Кассовый чек: в ногу со временем

Факт покупки товаров или приобретения услуг должен быть обязательно зафиксирован в учете. Кассовый чек (бланк строгой отчетности) служит подтверждением трат в течение уже долгого времени. Однако технический прогресс не стоит на месте, и ситуации, которые раньше доставляли массу неудобств, теперь можно легко преодолеть. Главное — правильно подготовиться.

Е. П. БУЛГАКОВА, аудитор

Согласно статье 1.1 Закона от 22 мая 2003 г. № 54‑ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон № 54‑ФЗ) кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства о применении контрольно-кассовой техники.

При осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), если иное не установлено настоящим законом (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54‑ФЗ).

Делаем дубликат

Жизненная ситуация: потерялся кассовый чек или выцвела мастика, и чек стал нечитаемым. Что делать в таком случае, например, подотчетному лицу?

Законодательством не преду­смотрены право покупателя потребовать восстановления ранее полученного кассового чека и обязанность продавца такое требование удовлетворить. Однако ничто не мешает покупателю обратиться с подобной просьбой.

По общему правилу ККТ должна обеспечивать возможность поиска любого фискального документа (в том числе кассового чека), записанного в фискальный накопитель, по его номеру, а также его печать на бумажном носителе. Номер кассового чека продавец может уточнить через своего оператора фискальных данных. Фискальный накопитель должен обеспечивать хранение реквизитов кассового чека в течение сроков, установленных уполномоченным органом, реквизитов фискальных документов, в том числе и кассовых чеков (бланков строгой отчетности) (п. 1 ст. 4, п. 4 ст. 4.1 Закона № 54‑ФЗ).

Следовательно, продавец может получить дубликат чека из фискального накопителя ККТ. Также он может получить его через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных.

Для того чтобы не столкнуться с такими проблемами, рекомендуем получать чеки ККТ (бланки строгой отчетности) от продавца в электронном виде по электронной почте или на абонентский номер, поскольку Закон № 54‑ФЗ не ограничивает организации в направлении кассового чека или бланка строгой отчетности на абонентский номер с помощью сервиса обмена сообщениями.

В случае направления пользователем ККТ чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные покупателем (клиентом) до момента расчета абонентский номер либо адрес электронной почты указанные фискальные документы могут не печататься на бумажном носителе.

Порядок и форма получения согласия у покупателя (клиента) для направления кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме, а также запрет на повторное формирование фискальных документов на бумажном носителе, если обязанность была исполнена путем направления такого документа в электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, Законом № 54‑ФЗ не предусмотрены (письмо Минфина России 9 февраля 2022 г. № 30-01-15/8660).

При наличии электронного чека в Авансовом отчете (ф. 0504505) можно указать реквизиты кассового чека (фискальный признак документа (ФП) и сумму расчета) (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54‑ФЗ).

Кассовый чек или бланк строгой отчетности, полученные покупателем (клиентом) в электронной форме и распечатанные им на бумажном носителе, приравниваются к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанным контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке или таком бланке строгой отчетности, идентичны направленным покупателю (клиенту) в электронной форме кассовому чеку или бланку строгой отчетности. (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54‑ФЗ).

QR­код обязателен?

А можно ли принять к учету чек, подтверждающий расходы работника, без QR-кода?

В соответствии с положениями Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете», СГС «Концептуальные основы», Инструкции № 157н каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать обязательные реквизиты, в том числе величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.

Первичным учетным документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни (подтверждение расходов работника на проезд, связанный со служебной командировкой, в городском и пригородном транспорте), является кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Пунктом 1 статьи 4.7 Закона № 54‑ФЗ к кассовому чеку и бланку строгой отчетности установлены обязательные реквизиты, в том числе обязательными реквизитами являются сумма расчета за оказанную услугу и QR-код, который позволяет покупателю осуществить его считывание и идентифицировать кассовый чек (бланк строгой отчетности) и структура данных которого включает в себя дату и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа.

Таким образом, QR-код является обязательным реквизитом при оформлении платы за произведенную покупку товара (услуги, работы), но не исключает наличие в кассовом чеке (бланке строгой отчетности) обязательного реквизита денежного измерения факта хозяйственной жизни (суммы расчета за оказанную услугу). К такому выводу пришел Минфин России в письме от 10 августа 2020 г. № 02-06-10/73528).

Вместе с тем, по мнению финансового ведомства, учитывая, что QR-код позволяет получить набор данных, необходимых для отражения в бюджетном (бухгалтерском) учете факта хозяйственной жизни (в рассматриваемом случае — подтверждения расходов работника), принятие к бухгалтерскому учету первичного учетного документа, кассового чека в формате, указанном в письме, возможно при условии, что в бухгалтерии имеются средства для расшифровки (считывания) информации, предоставленной QR-кодом. В ином случае работнику (получателю услуг) необходимо представить в бухгалтерию документ с расшифровкой данных (обязательных реквизитов первичного учетного документа, включая сумму расчета за оказанные услуги), включенных в QR-код, либо иной документ, подтверждающий сумму расходов работника (например, выписку со счета работника оплаты по безналичному расчету предоставленной услуги).

Отсутствие QR-кода на кассовом чеке создает еще одну помеху в учете. По мнению Минфина России, выраженному в письме от 14 октября 2019 г. № 03-03-06/1/78500, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушениями законодательства (а QR-код введен в перечень обязательных реквизитов Законом от 3 июля 2018 г. № 192‑ФЗ), то расходы (затраты) по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения прибыли как не имеющие надлежащего документального подтверждения.