25 апреля 2024 года
Регистрация

Годовая инвентаризация — 2023 по новым правилам: автоматизация процесса

Инвентаризация — один из самых популярных методов внутреннего контроля, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества хозяйствующего субъекта, а также ориентировочную информацию о его состоянии и стоимости.

С. А. Никитина, начальник финансово-хозяйственного отдела, главный бухгалтер Арбитражного суда Белгородской области

C утверждением инвентаризации как обязательного метода контроля основным недостатком данного процесса стала трата большого количества времени. Этот процесс затрагивает все лица организации, начиная с ответственных за товарно-материальные ценности, заканчивая сотрудниками бухгалтерии, документально оформляющими результаты инвентаризации и сверяющими документальные отчеты с действительностью.

В 2023 году проведение инвентаризации в нашей организации перешло на автоматизированный процесс.

Проведение инвентаризации

С 1 января 2023 года организации бюджетной сферы применяют унифицированные формы электронных первичных учетных документов, в том числе используемых при проведении инвентаризации согласно Методическим указаниям № 61н.

Автоматизация

photo1702991441_(1).jpg

По своей сути автоматизация процесса инвентаризации сводится к трем этапам.

На первом этапе в ПП «Парус-Бюджет 8» в разделе «Электронные документы и регистры» формируют Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) (далее — Решение (ф. 0510439)), заполняя во кладке спецификацию:

  • документы-основания — акты, определяющие порядок проведения инвентаризации;
  • объекты бухгалтерского учета, в отношении которых проводится инвентаризация;
  • инвентаризационные комиссии — акты, определяющие состав комиссии;
  • лист согласования — с указанием сотрудников, согласующих документ;
  • лист ознакомления — с указанием сотрудников, которые должны ознакомиться с докумен­том;
  • подписанты электронных документов — с указанием подписанта и ответственного исполнителя.

На основании Решения (ф. 0510439) осуществляется автоматическое заполнение реквизитов в документах, сформированных в ходе проведения инвентаризации и (или) по результатам (итогам) инвентаризации (инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), ведомостях расхождений, актах о результатах инвентаризации, иных первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета, формируемых в ходе и (или) по итогам инвентаризации).

Через сервис интеграции пакеты электронных документов передаются в подсистему управления электронными документами бухгалтерского учета на базе промышленной платформы DirectumRX.

После согласования в системе DirectumRX решения о проведении инвентаризации переходим ко второму этапу. С помощью мобильного приложения электронной инвентаризации объектов на устройствах с ОС Android — Parus Smart Inventory — загружаем информацию об инвентаризирующих лицах и инвентаризационных объектах, а также о местонахождении инвентарных объектов.

close-up-hands-holding-box.jpg

На этом этапе производится печать и маркировка объектов товарно-материальных ценностей и основных средств. Материально ответственные лица на специальном принтере распечатывают штрих-коды, затем наклеивают их на каждый конкретный объект учета.

Отметим: печатаются штрих-коды на специальной клеящейся бумаге, что не только сокращает время нанесения инвентарного номера на каждый объект основного средства и товарно-материальной ценности, но и делает данный процесс более эстетичным и разумным, заменяя нанесение номеров краской, которая должна не размазаться, не смыться и не повредить объект учета.

После сканирования всех объектов нужно экспортировать полученные данные в ПП «Парус-Бюджет 8», выделив в разделе «Электронные инвентаризации» документ «Импорт из Parus Smart Inventory».

На третьем, заключительном этапе формируется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) (далее — Акт (ф. 0504835)).

Основанием для составления Акта (ф. 0504835) являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости).

Акт (ф. 0504835) подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к Акту (ф. 0504835) прилагается Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Отметим, что с 1 января 2024 года применяется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Полученный эффект от автоматизации

Сопоставим затраты на инвентаризацию автоматизированным способом и без применения автоматизированной системы, то есть «ручным» способом.

При автоматизированном процессе инвентаризации затраты увеличатся на стоимость оборудования, программного обеспечения и внедрения проекта автоматизации. Однако количество человеко-часов при этом заметно уменьшится. В этом и будет выражаться исчисляемый эффект от проведения автоматизированной инвентаризации.

Использование автоматизированных систем дает возможность более точной и быстрой обработки данных во время проведения инвентаризации, а также позволяет максимально исключить фактор человеческой ошибки, что повышает достоверность ведения бухгалтерского учета.


Продолжается редакционная
подписка на 2024 год
Подпишись выгодно
Реклама