Централизация бухгалтерского учета и отчетности: региональный опыт
Новые возможности централизации регионального учета и отчетности появляются благодаря современным технологиям в системе бухгалтерского учета. При этом структурный и экономический эффекты от инноваций можно наблюдать уже сегодня.
Уже сейчас можно поделиться первыми итогами создания единой информационной системы бухгалтерского учета. Речь идет о ПК «Смета: централизованная бухгалтерия», разработанном НПО Криста. Кроме того, достигнуты определенные успехи при создании механизмов централизации ведения учета и составления отчетности в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях. В процессе работы над проектом централизации учета был учтен опыт Вологодской, Ярославской, Московской, Пензенской и других областей.
Программный комплекс «Смета: централизованная бухгалтерия» можно представить как некий конструктор. Его отдельные части собираются исходя из множества факторов (степени автоматизации учетного процесса в регионе, наличия или отсутствия централизованных бухгалтерий, загруженности бухгалтерских служб учреждений и т. д). При этом методы и форма реализации целей внутри блоков модели могут видоизменяться, объем и уровень централизации могут наращиваться или приостанавливаться — но общая модель построения и суть концепции остается неизменной.
Модель единой информационной системы состоит из четырех ключевых блоков.
Блок № 1. Создание единой информационной системы для учреждений в целях ведения бухучета и составления отчетности, а также процесс переноса в нее существующих учетных баз данных учреждений. ПК «Смета: централизованная бухгалтерия» направлен на повышение эффективности расходования бюджетных средств, оптимизацию деятельности учреждений и затрат на их содержание. Конечная цель — создание единого информационного пространства на основе облачных технологий.
Другими словами: система, основанная на использовании web-технологий, обеспечивает полную автоматизацию ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и составления отчетности, юридически значимый электронный документооборот, архив электронных документов, а также реализует возможность использования классификаторов и справочников подсистемы Управления нормативно-справочной информации регионального электронного бюджета (РЭБ).
Блок № 2. Создание механизма и обеспечение обмена данными с существующими сегментами РЭБ и информационными системами органов исполнительной власти. Архитектурное построение ПК «Смета: централизованная бухгалтерия» предусматривает возможность увеличения функционального состава, доработки существующих и создания новых подсистем с сохранением единого информационного пространства и принципа однократного ввода информации. В существующей системе реализованы интеграция и обмен данными с учетными системами производства НПО Криста — такими как «Web-Планирование», «Региональная контрактная система», АС «Бюджет», «Web-Консолидация».
Синхронизация данных, подключение учреждений к ПК «Смета: централизованная бухгалтерия» требуют глубокого анализа существующих процессов учета в учреждениях, решения сложных задач по унификации и стандартизации операций. Однако эта «ревизия» помогает поднять и решить много вопросов, которые до этого времени находились в тени, так как процесс учета в учреждениях был непрозрачным.
Блок № 3. Передача непрофильных функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности на обслуживание в специализированное учреждение, выполняющее функции централизованной бухгалтерии (ЦБ). Этот блок системы, пожалуй, самый обсуждаемый с точки зрения возможных вариантов централизации. «Какой быть централизованной бухгалтерии? Построить ее по отраслевому или межотраслевому признаку? Нужны ли учреждению филиалы на территории муниципальных образований? Какой объем функций стоит передать на уровень централизованной бухгалтерии?». И каждый из этих вопросов имеет несколько ответов.
Дело в том, что ЦБ в рамках данной модели — это совсем новое учреждение в технологическом, профессиональном и функциональном смысле этого слова. Это центр учета, анализа и отчетности, задающий стандарт качества в сфере бухгалтерского учета, реализующий политику стандартизации, унификации учетных процессов и единую практику применения документов. Это очень важная часть механизма под общим названием «Смета: централизованная бухгалтерия», которая должна гибко масштабироваться под каждый конкретный регион. Предлагаемая нами модель способна реализовать в себе любой вариант построения организационной структуры ЦБ: к примеру, Вологодская область идет по схеме создания отраслевых ЦБ, а Московская область рассматривает возможность создания межотраслевой ЦБ. Выбор зависит от существующей степени централизации в регионе, материально-технической базы ЦБ, профессионализма бухгалтеров и политической воли руководства.
Каждый вариант имеет свои плюсы: к примеру, при строительстве «Центра учета, анализа и отчетности» по межотраслевому принципу с филиальной сетью на территории муниципальных образований с использованием «кустового метода» закладывается база для возможности дальнейшего развития процесса централизации учета на уровне муниципальных образований. Это позволит при необходимости использовать указанные филиалы в качестве ЦБ для учреждений муниципального уровня. Их структура, техническое обеспечение и профессионализм специалистов способны будут принять функции бухгалтерского учета от учреждения любого типа и отраслевой принадлежности.
Безусловно, одной из основных задач, которая ложится на «Центр учета, анализа и отчетности», является обеспечение качества учета и составления отчетности в переходный период. Очень важно в процессе передачи функций от учреждений сохранить профессиональные бухгалтерские кадры: такие люди должны войти в состав ЦБ и поделиться своим опытом работы. Кроме этого, необходимо отметить, что увеличение штатной численности и, соответственно, оплаты труда сотрудников «Центра учета, анализа и отчетности» может расти соразмерно, в момент фактической передачи функций учета и отчетности, тем самым не нагружая бюджет неэффективными расходами.
Блок № 4. Создание эффективной системы анализа и мониторинга финансово-хозяйственной деятельности учреждений. Эта система строится исходя из потребностей разных пользователей. Так, для высшего руководства необходим контроль отдельных показателей, характеризующих выполнение поставленных им задач. Для ГРБС и учредителей важно иметь информацию в целом по отрасли, а также возможность детализации по конкретным направлениям и учреждениям. Руководителю же учреждения важно знать всю информацию о нем, оценивать риски, принимать управленческие решения с учетом проблемных зон.
Для оперативного доступа к информации система анализа и мониторинга предусматривает ее онлайн-отображение сразу после отражения операции в бухгалтерском учете. Кроме того, методика проведения мониторинга и коэффициентного анализа предполагает наличие графического (визуального) и табличного отображения результатов. Помимо графического отображения информации предусмотрены аналитические отчеты, реализованные в табличном виде: они дают возможность получить максимально детализированную информацию по интересующим вопросам.
При построении системы мониторинга и анализа показателей финансово-хозяйственной деятельности учреждений используются действующие методики оценки качества финансового менеджмента ГРБС, а также дополнительные аналитические показатели, отражающие отраслевую специфику учреждений. Анализ должен быть понятным и, главное, нужным, так как в итоге именно аналитическая информация поможет руководителям всех уровней своевременно принимать важные управленческие решения.