Учет компьютерной техники

Л. Ю. Симонова

Компьютер давно стал незаменимым инструментом в работе учреждений. Рассмотрим особенности учета операций с такими объектами.

Л. Ю. СИМОНОВА, редактор­эксперт журнала «Бюджетный учет»

В пунктах 7, 8 СГС «Основные средства» сформированы критерии отнесения объектов к группе основных средств. В их числе:

• срок полезного использования более 12 месяцев;
• выполнение определенных самостоятельных функций;
• принадлежность учреждению на праве оперативного управления и использование в его деятельности неоднократно или постоянно;
• получение экономических выгод или полезного потенциала при его использовании;
• возможность надежной оценки первоначальной стоимости объекта.

Единицей учета основных средств является инвентарный объект. Основным средством может быть:

• объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;
• отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;
• обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы;
• часть объекта имущества, в отношении которой самостоятельно можно определить период поступления будущих экономических выгод, полезного потенциала;
• часть имущества, которая имеет отличный от остальных его частей срок полезного использования и стоимость которой составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества.

Объекты основных средств, срок полезного использования которых является одинаковым, а стоимость не признается существенной, могут объединяться в один инвентарный объект и признаваться комплексом объектов основных средств согласно учетной политике учреждения, единой учетной политике при централизации учета (далее — учетная политика) (п. 45 Инструкции № 157н, п. 9, 10 СГС «Основные средства»).

Положениями пункта 34 Инструкции № 157н право определять порядок учета нефинансовых активов предоставлено постоянно действующей комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом) (п. 34 Инструкции № 157н).

На основании озвученных положений рассмотрим особенности учета компьютеров и оборудования, в состав которого входит умная техника.

Объект учета

Компьютерное оборудование является комплексом конструктивно сочлененных предметов, предназначенных для выполнения определенной работы. Нормативные правовые акты в области бухгалтерского учета не предусматривают конкретного порядка, в результате которого он может быть создан.

В основном компьютеры учитываются как комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единый инвентарный объект.

В то же время в практике встречается признание компьютеров к учету в качестве отдельных материальных объектов.

Первый вариант обычно применяется, если формируется автоматизированное рабочее место. Выбирая подобный метод, учитывайте, что замена какой-либо составляющей комплекса, в том числе мыши или клавиатуры, по своему характеру будет являться операцией по разукомплектации основного средства.

Во втором случае, согласно положениям пункта 10 СГС «Основные средства», предмет может быть признан основным средством, если можно определить:

• период поступления будущих экономических выгод;
• срок полезного использования;
• его стоимость, которая составляет значительную величину от общей стоимости объекта имущества.

При отражении расходов учреждения, связанных с приобретением, сборкой, эксплуатацией компьютерного оборудования, в соответствии с положениями Порядка № 85н применяются следующие коды вида расходов:

• 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» (используют федеральные казенные учреждения в рамках утвержденного плана информатизации в сфере информационно-коммуникационных технологий, а также на уровне субъекта России (муниципалитета) если такое решение принято соответствующим финансовым органом);
• 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (используют государственные (муниципальные) учреждения, в т. ч. казенные, не применяющие КВР 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий»).

Коды вида расходов отражаются в увязке со статьями (подстатьями) КОСГУ согласно Порядку № 209н:

• 310 «Увеличение стоимости основных средств», при приобретении компьютеров в полной комплектации, а также мониторов и системных блоков как самостоятельных объектов основных средств;
• 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов», при приобретении комплектующих (запасных частей), не относящихся к капвложениям (например, предназначенных для замены изношенных частей);
• 347 «Увеличение стоимости материальных запасов для целей капитальных вложений», при приобретении комплектующих (запасных частей) для компьютеров, относящихся к капитальным вложениям;
• 225 «Работы, услуги по содержанию имущества», используется при оплате работ по ремонту компьютера, диагностике компьютерного оборудования;
• 226 «Прочие работы, услуги», служит в том числе для отражения расходов на приобретение неисключительных прав пользования на результаты интеллектуальной деятельности (прав пользования на результаты интеллектуальной деятельности в соответствии с лицензионными договорами либо иными документами, подтверждающими существование права пользования на результаты интеллектуальной деятельности);
• 228 «Услуги, работы для целей капитальных вложений», применяется при оплате работ по сборке компьютера, покупке права пользования операционной системой, ее установке и настройке для целей капвложений в инвентарные объекты.

