В целях безопасности
В целях безопасности учреждения оснащают здания различными системами. Охранно-пожарная сигнализация, система видеонаблюдения призваны защитить сотрудников. Но часто их установка порождает ряд вопросов у бухгалтеров.
Рассмотрим ситуацию. В июне 2013 года в здании бюджетного учреждения в соответствии с договором устанавливаются охранно-пожарная сигнализация и система видеонаблюдения. Оплата монтажа и установки производилась за счет субсидий на выполнение государственного задания с отражением расходов по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Надо ли увеличивать стоимость здания или учитывать их как отдельный объект в составе основных средств? Какие при этом необходимо делать бухгалтерские записи?
Увеличить или нет
Рассматривая вопрос об увеличении стоимости помещения в связи с установкой охранно-пожарной сигнализации и системы видеонаблюдения, обратимся к положениям пункта 27 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее — Инструкция № 157н), где указано, что изменение первоначальной (балансовой) стоимости объектов нефинансовых активов производится в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации (разукомплектации), а также переоценки объектов нефинансовых активов.
К работам по достройке, дооборудованию, модернизации относятся работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения оборудования, здания, сооружения или иного объекта амортизируемых основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами. При разграничении модернизации и ремонта основных средств определяющее значение имеет изменение технологического или служебного назначения оборудования или приобретение им других новых качеств (письмо Минфина России от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/289).
Работы по достройке, дооборудованию, реконструкции, модернизации должны быть оформлены соответствующими документами.
Чтобы оценить влияние установки систем охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения на технические характеристики и функциональность здания, рассмотрим подробнее, что представляют собой устанавливаемые системы.
Система охранно-пожарной сигнализации
В состав системы входят, в частности, приемно-контрольные приборы, сигнально-пусковые устройства извещателей, оповещателей. Она подключается к системе электропроводки здания, поэтому в плане-схеме объекта указываются трассы прокладки электропроводок (шлейфа сигнализации, электроснабжения к оповещателям, телефонам) и их расстояние от приемно-контрольных приборов, сигнально-пусковых устройств, места нахождения щита электроснабжения. Требования к производству работ по монтажу, настройке и сдаче в эксплуатацию технических средств охранной, пожарной и охранно-пожарной сигнализации определены в РД 78.145-93 «Пособие к руководящему документу «Системы и комплексы охранной, пожарной и охранно-пожарной сигнализации. Правила производства и приемки работ», утвержденное ГУВО МВД России 22 декабря 1993 года.
Система видеонаблюдения
Как правило, в состав комплекта системы видеонаблюдения входят видеокамеры, сетевые коммутаторы, система видеорегистрации и отображения информации, включающая, в частности, сервер. Оборудование подключается к локально-вычислительной сети, существующей в здании или проложенной специально.
Согласно Закону от 11 марта 1992 г. № 2487-1 «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» монтаж систем видеонаблюдения должен проводиться организациями, имеющими лицензию на проведение таких работ.
Как видно из вышеизложенного, установка охранно-пожарной сигнализации и системы видеонаблюдения не влечет за собой изменений характеристик здания и не может быть отнесена к мероприятиям, вследствие которых изменяется балансовая стоимость помещения. Да и с точки зрения функционирования здания устанавливаемые системы никак на это не повлияют.
Эта же позиция поддержана положениями Общероссийского классификатора основных фондов, утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 359 (далее — Постановление № 359). В разделе «Введение» Постановления № 359 указано, что в состав зданий входят коммуникации внутри зданий, необходимые для их эксплуатации, причем системы охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения в перечне не поименованы.
При этом не включаются в состав объекта недвижимого имущества отдельные инвентарные объекты основных средств, если:
- они могут быть использованы вне объекта недвижимого имущества;
- демонтаж данных объектов не причиняет несоразмерного ущерба их прямому назначению;
- функциональное предназначение указанных объектов не является неотъемлемой частью функционирования объекта недвижимого имущества как единого обособленного комплекса.
Таким образом, установка систем охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения не влечет за собой увеличения стоимости здания.
Внимание! Для обеспечения контроля за сохранностью элементов систем, факт установки в здании систем охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения необходимо отразить в Инвентарной карточке учета основных средств (ф. 0504031), оформленной на здание, в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта». Порядок учета указанных систем целесообразно закрепить в учетной политике.
Объект или не объект
Чтобы понять, относить указанные системы к объектам основных средств или нет, обратимся к положениям Инструкции № 157н. Так, в пункте 38 указано, что к учету в качестве основных средств принимаются материальные объекты имущества, независимо от их стоимости, со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования на праве оперативного управления в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, запасе, на консервации, сданные в аренду, полученные в лизинг (сублизинг).
В пункте 41 Инструкции № 157н приведен также признак объекта основных средств. Это объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы.
Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.
Но отдельные элементы пожарной и охранной сигнализации (приборы, оборудование) должны быть учтены на соответствующих счетах бюджетного учета в составе основных средств.
Решение о постановке на учет основного средства согласно Инструкции № 157н принимается комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе.
Арбитраж
Вне здания системы охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения работать не могут, а также нельзя их полностью демонтировать и установить без изменений в другом помещении, так как системы монтируются с учетом планировки и особенностей здания, расположения внутренних коммуникаций. Отдельные демонтированные элементы системы, например видеокамеры или мониторы, представляют собой запасные части (материальные запасы). Таким образом, системы охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения не могут выполнять свои функции самостоятельно, то есть не удовлетворяют одному из важнейших критериев отнесения объекта к основным средствам, установленному в пункте 41 Инструкции № 157н. Аналогичная позиция встречается и в арбитражной практике.
