Не полученные выплаты

Л. Ю. Симонова

Все чаще учреждения переводят заработную плату и иные выплаты сотрудникам на пластиковые карты. Это могут быть счета, открытые работодателями в рамках зарплатных проектов или физическими лицами самостоятельно. Но и выдача денежных средств наличными через кассу еще существует.
Л. Ю. СИМОНОВА, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»

Оформление и учет кассовых операций учреждения осуществляют в соответствии с требованиями Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее — Положение № 373-П). Этим Положением руководствуются получатели бюджетных средств при ведении операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдачу наличных денег (далее — кассовые операции), если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

В соответствии с нормой пункта 4.6 Положения № 373-П продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). То есть если в силу каких-либо причин деньги, находящиеся в кассе учреждения, не были в порядке, рассмотренном в главе 4 Положения № 373-П, выданы сотруднику, то их следует после истечения указанного срока внести в банк на депонент.

Порядок депонирования

Порядок депонирования невыданных денежных средств, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, прописан в пункте 4.6 Положения № 373-П.

В последний день выдачи наличных денег кассир закрывает ведомости, применяемые в учреждении (расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401) или платежную ведомость (ф. 0504403) (далее — Ведомость)) — напротив фамилий работников, которым не произведена выдача наличных денег, проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано», подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк (ОУФК), сверяет указанные суммы с итоговой суммой в ведомости и оформляет реестр депонированных сумм.

Форма Реестра депонированных сумм (ф. 0504047) утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного само­управления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 173н).

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью Ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

В заключительной части Ведомости кассир должен сделать надпись о подлежащей депонированию сумме и скрепить надпись своей подписью. Следующим шагом является зачисление депонированных сумм на лицевые счета, открываемые в территориальных органах Федерального казначейства, финансовом органе субъекта РФ (муниципального образования).

Учет депонированных выплат

В целях учета депонированных сумм предусмотрен счет 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами».

Согласно пункту 271 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), аналитический учет депонированных сумм по оплате труда и стипендиям ведется в Книге (Книгах) аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия военнослужащих и стипендий (далее — Книга (ф. 0504048)) в разрезе получателей депонированных сумм и видов выплат раздельно по видам выплат:  

• оплате труда;
• денежному довольствию;
• стипендиям;
• пенсиям;
• пособиям;
• иным выплатам.  

Порядок ее заполнения описан в Приложении 5 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Инструкция № 173н).

Записи производятся по каждому депоненту, при необходимости — с указанием структурного подразделения учреждения. В группе граф «Отнесено на счет депонентов (кредит)» должны быть указаны месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено (дебет)» — напротив фамилии депонента записывается номер Расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц. Если депонированные суммы были выплачены по нескольким документам, номера Расходных кассовых ордеров отражаются в графе 7 через «;». Ежемесячно в Книге (ф. 0504048) подсчитываются итоги по графам «Отнесено на счет депонентов (кредит)» и «Выплачено (дебет)» и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

В бухгалтерском учете операции по депонированию сумм, не полученных работниками государственных (муниципальных) учреждений, отражаются в зависимости от типа учреждения согласно приказам Минфина России:

• от 6 декабря 2010 г. № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 162н) — в отношении получателей бюджетных средств;
• от 16 декабря 2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 174н);
• от 23 декабря 2010 г. № 183н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 183н).

Казенное учреждение

Дебет 0 302 11 830,
0 302 12 830, 0 302 13 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате», «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда»
Кредит 0 304 02 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
— отнесена на депонент неполученная заработная плата;

Дебет 0 210 03 560,
0 201 21 510
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам», «Поступления денежных средств учреждения на счета в кредитной организации»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— на лицевой счет учреждения внесена депонированная сумма;

Дебет 0 201 11 510,
0 304 05 211, 0 304 05 2012, 0 304 05 213
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по заработной плате», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по начислениям на выплаты по оплате труда»
Кредит 0 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения.

Бюджетное учреждение

Дебет 0 302 11 830,
0 302 12 830, 0 302 13 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате», «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда»
Кредит 0 304 02 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
— отнесена на депонент неполученная заработная плата;

Дебет 0 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
— на лицевой счет учреждения внесена депонированная сумма;

Дебет 0 201 11 510
«Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
Кредит 0 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— наличные денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения.

Автономное учреждение

Дебет 0 302 11 000,
0 302 12 000, 0 302 13 000
«Расчеты по заработной плате», «Расчеты по прочим выплатам», «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда»
Кредит 0 304 02 000
«Расчеты с депонентами»
— отнесена на депонент неполученная заработная плата;

Дебет 0 210 03 000
«Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 0 201 34 000
«Касса»
— на лицевой счет учреждения внесена депонированная сумма;

Дебет 0 201 11 000
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
Кредит 0 210 03 000
«Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— денежные средства зачислены на лицевой счет учреждения.