Признание в учете

На основании рассмотренных выше положений разберем отражение в учете операций, которые может осуществлять учреждение с компьютерной техникой.

ПРИМЕР 1

В целях создания автоматизированного рабочего места учреждение приобрело комплектующие части для системного блока, монитор, периферийные устройства (мышь, клавиатуру), относящиеся к капитальным вложениям. Сборка объекта будет произведена сотрудником учреждения в рамках исполнения его должностных обязанностей.

По отдельно заключенному договору специализированная организация предоставила неисключительные права на программное обеспечение со сроком их полезного использования пять лет и его установку.

В соответствии с порядком, установленным учетной политикой, компьютер признается в учете как единый инвентарный объект.

Оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки, должно учитываться в составе материальных запасов (п. 99 Инструкции № 157н).

Бухгалтерские записи^[1] будут следующими:

Дебет 0 105 36 347

«Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения для целей капитальных вложений»

Кредит 0 302 34 73Х

«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

— признание в учете комплектующих для системного блока, монитора, периферии;

Дебет 0 302 34 83Х

«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит 0 201 11 610, 1 304 05 347

«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по приобретению материальных запасов для целей капитальных вложений»

— произведена оплата поставщику;

Дебет 0 106 31 310

«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество»

Кредит 0 105 36 447

«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения для целей капитальных вложений»

— комплектующие части переданы ответственному лицу для сборки компьютера.

Так как срок полезного использования неисключительных прав пользования программным обеспечением (в соответствии с лицензионным договором либо иными документами, подтверждающими право на результаты интеллектуальной деятельности), признаваемых в составе нефинансовых активов, более 12 месяцев, учет осуществляется на счете 0 111 6I 000 «Права пользования программным обеспечением и базами данных» (п. 151.1, 151.2 Инструкции № 157н):

Дебет 0 302 26 83Х

«Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг»

Кредит 0 201 11 610, 1 304 05 226

«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по оплате прочих работ, услуг»

— оплачен лицензионный договор;

Дебет 0 111 6I 352

«Увеличение стоимости неисключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности с определенным сроком полезного использования»

Кредит 0 302 26 73Х

«Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг»

— отражено право пользования неисключительными правами на программное обеспечение в сумме, указанной в лицензионном договоре.

Признание в учете в составе основных средств готового к использованию компьютера оформляется записью:

Дебет 0 101 34(24) 310

«Увеличение стоимости машин и оборудования — иного (особо ценного) движимого имущества учреждения»

Кредит 0 106 31 310

«Увеличение вложений в основные средства — иное движимое имущество».

Принятие к учету собранного (изготовленного) объекта основных средств оформляется Приходным ордером (ф. 0504207) или Актом о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) в зависимости от варианта, установленного учетной политикой. Также учреждением могут быть сформированы Бухгалтерские справки (ф. 0504833).

Он сломался

Если составляющие компьютера признаны в качестве отдельных инвентарных объектов, то пришедший в негодность предмет, например, списывается в установленном порядке.

В случае учета компьютера или иного оборудования комплексом конструктивно сочлененных предметов выход из строя одной из составляющих решается ремонтом или заменой.

ПРИМЕР 2

Для замены монитора, учтенного в составе автоматизированного рабочего места, бюджетное учреждение приобрело новый. Установка нового монитора и демонтаж старого выполнены хозяйственным способом:

Дебет 0 105 36 346

«Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

Кредит 0 302 34 73Х

«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

— принят к учету монитор, приобретенный для замены;

Дебет 0 302 34 83Х

«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит 0 201 11 610

«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства

— произведена оплата поставщику;

Дебет 0 109 Х0 272, 0 401 20 272

«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части расходования материальных запасов», «Расходование материальных запасов»

Кредит 0 105 36 446

«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

— списана стоимость нового монитора.

Результат работ по ремонту компьютера, не изменяющих его стоимости (включая замену элементов в комплексе конструктивно сочлененных предметов), подлежит отражению в Инвентарной карточке (ф. 0504031, 0504032) соответствующего объекта путем внесения записей о произведенных изменениях без оформления бухгалтерских записей по счетам аналитического учета счета 0 101 00 000 «Основные средства» (п. 9 Инструкции № 174н).

