Порядок хранения документов в Федеральном казначействе
О порядке хранения документов в электронном виде по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию учреждений и организаций рассказывают А. Н. КРИВЕНЕЦ, начальник отдела методического обеспечения бюджетного учета и отчетности кассового обслуживания бюджетов Управления бюджетного учета и отчетности Федерального казначейства, А. А. САДОФЬЕВА, консультант отдела методического обеспечения бюджетного учета и отчетности кассового обслуживания бюджетов Управления бюджетного учета и отчетности Федерального казначейства.
Федеральным казначейством в целях исполнения поручения руководителя Федерального казначейства и расширения использования электронных документов разработан приказ от 30 декабря 2011 г. № 662 «Об утверждении Порядка хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Федеральном казначействе и его органах в электронном виде» (далее — Приказ № 662).
Приказ № 662 разработан в соответствии:
- с Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Регламентом по применению средств ЭЦП в Федеральном казначействе, утвержденным приказом Федерального казначейства от 17 августа 2005 г. № 145.
Порядок хранения документов закрепляет с правовой точки зрения действия сотрудников Федерального казначейства и его органов при организации хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций (далее — документы).
Порядок организации хранения документов предполагает хранение не только созданных Федеральным казначейством и его органами документов, но и всех входящих документов. Важным отличием первых от вторых является то, что у входящих документов в электронном виде при выгрузке их из ППО, обеспечивающего его доставку, в ППО, используемое для хранения документов, теряется электронная подпись лиц, создавших данный документ, а следовательно, теряется и его юридическая сила. Для решения данной проблемы принято решение о наложении электронной подписи лиц, совершающих действия по загрузке документов в ППО, в котором осуществляется хранение, подтверждающей его соответствие присланному документу.
Что касается документов, поступивших в Федеральное казначейство и его органы на бумажном носителе (машинном носителе (диск, дискета, флэш-память)), то для организации их хранения в электронном виде предусмотрен перевод поступившего бумажного документа в электронную графическую копию, заверяемую электронной подписью сотрудника Федерального казначейства или его органа, ее создавшего.
Данная методика позволяет хранить все документы за определенный период, то есть иметь полный, исчерпывающий объем информации, доступный в любое время для использования в работе.
Приказом № 662 предусмотрены четкие сроки выполнения установленных приказом действий, которые позволят единообразно и своевременно организовывать архивное хранение электронных документов, в то же время детально раскрыто разграничение полномочий по исполнению положений приказа между сотрудниками Федерального казначейства или его органа.
Предусмотрено ограничение на внесение изменений или удаление ранее перемещенных в электронный архив файлов — это позволит исключить возможность подмены отработанных документов и возникновения дальнейших ошибок.
Предусмотрена также система защиты информации, размещенной в электронном архиве, от форс-мажорных обстоятельств и неполадок в работе ППО, используемого для хранения документов, — все размещенные в электронном архиве документы дополнительно переносятся на диски с момента последнего копирования до даты, когда осуществляется их перенос на диски. Данные действия должны осуществляться не реже срока, установленного Федеральным казначейством или его органом, в то же время один раз в год копируется вся база данных за весь год.
В Порядке хранения документов определена процедура формирования бумажной копии электронного документа, позволяющая также закрепить с правовой точки зрения действия сотрудников Федерального казначейства и его органов при представлении заинтересованным пользователям бумажной копии электронного документа. Надо отметить, что юридическую силу такой документ приобретает при наличии подписи и печати функционального подразделения (исполнителя), осуществляющего создание бумажной копии электронного документа.
Органам Федерального казначейства во исполнение положений приказа следует подготовить и утвердить локальным приказом Порядок организации хранения документов по исполнению федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и кассовому обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций (далее — Порядок организации хранения) в электронном виде, в котором следует определить перечень документов, подлежащих хранению, подразделения (ответственных лиц) за совершение определенных Приказом № 662 действий.
Однако следует отметить, что для реализации разработанного приказа и Порядка организации хранения документов Федеральным казначейством будут определены структура электронного архива и конкретное ППО, посредством которого будет реализовано хранение. Данные параметры будут утверждены приказом Федерального казначейства централизованно для всех органов Федерального казначейства.
После утверждения данного приказа Федеральным казначейством, проведения, при необходимости, доработок ППО и утверждения локальными актами органов Федерального казначейства Порядка организации хранения положения Приказа № 662 будут применяться в полную силу. При этом до осуществления указанных действий органам Федерального казначейства следует применять методику работы с электронными документами, действовавшую до утверждения Приказа № 662.
В завершение следует отметить, что Порядок хранения документов в электронном виде, утвержденный Приказом № 662, может быть применен и в других органах государственной власти Российской Федерации с учетом частных особенностей.