Хранение депонированных выплат

Неполученные и депонированные выплаты могут числиться на счете учреждения в течение трех лет (ст. 196 ГК РФ). По требованию работника указанные средства должны быть сняты со счета и выданы ему. Учитывая, что на момент обращения в кассе учреждения депонированная сумма может отсутствовать, на практике она выдается в разумный срок, согласованный работником и работодателем, необходимый для получения наличных денежных средств из банка.

Отказ сотруднику в получении депонированной выплаты будет нарушением его прав на получение заработной платы. Для защиты этого права работник может обратиться в суд.

В случае смерти работника депонированная заработная плата выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).

Нормы Гражданского кодекса подробнее рассматривают такую ситуацию в статье 1183 «Наследование невыплаченных сумм, предоставленных гражданину в качестве средств к существованию». Так, право на получение подлежавших выплате наследодателю, но не полученных им при жизни по какой-либо причине сумм заработной платы и приравненных к ней выплат принадлежит проживавшим совместно с умершим членам его семьи, а также его нетрудоспособным иждивенцам независимо от того, проживали они совместно с умершим или не проживали. Своим правом наследники могут воспользоваться в течение четырех месяцев со дня открытия наследства.

Подтвердить факт нахождения на иждивении можно справкой из местной администрации либо путем обращения в суд для установления факта нахождения на иждивении. Родство подтверждается соответствующим документом и документом, удостоверяющим личность.

Выдача депонированных выплат из кассы учреждения отражается записями:

Казенное, бюджетное учреждение

Дебет 0 304 02 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
Кредит 0 201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения».

Автономное учреждение

Дебет 0 304 02 000
«Расчеты с депонентами»
Кредит 0 201 34 000
«Касса»

Операции при перечислении средств на дебетовую банковскую (пластиковую) карту сотрудника отражаются записями:

Казенное учреждение

Дебет 0 304 02 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
Кредит 0 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— с лицевого счета учреждения списана депонированная выплата;

Дебет 0 304 02 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
Кредит 0 201 11 610,0 304 05 211, 0 304 05 2012,
0 304 05 213
«Выбытия денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по заработной плате»,«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам»,«Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по начислениям на выплаты по оплате труда»
— перечислены денежные средства на дебетовую банковскую (пластиковую) карту.

Бюджетное учреждение

Дебет 0 304 02 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
Кредит 0 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— с лицевого счета учреждения списана депонированная выплата;

Дебет 0 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 0 201 11 510
«Выбытия денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства»
— перечислены денежные средства на дебетовую банковскую (пластиковую) карту.

Автономное учреждение

Дебет 0 304 02 000
«Расчеты с депонентами»
Кредит 0 210 03 000
«Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»
— с лицевого счета учреждения списана депонированная выплата;

Дебет 0 210 03 000
«Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам»
Кредит 0 201 11 000
«Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»
— перечислены денежные средства на дебетовую банковскую (пластиковую) карту.

Невостребованные выплаты

Учреждение обязано хранить на своих счетах депонированные выплаты до истечения срока исковой давности, который составляет три года (ст. 196 ГК РФ). По истечении указанного срока данные суммы могут быть списаны на доходы.

В соответствии с нормами пункта 371 Инструкции № 157н задолженность учреждения, не востребованная кредиторами и списанная с балансового учета, принимается к учету на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами» в сумме задолженности, списанной с балансового учета.

Аналитический учет по счету 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами» организуется в разрезе видов выплат (поступлений), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность учреждения по кредиторам, с указанием его полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения кредитора и задолженности в целях регистрации принятого денежного обязательства (требования кредитора) и его оплаты (п. 372 Инструкции № 157н).

Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном: для казенных учреждений — главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета); для бюджетных учреждений, автономных учреждений — актом учреждения в рамках формирования учетной политики в случае образования депонента после перехода на субсидирование согласно Закону от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ.

Задача инвентаризационной комиссии — проверить соответствие сумм, отраженных в первичных учетных документах по начислению заработной платы, суммам, указанным в регистрах бухгалтерского учета. На основании данных инвентаризации и приказа руководителя учреждения невостребованные суммы депонированной заработной платы после истечения срока исковой давности списываются и относятся на финансовый результат деятельности учреждения.

При списании невостребованной депонированной заработной платы по истечении трех лет — срока исковой давности — на основании решения комиссии оформляется следующая бухгалтерская запись:

Казенное, бюджетное учреждение

Дебет 0 304 02 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»,
«Расчеты с депонентами»
Кредит 0 401 10 173
«Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением суммы задолженности на забалансовом счете 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами».

Автономное учреждение

Дебет 0 304 02 000
«Расчеты с депонентами»
Кредит 0 401 10 173
«Чрезвычайные доходы от операций с активами»с одновременным отражением суммы задолженности на забалансовом счете 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами».

В случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, установленном законодательством РФ, задолженность учреждения, не востребованная кредитором, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств (п. 371 Инструкции № 157н).