Учетная политика:  изменения 2016 года

Л. А. Емельянова

Ведение бухгалтерского и налогового учета невозможно обеспечить без такого инструмента, как учетная политика учреждения. Поэтому остановимся на основных моментах ее формирования.

Начав финансово-хозяйственную деятельность в новом финансовом году, учреждение должно руководствоваться актуальной учетной политикой на основании Закона от 6 декабря 2011 г. № 402?ФЗ (далее — Закон № 402?ФЗ).

Внимание!

Учетная политика может быть представлена как одним приказом руководителя учреждения (с соответствующими приложениями), так и в виде общей системы приказов (распоряжений, инструкций). Важно, чтобы в сформированном документе были отражены основополагающие вопросы, касающиеся бухгалтерского и налогового учета.

Структура

Учетная политика включает в себя:

1. Общие положения, нормативную базу.

2. Принципы построения.

3. Рабочий план счетов.

4. Применяемую корреспонденцию в учреждении при совершении хозяйственных операций согласно Уставу с учетом ведомственной специфики.

5. Методы оценки отдельных видов имущества и обязательств.

6. Порядок проведения инвентаризаций имущества и обязательств.

7. Правила документооборота и технологию обработки учетной информации. График документооборота. Порядок и сроки передачи первичных (сводных) документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

8. Формы первичных учетных документов, применяемых в учреждении, в случае если законодательством не утверждены унифицированные формы.

9. Порядок организации внутреннего финансового контроля.

10. Иные решения, необходимые для организации бухгалтерского, налогового учета.

Бюджетным учреждениям следует обратить особое внимание на формирование себестоимости при выполнении работ, оказании услуг.

Общие положения. Нормативная база

В этом разделе необходимо отразить ту нормативную правовую базу, в соответствии с которой учреждением принимаются решения по осуществлению финансово-хозяйственной деятельности.

Основные принципы, на которых строится Учетная политика учреждения

1. Полнота

Требование реализуется путем документирования и отражения в бухгалтерском учете каждого факта хозяйственной жизни.

2. Своевременность

Каждую операцию необходимо учитывать в том периоде, когда она совершена.

3. Непротиворечивость

Необходимость совпадения данных аналитического и синтетического учета.

4. Рациональность

Затраты на ведение бухгалтерского учета должны быть соизмеримыми.

5. Приоритет содержания перед формой

В бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни должны отражаться исходя из их экономического содержания.

6. Сопоставимость

В целях соблюдения данного принципа изменения в учетную политику должны вводиться с начала финансового года (в течение года — только в случаях изменения законодательства, уставной деятельности).

7. Последовательность

Принятая учетная политика применяется из года в год. Возможны внесения изменений.

8. Непрерывность деятельности

Предполагается, что учреждение будет существовать в обозримом будущем и у него отсутствуют намерения по ликвидации.

9. Имущественная обособленность

Активы и обязательства, которыми учреждение пользуется на правах оперативного управления, существуют обособленно от активов и обязательств других собственников.

На балансе учреждения отражается только то имущество, которое закреплено за учреждением на правах оперативного управления.

Имущество, не принадлежащее учреждению, но которым учреждение пользуется, отражается на забалансовых счетах.

Способ ведения бухгалтерского учета

При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами.

В случае если в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета федеральными стандартами не установлен способ ведения бухгалтерского учета, такой способ самостоятельно разрабатывается исходя из требований, установленных законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами.

Выбор способа ведения бухгалтерского учета прежде всего отражает право руководителя учреждения передать по договору (соглашению) полномочия бухгалтерской службы другому учреждению или организации. Об этом сказано в пункте 5 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н).

Если его ведет структурное подразделение учреждения, то этот способ также необходимо зафиксировать в учетной политике.

Рабочий план счетов

Утверждение Рабочего плана счетов, содержащего синтетические и аналитические счета, необходимо для отражения хозяйственно-финансовых операций, осуществляемых учреждением согласно Уставу, с соблюдением при этом сопоставимости данных бухгалтерской отчетности.

Рабочий план счетов учреждения формируется с указанием полноты каждого счета по его структуре (аналитические коды в номере счета).

При формировании Рабочего плана счетов в составе учетной политики учреждения следует обязательно указать:

• дополнительные аналитические счета, в том числе забалансовые, если в состав счета были добавлены дополнительные аналитические коды (п. 1 Инструкции № 157н);
• дополнительные забалансовые счета (п. 332 Инструкции № 157н);
• дополнительные аналитические разрезы, не предусмотренные учетными стандартами, но необходимые для управленческого учета, а также для внешних пользователей бухгалтерской (финансовой) информации.

