Лаборатория успеха

С. Н. Иванцова

Управление финансово-хозяйственной деятельностью учреждения бюджетной сферы — процесс сложный и ответственный, который включает и управление персоналом, где, как в любом другом случае, требуется системный подход.

С. Н. ИВАНЦОВА, консультант

Система управления персоналом — это совокупность приемов, методов, технологий организации работы. Как правило, для реализации поставленной задачи в учреждениях бюджетной сферы создаются структурные подразделения по управлению персоналом, отделы кадров.

В настоящее время, в век высоких технологий и скоростного развития HR-школ (human resources — человеческие ресурсы), работа отдела кадров существенно отличается от работы отдела управления персоналом. Рассмотрим основные различия:

• функционал структурного подразделения предусматривает не только кадровый документооборот в подразделении и взаимосвязь с другими структурными подразделениями учреждения, но и штат работников с определенными знаниями и навыками: экономисты, тренинг-менеджеры по персоналу, аналитики и другие;
• необходимы опыт работы в сфере управления персоналом, соответствующее образование, навыки планирования карьерного роста отдельных работников;
• наличие в программном обеспечении комплексного блока «Кадры. Оплата» предусматривает планирование, анализ расходования денежных средств по фонду оплаты труда, а также взаимосвязь с финансовым структурным подразделением.

Кроме того, в кадровой работе важно понимание различия государственной гражданской службы и специфики иных учреждений бюджетной сферы.

Плановая политика

План функциональной деятельности учреждения предусматривает план работ каждого структурного подразделения, включая «Кадры».

Основная цель кадровой политики — обеспечение кадровым составом, создание соответствующих условий работы согласно специфике учреждения.

Основными задачами плановой политики учреждения являются:

• исполнение требований трудового законодательства;
• обеспечение стабильности кадров учреждения (снижение текучести);
• формирование потребности в кадровом резерве с учетом перспектив развития учреждения;
• развитие филиальной сети (при наличии);
• подготовка, переподготовка, повышение квалификации, аттестация кадров;
• мотивация и стимулирование работников.

Кадровая политика учреждения разрабатывается по двум направлениям:

1. Тактическое

• планирование потребностей в кадровом составе;
• организация набора работников;
• текущий учет работников.

2. Стратегическое

• обеспечение учреждения трудовыми ресурсами;
• развитие профессиональных качеств работника;
• усовершенствование мотивации, в том числе развитие немонетарной мотивации;
• контроль диспансеризации, соблюдение правил проведения медицинских осмотров работников тяжелых, вредных и опасных профессий;
• обеспечение безопасности работников;
• перераспределение трудовых ресурсов внутри учреждения;
• иные.

Согласно штатному расписанию и фонду оплаты труда учреждением определяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

• создание отдельных структурных подразделений;
• закрепление функций за конкретным работником;
• закрепление функций за работником-совместителем.

Кадровая политика государственной гражданской службы неразрывно связана с общей функциональной деятельностью государственного органа (органа власти). При этом согласно Закону от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» к государственным гражданским служащим формируются соответствующие требования, их расстановка производится с учетом перспектив развития учреждения (прогнозов потребностей в кадрах государственных гражданских служащих).

Концепция кадровой политики в органах власти предусматривает:

• привлечение высококвалифицированных специалистов в определенной области;
• укомплектование необходимых рабочих мест учреждения;
• создание оснащенных рабочих мест для успешного исполнения должностных обязанностей;
• своевременное повышение квалификации государственных гражданских служащих, повышение их профессионализма и компетенции;
• создание условий для кадрового резерва;
• организация и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;
• недопущение коррупционной составляющей при осуществлении трудовой деятельности государственными гражданскими служащими.

Направления работы

Основные направления работы (функционал) структурного подразделения по управлению персоналом закрепляются в положении о таком подразделении. При этом документ включает следующие разделы:

• общий (введение);
• задачи;
• структура;
• функции;
• права и обязанности;
• взаимосвязь с другими подразделениями учреждения;
• ответственность.

В части взаимосвязи с другими структурными подразделениями следует отметить следующее.

Получение информации

• от иных структурных подразделений:
  • заявка на прием работников необходимых специальностей;
  • представления о поощрении, материальном стимулировании;
  • график отпусков для формирования графика в целом по учреждению;
  • от экономического блока:
  • расчеты потребности в работниках;
  • справки о заработной плате работников по месту требования;
  • иные.
• Предоставление кадровой информации иным структурным подразделениям:
  • копии приказов о приеме на работу, назначении на должность, увольнении и т. д.;
  • сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
  • сведения об отпусках работников;
  • иные.

Специалисты выделяют основные модели управления персоналом по следующим направлениям:

• цели;
• мотивация;
• делегирование.

Управление по целям — разработка и согласование целей и задач в рамках обязанностей работников, формирование планов достижения поставленных целей. В этом направлении необходимо учитывать контроль выполнения работ, корректировку заданий, оценку работы.

