Архивы местного значения

Учреждения, независимо от вида деятельности и размера, обязаны сохранять множество документов, для каждого из которых установлен определенный период хранения. Закон от 17 февраля 2021 г. № 6­ФЗ внес ряд изменений в Налоговый кодекс, которые вступили в силу 17 марта 2021 года. Среди них — новые сроки хранения для налоговых документов.

А. В. КОНДРАТЬЕВА, бухгалтер

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ (далее — Закон № 402‑ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом. Он составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона № 402‑ФЗ).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Учреждение должно обеспечить безо­пасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 1, 3 ст. 29 Закона № 402‑ФЗ).

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда России и других архивных документов независимо от форм собственности учреждения, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства регулируются Законом от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125‑ФЗ). Кроме Законов № 125‑ФЗ, № 402‑ФЗ вопрос затрагивают положения ряда законодательных актов, в том числе СГС «Концептуальные основы», Налогового кодекса, Гражданского кодекса, отраслевых инструкций.

Перечень документов и сроки их хранения

В соответствии с пунктом 3 статьи 6 Закона № 125‑ФЗ составлен перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень). Документ и инструкция по его применению (далее — Инструкция) утверждены приказами Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 и № 237 соответственно.

Перечень состоит из следующих разделов:

  • 1. Организация системы управления.
  • 2. Планирование деятельности.
  • 3. Финансирование, кредитование деятельности.
  • 4. Учет и отчетность.
  • 5. Международное сотрудничество.
  • 6. Информационная деятельность.
  • 7. Трудовые отношения.
  • 8. Кадровое обеспечение.
  • 9. Материально-техническое обеспечение деятельности.
  • 10. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности.
  • 11. Обеспечение режима безо­пасности организации, гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций.
  • 12. Социально-бытовые вопросы.

Часть разделов детализирована на подразделы, позволяющие дополнительно систематизировать статьи внутри разделов. Например, в первый раздел включен блок «1.4. Контроль и надзор», в котором в числе прочих позиций установлены сроки хранения документов:

  • справки, акты проверок подведомственных организаций:
    • а) в проверяющей организации — 5 лет ЭПК[1];
    • б) в проверяемой организации — 5 лет;
  • справки, акты проверок структурных подразделений — 5 лет.

В отношении документов, включенных в третий раздел, есть следующие указания:

  • бюджетная смета, план ФХД хранятся:
    • а) по месту утверждения — 5 лет;
    • б) по месту разработки — постоянно;
  • лимиты бюджетных обязательств — постоянно.

Раздел 4 «Учет и отчетность» детализирован следующими блоками:

  • 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность»;
  • 4.2 «Учет оплаты труда»;
  • 4.3 «Налогообложение»;
  • 4.4 «Учет имущества»;
  • 4.5 «Статистический учет и отчетность».

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены, как правило, по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности. В ряде случаев используется тематический принцип систематизации документов внутри разделов (подразделов) (п. 3.2 Инструкции).

Исходя из положений Перечня выделяются следующие основные сроки хранения.

5 лет

Большая часть учетных документов подлежат сроку хранения в течение пяти лет. В частности:

  • промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним) (при наличии годовых форм);
  • регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) (при условии проведения проверки);
  • первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу);
  • листки нетрудоспособности, а также книги, журналы их регистрации;
  • аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • практически все налоговые документы (декларации, документы по НДФЛ, расчеты налоговой базы, счета-фактуры, документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним).

6 лет

При наличии лицевых счетов указанный срок предусмотрен для хранения сводных расчетных (расчетно-платежных) платежных ведомостей и документов к ним, расчетных листов о получении заработной платы и других выплат.

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов.

10 лет

Такой срок хранения установлен для документов аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом. В их числе правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты к ним, уведомления о прекращении их действия.

50 или 75 лет

Срок хранения 50 (75) лет, установленный для документов по личному составу, зависит от времени прекращения их использования:

  • законченных делопроизводством до 1 января 2003 года составляет 75 лет;
  • законченных делопроизводством после 1 января 2003 года составляет 50 лет (п. 4.8 Инструкции).

К таким документам отнесены:

  • сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, о получении заработной платы и других выплат (при отсутствии лицевых счетов);
  • лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате;
  • договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг;
  • расчеты по страховым взносам (годовые, квартальные);
  • документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации;
  • документы по НДФЛ (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы) — расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета, справки о доходах и суммах налога физического лица.

Постоянно

Срок хранения «Постоянно» означает, что документы подлежат передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Указанные документы в организациях, не являющихся источниками комплектования архивов, не должны храниться менее десяти лет.

В числе документов, хранящихся постоянно:

  • отчеты, заключения по результатам экспертно-аналитических мероприятий, проводимых Счетной палатой России, контрольно-счетными органами субъектов России и муниципальных образований, находящиеся в проверяющей организации;
  • годовые отчеты о выполнении планов, государственных и муниципальных заданий. При отсутствии годовых форм — полугодовые, квартальные;
  • сводная бюджетная роспись, бюджетная роспись главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств на текущий финансовый год и плановый период;
  • лимиты бюджетных обязательств;
  • бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним). При отсутствии годовых форм постоянному хранению подлежат промежуточные отчеты;
  • передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним.

