Применение чек-листов для проведения внутреннего финансового контроля
В статье представлен опыт организации внедрения чеклистов для внутреннего финансового контроля в бюджетном учреждении здравоохранения.
Е. А. ВАЖОРОВА, главный бухгалтер ФГБУ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Минздрава России (г. Чебоксары)
А. Н. ДЕВЕРИНСКИЙ, начальник планово-экономического отдела ФГБУ «Федеральный центр травматологии, ортопедии и эндопротезирования» Минздрава России (г. Чебоксары)
Основные понятия
В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний финансовый контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Внутренний финансовый контроль в учреждении проводится регулярно. Порядок осуществления внутреннего финансового контроля закреплен отдельным приказом главного врача учреждения.
Финансовый контроль — это ряд специальных мероприятий, направленных на обеспечение законности и правомерности действий экономических субъектов в финансово-экономических взаимоотношениях.
Учитывая специфику учреждения (отсутствие филиалов, небольшое количество видов финансового обеспечения), функции по осуществлению внутреннего финансового контроля в учреждении возложено на главного бухгалтера и сотрудников бухгалтерии и планово-экономического отдела (далее — ПЭО). На наш взгляд, это наиболее экономичный и гибкий способ организации контроля в условиях нашего учреждения.
Внутренний финансовый контроль направлен:
- на соблюдение дисциплины финансово-экономической деятельности учреждения;
- обеспечение эффективной деятельности учреждения;
- выявление, предотвращение, исправление искажений в учете, полноту отражения в учете всех хозяйственных операций, достоверность бухгалтерской отчетности.
В учреждении выделены три вида контроля:
- предварительный — контроль правильности и обоснованности финансовых операций (п. 23 СГС «Концептуальные основы»);
- текущий — контроль правильности составления бухгалтерских проводок, наличия авансового отчета, инвентарных карточек и др.;
- последующий — изучение бухгалтерских документов, учета и отчетности.
Предварительный контроль осуществляется сотрудниками бухгалтерии и ПЭО в несколько этапов.
Первый этап. Лицо, ответственное за приемку поставленного товара, выполнение работы или оказание услуги, осуществляет предварительный контроль на предмет соответствия наименования товаров работ и услуг, сроков их поставки условиям договора.
Фактом проведения предварительного контроля является подписанный первичный документ о приемке товара, работ и услуг.
Второй этап. После получения от ответственного лица первичного документа о приемке товара, работ и услуг начальником ПЭО осуществляется предварительный контроль на предмет соответствия суммы, кода вида расходов (КВР), источника финансового обеспечения в пределах утвержденного плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД).
Фактом проведения предварительного контроля является подпись начальника ПЭО на первичном документе о приемке товара, работ и услуг.
Третий этап. После проведения предварительного контроля начальником ПЭО первичные документы передаются в бухгалтерию. Бухгалтером осуществляется предварительный контроль соответствия наименования товаров работ и услуг, цены и стоимости, сроков их поставки условиям договора, кода вида расходов (КВР), источника финансового обеспечения.
Для организации текущего и последующего внутреннего финансового контроля в 2018 году нами разработаны и внедрены в имеющуюся систему внутреннего финансового контроля учреждения чек-листы.
Что такое чек-лист
Даже профессионалам высочайшего уровня необходимо постоянно учиться, чтобы не потерять свою квалификацию. Но является ли высокий уровень профессионализма гарантией отсутствия нелепых ошибок, ведущих к фатальным последствиям?
Чтобы работа была выполнена правильно и никому не навредила, нужно быть уверенным в том, что вся цепочка необходимых действий, ведущих к требуемому результату, выполнена без ошибок.
Отсюда вытекает закономерный вывод о том, что необходим новый подход в организации внутреннего финансового контроля, который бы учитывал и профессиональный опыт людей, и в то же время роль человеческого фактора.
Чек-лист — перечень контрольных вопросов (заданий, критериев), с помощью которых становится понятной последовательность действий для выполнения какой-либо задачи.
Чек-листы представляют собой перечень контрольных вопросов, применяемых в ходе осуществления внутреннего финансового контроля учреждения. Контрольный перечень вопросов сформирован из требований нормативных документов по ведению бухгалтерского учета в организациях государственного сектора. Особое внимание уделяется требованиям, несоблюдение которых может привести к искажению бухгалтерской отчетности.
На данный момент в учреждении внедрены и используются следующие чек-листы:
№ 1 «Учет денежных средств на лицевых счетах»;
№ 2 «Денежные средства в кассе учреждения»;
№ 3 «Учет заработной платы»;
№ 4 «Проверка своевременности проведения расчетов по государственным контрактам и иным гражданско-правовым договорам»;
№ 5 «Учет затрат на изготовление готовой продукции, выполнение работ и оказание услуг»;
№ 6 «Права пользования нефинансовыми активами»;
№ 7 «Расчеты с подотчетными лицами».
Можно привести пример использования одного из вышеуказанных чек-листов.
Чек-лист содержит следующие реквизиты:
- вид контроля (текущий, последующий);
- место проведения проверки и (или) наименование первичного документа;
- период проверки;
- должности, фамилии и инициалы должностных лиц, проводящих внутренний финансовый контроль и заполняющих чек-лист;
- вопросы, отражающие содержание обязательных требований.
Рассмотрим чек-лист № 4 «Проверка своевременности проведения расчетов по государственным контрактам и иным гражданско-правовым договорам», содержащий восемь вопросов:
1. Соответствие фактов хозяйственной жизни, отраженных в первичных документах, условиям договоров.
2. Правильность отнесения материальных объектов к основным средствам.
3. Правильность заполнения инвентарных карточек на вновь поступившие нефинансовые объекты (выборочно).
4. Наличие описи инвентарных карточек.
5. Правильность начисления амортизации по вновь принятым объектам к бухгалтерскому учету.
6. Наличие Оборотной ведомости по нефинансовым активам по учету начисленной амортизации объектов нефинансовых активов.
7. Наличие первичных документов, приложенных к Журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, Журналу операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.
8. Наличие Актов сверки взаимных расчетов с контрагентом.
Ответы на вопросы свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении специалистом учреждения обязательных требований по ведению бухгалтерского учета, что в конечном итоге отражается на деятельности учреждения в целом.
Можно привести пример, который поможет понять, для чего нужны чек-листы (см. таблицу 1).
Таблица 1
Несмотря на кажущуюся простоту заполнения чек-листа, опыт применения показал, что его внедрение дает ощутимый эффект.
Внедрение чек-листов позволяет:
- быстро и оперативно выявлять ошибки, вызванные влиянием человеческого фактора: невнимательностью, забывчивостью, недосмотром, несогласованностью действий;
- оперативно корректировать выявленные ошибки;
- экономить рабочее время сотрудника учреждения;
- выявлять слабые места в различных направлениях финансовой деятельности.
В конечном итоге чек-лист является инструментом повышения и оценки продуктивности.
Кроме того, каждый специалист финансовой службы может пройти самостоятельную проверку на соблюдение требований бухгалтерского учета, что позволяет предотвратить нарушения и, соответственно, избежать штрафных санкций.