Управление посредством мотивации — изучение потребностей, интересов работников, направленное на развитие человеческого ресурса.

Управление на основе делегирования основывается на компетенции и ответственности работников, возможности принимать решения (в рамках компетенции).

Необходимо обратить внимание, что организация кадровой работы с государственными гражданскими служащими предусматривает приоритетные направления:

• непрерывное обучение;
• комплексная оценка.

Повышение эффективности

Повышение эффективности работы кадрового подразделения возможно путем:

• повышения квалификации работников кадровой службы;
• применения современных технологий (автоматизация документооборота).

При этом с целью повышения эффективности работы кадрового подразделения учреждения вправе применять указанные показатели одновременно.

Согласно постановлению Правительства России от 27 июня 2016 г. № 584 «Об особенностях применения профессиональных стандартов в части требований, обязательных для применения государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, государственными или муниципальными учреждениями, государственными или муниципальными унитарными предприятиями, а также государственными корпорациями, государственными компаниями и хозяйственными обществами, более пятидесяти процентов акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной собственности или муниципальной собственности» учреждения по состоянию на 1 января 2020 года обязаны были внедрить в комплексе план реализации мероприятий по организации применения профессиональных стандартов, план по обеспечению повышения производительности труда.

Повышение квалификации возможно путем приема работников, отвечающих высоким квалификационным требованиям, и (или) обучение (повышение квалификации) имеющихся работников в учреждении.

Применение передовых технологий и автоматизации производственного процесса также позволит повысить эффективность труда. Это, например, не только установка программного обеспечения, но и взаимодействие между работниками в электронном формате (обмен письмами, подготовка проектов приказов, распоряжений, первичных документов кадрового дела).

Отметим, что принимаемые меры повышения эффективности труда следует осуществлять в комплексе по совершенствованию делопроизводства.

ПРИМЕР 1

Учреждением приобретены неисключительные права на программное обеспечение «Архивное дело».

Бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 0 302 26 83Х

«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

Кредит 1 304 05 226, 0 201 11 610

«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом», «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

— перечисление контрагенту стоимости программного обеспечения согласно нелицензионному договору;

Дебет 0 401 50 226

«Расходы будущих периодов по прочим работам, услугам»

Кредит 0 302 26 73Х

«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

— отражение расходов будущих периодов за право пользования программным обеспечением;

Дебет 0 401 20 226, 0 109 ХХ 226

«Расходы по прочим работам, услугам», «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части прочих работ, услуг» (неисключительное пользование программным обеспечением)

Кредит 0 401 50 226

«Расходы будущих периодов по прочим работам, услугам»

— отражение расходов будущих периодов на текущий финансовый результат.

Учреждения локальным актом устанавливают план мероприятий, направленных на повышение эффективности. Основными направлениями могут быть:

• порядок немонетарного и (или) материального стимулирования, в том числе с учетом вклада каждого конкретного работника;
• повышение квалификации работников, проведение их аттестации;
• разработка эффективных методов;
• архивирование;
• внутренний контроль кадровых вопросов.

Кроме того, каждое мероприятие должно содержать разделы:

• наименование;
• ответственный исполнитель;
• срок реализации;
• необходимые ресурсы;
• источник финансового обеспечения.

Формирование кадровой политики государственных учреждений базируется на следующих принципах:

• открытость, доступность для претендентов на замещение вакантных должностей получения информации;
• привлечение квалифицированных кандидатов согласно результатам открытого конкурса.

Внутренний контроль

Соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, рекомендованы для всех работодателей (физических и юридических лиц независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности) письмом Роструда от 7 марта 2018 г. № 837-ТЗ.

Работодатель добровольно принимает решение о проведении внутреннего контроля (самоконтроля) соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Внутренний контроль (самоконтроль) проводится ежегодно на основании локального нормативного акта работодателя, разработанного в соответствии с порядком проведения внутреннего контроля (самоконтроля) и принятого согласно требованиям Трудового кодекса.

Используя обзор результатов проведенных проверок учреждений бюджетной сферы, касающихся трудовой дисциплины, можно обобщить типовые вопросы:

• трудовой распорядок;
• прием и увольнение работников;
• оформление трудовых договоров, договоров гражданско-правового характера;
• защита персональных данных;
• мероприятия по охране труда;
• мероприятия по повышению квалификации;
• оплата труда, компенсации.

Целями внедрения системы внутреннего контроля являются:

• обеспечение соблюдения работодателем обязательных требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• формирование инструментов самооценки соблюдения работодателями обязательных требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• подтверждение соответствия деятельности работодателя требованиям трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• обеспечение открытости принятия управленческих решений внутри организации-работодателя;
• прогнозирование мероприятий по обеспечению соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, а также планирование мер по их недопущению.

