Учет обязательств  при расчетах с подотчетными лицами

В учетной политике государственными (муниципальными) учреждениями в части учета расчетов с подотчетными лицами должны быть отражены:

— порядок выдачи подотчетных сумм;

— порядок учета расчетов с подотчетными лицами;

— порядок принятия к учету обязательств (в том числе денежных) по расчетам с подотчетными лицами;

— порядок документооборота.

Выдача подотчетных сумм производится по распоряжению руководителя учреждения при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученных им ранее в подотчет, на основании его письменного заявления, с указанием:

— назначения аванса;

— расчета (обоснования) суммы аванса;

— срока, на который он выдается.

Для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 20800 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 по применению Единого плана счетов, утв. приказом Минфина России 01.12.2010 № 157н, далее — Инструкция № 157н).

Мониторинг принятых и исполненных учреждением обязательств текущего года по расчетам с подотчетными лицами осуществляется на основе данных бухгалтерского бюджетного учета на счетах VI раздела Инструкции № 157н «Санкционирование расходов экономического субъекта».

Применительно к учету расчетов с подотчетными лицами термины, используемые для учета обязательств, на основании Инструкции № 157н можно сформулировать следующим образом:

обязательства учреждения — обусловленные законом, иным нормативным правовым актом, договором обязанности учреждения предоставить в соответствующем году физическому лицу денежные средства учреждения;

денежные обязательства — обязанность учреждения уплатить физическому лицу определенные денежные средства в соответствии с положениями законодательства, иного правового акта, условиями договора или соглашения.

При этом денежные обязательства возникают в рамках принятых учреждением обязательств и не могут превышать их размер. Отсюда следует особенность учета обязательств при расчетах с подотчетными лицами — обязательство и денежное обязательство возникают одновременно и суммы обязательств должны быть равны между собой.

Изначально обязательства (в том числе денежные) при расчетах с подотчетными лицами принимаются к учету датой утверждения руководителем учреждения их письменных заявлений на выдачу подотчетных сумм с указанием назначения аванса, расчета (обоснования) суммы аванса, срока, на который он выдается.

Суммы принятых и исполненных обязательств должны соответствовать суммам произведенных подотчетным лицом расходов, принятых к учету на основании утвержденного руководителем учреждения Авансового отчета (ф.0504049) подотчетного лица, оформленного в установленном порядке с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Поэтому при необходимости суммы принятых обязательств (в том числе денежных) корректируются в соответствии с суммами произведенных расходов согласно принятому и утвержденному руководителем авансовому отчету.

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом обязательством (п.216 Инструкции № 157н).

Мониторинг принятых и исполненных обязательств по расчетам с подотчетными лицами осуществляется:

— в разрезе показателей бюджетной классификации;

— по источникам финансирования;

— за различный период (на текущую дату, за месяц, за квартал, за год);

— по подотчетным лицам;

— по видам денежных выплат и денежных документов.

Основные цели и задачи мониторинга обязательств по расчетам с подотчетными лицами это:

— исключение нецелевого использования средств;

— минимизация дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами;

— обеспечение своевременных расчетов с подотчетными лицами;

— формирование достоверной оперативной и периодической отчетности об исполнении бюджета, сметы доходов и расходов учреждения.

Рассмотрим на конкретном примере решение управленческой задачи бюджетного учреждения по расчетам с подотчетными лицами с использованием анализа данных на счетах по санкционированию.

Бюджетное учреждение руководствуется при организации и ведении бухгалтерского учета Приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н.
«Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению».

Задача. Проанализировать исполнение принятых обязательств бюджетным учреждением и определить, имеет ли бюджетное учреждение возможность командировать в мае 2014 года сотрудника Петрова И.Н. для участия в бесплатной конференции с учетом следующих условий:

1) Планом финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения на 2014 год предусмотрено расходование средств за счет субсидий на выполнение государственного задания по подстатье 212 «Прочие выплаты» — 25 000 руб., 222 «Транспортные услуги» — 15 000 руб., 226 «Прочие работы, услуги» — 65 000 руб.:

Дебет 4 504 10 220 «Сметные (плановые) назначения по расходам текущего финансового года»
Кредит 4 506 10 220 «Право на принятие обязательств по расходам текущего финансового года»

2) В апреле 2014 года на основании утвержденного заявления сотрудника Королева П.А. на выдачу денежных средств подотчет на командировочные расходы приняты и исполнены обязательства (в том числе денежные) по подстатье 212 «Прочие выплаты» — 3 500 руб., 222 «Транспортные услуги» — 8 000 руб., 226 «Прочие работы, услуги» — 18 000 руб.:

Дебет 4 506 10 220 «Право на принятие обязательств по расходам текущего финансового года»
Кредит 4 502 11 220 «Принятые обязательства»

Дебет 4 506 11 220 «Принятые обязательства»
Кредит 4 502 12 220 «Принятые денежные обязательства»

3) На основании утвержденного авансового отчета сотрудника Королева П.А. приняты к учету затраты на командировочные расходы по подстатье 212 «Прочие выплаты» — 3 500 руб., 222 «Транспортные услуги» — 8 800 руб., 226 «Прочие работы, услуги» — 15 500 руб.:

Дебет 4 109 00 220 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит 4 208 00 660 «Расчеты с подотчетными лицами»

4) Бюджетным учреждением на основании утвержденного авансового отчета сотрудника Королева П.А. увеличена сумма принятых обязательств (в том числе денежных) по подстатье 222 «Транспортные услуги» на 800 руб., и уменьшена по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» на сумму 2500 руб.

5) Расчет суммы командировочных расходов сотрудника Петрова И.Н., указанный в его письменном заявлении на выдачу подотчетных сумм: суточные (КОСГУ 212) — 3500 руб., на проезд (КОСГУ 222) — 8 000 руб., проживание (КОСГУ 226) — 18 000 руб.

6) Учетные данные для анализа приведены в таблице:

Из анализа учетных данных, полученных после отражения в бухгалтерском учете перечисленных выше операций, можно сделать следующие выводы.

Принятые бюджетным учреждением обязательства, в том числе денежные, по расчетам с подотчетным лицом Королевым П.А. исполнены в полном объеме за счет средств субсидий на выполнение государственного задания в рамках сметных назначений, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности.

Свободный объем прав на принятие обязательств за счет средств субсидий на выполнение государственного задания на текущий момент составляет (кредитовый остаток по счету 4 506 10 000 «Право на принятие обязательств по расходам текущего финансового года»):

— по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты» 21 500 руб.,

— по подстатье КОСГУ 222 «Транспортные расходы» 6 200 руб.,

— по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» 49 500 руб.

Следовательно, бюджетное учреждение может профинансировать командировочные расходы сотрудника Петрова И.Н. для участия в бесплатной конференции за счет средств субсидий на выполнение государственного задания при условии, что транспортные расходы составят не более 6 200 руб.

Аналитический учет принятых учреждением обязательств (денежных обязательств) ведется в Журнале учета принятых обязательств учреждения.