Новые правила обеспечения наличными денежными средствами
С 1 января 2015 года вступает в силу изменение в статью 241.1 Бюджетного кодекса, введенное Законом от 7 мая 2013 г. № 104-ФЗ, в соответствии с которой органы Федерального казначейства осуществляют обеспечение наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты не только в казначействе, но и в финансовых органах субъектов Российской Федерации и муниципальных образованиях.
В целях организации обеспечения наличными денежными средствами приказом Федерального казначейства от 30 июня 2014 г. № 10н утверждены Правила обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) (далее — Правила).
Рассмотрим основные аспекты нововведений.
Новые объекты учета
Новые Правила регламентируют процедуру обеспечения казначейством денежными средствами и порядок взноса наличных денег в отношении:
- получателей средств бюджета субъекта Российской Федерации (муниципального образования) (их обособленных подразделений, наделенных полномочиями по ведению бухгалтерского учета), лицевые счета которым открыты в финансовом органе субъекта Российской Федерации (муниципального образования) (далее — удаленные получатели средств бюджета);
- юридических лиц (их обособленных подразделений, наделенных полномочиями по ведению бухгалтерского учета), не являющихся в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации получателями средств бюджета субъекта Российской Федерации (муниципального образования), лицевые счета которым открыты в финансовом органе субъекта Российской Федерации (муниципального образования) (далее — удаленные неучастники бюджетного процесса);
- обособленных подразделений, не наделенных полномочиями по ведению бухгалтерского учета, удаленными получателями средств бюджета, удаленными неучастниками бюджетного процесса (далее — уполномоченное подразделение).
Согласно Правилам информационный обмен между органами Федерального казначейства и удаленными получателями средств бюджета, удаленными неучастниками бюджетного процесса, уполномоченным подразделением (далее — клиенты) осуществляется в электронном виде с использованием средств электронной подписи на основании договора (соглашения) об обмене электронными документами, заключенного между клиентом и органом Федерального казначейства.
В случае отсутствия у клиента или органа Федерального казначейства технической возможности информационного обмена в электронном виде обмен информацией между ними осуществляется с применением документооборота на бумажных носителях с одновременным представлением документов на машинном носителе.
Для учета операций по обеспечению денежными средствами новых клиентов казначейство открывает банковские счета на балансовом счете 40116 «Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям». При этом банковские счета открываются отдельно для операций по обеспечению денежными средствами:
- получателей средств бюджета и их уполномоченных подразделений (отдельно по каждому бюджету бюджетной системы Российской Федерации);
- бюджетных учреждений субъектов Российской Федерации, автономных учреждений, созданных на базе имущества, находящегося в собственности субъекта Российской Федерации, и их уполномоченных подразделений;
- муниципальных бюджетных учреждений, автономных учреждений, созданных на базе имущества, находящегося в муниципальной собственности, и их уполномоченных подразделений (отдельно по каждому муниципальному образованию).
Учет операций, совершаемых клиентами с использованием карт, осуществляется на отдельных счетах 40116.
Новые Правила определяют следующие источники поступления денежных средств на счета 40116 для обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в финансовых органах:
- поступления со счетов, открытых органам Федерального казначейства в подразделениях Центрального банка Российской Федерации, за исключением счета 40101 «Доходы, распределяемые органами Федерального казначейства между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации»;
- поступления со счетов, открытых финансовым органам в подразделениях Центрального банка Российской Федерации для проведения операций со средствами, поступающими во временное распоряжение получателей средств соответствующего бюджета, средствами юридических лиц, не являющихся в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации получателями средств бюджета.
В случае использования клиентами банковских карт на соответствующие счета 40116 возможно поступление сумм возврата денежных средств за товары (работы, услуги), ранее оплаченные клиентами с использованием карт, перечисляемых кредитными организациями, осуществляющими расчеты с организациями — поставщиками товаров (работ, услуг).