Внедренная система внутреннего контроля соблюдения трудового законодательства в учреждении позволяет предотвратить кадровые риски до факта нанесения материального и (или) репутационного ущерба. Например, выявление производственного брака, профессиональных ошибок.

Случаи возложения материальной ответственности в полном размере причиненного ущерба установлены статьей 243 Трудового кодекса.

Работник обязан бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников (ст. 21 ТК РФ).

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

ПРИМЕР 2

Бюджетным учреждением при изготовлении типографской продукции (печать нормативной методической литературы) допущен производственный брак. Установлены причины возникновения брака, его размеры, виновное лицо. С учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, работодателем принято решение полностью отказаться от взыскания с виновного работника.

Отклонения фактической себестоимости от нормативно-плановой стоимости (цены) имущества для целей распоряжения (реализации) относятся в части брака, порчи на увеличение (уменьшение) финансового результата текущего отчетного периода.

Бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 0 105 37 340

«Увеличение стоимости готовой продукции — иного движимого имущества учреждения»

Кредит 0 109 ХХ 2ХХ

«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг»

— принятие к учету готовой продукции;

Дебет 0 105 37 340

«Увеличение стоимости готовой продукции — иного движимого имущества учреждения»

Кредит 0 109 ХХ 2ХХ

«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, оказание услуг»

— списание превышения фактической себестоимости готовой продукции над плановой (нормативно-плановой) в части нереализованной продукции методом «Красное сторно»;

Дебет 0 105 37 340

«Увеличение стоимости готовой продукции — иного движимого имущества учреждения»

Кредит 0 401 20 272

«Расходование материальных запасов»

— списание превышения фактической себестоимости готовой продукции над плановой (нормативно-плановой) в части брака методом «Красное сторно».

По результатам проведения внутреннего контроля оформляется проверочный лист либо с отсутствием выявленных нарушений, либо с выявленными нарушениями. В случае обнаружения допущенных нарушений трудового законодательства работодатель формирует перечень мер с целью их устранения.

Финансовое обеспечение

Финансовое обеспечение мероприятий по трудовым вопросам (в том числе материально-техническое обеспечение) осуществляется в учреждениях бюджетной сферы согласно смете доходов и расходов казенного учреждения, плану ФХД бюджетного (автономного) учреждения, по источникам средств:

• соответствующего бюджета бюджетной системы России;
• на выполнение государственного (муниципального) задания;
• на иные цели;
• от приносящей доход деятельности.

Согласно Порядкам № 85н, 209н расходы по таким мероприятиям относятся, в том числе, на элемент вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в части закупки товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий для нужд субъектов России (муниципальных образований), органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов, если иное не установлено актом финансового органа субъекта России (муниципального образования); закупки товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий государственными (муниципальными) бюджетными и автономными учреждениями; оплата услуг фельдъегерской и специальной связи (доставка специальной корреспонденции); оплата услуг почтовой связи (с учетом комплекса расходов, связанных с использованием франкировальных машин).

Обратите внимание, что отражение информации зависит от экономического содержания хозяйственной операции. В иных случаях применяются другие элементы подгруппы 240 «Иные закупки товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд»:

• 241 «Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы»;
• 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий», если у казенного учреждения есть план информатизации;
• 243 «Закупка товаров, работ, услуг в целях капитального ремонта государственного (муниципального) имущества»;
• 245 «Закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд в области геодезии и картографии вне рамок государственного оборонного заказа».

Архивное дело

Архив — комплектование, учет, хранение, использование архивных документов, созданных при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Управление персоналом (работниками учреждений) предусматривает создание кадровых документов. Поскольку они служат не только подтверждением трудового стажа работников, профиля работы, ее условий, но и несут социальную нагрузку, важно правильно организовать архивное дело.

Согласно статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», документы по личному составу хранятся:

• законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — 75 лет;
• законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет.

Одной из задач организации кадрового дела в учреждении является обеспечение условий хранения документов, законченных кадровым делопроизводством:

• недопущение несанкционированного доступа;
• соблюдение режима хранения (степень влажности, температурный режим и т. д.);
• обеспечение быстрого поиска необходимых (затребованных) документов.

Порядок и сроки хранения документов следует осуществлять согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Кроме того, следует учитывать важность текущего хранения созданных документов в процессе жизнедеятельности учреждения, до момента передачи их в архив:

• хранение подлинников, копий;
• создание необходимых папок;
• обеспечение сохранности (сейфы, шкафы, комнаты, печати, штампы и т. д.);
• обеспечение своевременного уничтожения (шредеры, удаление файлов АРМ);
• обеспечение хранения подтверждающих документов по выдаче подлинников кадровых документов на руки работнику.

Правила делопроизводства в целях его совершенствования и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления утверждены приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71 (вступает в силу с момента вступления в силу постановления Правительства России о признании утратившим силу пункта 1 постановления Правительства России от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»).