Следует учитывать, что Рабочий план счетов применяется непрерывно. При этом правильно сформированный Рабочий план счетов подтвердит ведение учреждением раздельного учета, необходимого для осуществления налогового учета.

В составе сформированной учетной политики учреждения возможно отразить корреспонденцию счетов, согласованную с органом, выполняющим функции и полномочия учредителя в отношении соответствующего учреждения. Применяемая корреспонденция также позволит отразить ведомственную специфику учреждения.

Внимание!

С 1 января 2016 года изменяется структура плана счетов согласно поправкам, внесенным в Бюджетный кодекс и Инструкцию № 157н. Необходимо внести изменения в Рабочий план счетов с учетом изменения разрядов, образующих код счета бухгалтерского учета.

Рабочий план счетов может быть дополнен следующими счетами (в случае необходимости):

• 0 205 82 000 «Расчеты по невыясненным поступлениям»;
• 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат»;
• 0 209 40 000 «Расчеты по суммам принудительного изъятия»;
• 0 209 83 000 «Расчеты по иным доходам»;
• 0 210 10 000 «Расчеты по налоговым вычетам по НДС»;
• 0 210 11 000 «Расчеты по НДС по авансам полученным»;
• 0 210 12 000 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»;
• 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов»;
• 0 500 90 000 «Санкционирование на иные очередные года (за пределами планового периода)»;
• 0 502 07 000 «Принимаемые обязательства»;
• 0 502 09 000 «Отложенные обязательства»;
• забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)»;
• забалансовый счет 30 «Расчеты по исполнению денежных обязательств через третьих лиц»;
• забалансовый счет 31 «Акции по номинальной стоимости».

Привести в соответствие Рабочий план счетов в части наименования:

• 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам»;
• 0 209 80 000 «Расчеты по иным доходам»;
• 0 502 00 000 «Обязательства»;
• 0 504 00 000 «Сметные (плановые, прогнозные) назначения».

Формы учетных регистров

Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета. В указанном разделе учетной политики следует отразить наименования журналов операций, используемых учреждением.

По мере возникновения необходимости реализации новых требований к систематизации учетной информации вводятся необходимые учетные регистры.

Методы оценки отдельных видов имущества и обязательств

Согласно статье 12 Закона № 402?ФЗ:

1. Объекты бухгалтерского учета подлежат денежному измерению.

2. Денежное измерение объектов бухгалтерского учета производится в валюте Российской Федерации.

3. Если иное не установлено законодательством Российской Федерации, стоимость объектов бухгалтерского учета, выраженная в иностранной валюте, подлежит пересчету в валюту Российской Федерации.

Таким образом, бухгалтерский учет ведется в рублях. Документирование операций с имуществом, обязательствами, а также иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета осуществляются на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь подстрочный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции № 157н).

Объекты учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в ценовом выражении. Инструкцией № 157н предусмотрена возможность оценки по рыночной цене, в частности, следующего имущества (обязательств):

• непроизведенных активов, впервые вовлекаемых в хозяйственный оборот;
• нефинансовых активов, полученных по договорам дарения;
• неучтенных объектов нефинансовых активов, обнаруженных при инвентаризации;
• материальных запасов, возникших в результате разборки, утилизации (ликвидации) основных средств или иного имущества;
• ущерба (дебиторская задолженность по возмещению ущерба), причиненного недостачами, хищениями.

В случае осуществления учреждением приносящей доход деятельности, закрепленной Уставом, необходимо определить способ отнесения накладных и общехозяйственных расходов — например, от удельного веса приносящей доход деятельности в совокупности всех получаемых доходов.

График документооборота

Для отражения в бухгалтерском учете важную роль играет документооборот — движение документа от момента его составления или получения от контрагентов, технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Выписки из утвержденного графика документооборота направляются соответствующим структурным подразделениям для его исполнения.

Первичные учетные документы

Согласно законодательству каждый факт хозяйственной деятельности организаций (хозяйственная операция — сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение организации, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств) подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом указанные первичные учетные документы являются основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичные учетные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания.

Ответственность за составленные первичные учетные документы и их соответствие указанным фактам хозяйственной жизни несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

Законодательством установлены требования к порядку оформления, в том числе по формам первичных учетных документов и (или) по составу обязательных реквизитов первичных учетных документов, внесения в них изменений, а также принятия документов к бухгалтерскому учету.