Порядок обеспечения
В соответствии с новыми Правилами обеспечение денежными средствами удаленных получателей средств бюджета (удаленных неучастников бюджетного процесса) осуществляется казначейством с использованием денежных чеков и с использованием банковских карт.
Правила устанавливают следующий порядок:
1. Финансовый орган представляет в казначейство по месту своего нахождения Перечень удаленных получателей средств бюджета (удаленных неучастников бюджетного процесса) (далее — Перечень), подписанный руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами) финансового органа. Форма Перечня утверждена новыми Правилами и представляется в казначейство в электронном виде при наличии электронного документооборота, на бумажном носителе — в случае отсутствия электронного документооборота с одновременным представлением Перечня на машинном носителе.
При этом в Перечне указываются реквизиты финансового органа, с которого будет осуществляться перечисление денежных средств на соответствующий счет 40116.
В случае передачи в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельных полномочий получателя средств бюджета удаленному неучастнику бюджетного процесса Перечень оформляется получателю средств бюджета, передающему бюджетные полномочия. При этом в Перечне дополнительно указывается наименование удаленного неучастника бюджетного процесса, исполняющего переданные полномочия.
2. Удаленный получатель средств бюджета (удаленный неучастник бюджетного процесса) представляет в казначейство по месту своего нахождения Карточку с образцами подписей удаленного получателя средств бюджета (удаленного неучастника бюджетного процесса), заверенную руководителем (уполномоченным руководителем лицом) финансового органа в установленном порядке.
3. На основании платежных документов казначейства (финансового органа) осуществляется перечисление денежных средств на соответствующий счет 40116 для осуществления кассовых выплат.
4. Казначейство в установленном новыми Правилами порядке выдает удаленному получателю бюджетных средств (удаленному неучастнику бюджетного процесса) денежную чековую книжку.
5. Не позднее следующего дня после поступления денежных средств на соответствующий счет 40116 казначейство по месту нахождения удаленного получателя бюджетных средств (удаленного неучастника бюджетного процесса) формирует и представляет удаленному получателю бюджетных средств (неучастнику бюджетного процесса) Ведомость операций уполномоченного подразделения получателя средств бюджета с денежными средствами (ф. 0531244), Ведомость операций уполномоченного подразделения неучастника бюджетного процесса с денежными средствами (ф. 0531245) (далее — Ведомость).
В Ведомости отражается сумма поступивших денежных средств для осуществления кассовых выплат с указанием реквизитов платежного документа.
6. Для получения наличных денежных средств удаленный получатель бюджетных средств (удаленный неучастник бюджетного процесса) представляет в казначейство по месту нахождения накануне дня получения наличных денежных средств Заявку на получение наличных денег (ф. 0531802) (далее — Заявка) и денежный чек.
7. Казначейство осуществляет контроль представленной Заявки на соответствие установленным требованиям, а также проверяет правильность оформления представленного денежного чека. В случае положительного результата проверки денежный чек оформляется подписями уполномоченных лиц казначейства, включенными в Карточку с образцами подписей органа Федерального казначейства, и возвращается удаленному получателю бюджетных средств (удаленному неучастнику бюджетного процесса), при этом расписки удаленного получателя бюджетных средств (удаленного неучастника бюджетного процесса) в получении денежного чека не требуется.
8. На основании оформленного казначейством денежного чека удаленный получатель средств бюджета (удаленный неучастник бюджетного процесса) получает наличные денежные средства в банке по месту открытия счета 40116 казначейства.
9. После обработки банковской выписки по счету 40116 с отражением операции по выдаче наличных денежных средств казначейство представляет экземпляр Ведомости и экземпляр исполненной Заявки удаленному получателю средств бюджета (удаленному неучастнику бюджетного процесса).
В случае если в течение десяти рабочих дней со дня оформления денежного чека казначейством денежный чек не был представлен удаленным получателем средств бюджета (удаленным неучастником бюджетного процесса) в банк, казначейство оформляет платежное поручение на перечисление невостребованной суммы с соответствующего счета 40116 на соответствующий счет органа Федерального казначейства (финансового органа), с которого указанные суммы ранее были перечислены на счет 40116.