Демонтированный монитор принимается к учету в качестве материальных запасов по первоначальной стоимости, которая определяется на дату принятия предмета к бухгалтерскому учету по справедливой стоимости (методом рыночных цен) (п. 23 СГС «Запасы», разд. 4.1.2 письма Минфина России от 1 августа 2019 г. № 02-07-07/58075).

В соответствии с пунктом 34 Инструкции № 174н, на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, можно признать демонтированный монитор активом и получить от него выгоду. Принятие к учету оформляется следующими записями:

Дебет 0 105 36 346

«Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

Кредит 0 401 10 172

«Доходы от операций с активами»

— приняты к учету остающиеся в распоряжении учреждения материальные запасы, поступившие в результате разукомплектации объекта основных средств, проведения ремонтных работ.

Если комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов вынесет решение, что монитор не соответствует понятию «актив», он принимается к учету на забалансовый счет 02 «Материальные ценности на хранении» до момента его ликвидации (утилизации).

Информация о выбытии составной части компьютерного оборудования отражается в инвентарной карточке объекта основного средства.

Для решения проблемы вышедшего из строя компьютера — осуществления ремонтных работ — учреждение может заключить договор со специализированной организацией.

ПРИМЕР 3

Бюджетное учреждение заключило договор на ремонт компьютера. Договором предусмотрена поставка необходимых запасных частей для замены пришедших в негодность изношенных деталей иждивением заказчика.

Ремонтные работы не являются модернизацией и не изменяют первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта основных средств.

Для учета запасных частей, предназначенных для ремонта (замены изношенных деталей) оборудования, предусмотрен счет 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения» (п. 2, 7 СГС «Запасы», п. 37, 98, 118 Инструкции № 157н, п. 31 Инструкции № 174н):

Дебет 0 105 36 346

«Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

Кредит 0 302 34 73X

«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

— приняты к учету запасные части в составе материальных запасов;

Дебет 0 302 34 83X

«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит 0 201 11 610

«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

— оплачены запасные части;

Дебет 0 105 36 346

«Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

Кредит 0 105 36 346

«Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

— запасные части переданы исполнителю ремонтных работ;

Дебет 0 109 Х0 225, 0 401 20 225

«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части работы, услуги по содержанию имущества», «Расходы на работы, услуги по содержанию имущества»

Кредит 0 302 25 73Х

«Увеличение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»

— приняты расходы на ремонт компьютера в размере стоимости выполненных работ;

Дебет 0 302 25 83X

«Уменьшение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества»

Кредит 0 201 11 610

«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

— оплачены ремонтные работы;

Дебет 0 109 Х0 272, 0 401 20 272

«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части расходования материальных запасов», «Расходование материальных запасов»

Кредит 0 105 36 446

«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

— списаны запасные части, использованные при ремонте компьютера.

Утилизация компьютерного оборудования

Со временем умная техника устаревает (морально или физически), приходит в негодность. Потерявшее признаки актива оборудование подлежит списанию и утилизации.

При утилизации компьютеры списываются с бухгалтерского (бюджетного) учета на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного Актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). На основании этого документа, оформленного в установленном порядке, в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031) производится отметка о выбытии объекта основных средств.

Списать объект основных средств также можно на основании решения инвентаризационной комиссии. В этом случае оформляются Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и Бухгалтерская справка (ф. 0504833).

Если списание основных средств необходимо согласовать с собственником имущества, следует дополнительно сформировать комплект документов, установленный собственником, и направить в его адрес.

Списание полностью компьютера, на стоимость которого начислена стопроцентная амортизация, отражается записями:

Дебет 0 104 34(24) 411

«Уменьшение за счет амортизации стоимости машин и оборудования — иного (особо ценного) движимого имущества учреждения»

Кредит 0 101 34(24) 410

«Уменьшение стоимости машин и оборудования — иного (особо ценного) движимого имущества учреждения».

