Электронный документооборот и его недостатки

С. А. Паутов

Широкое применение электронного документооборота наряду с несомненными преимуществами имеет и определенные недостатки, которые в числе прочего могут способствовать появлению новых механизмов незаконного обогащения.

С. А. Паутов, начальник Контрольно-ревизионной инспекции Владимирской области

Еще некоторое время назад попытки прямого завладения денежными средствами организации, например из ее кассы, с расчетного или лицевого счета, были довольно редки, поскольку они оперативно выявлялись и пресекались. Сегодня обилие таких случаев не может не настораживать.

Общая схема подобных преступлений довольно проста, главный бухгалтер или иной специалист организации, пользуясь наличием доступа к электронным подписям руководителей организации, производят «перераспределение» средств организации, естественно, в свою пользу. Факты незаконного завладения денежными средствами фиксируются как в организациях государственного сектора экономики, так и в сфере бизнеса.

Документов стало больше

Рассмотрим некоторые причины описанного выше явления, возникающие при использовании безналичного способа расчетов по оплате труда, характерные для государственного или муниципального учреждения. Для этого сравним содержание проводимых хозяйственных операций и первичных документов, их фиксирующих, при различных формах организации выплаты заработной платы. При традиционном документообороте с расчетом наличными денежными средствами перечень необходимых для этого документов ограничен расчетной и платежной ведомостями или одной расчетно-платежной, а факт получения денежных средств подтверждается росписью получателя.

Технология

Перечисление денежных средств с лицевого счета, открытого в казначействе, на счет в банке при безбумажном документообороте осуществляется через систему удаленного финансового документооборота (СУФД) с применением электронных подписей. При направлении перечня получателей денежных средств, которое является следующим шагом, в большинстве случаев используется предоставляемый банком специальный программный продукт и электронные подписи, отличные от тех, что применяются при работе в СУФД.

Очевидно, что расчеты с применением зарплатных банковских карт и электронного документооборота требуют больше документов. Сохраняется необходимость в расчетной ведомости. Для перечисления денежных средств с лицевого счета учреждения на расчетный счет в банке необходимо сформировать и подписать платежное поручение, кроме того, нужно направить в банк перечень получателей с указанием сумм, подлежащих зачислению на счет каждого из них. Таким образом, функции одного-двух традиционных бумажных документов при безналичных расчетах и безбумажном документообороте выполняют три-четыре электронных.

Нет заслона от злоупотреблений

Формально подписание такого рода документов отнесено к полномочиям руководителя и главного бухгалтера организации, но трудозатраты, необходимые для создания и подписания электронного документа, многократно превышают существовавшие при бумажном документообороте. Причиной такого положения являются как проблемы с наличием устойчивой связи, так и несовершенство организации электронного документооборота, которое, например, для ознакомления и подписания одного документа требует совершения множества различных действий. Руководители и главные бухгалтеры учреждений, как правило, имеют достаточно высокую загрузку и, соответственно, существенную мотивацию для экономного расходования своего рабочего времени. Поэтому техническое подписание необходимых документов своей электронной подписью руководители обычно перепоручают сотруднику более низкого уровня. Для собственного же спокойствия наиболее осторожные руководители создают бумажные суррогаты электронных документов. В результате такой «оптимизации» руководитель и главный бухгалтер формально подписанные ими документы не видят и две важнейшие операции, а именно перечисление денежных средств с лицевого счета, открытого в казначействе, на счет в банке и направление перечня получателей денежных средств в банк, осуществляются после подписания документов ненадлежащими лицами. Подобное положение создает предпосылки для различных злоупотреблений.