Сотрудник может использовать в работе свое личное имущество: транспортное средство, компьютер, телефон, факс и другое. А бухгалтер должен это правильно отразить.
Н. М. Гусева, государственный советник 2 класса, кандидат экономических наук, практик-эксперт
Использование личного имущества сотрудника для служебных целей учреждение должно оплатить. Сделать это можно:
- назначив ему компенсацию;
- заключив с сотрудником договор аренды.
Учет и оформление
Личное имущество сотрудника необходимо принять к учету, чтобы во время инвентаризации комиссия не обнаружила излишки нефинансовых активов.
Учет и документальное оформление личного имущества сотрудника зависит от того, как и кем оно используется:
- сотрудник сам использует свое имущество в служебных или личных целях;
- другие работники используют личное имущество сотрудника;
- сотрудник не использует свое имущество в деятельности учреждения, но оно находится на его территории.
Рассмотрим эти ситуации.
Использует только сотрудник
Учет и оформление имущества сотрудника зависит от того, для каких целей он его использует: служебных или личных.
Служебные цели
Сотрудник, который использует личное имущество для выполнения служебных обязанностей, должен написать в произвольной форме заявление на имя руководителя. В нем указывают причину, по которой возникла такая необходимость. Например, сотрудник использует свой ноутбук в служебных целях из-за отсутствия компьютера на рабочем месте.
После того как руководитель согласовал заявление, нужно оформить соглашение на использование личного имущества в служебных целях: в виде отдельного документа, который подпишут работник и учреждение, или как раздел трудового договора (приложения к нему). В соглашении указывается вид имущества, технические характеристики, регистрационные данные, порядок, срок использования имущества, размер и сроки выплаты компенсации (ст. 188 ТК РФ). Аналогичная позиция изложена в письме Роструда от 5 февраля 2025 г. № ПГ/00849-6-1.
Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса обязывает учреждение возмещать сотруднику расходы в связи с эксплуатацией, например, приобретение расходных материалов.