Взнос наличными осуществляется удаленным получателем средств бюджета (удаленным неучастником бюджетного процесса) классическим способом на основании Объявлений.
При использовании технологии обеспечения наличными денежными средствами с использованием банковских карт финансовый орган представляет в казначейство Перечень, а удаленный получатель бюджетных средств (удаленный неучастник бюджетного процесса) представляет в казначейство по месту своего нахождения Карточку образцов подписей и Заявление на получение карты.
Перечисление денежных средств на соответствующий счет 40116 для удаленного получателя бюджетных средств (удаленного неучастника бюджетного процесса) осуществляется с соответствующего счета казначейства (финансового органа) на основании платежных поручений. При этом в поле «Назначение платежа» обязательно указание номера карты, на которую необходимо зачислить средства, и данные (Ф. И. О.) уполномоченного сотрудника удаленного получателя средств бюджета (удаленного неучастника бюджетного процесса), на имя которого выдана карта.
Не позднее рабочего дня, следующего за днем подтверждения банком проведения операции по зачислению денежных средств на соответствующий счет 40116, казначейство представляет в банк Расшифровку суммы средств, перечисленных на счет органа Федерального казначейства 40116 по картам (далее — Расшифровка), в которой указываются реквизиты платежного поручения и сумма зачисленных денежных средств на счет 40116. Расшифровка должна содержать реквизиты банковской карты с указанием данных уполномоченного сотрудника удаленного получателя средств бюджета (удаленного неучастника бюджетного процесса), на которую необходимо зачислить денежные средства.
При этом представления удаленным получателем средств бюджета (удаленным неучастником бюджетных средств) в казначейство Заявки на получение денежных средств, перечисляемых на карту, не требуется.
При внесении денежных средств с использованием карт удаленному получателю бюджетных средств (удаленному неучастнику бюджетного процесса) необходимо представить в казначейство Расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств, в которой указываются наименование клиента, сумма внесенных денежных средств, номер банковской карты, номер лицевого счета, на который денежные средства должны быть зачислены и учтены по указанному коду бюджетной классификации и коду цели.
В соответствии с новыми Правилами на счете 40116 допускается наличие остатков средств в течение года (сумм по не предъявленным в течение десяти рабочих дней денежным чекам; сумм, перечисленных в целях обеспечения проведения операций с использованием карт и не использованных в течение сорока пяти календарных дней; зарезервированных сумм; а также сумм, ошибочно зачисленных и подлежащих возврату в течение десяти рабочих дней).
Наличие неиспользованных остатков средств на счетах 40116 по состоянию на 1 января очередного финансового года не допускается, за исключением зарезервированных сумм на счетах 40116, открытых для учета операций по обеспечению наличными денежными средствами удаленных получателей средств бюджета (удаленных неучастников бюджетных средств) с использованием банковских карт.
Зарезервированные суммы завершенного финансового года, не использованные в текущем финансовом году, после снятия кредитной организацией в соответствии с условиями Договора ограничения по их использованию перечисляются на соответствующие счета казначейства (соответствующие счета финансового органа) и учитываются в порядке, установленном для возврата дебиторской задолженности прошлых лет.
Бюджетный учет
Для отражения операций по обеспечению наличными денежными средствами удаленных получателей средств бюджета (удаленных неучастников бюджетного процесса) в бюджетном учете казначейством применяется синтетический счет с указанием соответствующего аналитического кода группы 203 30 «Средства на счетах для выплаты наличных денег» в корреспонденции со счетом 306 00 «Расчеты по выплате наличных денег».
Аналитический учет по счету 306 00 «Расчеты по выплате наличных денег» ведется в Многографной карточке в разрезе бюджетов бюджетной системы Российской Федерации учреждений — получателей наличных денег.