Чтобы соблюсти срок хранения документов, надо определить начальную точку отсчета. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции).

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, снижать запрещается. Их повышение допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями. Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы их ценности (п. 4.10, 4.11 Инструкции).

Росархив в письме от 13 марта 2020 г. № Р/М-479 разъяснил, что установленные Перечнем сроки применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236. Документы, внесенные в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению, утвержденные в установленном порядке до 18 февраля 2020 года (начала действия Перечня), хранятся в течение сроков, указанных в предыдущем Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Налоговые документы

Документы, в которых содержатся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату (удержание) налогов, являются налоговыми. Такое определение следует из положений подпункта 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

До внесения Законом от 17 февраля 2021 г. № 6‑ФЗ изменений в числе прочих были закреплены обязанности:

  • налогоплательщика — в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);
  • налогового агента — в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

С 17 марта 2021 года указанные сроки увеличены до пяти лет. Таким образом, новшество привело в соответствие нормы, установленные Законом № 402‑ФЗ, Перечнем и Налоговым кодексом.

Справочно.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним (п. 4.2 Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237).

Рассмотрим некоторые из налоговых документов. При этом следует учитывать, что течение установленного срока хранения начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности, налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина России от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829 (далее — письмо № 03-07-11/45829)).

НДС

Плательщик НДС обязан составить счет-фактуру, вести книги покупок и продаж (п. 3 ст. 169 НК РФ). Формы и правила заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС, утверждены постановлением Правительства России от 26 декабря 2011 г. № 1137 (далее — Постановление № 1137). Документы могут быть составлены на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Пунктом 10 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением № 1137, установлено требование, согласно которому счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления (составления) или получения за соответствующий налоговый период. Норма относится и к корректировочным, исправленным формам.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, ведется за налоговый период на бумажном носителе либо в электронном виде. Пунктом 13 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением № 1137, предписано хранить журнал учета не менее четырех лет с даты последней записи. Учитывая изменения, внесенные в Налоговый кодекс Законом № 6‑ФЗ, срок хранения документа следует считать пять лет. Если для документа принято сразу несколько сроков хранения, лучше применить максимальный.

Правила подготовки к хранению книг покупок и продаж аналогичны. По истечении налогового периода, до 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок (продаж), составленная на бумажном носителе, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом), прошнуровывается, ее страницы пронумеровываются. Дополнительные листы, составленные на бумажном носителе, также подписываются и прикладываются к книге за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц, затем прошнуровываются.

Книга покупок (продаж), составленная в электронном виде за налоговый период, и дополнительные листы, составленные в электронном виде за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью соответственно руководителя организации (уполномоченного им лица) при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137).

Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за тем годом, в котором счет-фактура закончен делопроизводством, то есть в течение которого в последний раз использовали документ при расчете налога и для составления отчетности (п. 2 ст. 21.1 Закона № 125‑ФЗ, п. 4.1 Инструкции, письмо № 03-07-11/45829).

Налог на прибыль

В целях главы 25 Налогового кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, указанных в статье 270 Налогового кодекса.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Данные бухгалтерского и налогового учета, а также иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налога на прибыль, необходимо учитывать в течение пяти лет. Исходная точка отсчета срока хранения также зависит от налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в целях исчисления и уплаты налогов, составления отчетности.

Так, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, следует исчислять с момента, когда завершилось начисление амортизации в налоговом учете (письма Минфина России от 16 августа 2019 г. № 03-03-06/1/62257, от 19 января 2018 г. № 03-03-06/1/2598).

Страховые взносы

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, должны сохраняться в течение шести лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). В то же время Перечнем для ряда документов установлены иные сроки хранения. В частности, для листков нетрудоспособности и книг (журналов) их регистрации, для документов о выплате пособий и матпомощи, об оплате больничных, для сведений, представляемых в бумажной форме в ПФР для ведения персонифицированного учета, сохранность должна обеспечиваться в течение пяти лет. В этом случае советуем установить более высокий срок хранения — шесть лет.

Грубое нарушение

Пунктом 3 статьи 120 Налогового кодекса отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур или регистров бухгалтерского (налогового) учета, систематическое (два и более раз в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений признаны грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Если подобные деяния совершены в течение одного налогового периода, размер штрафа составляет десять тысяч рублей (п. 1 ст. 120 НК РФ).

Проступки, совершенные в течение более одного налогового периода, влекут наложение штрафа в размере тридцати тысяч рублей (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Если в случае грубых нарушений допущены занижения налоговой базы, величина штрафа составляет двадцать процентов от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее сорока тысяч рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

В случае если по одному документу установлено несколько сроков хранения, то, учитывая, что положениями пунктов 4.10, 4.11 Инструкции допускается изменять их строго в сторону увеличения, рекомендуем выбрать максимальный. Это позволит избежать возможных претензий, вызванных отсутствием документа, и, соответственно, наказания.

Внимание!

При хранении первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться защита их данных от несанкционированных исправлений (п. 33 СГС «Концептуальные основы»).



[1] ЭПК — экспертно-проверочная комиссия. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.


Реклама