Трудовая книжка. Электронная или бумажная?

О. Б. Воробьева

О. Б. Воробьева, аудитор

Трудовая книжка установленного образца — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлен постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление № 225).

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке России, а на территории республики в составе России, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком России вестись и на государственном языке этой республики (п. 6. Постановления № 225).

Преимущества

В настоящее время появилась необходимость ведения цифрового формата трудовой книжки. Она обусловлена рамками реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт дан Указом Президента России от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

Преимущества электронных форматов документов уже не оспариваются. Безусловно, электронный документооборот мобильнее, экономичнее, а порой и экологичнее. Вместе с тем в вопросе применения электронной трудовой книжки необходимы комментарии.

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представляет ее в порядке, установленном законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

Если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда России сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета (ст. 65 ТК РФ).

Новый формат трудовой книжки позволит:

• сократить расходы на приобретение «бумажных» трудовых книжек, вкладышей к ним;
• упростить ресурсы на подготовку выписок, копий из трудовой книжки;
• минимизировать ошибки, неточные и недостоверные сведения о трудовой деятельности работника;
• полностью избежать риска утери, порчи, восстановления;
• осуществить передачу информации из трудовой книжки в соответствующие ведомства (ПФР, управления соцзащиты).

Работодателям

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

• в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
• при увольнении в день прекращения трудового договора.

Правовая основа и принципы организации индивидуального (персонифицированного) учета сведений о гражданах России, постоянно или временно проживающих (пребывающих) на территории России иностранных гражданах и лицах без гражданства в целях обеспечения реализации их прав в системе обязательного пенсионного страхования, учета сведений о трудовой деятельности, а также в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций закреплены Законом от 1 апреля 1996 г. № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон № 27‑ФЗ).

Согласно Закону № 27‑ФЗ страхователь (юридическое лицо) представляет о работающих у него зарегистрированных лицах в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек следующие сведения, в том числе:

• страховой номер индивидуального лицевого счета;
• фамилию, имя, отчество.

Указанные сведения предоставляются с 1 января 2020 года — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

При отсутствии у зарегистрированного лица трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо сведения представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

Начиная с 2021 года уведомлять о приеме и увольнении работника понадобится не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в порядке, установленном законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

Информацию работодателю следует направлять по форме, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

Формирование сведений о трудовой деятельности в форме электронного документа осуществляется страхователем с использованием программно-технических средств, применяемых им для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе Пенсионным фондом России.

Каждого работника следует уведомить об изменениях в трудовом законодательстве в письменной форме в срок до 30 июня 2020 года.

С учетом изложенного, а также принимая во внимание требования нормативных правовых актов, работодатели должны сформировать комплекс необходимых мероприятий.

Возможный план работ представлен в таблице № 1.

Работникам

Работники, трудовая книжка которым будет заведена с 1 января 2021 года впервые, сведения о приеме на работу (переводе с одной работы на другую) будут оформлены исключительно в электронном виде без оформления «бумажной» трудовой книжки.

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в определенном формате (свой выбор).

Переход на электронный формат добровольный — те работники, которым заведена трудовая книжка на бумажном носителе, вправе сохранить ведение трудовой книжки в таком формате.

Работнику, выбравшему электронный формат ведения трудовой книжки и подавшему письменное заявление о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится соответствующая запись.

Если работник определил выбор в пользу ведения «бумажной» трудовой книжки (в соответствии с статьей 66 Трудового кодекса), это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Можно ли работнику изменить свое решение? Да, можно. Согласно пункту 5 статьи 2 Закона от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса.

Те работники, у которых не было возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

• работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
  • временной нетрудоспособности;
  • отпуска;
  • отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами;

• лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Как получить сведения

При определенных обстоятельствах работники нуждаются в сведениях о своей трудовой деятельности, занесенных в трудовую книжку. Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

• у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• в Пенсионном фонде России на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
• с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Перечень сведений о трудовой деятельности в электронном формате идентичен бумажной версии:

• информация о работнике;
• сведения о работе;
• дата (число, месяц, год);
• вид оформления трудовой деятельности (прием, перевод на другую работу, увольнение);
• должность, структурное подразделение;
• основание оформления (дата, номер документа (приказ));
• основание прекращения трудового договора.

Ответственность

Работодателя

Согласно пункту 2.6 статьи 11 Закона № 27‑ФЗ страхователь, если численность работающих у него зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный период — месяц составляет 25 и более лиц, представляет сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (согласно Закону от 6 апреля 2011 г. № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»). В таком же порядке сведения могут представляться страхователем, численность работающих зарегистрированных лиц у которого за предшествующий отчетный период — месяц составляет менее 25 лиц.

За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 17 Закона № 27‑ФЗ).

Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в том числе из-за задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, предоставления сведений о трудовой деятельности, внесения в трудовую книжку, в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Согласно статье 5.27 КоАП России нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
• на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Совершение административного правонарушения лицом, ранее подвергнутым указанному административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
• на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время в Госдуме России рассматривается Законопроект № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» (об установлении административной ответственности за отдельные правонарушения при проведении общероссийского голосования и правонарушения в сфере персонифицированного учета трудовой деятельности).

Работника

Работник, принявший решение о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки, должен обеспечить сохранность «бумажной» трудовой книжки, поскольку информация в электронном формате будет формироваться только с 2020 года.