Рассмотрим случаи, когда проверяющий орган посчитал указанные системы комплексом конструктивно сочлененных предметов. Аргументируя свое решение тем, что они состоят из множества взаимосвязанных объектов, каждый из которых может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно, данные системы следует учитывать как отдельный инвентарный объект (комплекс конструктивно сочлененных предметов). Но суды, исследовав в соответствии с требованиями статьи 71 АПК РФ документацию, технические характеристики спорного оборудования, признали доводы контролирующих органов о том, что системы охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения являются объектами основных средств, необоснованными.
В частности, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 6 сентября 2012 г. по делу № А46-15831/2011 указано следующее: в ходе рассмотрения дела в суде первой инстанции пункт IV.7 представления изложен в следующей редакции: «на счете 106 01 310 „Увеличение капитальных вложений в основные средства“ не сформирована стоимость объектов основных средств — систем автоматической пожарной сигнализации, включающих стоимость фактических затрат, произведенных за счет средств федерального бюджета, в том числе за подготовку технического задания для выполнения монтажа пожарной сигнализации и оповещения людей о пожаре, а также за ее монтаж. В результате на счете 101 04 000 „Машины и оборудование“ в качестве объекта основных средств учитывались составные части пожарной сигнализации, которые следовало включить в стоимость объекта основного средства — пожарную сигнализацию и учитывать как единый инвентарный объект».
Суд первой инстанции, рассматривая дело, пришел к выводу о необоснованности доводов о том, что объектом основных средств является система пожарной сигнализации. Приборы и аппаратура систем автоматического пожаротушения и пожарной сигнализации (извещатели пожарные, устройства сигнально-пусковые пожарные, станции пожарной сигнализации, извещатели охранные, устройства приемно-контрольные охранные и сигнально-пусковые) в законодательстве указаны в качестве самостоятельных объектов основных средств.
ФАС Северо-Западного округа рассмотрел кассационные жалобы, в том числе и по вопросу приобретения и установки системы видеонаблюдения. Позиция контролирующего органа сводилась к тому, что данная система состоит из множества взаимосвязанных объектов, каждый из которых может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно, ее следует учитывать как отдельный инвентарный объект (комплекс конструктивно сочлененных предметов).
В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 24 октября 2011 г. по делу № А05-11812/2010 указано, что суды, проведя необходимые исследования, признали доказанным заявителем наличие возможности замены в системе видеонаблюдения вышедших из строя видеокамеры, кабеля и иных элементов другими материалами без какого-либо ущерба для всей системы в целом. Суды установили, что видеокамеры и другие предметы из перечисленных материалов способны выполнять свои функции как в составе этой видеосистемы, так и в составе любой другой видеосистемы, а также самостоятельно и в составе иных операционных комплексов. То есть система видеонаблюдения не может быть учтена как отдельный инвентарный объект (комплекс конструктивно сочлененных предметов).
Подобный вывод можно сделать и из указаний пункта 99 Инструкции № 157н. В данном пункте прописано, что оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки, относится к материальным запасам. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в состав оборудования включаются и контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования.
В любом случае порядок учета подобных систем целесообразно закрепить в учетной политике учреждения.
Учет
Бухгалтерские записи, отражающие операции по оборудованию здания указанными техническими элементами, зависят от предмета договора. Учреждение может заключить договор поставки оборудования, договор с организациями, имеющими право на указанные работы, на монтаж и установку систем (заключить два отдельных договора), а может заключить договор на поставку оборудования и его монтаж.
Как следует из вопроса, расходы на монтаж и установку систем были отражены только по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. То есть исполнитель по договору приобрел и установил необходимое оборудование. В соответствии с предметом заключенного договора вся сумма выплат (с учетом стоимости приобретенного исполнителем оборудования) подлежит учету по подстатье 226 «Прочие услуги».
Основанием для отражения в бухгалтерском учете таких расходов будут первичные документы, свидетельствующие о фактическом выполнении работ (акты приемки работ), в частности:
- договор с этой организацией;
- акт приемки-сдачи выполненных работ, подписанный сторонами (заказчиком и исполнителем).
Бухгалтерские записи производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н (далее — Инструкция № 174н):
Дебет 4 109 70 226, 4 401 20 226
«Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг в части прочих работ, услуг», «Расходы на прочие работы, услуги»
Кредит 4 302 26 730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
— отражены расходы в соответствии с предметом договора;
Дебет 4 302 26 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»
Кредит 4 201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»
— оплачены услуги по договору с одновременным отражением на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».
В случае если заключен договор на поставку оборудования и расходных материалов для систем охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения, а также на их монтаж, расходы на оплату такого договора следует отразить:
- в части поставки оборудования (материалов) — по соответствующим статьям группы 300 «Поступление нефинансовых активов» КОСГУ в зависимости от принадлежности данных объектов к соответствующему виду нефинансовых активов в соответствии с принятой учреждением учетной политикой (основные средства, материальные запасы);
- в части услуг по монтажу системы видеонаблюдения — по подстатье 226 «Прочие услуги» КОСГУ.
Внимание! При заключении договора на поставку расходных материалов для установленных (функционирующих) систем охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения для поддержания их работоспособности учреждению надлежит составить Дефектную ведомость. При этом учреждение вправе разработать ее самостоятельно и предусмотреть обязанность ее применения в приказе об учетной политике.