когда сотрудник обязан быть на связи по служебным вопросам — при выполнении поручения работодателя, в рабочее время или, в том числе, за его пределами. При этом следует соблюдать нормы статьи 113 Трудового кодекса «Запрещение работы в выходные и нерабочие праздничные дни. Исключительные случаи привлечения работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни».
В Трудовом кодексе есть понятие «дежурство на дому» — пребывание медицинского работника медицинской организации дома в ожидании вызова на работу (для оказания медицинской помощи в экстренной или неотложной форме). Оно относится к особенностям регулирования труда медицинских работников (ст. 350 ТК РФ). Такой режим может быть установлен работодателем только в случаях, определенных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (письмо Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242).
Пропишите запреты. Например, на обмен аппаратами или сим-картами между сотрудниками учреждения, передачу мобильных устройств сторонним лицам.
Закрепите ответственность за сохранность имущества учреждения. Установите обстоятельства, при возникновении которых сотрудник должен вернуть мобильное устройство, сим-карту: нарушение установленных правил использования служебной связи, прекращение трудовых отношений, иные ситуации.
Отдельно рассмотрите вопрос использования служебной связи в личных целях. Так как речь идет об услугах связи, которые будет оплачивать учреждение, логично говорить о запрете. Однако допустим также вариант использования служебной связи в личных целях с условием, что оплату таких звонков сотрудник берет на себя. Такой вариант возможен только при поминутной (посекундной) тарификации.
Особое внимание уделите регламенту учета расходов на служебную мобильную связь. Установите обоснованный лимит расходов в месяц на каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности. Разработайте порядок выявления его превышения в результате использования корпоративной связи в личных целях и возмещения понесенных расходов допустившим их сотрудником. Обязанность виновной стороны трудового договора возместить ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора, закреплена в статье 232 Трудового кодекса.
Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Помните, что работодатель вправе производить удержание только при наличии письменного заявления самого сотрудника. Размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами) суммы (ст. 138 ТК РФ).
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ст. 248 ТК РФ).
Учет расхода и перерасхода
Расходы на оплату услуг сотовой связи подтверждаются:
- утвержденным руководителем организации перечнем должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
- договором с оператором на оказание услуг связи;
- счетом оператора связи (письмо Минфина России от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378).
Для персонификации расходов потребуются детализированные счета оператора связи, по которым сотрудники бухгалтерии будут изучать абонентов, вызываемых с использованием служебной связи.
Отметим, что если оплата служебной связи осуществляется за счет собственных средств учреждения, расходы должны быть:
- экономически обоснованы;
- подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством;
- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Начисление расходов учреждения на услуги связи в размере абонентской платы в соответствии с установленным тарифом отражается записью:
Дебет 0 109 XX 221, 0 401 20 221
«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части услуг связи», «Расходы на услуги связи»
Кредит 0 302 21 73Х
«Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи».
Сверхлимитные расходы на услуги связи не участвуют в формировании себестоимости платных работ (оказанных услуг) и относятся на уменьшение финансового результата:
Дебет 2 401 20 221
«Расходы на услуги связи»
Кредит 2 302 21 73Х
«Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи».
Возмещение расходов учреждения является его доходом от компенсации его затрат и отражается по статье 134 «Доходы от компенсации затрат» КОСГУ с использованием счета 0 209 34 000 «Расчеты по доходам от компенсации затрат».
Начисление компенсации затрат учреждения за сверхлимитные переговоры:
Дебет 0 209 34 567
«Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат физическим лицом»
Кредит 0 401 10 134
«Доходы от компенсации затрат».
Возмещение затрат путем внесения денежных средств в кассу учреждения отражается записями:
Дебет 0 201 34 510
«Поступления средств в кассу учреждения»
Кредит 0 209 34 667
«Уменьшение дебиторской задолженности по компенсации затрат физическим лицом»
— внесена работником в кассу учреждения компенсация за сверхлимитные переговоры;
Дебет 0 210 03 561, 0 201 23 510
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам», «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— денежные средства внесены из кассы на лицевой счет учреждения;
Дебет 0 201 11 510, 1 304 05 221
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по услугам связи»
Кредит 0 210 03 661, 0 201 23 610
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам», «Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»
— зачислены на лицевой счет учреждения денежные средства.
В случае удержания суммы перерасхода из зарплаты работника с его письменного согласия в учете учреждения появятся записи:
Дебет 0 302 11 837
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 0 304 03 737
«Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
— удержана из заработной платы работника сумма возмещения расходов учреждения на услуги связи;
Дебет 0 304 03 837
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 0 209 34 667
«Уменьшение дебиторской задолженности по компенсации затрат физическим лицом»
— возмещен ущерб виновным лицом из заработной платы.
Перерасход лимита отражается по КВФО 2 «Приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения)». Если зарплата начисляется по другому источнику, то для отражения операций по удержанию применяется счет 0 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами», например:
Дебет 4 302 11 837
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит 4 304 03 737
«Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
— удержана из заработной платы работника сумма возмещения расходов учреждения на услуги связи;
Дебет 4 304 03 837
«Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит 4 304 06 732
«Увеличение расчетов с прочими кредиторами»
— возмещен ущерб виновным лицом из заработной платы.
Возмещение расходов (компенсация затрат учреждения) подотчетным лицом отражается некассовым способом следующими записями:
Дебет 2 304 06 832
«Уменьшение расчетов с прочими кредиторами»
Кредит 2 209 34 667
«Уменьшение дебиторской задолженности по компенсации затрат физическим лицом»
Дебет 2 209 34 567
«Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат физическим лицом»
Кредит 2 401 10 134
«Доходы от компенсации затрат».
В случаях, когда при использовании услуг служебной связи допущен перерасход лимита, оплата может производиться двумя путями — одной суммой согласно полученному счету или с разбивкой на лимитированные расходы и перерасход.
Записи будут следующими:
Дебет 0 302 21 83Х
«Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
Кредит 0 201 11 610, 1 304 05 221
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по услугам связи».
В первом случае отразится оплата всего счета. Во втором случае запись будет сделана дважды — раздельно оплата в рамках лимита и сумма перерасхода. При этом следует обратить внимание на применяемый код финансового обеспечения. Перерасход отразится по КВФО 2 «Приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения)».
Справочно.
На территории России услуги связи оказываются пользователям операторами связи на основании договора об оказании услуг связи, заключенного в соответствии с гражданским законодательством и правилами оказания услуг связи (п. 1 ст. 44 Закона от 7 июля 2003 г. №126-ФЗ «О связи»).