Бухгалтерский электронный документооборот
Законодательно установлен приоритет электронных документов перед бумажными носителями для бухгалтерского учета организаций бюджетной сферы. В статье рассказывается о решениях «1С» для организации безбумажного документооборота внутри учреждения.
К. В. СЕРГЕЕВА, руководитель отдела разработки программ бюджетного учета фирмы «1С»
Стандартом «Концептуальные основы» предусмотрено формирование и хранение в электронном виде первичных документов, подписанных электронной подписью. С этой целью в документооборот учреждений госсектора внедряются формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н и от 15 апреля 2021 г. № 61н.
Методические указания по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета (далее — ЭД) содержат описание бизнес-процессов, применяемых при оформлении ЭД, а именно:
- перечень должностных лиц, участвующих в составлении и подписании ЭД, и порядок их следования;
- зоны ответственности подписантов ЭД — информация из отдельных разделов документа либо весь документ;
- вид электронной подписи (ЭП) каждого подписанта — простая либо усиленная квалифицированная.
Важной особенностью новых форм является то, что они ориентированы на ведение учета в централизованных центрах обработки данных (ЦОД), созданных в соответствии с постановлениями Правительства России от 27 декабря 2019 г. № 1890, от 15 февраля 2020 г. № 153, когда первичный документ изначально оформляется и утверждается (подписывается ЭП) в учреждении — субъекте централизованного учета, а затем проверяется, при необходимости дозаполняется бухгалтерскими данными и проводится по бухгалтерскому учету в ЦОДе.
По мере ввода в действие новых форм ЭД в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» включаются соответствующие формы. В небольших учреждениях для оформления ЭД можно использовать возможности внутреннего ЭДО редакции 2 типовой конфигурации программы.
Версия КОРП программы позволяет реализовать информационное взаимодействие между пользователями централизованных информационных систем — формирование и обмен информацией по единым правилам формирования и применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов, иных документов бухгалтерского учета:
- поэтапную обработку документа несколькими ответственными исполнителями;
- разграничение ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
- подписание данных документа в зоне ответственности при помощи простой либо усиленной (квалифицированной) ЭП и последующее хранение этих данных;
- защиту подписанных данных документа от несанкционированных исправлений.
Подсистема «Процессы обработки документов», входящая в состав версии КОРП, позволяет создавать собственные правила поэтапной обработки документов в виде шаблонов в соответствии с правилами и графиком документооборота, утвержденными в учреждении (ЦОДе).
Оформлять документы в программе могут не только бухгалтеры ЦОДа, но также сотрудники договорного, планового отделов, кладовщики — материальщики, подотчетники и другие работники субъекта централизованного учета. При этом каждый заполняет и подписывает разделы документа в соответствии со своей зоной ответственности.
Применение подсистемы «Процессы обработки документов» позволяет:
- разграничить полномочия сотрудников субъекта централизованного учета и ЦОДа;
- контролировать качество данных и исполнительской дисциплины за счет возможности проверки соблюдения графиков документооборота;
- вести мониторинг показателей и анализ эффективности деятельности;
- повысить прозрачность учета.
Технологии, которые включены в версию КОРП, в течение ряда лет апробированы на крупных федеральных и региональных проектах масштаба субъекта РФ.