Командировочные вопросы
Рассмотрим вопрос компенсации затрат на проезд к месту работы и обратно работникам, привлеченным к временным работам.
А. А. КОМЛЕВА, шеф-редактор журнала «Бюджетный учет»
Ситуация В связи со сложившейся нестандартной ситуацией (получение посадочного талона, подтверждающего перелет пассажира по указанному в электронном авиабилете маршруту, производится после прекращения срочного трудового договора, перелет в другую климатическую зону на длительный период) возникают следующие вопросы:
- возможна ли оплата расходов на проезд к месту осуществления трудовой деятельности и обратно без предоставления посадочного талона на обратный перелет;
- возможна ли оплата по единому электронному билету и талону на перелет как половина от стоимости, указанной в едином электронном билете;
- возможна ли оплата обратного проезда по копии железнодорожного билета;
- следует ли учитывать при оплате компенсаций за проезд сбор за провоз сверхнормативного багажа?
Компенсационные выплаты осуществляются работодателями (бюджетными учреждениями) за счет средств, предоставленных из федерального бюджета.
Ответ При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему командировочные расходы, а именно: расходы на оплату проезда, наем жилого помещения, суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса).
Единые требования к бухгалтерскому учету установлены Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ).
Согласно пункту 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим все необходимые реквизиты.
Аналогичная норма содержится также в Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н).
В случае приобретения работником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме, следует учитывать, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).
Согласно приказу Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте» электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте используется для удостоверения договора перевозки пассажира в поезде дальнего следования, в котором информация о железнодорожной перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте.
Электронный билет и контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) на поезд дальнего следования содержат обязательную информацию о перевозке пассажира.
Контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
В случае утраты оригиналов документов, подтверждающих произведенные расходы, либо факта оказания услуг (работ) (при отсутствии оригинала проездного документа (либо оригинала посадочного талона), приобретенного учреждением по безналичному расчету у специализированной организации согласно заключенному договору (контракту) на покупку билетов), основанием для признания расходов на его оплату может служить накладная (счет, счет-фактура), содержащая все необходимые реквизиты (Ф. И. О. пассажира — сотрудника организации, маршрут (рейс), даты отправки из конечных пунктов при обязательном наличии приказа на командировку, служебного задания и т. д.).
Таким образом, по нашему мнению, возможность признания произведенных расходов при отсутствии подлинных документов, являющихся приложением к авансовому отчету, определяется учреждением самостоятельно в рамках сформированной учетной политики, если совокупность иных представленных подлинных документов подтверждает фактически произведенные расходы (например, справка транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки).
Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. № 729.