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены по формам, установленным правовыми актами, действующими в переходный период, а в случае отсутствия установленных форм — в порядке, установленном учетной политикой бюджетной организации, определенной по согласованию с владельцем (владельцами) или уполномоченным им органом (должностным лицом), в соответствии с учредительными документами.

Формы первичного учетного документа, установленные правовыми актами, кроме общих необходимых реквизитов в зависимости от содержания операции могут дополняться необходимыми реквизитами в рамках установленной учетной политики бюджетной организации, определенной по согласованию с владельцем (владельцами) или уполномоченным им органом (должностным лицом), в соответствии с учредительными документами.

Первичные учетные документы, составленные по не утвержденным нормативными правовыми актами формам, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование формы документа;
• дата, на которую представлены содержащиеся в документе сведения (дата формирования сведений);
• наименование субъекта учета, составившего документ;
• наименование учредителя, наименование федерального органа государственной власти (органа государственной власти субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления), федерального государственного органа (государственного органа субъекта Российской Федерации), осуществляющего функции и полномочия учредителя в отношении учреждения, созданного Российской Федерацией (субъектом Российской Федерации, муниципальным образованием);
• наименование структурного подразделения субъекта учета, в котором сформирован документ (обособленного подразделения (филиала) субъекта учета).

Следует обратить внимание, что сокращение граф, разделов унифицированных форм документов не допускается.

Обратите внимание: при внесении исправлений в первичные учетные документы следует руководствоваться следующими положениями:

• принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается;
• внесение исправлений в первичные учетные документы допускается при наличии надписи «Исправленному верить» («Исправлено») с указанием даты исправления, подписей лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с расшифровкой их фамилий и инициалов либо указанием иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается (п. 10 Инструкции № 157н, п. 4.7 Указаний Центрального банка РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указания № 3210-У)).

Согласно Указаниям № 3210-У в документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается (п. 4.7).

Внимание!

По разъяснениям ФНС России, электронные первичные документы можно заверять любым видом подписи, предусмотренным Законом от 6 апреля 2011 г. № 63?ФЗ «Об электронной подписи» (письмо ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671).

В учетной политике необходимо указать, каким способом (ручным или автоматизированным) ведется каждый из разделов учета и какой программный продукт используется, в том числе на различных участках учета.

Технологию обработки учетной информации необходимо отразить в разрезе используемого программного продукта, с указанием средств защиты информации.

Например, учет заработной платы, кадров осуществляется с применением программного продукта «YYY», учет иных хозяйственных операций осуществляется с применением программного продукта «ZZZ». Средства защиты информации — с применением программного продукта «ХХХ».

Кроме того, необходимо установить периодичность вывода регистров бухгалтерского учета на бумажный носитель (п. 11, 19 Инструкции № 157н), а также утвердить формы (машинограммы), имеющие отличие от утвержденной формы документа, но содержащие все необходимые реквизиты, указанные в пункте 7 Инструкции № 157н.

Порядок осуществления внутреннего финансового контроля

На основании статьи 19 Закона № 402?ФЗ государственное (муниципальное) учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Особое внимание необходимо уделить описанию внутреннего финансового контроля. Предусмотреть методы контроля: предварительный, текущий, последующий.

Описать процедуры контроля: например, порядок согласования документа в подразделении, утверждение документа руководителем, проверка исполнения документа.

Система внутреннего финансового контроля включает:

• наблюдение за работой учреждения и ее проверку;
• выявление допущенных отклонений и нарушений;
• принятие мер по предупреждению и устранению нарушений;
• иные мероприятия.

К порядку работы внутреннего финансового контроля следует отнести:

• планирование системного подхода;
• сферу деятельности, охватывающую совокупность предполагаемых процессов, функций и мест, подлежащих внутреннему финансовому контролю.

Поскольку трудовые функции бухгалтера (главного бухгалтера), согласно стандарту «Бухгалтер», утвержденному приказом Минтруда России от 22 декабря 2014 г. № 1061н включают в себя внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, в учетной политике должны быть утверждены перечень, описание и основные методы и процедуры внутреннего контроля.

