Обеспечение подотчетных лиц денежными средствами

А. В. Кондратьева

Банковские карты прочно вошли в нашу жизнь. Сфера их применения распространяется в том числе на расчеты с подотчетными лицами. При использовании таких карт подотчетные лица могут получать наличные денежные средства, а также в безналичном порядке оплачивать приобретенные материальные ценности или услуги (работы). Такое удобство требует тщательного учета со стороны бухгалтерии.

А. В. Кондратьева, бухгалтер

Порядок обеспечения

Порядок обеспечения наличными денежными средствами устанавливается Федеральным казначейством^[1] (ст. 166.1 БК РФ).

Операции с использованием карт осуществляются учреждением в соответствии с требованиями Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24 декабря 2004 г. № 266-П (далее — Положение № 266-П), в пределах остатка денежных средств на карте.

Согласно Положению № 266-П, юридическое лицо через уполномоченных им физических лиц может осуществлять по банковскому счету юридического лица с использованием банковских карт операции, связанные с деятельностью юридического лица, в том числе оплату расходов по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, оплату командировочных расходов, а также компенсацию сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Для получения денежных средств учреждение представляет в территориальный орган Федерального казначейства Заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243), не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств.

Территориальный орган Федерального казначейства не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от кредитной организации сведений об операциях, совершаемых по счету в разрезе карт, включая информацию о суммах операций, расчеты по которым не завершены, формирует по каждому клиенту в разрезе карт и предоставляет клиенту Сведения об операциях, совершаемых с использованием карт (ф. 0531246).

При внесении денежных средств с использованием карт клиент в день внесения средств представляет в территориальный орган Федерального казначейства Расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251) (далее — Расшифровка (ф. 0531251)), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами).

В случае полного или частичного неиспользования клиентом перечисленных на карту средств в течение сорока пяти календарных дней со дня перечисления, не считая дня перечисления, клиент представляет в территориальный орган Федерального казначейства Расшифровку (ф. 0531251) для возврата невостребованной суммы со счета на единый казначейский счет.

Бухгалтерский учет

Перечисление на карту

Перечисление учреждением средств для хозяйственных нужд на банковскую карту отражается бухгалтерской записью^[2]: