Создание централизованной бухгалтерии от А до Я
Переход к централизации — одна из наиболее актуальных тем в бухгалтерской работе. На вопросы по этой теме ответил Сергей Николаевич СЕРГЕЕВ, заместитель генерального директора компании «Кейсистемс».
— Муниципальное образование планирует централизовать учет в отношении органов местного самоуправления, муниципальных, казенных, бюджетных и автономных учреждений. Каков перечень мероприятий муниципального образования для централизации учета (алгоритм действий)?
— Как и в любом проекте, необходимо сначала детально оценить текущую ситуацию, сформулировать ожидания от проекта и выработать план действий. Давайте попробуем описать алгоритм по шагам.
Шаг 1. Оценка текущей ситуации, что включает в себя получение объективных данных по численности персонала, распределению обязанностей и, что очень важно, по качеству ведения учета и формирования отчетности на сегодняшний день. Кроме того, необходимо собрать данные о применяемых средствах автоматизации, наличии информационно-коммуникационной инфраструктуры и другую информацию. Если централизованные бухгалтерии уже созданы — их деятельность необходимо оценивать отдельно.
Шаг 2. Далее необходимо определиться с целями и ожиданиями, иными словами, какие эффекты должны быть получены от данного проекта для тех, кто непосредственно заинтересован в его осуществлении. В том числе, например, определить, какая аналитическая информация необходима различным должностным лицам. Вообще информационный ландшафт (данные, справочники, документы и т. п.) — это довольно сложная часть проекта, поэтому целесообразно сразу подготовить его описание на уровне документов и информационных систем по состоянию на сегодня и как хотелось бы видеть его в будущем.
Шаг 3. Нужно подумать над организационной частью, то есть каким образом перестроить бизнес-процессы, одновременно перераспределив обязанности и перестроив организационную структуру. Отдельно нужно решить вопрос о необходимости создания одной или нескольких централизованных бухгалтерий. Это важные вопросы, для решения которых нет универсальных для всех случаев рецептов.
Очень важно рассматривать не только централизацию как таковую — необходимо обязательно ставить задачу по улучшению учетных процессов с точки зрения как транзакционных затрат, так и измеримых критериев качества ведения учета и подготовки отчетности, и это особенно важно именно для муниципальных учреждений.
Шаг 4. Необходимо рассмотреть подготовку данного процесса с точки зрения технологического обеспечения (информационные системы, каналы связи, защита информации, технические аспекты и др.). Недостаточно просто автоматизировать деятельность централизованной бухгалтерии, необходимо также подумать о применении иных технологий, таких как средства интеграции информационных систем, средства обеспечения жизненного цикла документов в изначально электронном виде, средства сбора аналитической информации, средства мониторинга качества учета и других.
Шаг 5. Подготовить дорожную карту реализации проекта, включающую организационную и технологическую составляющие.
— Какие нормативы необходимо применять для определения штатной численности централизованной бухгалтерии?
— Для получения оптимальных цифр необходимо сравнивать показатели различных централизованных бухгалтерий, но при этом учитывать отраслевые и территориальные особенности. В качестве базового показателя, например, применяется доля соответствующих профильных сотрудников в составе общей численности учреждений. На практике хорошими показателями можно считать значения численности бухгалтерско-финансовой службы в диапазоне от 1,8 до 2,8 % от общей численности обслуживаемых учреждений. Однозначно признанных нормативов, на которых можно основываться, на сегодняшний день нет, и это связано с тем, что очень быстро меняются правила учета и развиваются доступные технологии цифровизации. Все зависит от обстоятельств, и соответствующие расчеты нужно производить в конкретной ситуации, учитывая, что численность тоже должна меняться постепенно.
Вообще на эффективность работы и требуемую численность напрямую влияет то, насколько правильно выстроены процессы, насколько они автоматизированы, применяются ли электронный документооборот и обмен информацией между информационными системами, выстроена ли система внутреннего контроля качества учета и так далее. Так что на практике показатели численности отдельно взятых централизованных бухгалтерий могут в разы отличаться от условно оптимальных значений.
Более целесообразно использовать иной метод определения штатной численности централизованной бухгалтерии: расчет численности, определяемый по нагрузке. Необходимо в реальном времени оценить, как работает бухгалтерия, какая нагрузка лежит на конкретно взятом специалисте, и сравнить эти значения с оптимальными данными по отрасли.
Можно подойти к этому вопросу еще более прагматично: четко определить уровень своего развития по отношению к условному идеалу, затем — доступные направления улучшения работы централизованной бухгалтерии, которые можно применить прямо здесь и сейчас, например, за счет перераспределения обязанностей, применения лучших практик работы, развития средств цифровизации процессов. Такого рода работу лучше выполнять с привлечение внешних экспертов, имеющих соответствующий опыт и готовых дать конкретные практические рекомендации.
— Как должны распределяться функции между централизованной бухгалтерией и обслуживаемыми учреждениями в условиях электронного ведения учета (на примере Федерального казначейства и министерств России)?
— Нужно четко понимать, что централизованная бухгалтерия — это сервисная структура, которая оказывает конкретную услугу, характеризующуюся как временными нормативами, так и измеряемым уровнем качества. Отношения между сторонами должны регламентироваться четким графиком документооборота, нормативами по исполнению обязанностей по ведению учета, предоставлению информации и так далее. Современные подходы к цифровизации процессов позволяют как измерять, управлять и контролировать качество такого рода услуг со стороны централизованной бухгалтерии, так, и, в свою очередь, обеспечивать дисциплину обязательных действий со стороны учреждений.
В условиях электронного документооборота зачастую требуется пересматривать маршруты движения документов, иногда даже довольно существенно. Например, в связи с введением электронного актирования в госзакупках потребуется пересмотреть маршруты первичных документов, порядок их подписания и хранения, по-другому принимать к учету обязательства, формировать документы на оплату и так далее. При правильно выстроенной схеме работы можно существенно сократить трудоемкость разноски документов и упростить процедуру санкционирования расходов.
В целом централизованная бухгалтерия в любом случае отвечает за учетные функции, а учреждение — за управленческие. Более того, централизованная бухгалтерия должна еще и помогать в правильном составлении и оформлении документов, сохраняя в полной мере за учреждением право принятия решений. По этому принципу происходит дальнейшее распределение обязанностей. Часть функций нельзя передать, часть функций может быть передана, так как это механическое отражение операций.
На примере Федерального казначейства можно сказать, что это не обязательно будет тот самый эталон, который подойдет для всех субъектов. Практика показывает, что наиболее сложные вопросы возникают на стыке между ведомствами и, соответственно, при передаче документов между информационными системами, в этом смысле каждый регион если не уникален, то как минимум имеет свои особенности, уровень технологической готовности и так далее.
Если подытожить, учреждение отвечает за управленческий учет, его руководитель — за принятие решений, работу с персоналом, а централизованная бухгалтерия отвечает за принятие к учету документов, помощь в надлежащем оформлении соответствующих операций, берет на себя функцию сохранности документов и отвечает за взаимодействие с иными финансовыми системами, чтобы процессы стали сквозными, и это очень важно. Такие процессы необходимо хотя бы на концептуальном уровне описывать под конкретно взятую ситуацию.
— Какие программные продукты можно привлечь для внедрения муниципальной информационной системы по централизации учета в условиях электронного ведения учета?
— Для начала нужно разобраться с тем, какие информационные системы применяются для работы в сфере финансов. Есть основные стадии бюджетного процесса, которые нужно рассматривать. Например, стадия планирования, стадия исполнения бюджета, формирования отчетности, осуществления государственных закупок. Также есть вспомогательные направления, такие как учет имущества, учет доходов и платных услуг, учет социальных начислений и прочие.
В первую очередь логично рассмотреть те программные продукты, которые уже применяются именно у вас. Программное обеспечение можно сохранить, а можно поменять, если это даст реальный эффект, например, с точки зрения интеграции с другими финансовыми системами или за счет достижения нового уровня автоматизации, контроля, аналитических возможностей. В конечном счете это всегда экономические и управленческие эффекты, которые вы ожидаете получить. Иными словами, если перед вами стоит более масштабная задача, то необходимо рассматривать не только бухгалтерские программные продукты, а более сложный комплекс программных средств (интеграции, аналитики, цифрового документооборота и т. д.) в обязательной связке с иными финансовыми информационными системами.
— Как должны подготовиться учреждения к передаче полномочий по учету (алгоритм действий директора)? Какие обязанности останутся и как их распределить?
— Нужно разобраться с тем, какие обязанности на сегодняшний момент лежат на тех сотрудниках, которые занимаются бухгалтерским учетом, кадровым учетом, расчетом заработной платы и иными финансовыми операциями. Например, планово-экономические функции могут лежать на тех же сотрудниках, которые ведут учет. Передается, централизуется учетная функция и функция по расчету заработной платы. Кадровый учет, планирование, финансово-хозяйственная деятельность — все это остается в учреждении.
Еще один момент с точки зрения передачи информации. Наработанная в бухгалтерской программе информация должна передаваться в пригодном виде для переноса в централизованную информационную систему. Если качество учета низкое, неполноценное, содержит в себе ошибки, это все необходимо исправить в информационных базах данных.
По распределению обязанностей в будущем основная идея централизации состоит в том, что в учреждении не должны оставаться бухгалтерские работники. Остаются только специалист по кадрам, специалист по финансам, экономике и оператор, который занимается вопросами взаимодействия с централизованной бухгалтерией через удаленное рабочее место или другими способами.
Руководителю нужно для себя решить, какую информацию он ежедневно ждет от бухгалтерии, составить перечень информации, чтобы в дальнейшем сохранять возможность контроля над ситуацией и получать соответствующие отчеты в режиме централизации.
— Как должен быть организован электронный документооборот в централизованной бухгалтерии и в обслуживаемых учреждениях? Как организовать электронный архив?
— Для того чтобы обслуживаемые учреждения имели возможность работать с электронными документами, у них должно быть собственное рабочее место в информационной системе. Общее правило подготовки документов: учреждение готовит документ, он попадает в очередь на обработку в централизованную бухгалтерию, где может быть принят к учету или направлен на доработку.
Маршруты движения, порядок подписания, метаинформация, источники получения, направления отправки документов, место их хранения должны быть определены. Существует три основных типа документов (и маршрутов): документы, которые готовятся в учреждении, документы-черновики, которые поступают в учреждение для подписания, и входящие электронные документы от внешних контрагентов. Отдельно следует рассмотреть вопрос взаимодействия с сотрудниками учреждений. Им потребуется технически оборудовать рабочее место, получить сертификаты электронных подписей и уведомить об общих правилах работы с электронными документами. Все факты движения документа должны фиксироваться в журналах информационных систем, при формировании печатной копии должна обеспечиваться прослеживаемость документа.
Электронный архив — некий информационный ресурс, который при централизации тоже должен быть централизован. С точки зрения информационных систем — это высоконадежный сервис, который интегрирован с бухгалтерскими программными продуктами, а с технической точки зрения — это сложное оборудование для хранения данных и специальное программное обеспечение.
По моему мнению, логично применять единый архив для всех участников бюджетного процесса, чтобы не дублировать никакие финансовые документы и иметь общий след движения любого документа. Также необходимо централизованно управлять вопросами защиты информации в части каналов связи, средств криптозащиты, получения сертификатов ключей электронной подписи.
Также нужно иметь в виду, что по мере развития нормативной базы и потоков, связанных с государственными закупками, электронными кадровыми документами, федеральными системами, маршрут движения документа может существенно поменяться, а число участников взаимодействия значительно расшириться, включая сотрудников учреждений.
— Возможна ли передача полномочий по ведению экономической работы (расчеты нормативов затрат, расчеты показателей бюджетной сметы и планов финансово-хозяйственной деятельности) в централизованную бухгалтерию?
— По поводу передачи подобных полномочий надо понимать, что эти полномочия — непосредственное принятие решений о том, как будет работать учреждение и исполнять функции, для которых оно было создано. И их передавать нельзя. Этот вопрос можно разделить на две части: есть точка принятия решений, есть функции учета и проведения расчетов. Система, в которой подобный расчет производится, может быть централизованной, отраслевой. Например, в образовании — свои подходы, поэтому система несет в себе выраженный отраслевой характер, в здравоохранении — иные модели и подходы. Специалисты на уровне централизованной отраслевой бухгалтерии могут просто помочь в осуществлении данного расчета по известной модели и подготовке документов, но определить расчетные параметры документа, показатели и иные экономические и управленческие категории, а также утвердить документ должен руководитель учреждения, и передать это полномочие фактически нельзя.
— Какие возможны проблемы (риски), с которыми может столкнуться учреждение при централизации учета?
— Здесь нужно рассматривать риски с точки зрения проекта, который мы хотим осуществить. Самые большие проблемы с проектами возникают, когда неверно определены задачи и поставлены цели. Чтобы этого избежать, нужно детально проработать все вышестоящие вопросы и отдельно заказать работу по консалтингу в этой сфере. Необходимо в кратчайшие сроки провести работу по исследованию текущей ситуации, по формированию карты целей, оценочных показателей, по которым будет измеряться успех, и тех рисков, с которыми можно столкнуться в ходе осуществления проекта.
Приведу несколько примеров реально возникавших в подобных проектах ситуаций:
частичное исполнение проекта не приносит результатов. Например, создана и автоматизирована централизованная бухгалтерия, но затраты только возросли по различным причинам, и что делать — непонятно. Необходима повторная проработка и учет всех аспектов, которые дают эффект только в синергии;
финансовый орган не участвует в проекте, он отдан на откуп иной структуре, в связи с чем бюджетные процессы оказываются разорванными, качество учета не улучшается, достоверность отчетности остается под вопросом;
организационная централизация (создание централизованной бухгалтерии) затянулась по причинам, связанным с кадрами, отсутствием помещения, оборудования и так далее. Проект затягивается на неопределенный срок;
не рассмотрены вопросы информационной безопасности и подготовки ИТ-инфраструктуры, построенная информационная система не может эксплуатироваться в полном объеме, не нравится пользователям по скорости работы, возникают риски со стороны контролирующих органов;
в проекте заложена полная замена бухгалтерского программного обеспечения в крупных учреждениях, миграция данных затянулась на неопределенный срок, осуществление проекта затягивается на полгода и более;
заложенный в проекте аналитический отчет не может быть получен автоматически, потому что информационный ландшафт не предусматривал сопоставимость данных из различных централизованных бухгалтерий, муниципальных образований.
— Каким может быть реальный срок от начала до завершения процесса централизации (по этапам)?
— Примерный перечень этапов проекта включает в себя:
1) Подготовительный этап — от 1 до 3 месяцев с подготовкой плана проекта, проведением первичной оценки ситуации своими силами или с привлечением внешних экспертов.
2) Организационный этап — создание непосредственно централизованной бухгалтерии (собрать штат, обеспечить их условиями для работы). Такую работу можно провести в течение трех — шести месяцев, причем она может идти параллельно с технологическим этапом или даже после него.
3) Технологический этап — подготовка инфраструктуры, закупка оборудования, внедрение программного обеспечения, настройка интеграции, миграция данных, обучение специалистов, настройка средств контроля и аналитики и так далее, построение системы защиты информации — от трех до шести месяцев для небольших муниципальных образований, до двух лет и более для крупных муниципалитетов и отраслевых ведомств.
4) Этап развития и оптимизации — это примерно первый год работы, когда будет достигнута стабилизация работы всей централизованной системы: людей, процессов, информационных систем. После очередного подготовленного годового отчета целесообразно провести ретроспективный анализ и сформулировать цели для очередного цикла развития, желательно на основании внешней независимой оценки.