Порядок проведения инвентаризации

Согласно статье 11 Закона № 402?ФЗ активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

В части исполнения норм сформированной учетной политики учреждения по указанному разделу (отдельным положением) ежегодно утверждается график проведения инвентаризации, с указанием сроков, состава комиссии, объектов, подлежащих инвентаризации, и причин проведения плановых инвентаризаций (уход материально ответственного лица в очередной отпуск, смена материально ответственных лиц, обязательное проведение перед составлением годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности).

Учетная политика в целях налогообложения

Учетная политика для целей налогового учета применяется равнозначно, то есть последовательно из года в год, как и Учетная политика для целей бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 8 Закона № 402?ФЗ).

Требования к налоговой политике учреждения изложены в разных главах Налогового кодекса.

Например, пункт 2 статьи 167 Налогового кодекса в части налога на добавленную стоимость, пункты 313, 314 Налогового кодекса в части налога на прибыль.

В составе указанного раздела Учетной политики необходимо закрепить следующие положения:

1. Структурное подразделение (должностное лицо), ответственное за ведение налогового учета.

2. Вариант организации налогового учета, используемый в учреждении (с использованием регистров, программного продукта).

3. Перечень уплачиваемых учреждением налогов. Обращаем внимание, что налог на доходы физических лиц включается в перечень.

4. Методологии учета доходов и расходов.

5. Льготы по налогообложению — учесть в каждом подразделе уплачиваемых налогов.

6. Формируемые налоговые регистры с периодичностью их формирования и выводом на печать электронных документов.

7. Методику распределения прибыли. В этом разделе отражается распределение прибыли, подлежащей зачислению в доходную часть бюджетов субъектов Российской Федерации и бюджетов муниципальных образований, приходящейся на обособленные подразделения.

8. Способ представления налоговой отчетности в налоговые органы (бумажные носители, с помощью электронного документооборота).

Внимание!

Увеличен лимит стоимости основных средств в налоговом учете. С 1 января 2016 года основными средствами в налоговом учете (при соблюдении определенных критериев) признается имущество, стоимость которого превышает 100 000 рублей.

В части организации налогового учета учреждение в рамках сформированной учетной политики утверждает формы налоговых регистров.

Например, «Регистр налогового учета по доходам» (отражает структуру доходов учреждения), «Регистр налогового учета по расходам, учитываемым в налогооблагаемой базе». Информация, содержащаяся в налоговых регистрах, должна соответствовать информации, отраженной в декларациях.

При использовании электронного документооборота с инспекциями налоговой службы необходимо указать используемый программный продукт.

Иные решения

Рассмотрим другие решения, которые могут быть отражены в рамках сформированной учетной политики в соответствующих разделах.

1. Порядок хранения и уничтожения первичных учетных документов, регистров.

В этом разделе учетной политики отражаются порядок, сроки хранения, уничтожения, изъятия первичных учетных документов, регистров бухгалтерского, налогового учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

2. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

3. Способы исправления ошибок в учетных регистрах.

4. Выдача денежных средств под отчет. Способ расчетов с подотчетными лицами (наличные, безналичные).

5. Учет принятых обязательств текущего года.

6. Оценка нефинансовых активов. Принятие к учету нематериальных активов, разработанных самим учреждением.

7. Принятие к учету отремонтированных, реконструированных, модернизированных основных средств.

8. Учет НИР, НИОКР.

9. Учет топливных карт.

10. Учет готовой продукции согласно специфике учреждения (театральные принадлежности, ведомственная нормативно-методическая литература).

11. Учет денежных документов.

12. Формирование себестоимости с распределением на прямые, накладные и общехозяйственные расходы.

13. Служебные командировки по России и за рубеж.

14. Учет операций по переданным полномочиям органа, осуществляющего функции и полномочия учредителя в отношении учреждения.

15. Порядок создания резервов. Разъяснения по отражению в учете операций с отложенными обязательствами даны в письме Минфина России от 20 мая 2015 г. № 02-07-07/28998.

16. Порядок организации финансово-хозяйственной деятельности за пределами России.

17. Порядок отражения в учете событий после отчетной даты (п. 6 Инструкции № 157н).

18. Учет спецодежды.

19. Учет расходов по субподряду.

20. Изменения, вносимые в сформированную учетную политику.

Обращаем внимание, что этот перечень не исчерпывающий.

С актуальной учетной политикой необходимо ознакомить всех работников, связанных не только с учетной работой, но и обеспечивающих ее. При этом с отдельными разделами этого документа возможно ознакомить заинтересованные структурные подразделения, используя выписки из учетной политики.

Например, выписка для административно-хозяйственного управления по вопросам, касающимся его компетенции.