В случае списания объекта, имеющего остаточную стоимость, операция оформляется следующими записями:

Дебет 0 401 10 172

«Доходы от выбытия активов»

Кредит 0 101 34(24) 410

«Уменьшение стоимости машин и оборудования — иного (особо ценного) движимого имущества учреждения»

— списана остаточная стоимость основного средства;

Дебет 0 104 34 (24) 411

«Уменьшение за счет амортизации стоимости машин и оборудования — иного (особо ценного) движимого имущества учреждения»

Кредит 0 101 34(24) 410

«Уменьшение стоимости машин и оборудования — иного (особо ценного) движимого имущества учреждения»

— списана начисленная амортизация;

Дебет 0 114 34(24) 412

«Уменьшение стоимости машин и оборудования — иного (особо ценного) движимого имущества учреждения за счет обесценения»

Кредит 0 101 34(24) 410

«Уменьшение стоимости машин и оборудования — иного (особо ценного) движимого имущества учреждения»

— списаны убытки от обесценения.

Одновременно выбывший из эксплуатации объект отражается на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» (в условной оценке: один объект — один руб.) до момента, пока не будут проведены мероприятия, предусмотренные актом о списании (утилизации) (п. 335 Инструкции № 157н).

Согласно положениям статьи 1 Закона от 24 июня 1998 г. № 89‑ФЗ «Об отходах производства и потребления» (далее — Закон № 89-ФЗ) утилизация — это использование отходов для производства товаров (продукции), выполнения работ, оказания услуг, включая повторное применение отходов.

В объектах, подготовленных к списанию, могут содержаться самые различные элементы.

Так, в компьютерной технике могут присутствовать, пусть и в небольшом количестве, драгоценные металлы.

Операции с драгоценными материалами осуществляются в соответствии с положениями:

• закона от 26 марта 1998 г. № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях»;
• Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, а также ведения соответствующей отчетности, утвержденных постановлением Правительства России от 28 сентября 2000 г. № 731;
• Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 9 декабря 2016 г. № 231н.

Некоторые детали компьютерной техники содержат вредные вещества, например свинец. В зависимости от степени негативного воздействия на окружающую среду отходы подразделяются на пять классов опасности:

• I класс — чрезвычайно опасные отходы;
• II класс — высокоопасные отходы;
• III класс — умеренно опасные отходы;
• IV класс — малоопасные отходы;
• V класс — практически неопасные отходы (ст. 4.1 Закона № 89-ФЗ). Обезвреживание и размещение отходов I–IV классов опасности производятся организациями, имеющими лицензию на осуществление этой деятельности.

Класс опасности отходов установлен Федеральным классификационным каталогом отходов, утвержденным приказом Росприроднадзора от 22 мая 2017 г. № 242. Согласно ему оборудование компьютерное, электронное, оптическое, утратившее потребительские свойства, отнесено к IV классу опасности (малоопасные отходы) с присвоением кода 4 81 000 00 00 0.

В целях утилизации компьютерной техники и иного оборудования учреждение заключает соответствующий договор со специализированной организацией, имеющей лицензию на осуществление указанной деятельности.

Оплата работ по утилизации отражается записями:

Дебет 0 109 Х0 226, 0 401 20 226

«Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг в части прочих работ, услуг», «Расходы на прочие работы, услуги»

Кредит 0 302 26 73Х

«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

— приняты расходы на работы по утилизации компьютерного оборудования;

Дебет 0 302 26 83X

«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

Кредит 0 201 11 610, 1 304 05 226

«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства», «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по оплате прочих работ, услуг»

— произведена оплата работ по утилизации компьютерного оборудования.

Факт утилизации объекта должен быть подтвержден первичными документами. Однако законодательство не содержит прямых указаний об обязательном наличии первичных документов, подтверждающих факт утилизации или уничтожения имущества, находящегося в оперативном управлении учреждения, в Методических указаниях № 52н также нет соответствующей формы.

Учреждение вправе самостоятельно разработать формы требуемых первичных документов с учетом требований, содержащихся в рекомендациях учредителя или в учетной политике. Утвержденные учреждением формы документов должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», пунктом 25 СГС «Концептуальные основы».

Подтвердить факт утилизации могут, например:

• акт об утилизации или уничтожении имущества,
• акт о передаче имущества на утилизацию или уничтожение, оформленный к договору об утилизации или уничтожении со специализированной организацией.

На основании подтверждающих документов утилизированные объекты списываются с забалансового счета 02 «Материальные ценности на хранении».