По согласованию с работодателем сотрудники учреждений могут добираться до места работы и обратно на личном автомобиле. Как правильно оформить использование транспорта и учесть расходы, разберем в статье.
А. В. Кондратьева, бухгалтер
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию), а также возмещаются расходы, связанные с использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Это может быть:
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- отдельный договор;
- коллективный договор;
- иной нормативный акт учреждения.
В документе следует указать марку автомобиля, его технические характеристики и регистрационные данные, а также порядок и срок использования, размер компенсации (в твердой сумме либо согласно закрепленному порядку ее определения).
Для расчета компенсации можно применить постановление Правительства России от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее — Постановление № 92).
Отметим, правила выплаты компенсации за использование личного транспорта федеральными государственными гражданскими служащими (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, определены постановлением Правительства России от 2 июля 2013 г. № 563 (далее — Постановление № 563). Этим же постановлением утверждены предельные размеры компенсации.
Отражение в учете
Компенсация за использование личного транспорта для служебных целей в зависимости от статуса сотрудников отражается по следующим элементам видов расходов (п. 53.1 Порядка № 82н):